Os sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) são tipos de software de gestão empresarial poderosos que ajudam as organizações a automatizar, simplificar e otimizar as operações em vários departamentos. Através de uma única plataforma, as empresas podem facilitar o fluxo de informação, aceder a dados, gerir o inventário, supervisionar as relações com os clientes e recolher informações valiosas com dados em tempo real.
Se está a ponderar a adoção de um sistema ERP para a sua empresa, uma das considerações mais importantes é, naturalmente, como planear o orçamento para uma aquisição tão significativa. Compreender os vários fatores envolvidos no custo do ERP, informar-se sobre os diferentes modelos de preços utilizados pelos fornecedores, calcular os custos de implementação e estar atento a custos ocultos, bem como compreender as áreas em que os sistemas ERP permitem uma redução de custos, são aspetos essenciais para determinar o custo total de um novo sistema ERP.
O custo médio de um sistema de software ERP
Os sistemas ERP incluem uma vasta gama de ferramentas, módulos e funcionalidades, e o custo médio varia significativamente em função destes e de outros fatores. O Relatório ERP de 2022 da Software Path analisou mais de 1 300 projetos ativos de seleção de software ERP, predominantemente na América do Norte, mas também em mercados internacionais, incluindo o Reino Unido. Com base nesta amostra, o relatório concluiu que o custo médio é de 9 000 dólares americanos (7 400 libras esterlinas) por utilizador.
Esta referência geral pode não parecer útil à primeira vista; no entanto, uma vez que o preço depende de requisitos e considerações específicas de cada empresa, é essencial analisar as necessidades da sua organização e compreender claramente o que a sua empresa procura antes de tentar definir uma gama de preços para um novo sistema ERP.
8 fatores que influenciam o preço do software ERP
Os fatores a seguir podem influenciar substancialmente o custo de um sistema ERP. Tenha estes elementos em conta na sua pesquisa ao definir um orçamento, calcular o potencial retorno do investimento (ROI) e determinar qual a solução de software mais adequada para a sua empresa.
1. Taxas de licenciamento de software
As licenças de software são custos pontuais, enquanto as taxas de subscrição são custos recorrentes; independentemente disso, as organizações terão de pagar de forma contínua para utilizar o sistema ERP. O custo da licença ou da taxa depende do fornecedor, do número de utilizadores, dos módulos de software adquiridos e do facto de o software ERP ser baseado na nuvem ou alojado internamente (também conhecido como «on-premise»). Cada vez mais, os sistemas ERP baseados na nuvem estão a tornar-se mais populares entre os utilizadores, porque as funcionalidades adicionais estão normalmente incluídas no mesmo preço mensal da subscrição. O software baseado na nuvem também oferece maior segurança, tempo de atividade fiável, planos de recuperação de desastres e muito mais.
2. Indústria
Muitos setores diferentes têm abordagens ou requisitos específicos em relação ao software ERP. Os sistemas ERP para o setor alimentar e de bebidas, o setor madeireiro e o setor dos metais preciosos, por exemplo, terão funcionalidades muito diferentes, consoante as necessidades mais prementes das empresas. Com base nas funcionalidades essenciais, o preço do sistema ERP aumentará ou diminuirá, dependendo dos módulos e das funcionalidades necessárias.
3. Número de utilizadores
Outra variável fundamental no custo de um ERP é o número de utilizadores que irão aceder ao software. Muitos fornecedores de ERP cobram por utilizador ativo, para além das taxas básicas de subscrição ou de licenciamento. Outros fornecedores criam planos de pagamento com base na dimensão da organização e no número total de colaboradores. Outros ainda optam por uma abordagem mais orientada para «utilizadores ilimitados», de forma a acomodar as várias integrações necessárias em toda a sua empresa. Certifique-se de que compreende claramente os modelos de preços e as implicações à medida que a sua empresa cresce e evolui.
4. Método de implementação (baseado na nuvem vs. no local)
As soluções ERP baseadas na nuvem são alojadas pelo fornecedor do ERP ou por uma entidade terceira e são, geralmente, mais económicas do que os sistemas alojados internamente. O software instalado nas instalações da empresa é alojado internamente e requer, ou uma infraestrutura e hardware já existentes, ou a aquisição de uma nova arquitetura, o que pode aumentar o custo tanto a curto como a longo prazo.
5. Nível de personalização
Um fator determinante no custo de um sistema ERP é o nível de personalização necessário. As alterações às características, módulos ou funcionalidades de base do ERP exigem desenvolvimento e testes adicionais, o que pode aumentar drasticamente o custo do software.
6. Número de módulos
Os planos básicos do sistema ERP incluem vários módulos que a maioria das empresas procura, tais como a gestão de inventário e a contabilidade. No entanto, está disponível uma variedade de módulos adicionais, desde a gestão de relações com os clientes (CRM) até à elaboração de orçamentos e previsões, passando pela gestão da qualidade. Se pretender adicionar mais módulos ao sistema ERP, terá de pagar por essas funcionalidades adicionais.
7. Custos de implementação, integração e formação
A implementação de um sistema ERPenvolve vários custos adicionais, incluindo formação de utilizadores, apoio ao cliente, honorários de consultoria, migração de dados e despesas de integração. Estes custos podem ascender a mais do dobro do custo de uma subscrição ou licença anual do ERP, e as organizações têm de afetar recursos à implementação para que o sistema ERP seja instalado corretamente.
8. Taxas de manutenção e assistência
Os sistemas ERP também implicam o pagamento de taxas de manutenção e assistência contínuas. A assistência técnica, a correção de erros e as atualizações do sistema são essenciais para garantir o bom funcionamento do software, e estes serviços têm um custo adicional.
Modelos de preços do software ERP
A maioria dos fornecedores de ERP utiliza dois modelos de preços no que diz respeito aos sistemas ERP: planos de subscrição e licenças perpétuas. Para escolher o modelo de preços mais adequado para a sua organização, deve ter em conta a sua arquitetura atual, estimar os custos de implementação e calcular a taxa de crescimento prevista do seu negócio.
Modelo de subscrição
No modelo de subscrição, as empresas pagam uma mensalidade ou uma taxa anual para aceder ao sistema ERP, que é alojado e mantido pelo fornecedor. Estas taxas são frequentemente escalonadas, com funcionalidades alargadas e módulos adicionais disponíveis a um preço mais elevado. Atualmente, esta estrutura de preços é o modelo mais comum utilizado pelos fornecedores de ERP em todo o setor.
Este modelo baseia-se, em geral, na hospedagem na nuvem e, por isso, não requer uma reformulação significativa da arquitetura ou da infraestrutura, nem uma elevada taxa inicial de licenciamento.
As vantagens do modelo de subscrição incluem custos iniciais mais baixos e uma maior facilidade de escalabilidade, enquanto as desvantagens incluem aumentos repentinos de custos devido a picos inesperados na procura ou a uma menor rentabilidade a longo prazo quando comparado com o modelo de licença perpétua.
Modelo de Licenciamento Perpétuo
No modelo de licenciamento perpétuo, as empresas pagam antecipadamente uma taxa única de licenciamento e, tradicionalmente, alojam o software ERP nos seus próprios servidores internos. Este modelo permite que as empresas implementem o sistema ERP nas suas instalações e é especialmente adequado para empresas de maior dimensão que já dispõem de infraestrutura e arquitetura existentes.
O preço das licenças perpétuas é normalmente determinado com base no número de utilizadores, nos módulos adicionais e no nível de personalização exigido pela organização.
Embora o modelo de licença perpétua elimine os custos de subscrição contínuos, implica custos iniciais substanciais, requer uma infraestrutura local já estabelecida e pode ser mais difícil de escalar do que o software ERP baseado na nuvem.
Custos de implementação de um ERP
O panorama completo dos custos de um sistema ERP inclui os custos de implementação. O processo de implementação de um sistema ERP é demorado, podendo prolongar-se por meses ou mesmo anos, e pode custar entre 100 % e 200 % do valor da subscrição anual ou da taxa de licenciamento.
Os custos totais de implementação incluem os custos de infraestrutura (hardware e taxas de alojamento ou de nuvem), os custos de personalização, os custos com pessoal (mão-de-obra associada à consultoria, desenvolvimento e implementação do ERP, etc.) e os custos de formação.
Ao ponderar qual o sistema ERP adquirir, não se esqueça de incluir os custos de implementação do ERP juntamente com outras despesas.
Custos ocultos do ERP: o que é preciso ter em atenção
Os custos a seguir são frequentemente subestimados ou esquecidos aquando da estimativa dos custos de um sistema ERP. Tenha em conta estes custos ocultos, bem como a forma de os minimizar, antes de investir num novo sistema ERP.
Hardware
Durante a implementação, as empresas que adquirirem um sistema ERP com uma licença perpétua poderão ter de adquirir hardware de rede adicional, servidores, scanners ou outra infraestrutura tecnológica para dar suporte ao novo ERP instalado nas suas instalações. Mesmo as empresas que implementarem um sistema ERP baseado na nuvem e em regime de subscrição poderão ter de investir em atualizações de hardware, dependendo da capacidade dos seus computadores existentes acederem ao software atualizado. Estes são aspetos importantes para o sucesso da implementação e do seu software; por isso, convém analisar cuidadosamente as necessidades em todas as áreas do seu negócio e departamentos ao elaborar o orçamento para a sua solução ERP.
Migração e conversão de dados
A migração de dados de sistemas antigos — incluindo tanto a conversão como a transferência de dados — também contribui para o custo total de implementação e investimento de um novo sistema ERP. Muitos fornecedores de ERP conseguem automatizar este processo, o que, embora seja uma forma conveniente de reduzir a perda de dados, irá aumentar o custo final.
Formação do pessoal
A formação ou reciclagem do pessoal é outro custo oculto que muitas empresas se esquecem de incluir nos orçamentos dos seus sistemas ERP. As empresas terão de organizar formação para todos os colaboradores que venham a aceder ao novo software, para que possam aprender a utilizar o sistema. Quer pretenda enviar todos os colaboradores para sessões de formação, quer opte por enviar apenas alguns utilizadores-chave para que, posteriormente, estes formem as suas equipas internamente, inclua os custos de formação do pessoal no preço total do sistema ERP.
Apoio ao Cliente
Muitos fornecedores de ERP incluem um ano de assistência ao cliente nas taxas globais de implementação (embora nem todos o façam). No entanto, após o término desse ano, a assistência ao cliente contínua e em tempo real pode implicar custos adicionais.
Também vai querer ter em conta o tipo de apoio de que vai precisar. Por exemplo, o apoio durante o horário normal de funcionamento pode ser suficiente para si, ou talvez precise de apoio disponível 24 horas por dia. Também deve colocar questões sobre os processos de apoio: será que «apoio» significa vários intervalos de 15 minutos e um sistema de rodízio para resolver um problema? Ou será que o fornecedor tem uma política de apoio mais flexível? Estes fatores serão cruciais para o seu sucesso.
Personalizações imprevistas
Se, durante o processo de implementação do ERP, verificar que a sua empresa necessita de personalizações adicionais e inesperadas, a introdução dessas personalizações irá aumentar os custos finais, elevando tanto o custo com o fornecedor como, provavelmente, o tempo que a sua equipa interna terá de dedicar inesperadamente à implementação e aos testes.
Transparência de preços em sistemas ERP: o que perguntar antes de comprar
Ao avaliar sistemas ERP, é importante ter uma visão clara de todos os fatores que influenciam os preços e dos custos potenciais. Os fornecedores de ERP podem oferecer diversas estruturas de preços, e é importante fazer as perguntas certas para garantir que está totalmente informado antes de efetuar a compra.
Eis algumas perguntas fundamentais que deve fazer para o ajudar a compreender os preços dos sistemas ERP:
1. O que está incluído no preço base?
Perceba exatamente o que está a pagar com o preço base. Este cobre apenas os módulos essenciais ou inclui funcionalidades adicionais, como apoio ao cliente, formação e atualizações? Saber isto antecipadamente pode evitar custos inesperados mais tarde.
2. Existem taxas adicionais pela personalização?
A personalização pode constituir um fator de custo significativo. Alguns fornecedores de ERP oferecem funcionalidades prontas a utilizar, enquanto outros podem exigir trabalho de personalização adicional. Certifique-se de que se informa sobre os custos potenciais das personalizações, incluindo quaisquer taxas recorrentes.
3. Qual é o modelo de preços para a manutenção e o apoio contínuos?
É importante esclarecer os custos recorrentes com manutenção e assistência. Pergunte se estes estão incluídos na sua subscrição ou se constituem uma taxa separada. Compreender estes custos garante que não terá de enfrentar despesas inesperadas no futuro.
4. Como é que lida com a expansão e o crescimento?
É provável que a sua empresa cresça, e o seu sistema ERP deve ser capaz de acompanhar esse crescimento. Pergunte como é que a estrutura de preços do fornecedor irá evoluir à medida que for adicionando utilizadores ou módulos, e se este oferece opções de preços flexíveis que possam adaptar-se ao crescimento da sua empresa ao longo do tempo.
5. Qual é o custo total de propriedade?
O custo total de propriedade (TCO) inclui não só o preço do software, mas também a implementação, a formação e a manutenção a longo prazo. Certifique-se de que solicita uma discriminação detalhada de todos estes custos, para garantir que está preparado para o compromisso financeiro total.
6. Existem custos ocultos?
Pergunte se existem taxas ocultas, tais como as relativas à migração de dados, à integração com sistemas existentes ou a integrações com serviços de terceiros. Por vezes, os fornecedores podem cobrar por serviços que parecem ser funcionalidades padrão, pelo que é importante identificar esses aspetos desde o início.
7. O que acontece se precisarmos de fazer um upgrade ou um downgrade?
As necessidades empresariais mudam com o tempo, pelo que é fundamental compreender até que ponto o fornecedor do ERP é flexível em termos de aumento ou redução da capacidade. Pergunte se existem penalizações em caso de redução do plano ou se há custos adicionais ao atualizar para planos ou módulos de nível superior.
8. O preço baseia-se no número de utilizadores, nos módulos ou em ambos?
Esclarecer como a estrutura de preços funciona irá ajudá-lo a determinar quais os fatores que irão influenciar os custos futuros. A cobrança é feita por utilizador, por módulo ou por ambos? Saber isto ajuda-o a prever melhor como os custos poderão evoluir à medida que a sua empresa cresce.
9. Qual é o processo de renovação e quais são os custos?
Informe-se sobre as condições de renovação, especialmente se estiver a optar por um modelo de preços baseado em subscrição. Alguns fornecedores podem aplicar aumentos de preço ou custos ocultos aquando da renovação do contrato, pelo que é importante compreender as condições tanto do contrato inicial como das futuras renovações.
10. Podemos ver uma demonstração do sistema antes de tomarmos uma decisão?
Embora possa não haver um período de teste gratuito, pergunte se o fornecedor disponibiliza demonstrações na Web ou vídeos online que mostrem o funcionamento do software. Isto permitir-lhe-á conhecer melhor as funcionalidades do sistema e verificar se estas se adequam às necessidades da sua empresa antes de se comprometer.
Como elaborar um orçamento para os custos de um sistema ERP
Passo 1: Avaliar as necessidades da sua empresa
Antes de se debruçar sobre os preços dos sistemas ERP, compreenda as necessidades da sua empresa. Defina as funcionalidades e os módulos essenciais que irão influenciar o custo total.
Passo 2: Escolher o modelo de preços adequado
Os fornecedores de ERP oferecem normalmente dois modelos de preços: subscrição e licença perpétua. Os planos de subscrição são mais económicos inicialmente, enquanto a licença perpétua implica um custo inicial mais elevado, mas sem taxas recorrentes.
Passo 3: Estimar os custos de implementação
Para além do próprio software, a implementação de um ERP envolve a configuração, a formação e a integração. Estes custos podem, por vezes, exceder o custo do próprio sistema ERP, pelo que é importante garantir a atribuição de recursos para todo o processo de implementação.
Passo 4: Considerar a manutenção e o apoio contínuos
Os sistemas ERP requerem manutenção contínua para atualizações, resolução de problemas e assistência técnica. Certifique-se de que tem em conta estes custos recorrentes, que variam consoante o fornecedor e o sistema.
Passo 5: Ter em conta os custos ocultos
Custos ocultos, como a migração de dados, personalizações ou hardware adicional, podem ter um impacto significativo no seu orçamento. Seja proativo na identificação precoce destas despesas para evitar surpresas mais tarde.
Cálculo do ROI: vale a pena o investimento num ERP?
Calcular o ROI de um sistema ERP é essencial para determinar o seu valor a longo prazo. Concentre-se em áreas-chave, tais como a poupança de tempo, a eficiência dos processos e a redução dos custos operacionais. Um sistema ERP pode otimizar os fluxos de trabalho, reduzir os erros manuais e melhorar a tomada de decisões, fatores que contribuem para a redução de custos. Além disso, ao acompanhar as melhorias na produtividade e na satisfação do cliente, é possível avaliar melhor o retorno do investimento. Em última análise, embora o custo inicial seja significativo, o potencial de ganhos a longo prazo torna-o, muitas vezes, um investimento que vale a pena.
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