Desafio
A PG Professional Golf, uma distribuidora de produtos de golfe cujos negócios são gerados em 60 % por encomendas via EDI, enfrentava ineficiências operacionais significativas em vários departamentos. Os seus processos manuais eram propensos a erros e demorados: as retenções de crédito eram geridas através de e-mails semanais manuais, as encomendas de vendas exigiam a transposição de dados entre folhas de cálculo e sistemas de contabilidade, as encomendas EDI eram introduzidas manualmente e as informações de envio tinham de ser digitadas novamente nos sistemas da FedEx e da UPS. Estes processos desconexos criavam estrangulamentos na comunicação e impediam os departamentos de aceder a informações em tempo real, obrigando os colaboradores a solicitar constantemente os níveis de stock e outros dados críticos.
Solução
A PG Professional Golf implementou o Acctivate para interligar todos os departamentos num único sistema unificado. A solução incluiu a Gestão de Atividades Empresariais (Business Activity Management) para processos eficientes de crédito e cobranças, eliminando as listas manuais de retenção de crédito e reduzindo os erros de processamento. A interface integrada da Estação de Trabalho de Expedição do Acctivate eliminou a necessidade de voltar a introduzir manualmente as informações de morada na UPS e na FedEx, ao extrair os dados diretamente do sistema. A integração EDI com a TrueCommerce proporcionou um processamento sem interrupções das suas encomendas EDI de grande volume (60% do negócio). A introdução de encomendas de vendas foi simplificada para um único ponto de entrada, eliminando o processo de reintrodução de dados. A integração com o Crystal Reports permitiu uma análise empresarial detalhada com relatórios precisos, substituindo a análise baseada em folhas de cálculo, propensa a erros.
Resultados
- Todos os departamentos ligados num único sistema unificado
- Eliminou a lista manual de retenções de crédito e reduziu os erros de processamento
- Processamento automatizado de encomendas via EDI para 60% do volume de negócios
- Ponto único de entrada para as encomendas de vendas — já não é necessário voltar a introduzir os dados
- Visibilidade em tempo real dos níveis de stock em todos os departamentos
- Informações de envio automatizadas com a interface da estação de trabalho de envios
- Eliminou a introdução manual de dados entre sistemas e transportadoras
- Relatórios empresariais precisos e detalhados através da integração com o Crystal Reports
- A comunicação direta entre departamentos reduz os estrangulamentos no envio de e-mails
O Impacto
De um modo geral, o Acctivate ajuda imenso na vertente operacional e no acompanhamento do inventário. Uma vantagem adicional é o serviço de apoio ao cliente que utilizamos para prestar um melhor atendimento aos nossos clientes. A produtividade aumentou em toda a nossa organização, graças à eliminação de comunicações desnecessárias e de erros nos processos.
Principais funcionalidades utilizadas
- Gestão de Atividades Empresariais
- Gestão de Crédito e Cobranças
- Integração EDI com o TrueCommerce
- Interface da estação de trabalho de envios (FedEx/UPS)
- Gestão de Encomendas de Venda
- Visibilidade do inventário em tempo real
- Integração com o Crystal Reports
- Processamento automatizado de encomendas
