Défi
SDB Cosmetics, un fabricant sous contrat de produits de soins capillaires et de soins personnels, avait besoin d’un logiciel évolutif pour accompagner sa croissance rapide. Lorsque la pandémie a frappé début 2020, la demande des clients en shampoings et après-shampoings a doublé, obligeant l’entreprise à augmenter rapidement sa production sans que ses systèmes manuels ne s’effondrent. Les dirigeants ont compris qu’ils avaient besoin d’un système évolutif, flexible et doté d’une interface conviviale, capable de gérer la complexité sans nécessiter une main-d’œuvre importante pour suivre manuellement les formules, les résultats des micro-tests, les stocks répartis sur deux entrepôts (80 000 pieds carrés au total), ainsi que la traçabilité complète des lots à des fins de conformité réglementaire et de rappels de produits.
Solution
SDB Cosmetics a mis en place Mar-Kov pour gérer tous les aspects de ses opérations de fabrication en sous-traitance. La solution offre une gestion complète des formulations, avec suivi des révisions et horodatage, permettant aux utilisateurs autorisés de préciser quelle version est communiquée aux opérateurs. Mar-Kov assure le suivi de plus de 800 matières premières et vérifie leur disponibilité avant la production, en indiquant leur emplacement dans l’entrepôt jusqu’à l’allée et à l’étagère. Le système surveille et enregistre les résultats des micro-tests destinés aux certificats d’analyse, garantissant ainsi que les produits chimiques en vrac des clients sont conformes aux spécifications. Mar-Kov gère également les références d’emballage et les codes-barres, évitant ainsi des erreurs coûteuses lors du remplissage des flacons et de la pose des bouchons. La traçabilité complète des lots et des séries, sur l’ensemble des emplacements de stock et des expéditions clients, permet des rappels rapides et assure la conformité réglementaire.
Résultats
- La production a été rapidement adaptée pour répondre à la forte hausse de la demande liée à la pandémie (doublement du volume)
- Traçabilité complète des lots et des séries pour chaque produit et chaque substance chimique
- Les simulations de rappel ont été menées à bien en moins d'une heure
- Il n'est plus nécessaire de faire appel à un employé à temps plein dédié au suivi manuel des résultats des tests.
- Plus de 800 recettes, avec leurs ingrédients, sont enregistrées et gérées grâce à un système de contrôle de versions
- Visibilité en temps réel sur les stocks de deux entrepôts (80 000 pieds carrés)
- La vérification des emballages permet d'éviter les erreurs coûteuses d'appariement entre les bouteilles et les bouchons
- La planification automatisée des besoins en matériaux permet de réduire les ruptures de stock
- Entièrement intégré à QuickBooks pour la comptabilité
L'impact
Sans Mar-Kov, nous devrions suivre et enregistrer manuellement les résultats des micro-tests, et nous devrions embaucher un employé à temps plein pour cette fonction. Il nous serait tout simplement impossible de faire face à l'augmentation du volume de travail sans la capacité de Mar-Kov à s'adapter à l'évolution de nos priorités. Le système est prêt dès que nous le sommes.
Principales fonctionnalités utilisées
- Gestion des recettes avec contrôle de version
- Suivi et enregistrement des résultats des micro-tests
- Planification des besoins en matériaux (plus de 800 ingrédients)
- Gestion des stocks multi-entrepôts
- Traçabilité des lots et des séries
- Vérification des références et des codes-barres des emballages
- Gestion des certificats d'analyse
- Suivi des substances contrôlées (compatible CBD)
- Intégration à QuickBooks
