Möglicherweise haben Sie zunächst mit QuickBooks als Einsteiger-Buchhaltungssoftware begonnen. Dank des günstigen Preises und der relativ benutzerfreundlichen Oberfläche ist das System bei vielen Unternehmen in der Gründungsphase eine beliebte Wahl.
Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, entwickeln sich auch Ihre Anforderungen an das Finanzmanagement weiter. Möglicherweise müssen Sie nach Wegen suchen, um Lücken in Ihrer QuickBooks-Lösung durch manuelle Umgehungslösungen oder andere Anwendungen von Drittanbietern zu schließen. Doch irgendwann, wenn Ihr Unternehmen weiter wächst, werden Sie an Grenzen stoßen, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Buchhaltung, Ihrer Rechnungslegung und Ihrer Finanzen behindern.
Ist Ihr Unternehmen aus QuickBooks herausgewachsen? Wenn Sie auf einige eindeutige Anzeichen achten, können Sie erkennen, wann es an der Zeit ist, auf die nächste Entwicklungsstufe der Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssoftware umzusteigen – ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP), das das Wachstum Ihres Unternehmens unterstützt.
12 Anzeichen dafür, dass QuickBooks nicht mehr zu Ihnen passt
Wenn Sie eines oder mehrere der folgenden Anzeichen erkennen, ist dies ein Hinweis darauf, dass QuickBooks Ihr Unternehmen daran hindert, neue Märkte zu erschließen, neue Chancen zu nutzen und neues Wachstum zu erzielen – und dass es Zeit ist, nach einer neuen Lösung zu suchen.
1. Manuelle Prozesse sind zeitaufwendig, fehleranfällig und arbeitsintensiv
Sie haben bei QuickBooks manuelle Prozesse als Notlösung eingeführt – vom Monatsabschluss bis hin zur Dateneingabe und -analyse. Diese manuellen Prozesse sind nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch fehleranfällig. Und da Ihr Buchhaltungsteam seine Zeit damit verbringt, Daten zu suchen und manuell in QuickBooks einzugeben, kann es sich nicht auf anspruchsvolle Analysen und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Zwar kann die Automatisierung eine Vielzahl sich wiederholender manueller Aufgaben übernehmen, doch benötigen Sie ein System, das nicht auf manuelle Prozesse angewiesen ist, sondern die Automatisierung unterstützt, damit es mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.
2. Sie verwenden zu viele Tabellenkalkulationen
QuickBooks schränkt den Zugriff der Benutzer ein und begrenzt den Speicherplatz. Um sicherzustellen, dass Ihr Team bei Bedarf auf wichtige Unternehmensdaten zugreifen kann, speichern Sie diese wahrscheinlich als Notlösung in verschiedenen Tabellenkalkulationen. Das bedeutet natürlich, dass Ihre Mitarbeiter Zeit damit verbringen müssen, nach den richtigen Daten zu suchen (und zu hoffen, dass es sich um die aktuellste und korrekteste Version dieser Daten handelt). Außerdem sind Tabellenkalkulationen anfällig für Betrug und Datenverfälschungen – ganz zu schweigen davon, wie leicht Fehler bei der Eingabe oder Aktualisierung von Daten in Tabellenform entstehen können.
Ein robusteres, umfassenderes System würde die Notwendigkeit so vieler unzusammenhängender und anfälliger Tabellenkalkulationen beseitigen und Ihrem Unternehmen einen optimierten Prozess ermöglichen, dank dem es effizienter arbeiten kann.
3. Daten und Prozesse sind auf unterschiedliche Tools und Systeme verteilt
Wenn Unternehmen an die Grenzen der Möglichkeiten von QuickBooks stoßen, greifen viele auf Lösungen von Drittanbietern oder Zusatzanwendungen zurück, um die Lücken zu schließen. Wenn Sie in zusätzliche Tools und Systeme investiert haben, um Ihre QuickBooks-Umgebung zu erweitern, haben Sie vielleicht festgestellt, dass diese Systeme oft ihre eigenen Risiken mit sich bringen, wie beispielsweise Fehler bei der Datensynchronisation oder Einschränkungen in der Funktionalität. Das eigentliche Problem ist jedoch, dass Ihre Daten und Prozesse nun auf unterschiedliche Tools und Systeme verteilt sind. Das kann sehr schnell zu einem Chaos führen.
Am besten ist es, eine integrierte Plattform zu nutzen, die als zentrale Datenquelle für alle Unternehmensdaten dient.
4. Sie haben die Speichergrenzen für Benutzer und Datenbanken erreicht
QuickBooks sieht strenge Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Benutzerlizenzen und des für Ihr Abonnement verfügbaren Speicherplatzes vor. Wenn Sie diese Beschränkungen überschreiten, müssen Sie mit Systemausfällen, zusätzlichen Kosten und anderen möglicherweise auftretenden Problemen rechnen.
Wenn Sie sich in einer Wachstumsphase befinden, ist das Letzte, womit Sie sich beschäftigen möchten, die Frage, ob Ihre Finanzsoftware die Hinzufügung eines weiteren Benutzers oder die Eingabe weiterer Daten bewältigen kann. Sie benötigen ein System, das darauf ausgelegt ist, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen und sich an dessen Entwicklung anzupassen.
5. Sie können das System nicht an Ihre Bedürfnisse anpassen
Im besten Fall können Sie Ihr Finanzsystem so anpassen, dass es alle individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, oder? Nun, die Datenstruktur und der begrenzte Funktionsumfang von QuickBooks machen es Ihnen extrem schwer (und oft sogar unmöglich), die Konfigurationen vorzunehmen, die Sie benötigen, um Ihre Traumsoftware zu erstellen. Ihre beste Hoffnung besteht darin, Anwendungen von Drittanbietern zu finden oder Workarounds zu entwickeln, die die mangelnde Flexibilität und Anpassbarkeit des Systems ausgleichen.
Natürlich besteht auch die Möglichkeit, ein System zu implementieren, das vollständig konfigurierbar ist und speziell für wachsende Unternehmen wie das Ihre konzipiert wurde.
6. Sie benötigen Echtzeit-Transparenz
Da Ihre Daten und Prozesse über QuickBooks, verschiedene Tabellenkalkulationen und Tools von Drittanbietern verstreut sind, können Sie keinen Echtzeit-Überblick über Ihre Geschäftsabläufe gewinnen. Ihre einzige Möglichkeit besteht darin, Daten und Erkenntnisse aus diesen unterschiedlichen Systemen zusammenzutragen, was nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch fehleranfällig ist. Und je nachdem, wie Sie Ihre Daten auswerten, erhalten Sie möglicherweise unterschiedliche Antworten auf die jeweiligen Fragen.
Das ideale System hält die Daten auf dem neuesten Stand und bietet Ihnen in Echtzeit Transparenz und Einblicke in alle Aspekte Ihres täglichen Geschäftsbetriebs. Der Umstieg auf ein leistungsfähigeres System kann Ihre Prozesse optimieren, sodass Sie anhand der Daten Antworten auf die entscheidenden Fragen erhalten.
7. Prognosen, Budgetierung und Berichterstattung lassen zu wünschen übrig
Bei QuickBooks beschränkt sich die Berichterstellung auf die standardmäßige Gruppierung von Daten, was die Möglichkeiten zur Darstellung, Nutzung, Analyse, Visualisierung und Kommunikation Ihrer Daten erheblich einschränkt. Sie können weder bestimmte statistische Informationen zusammenfassen noch komplexe Datensätze individuell anpassen. Außerdem sind Sie auf 12 Geschäftsjahre beschränkt – es gibt keine Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichtszeiträume festzulegen. Darüber hinaus ist es schwierig, Erkenntnisse aus historischen Daten zu gewinnen und zu extrahieren, was Prognosen, Budgetierung und Berichterstattung oft zu reinen Spekulationen macht.
Um die Flexibilität bei der Berichterstellung zu erreichen, die Sie sich wünschen (und die Sie brauchen!), wenn Ihr Unternehmen wächst, benötigen Sie eine Lösung, die flexibel ist und interaktive Dashboards sowie geschäftliche Einblicke auf einen Blick bietet.
8. Die Vorbereitung auf Prüfungen ist kostspielig und aufwendig
Bei QuickBooks ist die Benutzerfreundlichkeit ein großer Vorteil. Allerdings kann die mangelnde Nachvollziehbarkeit bei Transaktionsänderungen durch Benutzer (egal welche) später zu einem echten Problem werden. Ohne historischen Kontext kann es nahezu unmöglich sein, Fehler zu identifizieren und zu beheben, was in einem stark regulierten Geschäftsumfeld eine organisatorische – und rechtliche – Katastrophe darstellt. Außerdem ist die Vorbereitung auf Prüfungen kostspielig und aufwendig, da sich Ihr Buchhaltungsteam auf Tabellenkalkulationen verlassen muss, um den sich ständig ändernden regulatorischen und Compliance-Standards gerecht zu werden.
Sie benötigen eine Anwendung mit durchgängig zugänglichen Prüfpfaden, einem nicht löschbaren Verlaufsprotokoll und einer einzigen zuverlässigen Datenquelle, damit Audits weniger Kopfzerbrechen bereiten.
9. Sie können Daten nicht skalieren und migrieren, wenn Ihr Unternehmen wächst
Mit QuickBooks wird das Importieren oder Exportieren von Daten zu einem Stückwerk-Prozess, der unübersichtlich, fehleranfällig und zeitaufwendig sein kann.
Eine bessere Wahl ist ein System, das von Grund auf auf Integration ausgelegt ist. Sie benötigen eine Finanzsoftware, die nahtlos und reibungslos auf Daten zugreifen, diese weitergeben und mit anderen Anwendungen kommunizieren kann. Skalierbarkeit ist dabei entscheidend.
10. Dass Sie unterwegs keinen Zugriff auf die Software haben, führt zu Problemen
Wir leben in einer mobilen, geräteübergreifenden und vernetzten Welt, doch mit QuickBooks allein lässt sich das nicht realisieren. Der Zugriff auf QuickBooks vor Ort oder über ein lokales Netzwerk lässt Sie hinter den Möglichkeiten Ihrer Mitbewerber zurückfallen, und die mobilen Funktionen sind begrenzt. Da Ihre Daten in Tabellenkalkulationen und in Anwendungen von Drittanbietern gespeichert sind, stellt der Fernzugriff ein Problem dar.
Sie verdienen eine Software, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, überall, jederzeit und von jedem Gerät aus Geschäfte zu tätigen. Sie möchten, dass relevante Daten jederzeit und überall leicht zugänglich sind, wenn Sie sie benötigen.
11. Sie erzielen keinen positiven ROI
Ein häufiges Problem bei einfachen, auf einen einzigen Zweck ausgerichteten Lösungen wie QuickBooks ist, dass sich die Kosten für Zusatzmodule summieren. Und zwar in erheblichem Umfang – insbesondere, wenn man die jährlichen Upgrades, maßgeschneiderte Workarounds zur Behebung von Einschränkungen und die für die Integration dieser Systeme erforderliche Technologie mit einbezieht.
Am besten suchen Sie sich eine Plattform, die als eine einzige, nahtlos integrierte Lösung fungiert und alle Funktionen bietet, um Ihr Unternehmen auf seinem Wachstumskurs zu unterstützen.
Ein cloudbasiertes ERP-System: Der nächste Schritt nach QuickBooks
Ihr Unternehmen sollte nicht durch ein System eingeschränkt werden, das Ihnen Auflagen dafür macht, welche Daten Sie erfassen, speichern, verarbeiten, verknüpfen und katalogisieren dürfen. Und um sicherzustellen, dass Ihre Kunden, Lieferanten, Partner und Nutzer auf der ganzen Welt unterstützt werden, sollten Sie das Wachstum Ihres Unternehmens nicht auf die Grenzen eines einzigen Landes beschränken müssen.
Lassen Sie sich nicht von QuickBooks ausbremsen. Es ist an der Zeit, eine leistungsstärkere, stabilere, skalierbarere und anpassbarere Lösung zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird – jetzt und in Zukunft.
Mit einem umfassenden ERP-System können Sie manuelle Prozesse durch Automatisierung ersetzen, Unzugänglichkeit durch Komfort, isolierte Systeme durch eine zentrale Datenquelle und Starrheit durch Flexibilität. Die Umstellung auf ein ERP-System ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Prozesse zu optimieren, andere Systeme zu integrieren und auch bei Wachstum effizient zu bleiben.
Und wenn Sie befürchten, dass eine ERP-Plattform für Ihr Unternehmen zu umfangreich ist, können Sie ganz beruhigt sein. Mit den heutigen ERP-Systemen können Sie ganz einfach klein anfangen – mit genau den Funktionen und Modulen, die Sie benötigen – und das System im Zuge Ihres Wachstums schrittweise erweitern.
Wenn Ihr Unternehmen über die Möglichkeiten von QuickBooks hinausgewachsen ist, besteht der nächste Schritt darin, ein cloudbasiertes ERP-System einzuführen.
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