Défi
PG Professional Golf, un distributeur d'articles de golf dont 60 % de l'activité repose sur des commandes EDI, était confronté à d'importantes inefficacités opérationnelles dans plusieurs services. Ses processus manuels étaient sources d’erreurs et chronophages : les retenues de crédit étaient gérées par des e-mails hebdomadaires manuels, les commandes clients devaient être ressaisies entre les tableurs et les systèmes comptables, les commandes EDI étaient saisies manuellement et les informations d’expédition devaient être retapées dans les systèmes de FedEx et d’UPS. Ces processus cloisonnés créaient des goulots d’étranglement dans la communication et empêchaient les services d’accéder à des informations en temps réel, obligeant le personnel à demander constamment les niveaux de stock et d’autres données essentielles.
Solution
PG Professional Golf a mis en place Acctivate afin de relier tous ses services au sein d’un système unique et unifié. La solution comprenait un module de gestion des activités commerciales (Business Activity Management) permettant d’optimiser les processus de crédit et de recouvrement, ce qui a permis d’éliminer les listes manuelles de suspension de crédit et de réduire les erreurs de traitement. L’interface intégrée « Shipping Workstation » d’Acctivate a supprimé la nécessité de ressaisir les informations d’adresse dans les systèmes UPS et FedEx, en extrayant directement les données du système. L’intégration EDI avec TrueCommerce a permis un traitement fluide de leurs commandes EDI à fort volume (représentant 60 % de leur activité). La saisie des commandes clients a été simplifiée grâce à un point d’entrée unique, éliminant ainsi le processus de ressaisie. L’intégration de Crystal Reports a permis une analyse commerciale détaillée avec des rapports précis, remplaçant ainsi les analyses sur tableur, sources d’erreurs.
Résultats
- Tous les services reliés au sein d'un système unique et unifié
- Suppression de la liste manuelle des retenues de crédit et réduction des erreurs de traitement
- Traitement automatisé des commandes par EDI pour 60 % du volume d'activité
- Point d'entrée unique pour les commandes client : plus besoin de ressaisir les données
- Une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock dans tous les services
- Informations d'expédition automatisées grâce à l'interface « Shipping Workstation »
- Suppression de la saisie manuelle des données entre les systèmes et les transporteurs
- Des rapports d'activité précis et détaillés grâce à l'intégration de Crystal Reports
- Une communication directe entre les services permet de réduire les goulots d'étranglement liés aux e-mails
L'impact
Dans l'ensemble, Acctivate nous aide énormément sur le plan opérationnel et pour le suivi des stocks. Son atout supplémentaire réside dans le module de service client que nous utilisons pour offrir un meilleur service à nos clients. La productivité s'est améliorée dans l'ensemble de notre entreprise grâce à l'élimination des communications superflues et des erreurs de processus.
Principales fonctionnalités utilisées
- Gestion des activités commerciales
- Gestion du crédit et du recouvrement
- Intégration EDI avec TrueCommerce
- Interface de poste de travail d'expédition (FedEx/UPS)
- Gestion des commandes client
- Visibilité des stocks en temps réel
- Intégration de Crystal Reports
- Traitement automatisé des commandes
