Du startet kanskje med QuickBooks som regnskapsprogramvare for innstegsbrukere. Med den lave prisen og det relativt brukervennlige grensesnittet er systemet et populært valg for mange bedrifter i de tidlige dagene.
Men etter hvert som bedriften din vokser, vil behovene for økonomistyring utvikle seg med den. Du må kanskje begynne å finne måter å bygge bro over hull i QuickBooks-løsningen din med manuelle løsninger eller andre tredjepartsapplikasjoner. Men etter hvert som bedriften din fortsetter å vokse, vil du begynne å møte begrensninger som hindrer din evne til å administrere regnskap, bokføring og økonomi.
Har bedriften din vokst ut av QuickBooks? Ved å holde utkikk etter noen avslørende tegn, vil du kunne finne ut når du er klar til å gå videre til neste utvikling av programvare for regnskap og lagerstyring – et ERP-system (Enterprise Resource Planning) – som hjelper organisasjonen din med å vokse.
12 tegn på at du har vokst ut av QuickBooks
Hvis du gjenkjenner ett eller flere av følgende tegn, er det en indikasjon på at QuickBooks hindrer bedriften din i å nå nye markeder, nye muligheter og ny vekst – og at det er på tide å finne en ny løsning.
1. Manuelle prosesser er tidkrevende, feilutsatte og arbeidsintensive
Du har lagt til manuelle prosesser som en midlertidig løsning med QuickBooks, fra månedlig avslutning til dataregistrering og analyse. Disse manuelle prosessene er ikke bare arbeidskrevende, men også utsatt for feil. Og siden regnskapsteamet ditt bruker tiden sin på å søke etter og manuelt legge inn data i QuickBooks, kan de ikke fokusere på overordnet analyse og verdiskapende arbeid.
Selv om automatisering kan håndtere et bredt spekter av repeterende manuelle oppgaver, trenger du et system som ikke er avhengig av manuelle prosesser, og i stedet støtter automatisering, slik at det kan vokse i takt med at du vokser.
2. Du bruker for mange regneark
QuickBooks begrenser brukertilgang og en definert mengde lagringsplass. For å sikre at teamet ditt har tilgang til viktige bedriftsdata etter behov, lagrer du dem sannsynligvis på tvers av forskjellige regneark som en midlertidig løsning. Det betyr selvfølgelig at de ansatte må bruke tid på å lete etter de riktige dataene (og håpe at det er den nyeste og mest nøyaktige versjonen av disse dataene). Og regneark er utsatt for svindel og korrupsjon – for ikke å nevne hvor lett det er å gjøre en feil når man legger inn eller oppdaterer data i regnearkformat.
Et mer robust og omfattende system ville eliminere behovet for så mange usammenhengende og sårbare regneark og gi bedriften din en mer strømlinjeformet prosess som vil gjøre det mulig for bedriften å operere mer effektivt.
3. Data og prosesser er spredt på tvers av ulike verktøy og systemer
Når bedrifter når grensen for QuickBooks’ muligheter, tyr mange til tredjepartsløsninger eller tilleggsprogrammer for å fylle hullene. Hvis du har investert i flere verktøy og systemer for å utvide QuickBooks-oppsettet ditt, har du kanskje oppdaget at disse systemene ofte introduserer sine egne farer, for eksempel datasynkroniseringsfeil eller begrensninger i funksjonalitet. Men den virkelige bekymringen er at dataene og prosessene dine nå er spredt på tvers av ulike verktøy og systemer. Det kan bli et rot veldig raskt.
Beste praksis er å utnytte én integrert plattform som er én sannhetskilde for alle bedriftsdataene dine.
4. Du har nådd grensene for bruker- og databaselagring
QuickBooks har strenge grenser for antall brukerlisenser og mengden lagringsplass som er tilgjengelig for abonnementet ditt. Hvis du overskrider disse grensene, må du håndtere systemavbrudd, tilleggskostnader og andre problemer som kan oppstå.
Når du er i vekstmodus, er det siste du ønsker å tenke på om den økonomiske programvaren din kan håndtere å legge til en bruker eller registrere data. Du trenger et system som er designet for å vokse og skalere med driften din.
5. Du kan ikke tilpasse systemet for å møte dine behov
I beste fall kan du tilpasse økonomisystemet ditt for å møte alle bedriftens unike behov, ikke sant? Vel, datastrukturen og den begrensede funksjonaliteten til QuickBooks gjør det ekstremt vanskelig (og ofte umulig) for deg å gjøre konfigurasjonene du trenger for å lage drømmeprogramvaren. Ditt beste håp er å finne tredjepartsapplikasjoner eller lage løsninger som kompenserer for systemets mangel på fleksibilitet og tilpassbarhet.
Et annet alternativ er selvfølgelig å implementere et system som er fullt konfigurerbart og designet for å fungere for voksende bedrifter som din.
6. Du trenger sanntidssynlighet
Med alle dataene og prosessene dine spredt utover QuickBooks, diverse regneark og tredjepartsverktøy, kan du ikke få sanntidsinnsikt i forretningsdriften din. Det eneste alternativet ditt er å samle data og innsikt fra disse ulike systemene, noe som ikke bare er arbeidskrevende, men også utsatt for feil. Og avhengig av hvordan du kjører dataene dine, kan det gi deg forskjellige svar på spørsmålene du har.
Det ideelle systemet holder data oppdatert og gir sanntidsoversikt og innsikt på tvers av alle aspekter av den daglige forretningsdriften. Å bytte til et mer robust system kan effektivisere prosessene dine, slik at du får svar på de kritiske spørsmålene som stilles om dataene.
7. Prognoser, budsjettering og rapportering er mangelfulle
Med QuickBooks er rapportering begrenset til standard datagruppering, noe som i stor grad begrenser hvordan dataene dine kan sees, brukes, analyseres, visualiseres og kommuniseres. Du kan ikke konsolidere spesifisert statistisk informasjon eller tilpasse komplekse datasett. Du er også begrenset til 12 regnskapsperioder – det er ingen mulighet til å definere tilpassede rapporteringsperioder. I tillegg er det vanskelig å finne og trekke ut innsikt fra historisk informasjon, noe som ofte gjør prognoser, budsjettering og rapportering til gjetting.
For å få den rapporteringsfleksibiliteten du ønsker (og trenger!) etter hvert som bedriften din vokser, bør du ha en løsning som er fleksibel og gir interaktive dashbord samt forretningsinnsikt på et øyeblikk.
8. Forberedelse til revisjoner er dyrt og byrdefullt
Med QuickBooks er brukervennligheten en god ting. Mangelen på revisjonsmuligheter knyttet til brukere (enhver bruker) som foretar en transaksjonsendring kan imidlertid bli et reelt problem på sikt. Uten historisk kontekst kan det være nesten umulig å identifisere og rette feil, noe som er en organisatorisk – og juridisk – katastrofe i en strengt regulert virksomhet. Og det er dyrt og byrdefullt å forberede revisjoner, ettersom regnskapsteamet ditt må stole på regneark for å oppfylle utviklende regulatoriske og samsvarsstandarder.
Du trenger en applikasjon med tilgjengelige revisjonsspor, en historikk som ikke kan slettes, og én enkelt kilde til datasanhet for å gjøre revisjoner mindre stressende.
9. Du kan ikke skalere og migrere data etter hvert som du vokser
Med QuickBooks blir import eller eksport av data en stykkevis prosess som kan være rotete, feilutsatt og tidkrevende.
Et bedre valg er å bruke et system som er designet med tanke på integrasjon. Du ønsker økonomisk programvare som kan få tilgang til og dele data, samt kommunisere med andre applikasjoner sømløst og problemfritt. Skalerbarhet er nøkkelen.
10. Manglende evne til å få tilgang til programvare på farten skaper problemer
Vi lever i en mobil verden med mange enheter og nettverk, men det får du ikke bare med QuickBooks. QuickBooks' tilgang til lokale nettverk eller lokalnettverk vil sette deg bak konkurrentenes muligheter, og mobilfunksjonene er begrensede. Med dataene dine i regneark og fastlåst i tredjepartsapplikasjoner er ekstern tilgang et problem.
Du fortjener programvare som gir organisasjonen din mulighet til å drive forretninger hvor som helst, når som helst og fra hvilken som helst enhet. Du vil at relevante data skal være lett tilgjengelige når og hvor du trenger dem.
11. Du ser ikke positiv avkastning
Et vanlig problem med enkle løsninger med ett formål, som QuickBooks, er at tilleggene hoper seg opp. Og vi snakker om store mengder, spesielt når man legger til de årlige oppgraderingene, tilpassede løsninger for å fikse begrensninger og teknologien som kreves for å integrere disse systemene.
Det beste alternativet er å finne en plattform som fungerer som én god, sammenkoblet løsning som kan gjøre alt for å støtte virksomheten din etter hvert som den vokser.
Et skybasert ERP-system: Neste steg opp fra QuickBooks
Bedriften din bør ikke begrenses av et system som begrenser hva du kan samle inn, lagre, behandle, koble til og katalogisere. Og for å sikre at kunder, leverandører, partnere og brukere over hele verden støttes, bør du ikke måtte begrense forretningsveksten til ett lands grenser.
Ikke la QuickBooks holde deg tilbake. Det er på tide å finne et kraftigere, mer robust, skalerbart og tilpassbart alternativ som tjener bedriften din – nå og i fremtiden.
Med et omfattende ERP-system kan du droppe manuelle prosesser for automatisering, utilgjengelighet for enkelhets skyld, ulike systemer for en sentralisert datakilde og rigiditet for fleksibilitet. Overgang til et ERP-system lar bedriften din effektivisere prosesser, integrere med andre systemer og opprettholde effektiviteten mens du vokser.
Og hvis du er bekymret for at en ERP-plattform er for stor for bedriften din, så ikke vær det. Dagens ERP-systemer gjør det enkelt å starte i det små, med akkurat den funksjonaliteten og modulene du trenger, og legge til etter hvert som du vokser .
Hvis bedriften din har vokst ut av QuickBooks, er neste steg å implementere et skybasert ERP-system .
Effektiviser og automatiser forretningsprosesser med et ERP-system fra CAI Software
Hos CAI lager vi innovativ, produksjonsorientert programvare for å hjelpe kundene våre på tvers av en rekke bransjer med å effektivisere forretningsprosesser og optimalisere produksjons-, prosesserings- eller distribusjonsmiljøet. Målet vårt er å gi deg bransjeledende løsninger som forbedrer den daglige forretningsdriften, alt med utmerket service og støtte.
Enten du ønsker å automatisere produksjonen, øke avkastningen på investeringen, redusere kostnader eller effektivisere driften, kan vi hjelpe. Med vår pakke med ERP-systemer og tilgang til vårt ekspertteam er det enklere enn noensinne å optimalisere forretningsprosessene dine.
Kontakt oss i dag for en gratis konsultasjon.
