É possível que tenha começado por utilizar o QuickBooks como software de contabilidade básico. Com o seu preço mais acessível e uma interface relativamente fácil de utilizar, o sistema é uma escolha popular para muitas empresas na fase inicial da sua atividade.
No entanto, à medida que a sua empresa cresce, as suas necessidades de gestão financeira evoluem em paralelo. Poderá ter de começar a encontrar formas de colmatar as lacunas da sua solução QuickBooks com soluções manuais ou outras aplicações de terceiros. Mas, eventualmente, à medida que a sua empresa continua a expandir-se, começará a deparar-se com limitações que prejudicam a sua capacidade de gerir a contabilidade, a escrituração e as finanças.
A sua empresa já ultrapassou as capacidades do QuickBooks? Ao estar atento a alguns sinais reveladores, poderá perceber quando estiver pronto para dar o salto para a próxima geração de software de contabilidade e gestão de inventário — um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) — que ajuda a sua organização a crescer.
12 sinais de que já não precisa do QuickBooks
Se reconhecer um ou mais dos seguintes sinais, isso indica que o QuickBooks está a impedir a sua empresa de aceder a novos mercados, novas oportunidades e um novo crescimento — e que está na hora de encontrar uma nova solução.
1. Os processos manuais são demorados, propensos a erros e exigem muito trabalho
Adicionou processos manuais como solução alternativa no QuickBooks, desde o encerramento mensal até à introdução e análise de dados. Estes processos manuais não só exigem muito trabalho como também são propensos a erros. E, como a sua equipa de contabilidade passa o tempo a procurar e a introduzir manualmente dados no QuickBooks, não consegue concentrar-se em análises de alto nível e em tarefas de valor acrescentado.
Embora a automatização possa tratar de uma vasta gama de tarefas manuais repetitivas, é necessário um sistema que não dependa de processos manuais e que, em vez disso, apoie a automatização, para que possa crescer à medida que a sua empresa cresce.
2. Está a utilizar demasiadas folhas de cálculo
O QuickBooks limita o acesso dos utilizadores e o espaço de armazenamento disponível. Para garantir que a sua equipa possa aceder aos dados essenciais da empresa sempre que necessário, é provável que os armazene em várias folhas de cálculo como solução alternativa. É claro que isso significa que os seus colaboradores têm de perder tempo à procura dos dados certos (e a esperar que se trate da versão mais recente e precisa desses dados). Além disso, as folhas de cálculo estão sujeitas a riscos de fraude e corrupção — para não falar da facilidade com que se comete um erro ao introduzir ou atualizar dados neste formato.
Um sistema mais robusto e abrangente eliminaria a necessidade de tantas folhas de cálculo desconexas e vulneráveis e dotaria a sua empresa de um processo mais simplificado, que lhe permitirá funcionar de forma mais eficiente.
3. Os dados e os processos estão dispersos por ferramentas e sistemas díspares
Quando as empresas atingem os limites das capacidades do QuickBooks, muitas recorrem a soluções de terceiros ou a aplicações complementares para colmatar essas lacunas. Se investiu em ferramentas e sistemas adicionais para expandir a sua configuração do QuickBooks, talvez tenha constatado que esses sistemas muitas vezes trazem os seus próprios riscos, tais como erros de sincronização de dados ou limitações de funcionalidade. Mas a verdadeira preocupação é que os seus dados e processos estão agora dispersos por ferramentas e sistemas díspares. Isso pode tornar-se uma confusão muito rapidamente.
A melhor prática consiste em utilizar uma plataforma integrada que funcione como fonte única de informação para todos os dados da sua empresa.
4. Atingiu os limites de armazenamento de utilizadores e da base de dados
O QuickBooks impõe limites rigorosos ao número de licenças de utilizador e à capacidade de armazenamento disponível para a sua subscrição. Se exceder esses limites, terá de lidar com interrupções do sistema, custos adicionais e outros problemas que possam surgir.
Quando se está numa fase de crescimento, a última coisa com que se quer preocupar é saber se o seu software financeiro consegue lidar com a adição de mais um utilizador ou com a introdução de dados. Vai precisar de um sistema concebido para crescer e adaptar-se à evolução das suas operações.
5. Não é possível personalizar o sistema de acordo com as suas necessidades
Na melhor das hipóteses, pode personalizar o seu sistema financeiro para satisfazer todas as necessidades específicas da sua empresa, certo? Bem, a estrutura de dados e a funcionalidade limitada do QuickBooks tornam extremamente difícil (e, muitas vezes, impossível) efetuar as configurações necessárias para criar o software dos seus sonhos. A sua melhor opção é encontrar aplicações de terceiros ou criar soluções alternativas que compensem a falta de flexibilidade e personalização do sistema.
Claro que outra opção é implementar um sistema totalmente configurável e concebido para acompanhar o crescimento de uma empresa como a sua.
6. Precisa de visibilidade em tempo real
Com todos os seus dados e processos dispersos pelo QuickBooks, várias folhas de cálculo e ferramentas de terceiros, não consegue obter visibilidade em tempo real das operações da sua empresa. A sua única opção é recolher dados e informações desses sistemas díspares, o que não só é um processo trabalhoso como também está sujeito a erros. Além disso, dependendo da forma como analisa os dados, poderá obter respostas diferentes para as questões em causa.
O sistema ideal mantém os dados atualizados e proporciona visibilidade e informações em tempo real sobre todos os aspetos das suas operações empresariais quotidianas. A transição para um sistema mais robusto pode otimizar os seus processos, permitindo-lhe obter respostas às questões críticas com base nos dados disponíveis.
7. As previsões, a elaboração de orçamentos e a apresentação de relatórios deixam a desejar
Com o QuickBooks, a elaboração de relatórios limita-se ao agrupamento padrão de dados, o que restringe significativamente a forma como os seus dados podem ser visualizados, utilizados, analisados, representados graficamente e comunicados. Não é possível consolidar informações estatísticas específicas nem personalizar conjuntos de dados complexos. Além disso, está limitado a 12 períodos fiscais — não há possibilidade de definir períodos de relatório personalizados. Adicionalmente, é difícil identificar e extrair conclusões a partir de informações históricas, o que muitas vezes transforma as previsões, o orçamento e a elaboração de relatórios em meras suposições.
Para obter a flexibilidade de relatórios que vai desejar (e de que vai precisar!) à medida que a sua empresa cresce, vai querer dispor de uma solução que seja flexível e que ofereça painéis interativos, bem como uma visão geral das tendências do negócio.
8. A preparação para as auditorias é dispendiosa e onerosa
Com o QuickBooks, a facilidade de utilização é uma vantagem. No entanto, a falta de rastreabilidade associada aos utilizadores (qualquer utilizador) que efetuem uma alteração transacional pode tornar-se um verdadeiro problema a longo prazo. Sem contexto histórico, identificar e corrigir erros pode ser quase impossível, o que constitui um desastre organizacional — e jurídico — num negócio altamente regulamentado. Além disso, a preparação para auditorias é dispendiosa e onerosa, obrigando a sua equipa de contabilidade a recorrer a folhas de cálculo para cumprir as normas regulamentares e de conformidade em constante evolução.
Vai precisar de uma aplicação com registos de auditoria acessíveis em todo o sistema, um histórico que não possa ser eliminado e uma única fonte de dados fiável para que as auditorias deixem de ser um problema.
9. Não é possível expandir e migrar os dados à medida que a empresa cresce
Com o QuickBooks, a importação ou exportação de dados torna-se um processo fragmentado que pode ser confuso, propenso a erros e demorado.
Uma opção mais adequada é utilizar um sistema concebido a pensar na integração. O ideal é dispor de um software financeiro capaz de aceder e partilhar dados, bem como de comunicar com outras aplicações de forma harmoniosa e sem complicações. A escalabilidade é fundamental.
10. A sua incapacidade de aceder ao software quando está em viagem está a causar problemas
Vivemos num mundo móvel, com vários dispositivos e várias redes, mas o QuickBooks, por si só, não lhe permite tirar partido disso. O acesso ao QuickBooks nas instalações da empresa ou através de uma rede local vai deixá-lo em desvantagem em relação ao que os seus concorrentes conseguem fazer, e as suas funcionalidades móveis são limitadas. Com os seus dados em folhas de cálculo e presos em aplicações de terceiros, o acesso remoto torna-se um problema.
Merece um software que permita à sua organização realizar negócios em qualquer lugar, a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo. Vai querer que os dados relevantes estejam facilmente acessíveis quando e onde precisar deles.
11. Não está a obter um retorno sobre o investimento (ROI) positivo
Um problema comum com soluções básicas e de finalidade única, como o QuickBooks, é que os complementos acabam por se acumular. E estamos a falar de custos avultados, especialmente quando se somam as atualizações anuais, as soluções personalizadas para contornar limitações e a tecnologia necessária para integrar estes sistemas.
A melhor opção é encontrar uma plataforma que funcione como uma solução integrada e abrangente, capaz de dar resposta a todas as necessidades da sua empresa à medida que esta cresce.
Um sistema ERP baseado na nuvem: o próximo passo para além do QuickBooks
O seu negócio não deve ficar condicionado por um sistema que limite o que pode recolher, armazenar, processar, associar e catalogar. E, para garantir que os seus clientes, fornecedores, parceiros e utilizadores em todo o mundo tenham todo o apoio necessário, não deve ter de limitar o crescimento do seu negócio às fronteiras de um único país.
Não deixe que o QuickBooks o impeça de avançar. Está na hora de encontrar uma opção mais potente, robusta, escalável e personalizável que atenda às necessidades da sua empresa — agora e no futuro.
Com um sistema ERP abrangente, pode substituir os processos manuais pela automatização, a falta de acessibilidade pela conveniência, os sistemas dispersos por uma fonte centralizada de dados e a rigidez pela flexibilidade. A transição para um ERP permite à sua empresa otimizar processos, integrar-se com outros sistemas e manter a eficiência à medida que cresce.
E se estiver preocupado com a possibilidade de uma plataforma ERP ser demasiado grande para a sua empresa, não se preocupe. Os sistemas ERP atuais facilitam começar em pequena escala, com exatamente as funcionalidades e os módulos de que necessita, e ir adicionando recursos à medida que a sua empresa cresce.
Se a sua empresa já ultrapassou as capacidades do QuickBooks, o próximo passo é implementar um sistema ERP baseado na nuvem.
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