Es posible que hayas empezado utilizando QuickBooks como software de contabilidad básico. Gracias a su precio más asequible y a su interfaz relativamente fácil de usar, este sistema es una opción muy popular entre muchas empresas que se encuentran en sus primeras etapas.
Sin embargo, a medida que tu empresa crezca, tus necesidades de gestión financiera evolucionarán con ella. Es posible que tengas que empezar a buscar formas de subsanar las carencias de tu solución de QuickBooks mediante soluciones manuales u otras aplicaciones de terceros. Pero, con el tiempo, a medida que tu empresa siga expandiéndose, empezarás a encontrarte con limitaciones que dificultarán tu capacidad para gestionar la contabilidad, la teneduría de libros y las finanzas.
¿Tu empresa se ha quedado pequeña para QuickBooks? Si prestas atención a algunas señales reveladoras, podrás saber cuándo estás listo para dar el salto a la siguiente etapa en materia de software de contabilidad y gestión de existencias —un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)— que ayude a tu organización a crecer.
12 señales de que ya has superado a QuickBooks
Si reconoces uno o varios de los siguientes indicios, es señal de que QuickBooks está frenando el avance de tu empresa hacia nuevos mercados, nuevas oportunidades y un nuevo crecimiento, y de que es hora de buscar una nueva solución.
1. Los procesos manuales requieren mucho tiempo, son propensos a errores y exigen mucha mano de obra
Has añadido procesos manuales como solución provisional en QuickBooks, desde el cierre mensual hasta la introducción y el análisis de datos. Estos procesos manuales no solo requieren mucho trabajo, sino que también son propensos a errores. Y como tu equipo de contabilidad dedica su tiempo a buscar e introducir manualmente datos en QuickBooks, no puede centrarse en análisis de alto nivel ni en tareas que aporten valor añadido.
Aunque la automatización puede encargarse de una amplia variedad de tareas manuales repetitivas, necesitas un sistema que no dependa de procesos manuales y que, en cambio, facilite la automatización para que pueda crecer a medida que tú creces.
2. Estás utilizando demasiadas hojas de cálculo
QuickBooks limita el acceso de los usuarios y ofrece una cantidad determinada de espacio de almacenamiento. Para asegurarte de que tu equipo pueda acceder a los datos esenciales de la empresa cuando sea necesario, es probable que los guardes en varias hojas de cálculo como solución alternativa. Por supuesto, eso significa que tus empleados tienen que dedicar tiempo a buscar los datos correctos (y esperar que se trate de la versión más reciente y precisa de dichos datos). Además, las hojas de cálculo conllevan un riesgo de fraude y corrupción, por no mencionar lo fácil que es cometer un error al introducir o actualizar datos en este formato.
Un sistema más sólido y completo eliminaría la necesidad de utilizar tantas hojas de cálculo inconexas y vulnerables, y dotaría a tu empresa de un proceso más ágil que le permitiría funcionar de forma más eficiente.
3. Los datos y los procesos se encuentran dispersos en herramientas y sistemas dispares
Cuando las empresas llegan al límite de las capacidades de QuickBooks, muchas recurren a soluciones de terceros o aplicaciones complementarias para subsanar esas carencias. Si has invertido en herramientas y sistemas adicionales para ampliar tu configuración de QuickBooks, es posible que te hayas dado cuenta de que estos sistemas suelen acarrear sus propios riesgos, como errores de sincronización de datos o limitaciones en la funcionalidad. Pero la verdadera preocupación es que tus datos y procesos se encuentran ahora dispersos entre herramientas y sistemas dispares. Esto puede convertirse en un caos muy rápidamente.
La mejor práctica consiste en aprovechar una plataforma integrada que sirva como única fuente de información fiable para todos los datos de tu empresa.
4. Has alcanzado los límites de almacenamiento de usuarios y bases de datos
QuickBooks establece límites estrictos en cuanto al número de licencias de usuario y al espacio de almacenamiento disponible para tu suscripción. Si superas esos límites, tendrás que hacer frente a interrupciones del servicio, costes adicionales y otros problemas que puedan surgir.
Cuando tu empresa está en plena expansión, lo último con lo que quieres preocuparte es si tu software financiero es capaz de gestionar la incorporación de otro usuario o la introducción de datos. Necesitarás un sistema diseñado para crecer y adaptarse al tamaño de tu negocio.
5. No puedes personalizar el sistema para adaptarlo a tus necesidades
En el mejor de los casos, puedes personalizar tu sistema financiero para que se adapte a todas las necesidades específicas de tu empresa, ¿verdad? Pues bien, la estructura de datos y la funcionalidad limitada de QuickBooks hacen que te resulte extremadamente difícil (y a menudo imposible) realizar las configuraciones necesarias para crear el software de tus sueños. Tu mejor opción es buscar aplicaciones de terceros o crear soluciones alternativas que compensen la falta de flexibilidad y personalización del sistema.
Por supuesto, otra opción es implantar un sistema totalmente configurable y diseñado para adaptarse a empresas en crecimiento como la tuya.
6. Necesitas visibilidad en tiempo real
Con todos tus datos y procesos dispersos entre QuickBooks, diversas hojas de cálculo y herramientas de terceros, no puedes obtener una visión en tiempo real de las operaciones de tu empresa. Tu única opción es recopilar datos e información de esos sistemas dispares, lo cual no solo requiere mucho trabajo, sino que también es propenso a errores. Además, dependiendo de cómo analices los datos, estos pueden ofrecerte respuestas diferentes a las preguntas que te planteas.
El sistema ideal mantiene los datos actualizados y ofrece visibilidad e información en tiempo real sobre todos los aspectos de tus operaciones empresariales cotidianas. Pasar a un sistema más sólido puede optimizar tus procesos, de modo que puedas obtener, a partir de los datos, las respuestas a las preguntas clave que se te plantean.
7. La elaboración de previsiones, la elaboración de presupuestos y la presentación de informes dejan mucho que desear
Con QuickBooks, la elaboración de informes se limita a la agrupación estándar de datos, lo que restringe considerablemente la forma en que se pueden consultar, utilizar, analizar, visualizar y comunicar los datos. No es posible consolidar información estadística específica ni personalizar conjuntos de datos complejos. Además, estás limitado a 12 períodos fiscales: no existe la posibilidad de definir períodos de informe personalizados. Por otra parte, resulta difícil encontrar y extraer información relevante de los datos históricos, lo que a menudo convierte la elaboración de previsiones, la elaboración de presupuestos y la presentación de informes en meras conjeturas.
Para conseguir la flexibilidad en la elaboración de informes que deseas (¡y necesitas!) a medida que tu empresa crezca, te conviene contar con una solución que sea flexible y que ofrezca paneles interactivos, así como información empresarial de un solo vistazo.
8. Prepararse para las auditorías resulta caro y engorroso
Con QuickBooks, la facilidad de uso es una ventaja. Sin embargo, la falta de trazabilidad asociada a los usuarios (cualquier usuario) que realizan un cambio en una transacción puede convertirse en un verdadero problema a largo plazo. Sin un contexto histórico, identificar y corregir errores puede resultar casi imposible, lo que supone un desastre organizativo —y legal— en un sector altamente regulado. Además, prepararse para las auditorías resulta caro y engorroso, ya que tu equipo de contabilidad tiene que recurrir a hojas de cálculo para cumplir con las normas regulatorias y de cumplimiento en constante evolución.
Necesitarás una aplicación que cuente con registros de auditoría accesibles en todo momento, un historial que no se pueda borrar y una única fuente de datos fiable para que las auditorías no supongan un quebradero de cabeza.
9. No puedes ampliar ni migrar los datos a medida que creces
Con QuickBooks, la importación o exportación de datos se convierte en un proceso fragmentado que puede resultar complicado, propenso a errores y que requiere mucho tiempo.
Una mejor opción es utilizar un sistema diseñado pensando en la integración. Lo que necesitas es un software financiero que pueda acceder a los datos y compartirlos, así como comunicarse con otras aplicaciones de forma fluida y sin complicaciones. La escalabilidad es fundamental.
10. La imposibilidad de acceder al software desde cualquier lugar está causando problemas
Vivimos en un mundo móvil, con múltiples dispositivos y redes, pero QuickBooks por sí solo no te permite aprovecharlo. El acceso a QuickBooks en las propias instalaciones o a través de una red de área local te dejará por detrás de lo que pueden hacer tus competidores, y sus funciones móviles son limitadas. Con tus datos en hojas de cálculo y atrapados en aplicaciones de terceros, el acceso remoto supone un problema.
Te mereces un software que permita a tu organización hacer negocios en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Querrás poder acceder fácilmente a los datos relevantes cuando y donde los necesites.
11. No estás obteniendo un retorno de la inversión positivo
Un problema habitual de las soluciones básicas y de uso único, como QuickBooks, es que los complementos acaban saliendo muy caros. Y estamos hablando de mucho dinero, sobre todo si se suman las actualizaciones anuales, las soluciones personalizadas para solucionar las limitaciones y la tecnología necesaria para integrar estos sistemas.
Lo mejor es que busques una plataforma que funcione como una solución integral con una interfaz excelente, capaz de hacerlo todo para apoyar a tu empresa a medida que crece.
Un sistema ERP basado en la nube: el siguiente paso más allá de QuickBooks
Tu empresa no debería verse limitada por un sistema que restrinja lo que puedes recopilar, almacenar, procesar, vincular y catalogar. Y para garantizar que tus clientes, proveedores, socios y usuarios de todo el mundo reciban la atención necesaria, no deberías tener que limitar el crecimiento de tu negocio a las fronteras de un solo país.
No dejes que QuickBooks te frene. Es hora de encontrar una opción más potente, sólida, escalable y personalizable que se adapte a tu negocio, tanto ahora como en el futuro.
Con un sistema ERP completo, podrás sustituir los procesos manuales por la automatización, la falta de accesibilidad por la comodidad, los sistemas dispares por una fuente de datos centralizada y la rigidez por la flexibilidad. La transición a un sistema ERP permite a tu empresa optimizar los procesos, integrarse con otros sistemas y mantener la eficiencia a medida que creces.
Y si te preocupa que una plataforma ERP sea demasiado grande para tu empresa, no te preocupes. Los sistemas ERP actuales te permiten empezar poco a poco, con exactamente las funcionalidades y los módulos que necesitas, y ampliarla a medida que crezcas.
Si tu empresa ha superado las capacidades de QuickBooks, el siguiente paso es implantar un sistema ERP basado en la nube.
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