Reto
PG Professional Golf, un distribuidor de productos de golf en el que el 60 % de su actividad se basa en pedidos EDI, se enfrentaba a importantes ineficiencias operativas en varios departamentos. Sus procesos manuales eran propensos a errores y requerían mucho tiempo: las retenciones de crédito se gestionaban mediante correos electrónicos manuales semanales, los pedidos de venta exigían volver a introducir los datos entre hojas de cálculo y sistemas contables, los pedidos EDI se introducían manualmente y la información de envío tenía que volver a teclearse en los sistemas de FedEx y UPS. Estos procesos inconexos creaban cuellos de botella en la comunicación e impedían que los departamentos accedieran a información en tiempo real, lo que obligaba al personal a solicitar constantemente los niveles de stock y otros datos críticos.
Solución
PG Professional Golf implementó Acctivate para conectar todos los departamentos en un único sistema unificado. La solución incluía la gestión de actividades empresariales (Business Activity Management) para optimizar los procesos de crédito y cobros, lo que eliminó las listas manuales de retención de crédito y redujo los errores de tramitación. La interfaz integrada de Acctivate con la estación de trabajo de envíos eliminó la necesidad de volver a introducir la información de las direcciones en los sistemas de UPS y FedEx, ya que extraía los datos directamente del sistema. La integración EDI con TrueCommerce permitió una tramitación fluida de sus pedidos EDI de gran volumen (el 60 % del negocio). La introducción de pedidos de venta se simplificó a un único punto de entrada, lo que eliminó el proceso de volver a introducir los datos. La integración con Crystal Reports permitió realizar análisis empresariales detallados con informes precisos, sustituyendo los análisis basados en hojas de cálculo, propensos a errores.
Resultados
- Todos los departamentos conectados en un único sistema unificado
- Se ha eliminado la lista manual de retenciones de crédito y se han reducido los errores de tramitación
- Procesamiento automatizado de pedidos mediante EDI para el 60 % del volumen de negocio
- Un único punto de entrada para los pedidos de venta: se acabó tener que volver a introducir los datos
- Visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias en todos los departamentos
- Información de envío automatizada mediante la interfaz de Shipping Workstation
- Se ha eliminado la introducción manual de datos entre los sistemas y las empresas de transporte
- Informes empresariales precisos y detallados gracias a la integración con Crystal Reports
- La comunicación directa entre departamentos reduce los atascos en el correo electrónico
El impacto
En general, Acctivate nos ayuda mucho en el ámbito operativo y en el seguimiento del inventario. Una ventaja añadida es el módulo de atención al cliente, que utilizamos para ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes. La productividad ha aumentado en toda nuestra organización gracias a la eliminación de comunicaciones innecesarias y de errores en los procesos.
Funcionalidades clave utilizadas
- Gestión de la actividad empresarial
- Gestión de créditos y cobros
- Integración EDI con TrueCommerce
- Interfaz de la estación de trabajo de envíos (FedEx/UPS)
- Gestión de pedidos de venta
- Visibilidad del inventario en tiempo real
- Integración con Crystal Reports
- Procesamiento automatizado de pedidos
