Vous avez peut-être commencé par utiliser QuickBooks comme logiciel de comptabilité d'entrée de gamme. Grâce à son prix abordable et à son interface relativement simple d'utilisation, ce logiciel est un choix très prisé par de nombreuses entreprises en phase de démarrage.
Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, vos besoins en matière de gestion financière évolueront eux aussi. Vous devrez peut-être commencer à trouver des moyens de pallier les lacunes de votre solution QuickBooks à l’aide de solutions manuelles ou d’autres applications tierces. Mais à terme, à mesure que votre entreprise continuera de se développer, vous serez confronté à des limites qui entraveront votre capacité à gérer votre comptabilité, votre tenue comptable et vos finances.
Votre entreprise a-t-elle dépassé les capacités de QuickBooks ? En restant attentif à quelques signes révélateurs, vous serez en mesure de déterminer quand vous serez prêt à passer à la prochaine étape en matière de logiciels de comptabilité et de gestion des stocks : un système de progiciel de gestion intégré (ERP) qui contribuera à la croissance de votre entreprise.
12 signes qui montrent que QuickBooks ne vous suffit plus
Si vous reconnaissez un ou plusieurs des signes suivants, cela signifie que QuickBooks empêche votre entreprise d'accéder à de nouveaux marchés, à de nouvelles opportunités et à une nouvelle croissance — et qu'il est temps de trouver une nouvelle solution.
1. Les processus manuels prennent beaucoup de temps, sont sources d'erreurs et nécessitent beaucoup de main-d'œuvre
Vous avez mis en place des processus manuels dans QuickBooks pour pallier ces difficultés, qu’il s’agisse de la clôture mensuelle, de la saisie des données ou de leur analyse. Ces processus manuels sont non seulement chronophages, mais aussi sources d’erreurs. De plus, comme votre équipe comptable passe son temps à rechercher et à saisir manuellement des données dans QuickBooks, elle ne peut pas se concentrer sur des analyses approfondies ni sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Même si l'automatisation permet de prendre en charge un large éventail de tâches manuelles répétitives, vous avez besoin d'un système qui ne repose pas sur des processus manuels, mais qui favorise au contraire l'automatisation afin de pouvoir évoluer au rythme de votre entreprise.
2. Vous utilisez trop de feuilles de calcul
QuickBooks limite l'accès des utilisateurs et impose une capacité de stockage définie. Pour vous assurer que votre équipe puisse accéder aux données essentielles de l'entreprise quand elle en a besoin, vous les stockez probablement dans différentes feuilles de calcul à titre de solution de contournement. Bien sûr, cela signifie que vos collaborateurs doivent passer du temps à rechercher les bonnes données (en espérant qu’il s’agisse de la version la plus récente et la plus précise). De plus, les feuilles de calcul présentent un risque de fraude et de corruption, sans parler de la facilité avec laquelle on peut commettre une erreur lors de la saisie ou de la mise à jour de données sous ce format.
Un système plus robuste et plus complet permettrait d'éviter d'avoir recours à autant de feuilles de calcul disparates et vulnérables, et doterait votre entreprise d'un processus plus rationalisé qui lui permettrait de fonctionner plus efficacement.
3. Les données et les processus sont répartis entre divers outils et systèmes disparates
Lorsque les entreprises atteignent les limites des capacités de QuickBooks, beaucoup se tournent vers des solutions tierces ou des applications complémentaires pour combler ces lacunes. Si vous avez investi dans des outils et des systèmes supplémentaires pour étendre votre configuration QuickBooks, vous avez peut-être constaté que ces systèmes comportent souvent leurs propres risques, tels que des erreurs de synchronisation des données ou des limitations fonctionnelles. Mais le véritable problème réside dans le fait que vos données et vos processus sont désormais dispersés entre des outils et des systèmes disparates. La situation peut très vite devenir chaotique.
La meilleure pratique consiste à s'appuyer sur une plateforme intégrée qui serve de source unique et fiable pour toutes les données de votre entreprise.
4. Vous avez atteint les limites de stockage des utilisateurs et de la base de données
QuickBooks impose des limites strictes quant au nombre de licences utilisateur et à l'espace de stockage disponible dans le cadre de votre abonnement. Si vous dépassez ces limites, vous risquez de subir des pannes du système, des coûts supplémentaires et d'autres problèmes pouvant survenir.
Lorsque votre entreprise est en pleine croissance, la dernière chose dont vous avez envie, c'est de vous demander si votre logiciel de gestion financière est capable de prendre en charge l'ajout d'un nouvel utilisateur ou la saisie de données supplémentaires. Vous aurez besoin d'un système conçu pour évoluer et s'adapter à la croissance de votre activité.
5. Vous ne pouvez pas personnaliser le système pour l'adapter à vos besoins
Dans le meilleur des cas, vous pouvez personnaliser votre système financier pour répondre à tous les besoins spécifiques de votre entreprise, n’est-ce pas ? Or, la structure des données et les fonctionnalités limitées de QuickBooks rendent extrêmement difficile (voire souvent impossible) la mise en place des configurations nécessaires pour créer le logiciel de vos rêves. Votre meilleur espoir est de trouver des applications tierces ou de mettre au point des solutions de contournement qui compensent le manque de flexibilité et de personnalisation du système.
Bien sûr, une autre option consiste à mettre en place un système entièrement configurable et conçu pour s'adapter à une entreprise en pleine croissance comme la vôtre.
6. Vous avez besoin d'une visibilité en temps réel
Vos données et vos processus étant dispersés entre QuickBooks, divers tableurs et des outils tiers, vous ne pouvez pas bénéficier d’une visibilité en temps réel sur vos opérations commerciales. Votre seule option consiste à rassembler les données et les informations issues de ces systèmes disparates, ce qui est non seulement fastidieux, mais aussi source d’erreurs. De plus, selon la manière dont vous traitez vos données, celles-ci peuvent vous fournir des réponses différentes aux questions que vous vous posez.
Le système idéal garantit l'actualité des données et offre une visibilité et des analyses en temps réel sur tous les aspects de vos opérations quotidiennes. Le passage à un système plus performant peut rationaliser vos processus, vous permettant ainsi d'obtenir, grâce aux données, les réponses aux questions cruciales qui se posent.
7. Les prévisions, la budgétisation et le reporting laissent à désirer
Avec QuickBooks, le reporting se limite à un regroupement standard des données, ce qui restreint considérablement la manière dont vos données peuvent être consultées, utilisées, analysées, visualisées et communiquées. Vous ne pouvez pas regrouper des informations statistiques spécifiques ni personnaliser des ensembles de données complexes. Vous êtes également limité à 12 exercices comptables : il n’est pas possible de définir des périodes de reporting personnalisées. De plus, il est difficile d’extraire des informations pertinentes à partir des données historiques, ce qui transforme souvent les prévisions, la budgétisation et le reporting en une simple affaire de conjectures.
Pour bénéficier de la souplesse en matière de reporting que vous souhaiterez (et dont vous aurez besoin !) à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez opter pour une solution flexible, proposant des tableaux de bord interactifs ainsi qu’une vue d’ensemble des informations stratégiques.
8. La préparation aux audits est coûteuse et fastidieuse
Avec QuickBooks, la simplicité d’utilisation est un atout. Cependant, l’absence de traçabilité liée aux utilisateurs (quel qu’ils soient) qui modifient une transaction peut devenir un véritable problème à long terme. Sans contexte historique, identifier et corriger les erreurs peut s’avérer presque impossible, ce qui constitue un désastre organisationnel — et juridique — dans un secteur hautement réglementé. De plus, la préparation aux audits est coûteuse et fastidieuse, votre équipe comptable devant s’appuyer sur des tableurs pour se conformer à des normes réglementaires et de conformité en constante évolution.
Pour que les audits soient moins compliqués, vous aurez besoin d'une application dotée de pistes d'audit accessibles à tous les niveaux, d'un historique complet qui ne puisse pas être supprimé et d'une source unique et fiable de données.
9. Vous ne pouvez pas faire évoluer et migrer vos données à mesure que votre entreprise se développe
Avec QuickBooks, l'importation ou l'exportation de données devient un processus fragmenté qui peut s'avérer compliqué, source d'erreurs et chronophage.
Une meilleure solution consiste à opter pour un système conçu dès le départ dans une optique d'intégration. Il vous faut un logiciel de gestion financière capable d'accéder aux données, de les partager et de communiquer avec d'autres applications de manière fluide et sans heurts. L'évolutivité est essentielle.
10. Le fait de ne pas pouvoir accéder aux logiciels lorsque vous êtes en déplacement pose des problèmes
Nous vivons dans un monde mobile, où les appareils et les réseaux se multiplient, mais QuickBooks ne vous permettra pas à lui seul d’y faire face. L’accès à QuickBooks sur site ou via un réseau local vous fera prendre du retard par rapport à ce que vos concurrents sont capables de faire, et ses fonctionnalités mobiles sont limitées. Vos données étant stockées dans des tableurs et bloquées dans des applications tierces, l’accessibilité à distance pose problème.
Vous méritez un logiciel qui permette à votre entreprise d'exercer ses activités partout, à tout moment et depuis n'importe quel appareil. Vous souhaitez pouvoir accéder facilement aux données pertinentes quand et où vous en avez besoin.
11. Vous n'obtenez pas de retour sur investissement positif
L'un des problèmes courants liés aux solutions basiques et monofonctionnelles telles que QuickBooks réside dans le fait que les modules complémentaires finissent par représenter un coût considérable. Et ce coût est vraiment élevé, surtout si l'on ajoute à cela les mises à jour annuelles, les solutions de contournement sur mesure pour pallier les limites du logiciel et la technologie nécessaire à l'intégration de ces systèmes.
Le mieux est de trouver une plateforme qui offre une solution unique et intégrée, capable de tout gérer pour accompagner votre entreprise dans sa croissance.
Un système ERP basé sur le cloud : la prochaine étape après QuickBooks
Votre entreprise ne devrait pas être freinée par un système qui restreint vos capacités à collecter, stocker, traiter, relier et cataloguer des données. Et pour garantir un accompagnement optimal à vos clients, fournisseurs, partenaires et utilisateurs partout dans le monde, vous ne devriez pas avoir à limiter la croissance de votre entreprise aux frontières d’un seul pays.
Ne laissez pas QuickBooks vous freiner. Il est temps de trouver une solution plus performante, plus robuste, plus évolutive et plus personnalisable, qui réponde aux besoins de votre entreprise, aujourd’hui comme demain.
Grâce à un système ERP complet, vous pouvez abandonner les processus manuels au profit de l'automatisation, remplacer la complexité par la simplicité, troquer les systèmes disparates contre une source de données centralisée et troquer la rigidité contre la flexibilité. Le passage à un ERP permet à votre entreprise de rationaliser ses processus, de s'intégrer à d'autres systèmes et de maintenir son efficacité à mesure qu'elle se développe.
Et si vous craignez qu'une plateforme ERP soit trop complexe pour votre entreprise, ne vous inquiétez pas. Les systèmes ERP actuels vous permettent de commencer modestement, avec exactement les fonctionnalités et les modules dont vous avez besoin, puis d'évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
Si QuickBooks ne suffit plus aux besoins de votre entreprise, la prochaine étape consiste à mettre en place un système ERP basé sur le cloud.
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