As operações modernas nos armazéns são muito dinâmicas e propensas a erros humanos. Felizmente, a tecnologia desempenha hoje um papel fundamental na redução de erros, no aumento da eficiência e na melhoria drástica da eficácia da gestão dos armazéns.
Uma ferramenta especialmente útil é um sistema de gestão de armazéns (WMS), concebido para agilizar e otimizar o processo de gestão de armazéns, bem como para automatizar muitos processos.
Compreender os Sistemas de Gestão de Armazéns
À medida que o seu negócio cresce, a gestão do armazém e do inventário torna-se mais complexa. Desde pequenas empresas até grandes empresas de comércio eletrónico, a implementação de um sistema de gestão de armazéns mais robusto é essencial para gerir e otimizar as operações.
Uma ferramenta WMS apoia as empresas em todos os aspetos da gestão de armazéns, incluindo o acompanhamento do inventário, o processamento de encomendas, a gestão de devoluções, o envio de remessas, o acompanhamento das mesmas e muito mais. Com atualizações em tempo real e maior visibilidade, a direção e as partes interessadas podem criar relatórios, identificar ineficiências, avaliar o desempenho e tomar decisões empresariais informadas.
Atualmente, existe uma vasta gama de produtos WMS disponíveis no mercado, pelo que a escolha do melhor sistema de gestão de armazéns para a sua operação requer uma avaliação cuidadosa de todas as suas opções. Se procura uma solução de gestão de armazéns para a sua operação de logística ou gestão da cadeia de abastecimento, nós temos a solução ideal para si.
Como escolher um sistema de gestão de armazéns: 8 passos a seguir
Embora um bom WMS ofereça uma série de vantagens para uma empresa, trata-se também de um compromisso financeiro; por isso, é importante dedicar tempo e recursos à procura da solução de software mais adequada às suas necessidades específicas. Siga estes passos para encontrar e selecionar o melhor sistema de gestão de armazéns para a sua organização.
1. Constituir uma equipa de seleção e implementação do WMS
Todo o processo de seleção de um WMS deve ser conduzido por uma equipa dedicada — idealmente, a mesma equipa que será responsável também pelo processo de implementação do WMS.
Encontre um responsável pelo projeto com conhecimentos sobre operações de armazém para ajudar a orientar o processo. Além disso, solicite à direção que nomeie, pelo menos, uma pessoa na equipa responsável pela coordenação com os decisores, de modo a garantir que o WMS esteja alinhado com os requisitos mais amplos da organização.
2. Identifique as suas necessidades em termos de WMS
A última coisa que deve fazer é lançar-se de cabeça na procura de um WMS. O que funciona para uma empresa pode não ser a melhor opção para a sua, por isso também não deve limitar-se a escolher o software que os seus concorrentes utilizam.
Em vez disso, identifique os seus requisitos internos para o WMS — exatamente o que precisa que o sistema lhe proporcione. São essas necessidades que constituirão a base da sua pesquisa.
3. Defina o seu orçamento
Qual é o teu orçamento?
Crie e obtenha aprovação para um orçamento antes de procurar um WMS. Para estabelecer um valor de referência, pesquise online os principais fornecedores de WMS e analise os custos, incluindo as funcionalidades de que necessita para o seu software.
4. Elaborar um pedido de propostas detalhado e analisar as respostas dos fornecedores
Depois de ter reduzido a sua lista de potenciais fornecedores, redija um pedido de proposta (RFP) detalhado. Inclua os seus requisitos de software e solicite informações sobre preços, a metodologia do fornecedor, os pormenores do contrato e uma lista de referências.
5. Pesquisar fornecedores de WMS e elaborar uma lista restrita
Com base no seu orçamento e na lista de requisitos internos do WMS, faça uma pesquisa preliminar sobre cinco ou seis fornecedores de WMS. Consulte sites de avaliações, leia estudos de caso e mantenha uma conversa inicial com os fornecedores, na qual lhes peça informações sobre o apoio ao cliente e avalie em que medida estão em sintonia com as necessidades da sua empresa.
Com base nesta pesquisa, elabore uma lista restrita de quatro ou cinco fornecedores sobre os quais pretenda obter informações mais detalhadas.
6. Selecionar os finalistas e agendar as demonstrações
Quando receber as respostas ao seu pedido de proposta, escolha os dois ou três fornecedores de WMS que melhor se adequarem às suas necessidades. Chegou a altura de marcar demonstrações do software com cada um dos potenciais fornecedores.
Antes de cada demonstração, elabore uma lista de perguntas e das funcionalidades que pretende ver. Envie essa lista ao fornecedor com antecedência, para que este se certifique de abordar tudo o que pretende saber.
Com base nas demonstrações do software, nas informações das referências e nos preços finais, selecione o fornecedor de WMS que melhor se adequa às operações do seu armazém.
7. Referências de contacto
Com uma lista de referências em mãos, poderá ter uma ideia mais clara de como é trabalhar com o fornecedor do WMS. Contacte cada uma das referências e, se possível, faça visitas ao local. Faça perguntas sobre o processo de instalação e implementação, se o projeto foi concluído dentro do prazo e do orçamento, e se estão a alcançar os objetivos que se propuseram com o novo WMS.
Além disso, considere analisar referências que não tenham sido fornecidas pelo fornecedor. Procure empresas que sejam utilizadoras conhecidas do WMS e faça-lhes as mesmas perguntas.
8. Realizar uma análise jurídica do contrato antes da assinatura
Não assine na linha pontilhada antes de os seus consultores jurídicos terem analisado os contratos. Os acordos de assistência, as licenças de utilizador, as licenças de software de terceiros e outros documentos têm de ser submetidos a uma análise jurídica e receber a aprovação das partes interessadas antes de se avançar com o contrato.
O que ter em conta ao escolher o melhor sistema de gestão de armazéns: 10 fatores-chave a considerar
A escolha do WMS adequado para a sua organização é uma decisão importante que terá um impacto significativo na eficiência, produtividade e rentabilidade das operações do seu armazém. A sua decisão será orientada por vários critérios, incluindo as funcionalidades do software, o seu orçamento, a dimensão das suas operações e outros aspetos.
Eis alguns dos principais fatores que deve ter em conta ao procurar um sistema de gestão de armazéns.
1. Funcionalidades do software
Cada WMS tem as suas próprias funcionalidades específicas — e cada armazém tem os seus requisitos únicos. Desde o tipo de produto e o número de linhas de encomenda até à automatização, rastreabilidade e coordenação entre várias instalações, pode adaptar o sistema para satisfazer as suas necessidades de logística e gestão da cadeia de abastecimento.
É essencial escolher um WMS com funcionalidades que satisfaçam as suas necessidades atuais e que sejam capazes de se adaptar às exigências do seu negócio.
2. Flexibilidade e opções de personalização
Um WMS pode ser configurado de acordo com as necessidades específicas do seu negócio. Ao mesmo tempo, um sistema de gestão de armazéns deve também ser suficientemente flexível para apoiar as suas operações, mesmo à medida que a sua empresa cresce e evolui. Procure um WMS que seja simultaneamente configurável e flexível, para que possa responder às suas necessidades atuais e adaptar-se às futuras.
3. Escalabilidade
Se diversificar o seu portfólio de produtos, receber mais encomendas ou expandir para mais armazéns, o seu WMS estará à altura do desafio?
O WMS que escolher deve ser escalável, para que consiga dar resposta às necessidades empresariais em constante evolução. Vai precisar de margem para crescer. É por isso que é importante encontrar um WMS capaz de acompanhar as futuras mudanças na empresa.
4. Interface do utilizador
Tal como qualquer outro software, um WMS deve ser simples, intuitivo e fácil de utilizar. Qualquer colaborador do armazém deve ser capaz de utilizar o sistema — incluindo os colaboradores sazonais e temporários, que precisam de se familiarizar rapidamente com o sistema. Quanto mais simples, otimizada e intuitiva for a interface de utilizador do WMS, mais fácil será para os colaboradores aprenderem a utilizá-lo.
5. Capacidade de integração com outras ferramentas
O seu WMS deve ser capaz de se integrar perfeitamente com outras ferramentas, especialmente com o seu sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP), bem como suportar protocolos de troca de dados com um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI). A integração destas ferramentas é essencial para manter a visibilidade em tempo real, fornecer dados precisos e otimizar as operações do armazém.
6. Acompanhamento, relatórios e análises em tempo real
Um WMS moderno deve ser capaz de monitorizar e fornecer dados precisos e atualizados sobre as operações do armazém, incluindo níveis de stock, eficiência, produtividade, estado das encomendas e muito mais. Com estes dados, o WMS pode gerar relatórios personalizáveis e partilhar painéis de controlo abrangentes que melhoram a visibilidade, apoiam a tomada de decisões em tempo real e proporcionam uma análise de dados de ponta.
7. Modelo de preços e opções de alojamento
Qual é o modelo de preços do WMS? O pagamento é feito através de uma licença ou de uma subscrição mensal? A adequação do WMS ao seu orçamento é um fator importante a ter em conta.
Onde e como será alojado o WMS? Será que terá de suportar as despesas relacionadas com o alojamento e a manutenção contínua do fornecedor? Se as encomendas aumentarem durante a época alta, o sistema de alojamento terá capacidade para lidar com esse volume? É igualmente importante ter em conta as opções de alojamento — e as despesas a elas associadas — ao escolher o melhor sistema de gestão de armazéns.
8. Acessibilidade em dispositivos móveis
No ambiente atual, dominado pelos dispositivos móveis, dispor de um WMS acessível a partir de um dispositivo móvel constitui uma enorme vantagem para muitos gestores de armazém. Com um WMS otimizado para dispositivos móveis, é possível monitorizar, acompanhar e gerir as operações do armazém remotamente, a partir de um smartphone ou tablet. Se pretende poder acompanhar o armazém à distância, procure um WMS que possua funcionalidades remotas e/ou móveis.
9. Processo de implementação e apoio técnico contínuo
O processo de implementação do WMS tem um impacto direto na eficácia do sistema. O fornecedor deve ser capaz de lhe fornecer informações claras sobre o cronograma do projeto, as etapas-chave, os resultados esperados e as expectativas.
Além disso, é importante ter em conta o apoio técnico contínuo oferecido pelo fornecedor do WMS. É possível encaminhar problemas complexos para um nível superior? Existe alguma forma de dar prioridade aos pedidos de apoio? Uma boa infraestrutura de apoio técnico e de atendimento ao cliente facilitará a sua vida a longo prazo.
10. Reputação e estabilidade do fornecedor
Ao escolher um WMS, é importante ter em conta o próprio fornecedor. É provável que venha a estabelecer uma relação com o fornecedor do WMS, especialmente no que diz respeito ao apoio técnico, à hospedagem contínua e às atualizações de software.
O fornecedor é financeiramente estável? Tem boa reputação no setor? A reputação e a estabilidade do fornecedor são fatores essenciais a ter em conta na sua procura pelo melhor WMS.
4 dicas para encontrar o melhor sistema de gestão de armazéns
À medida que se dedica à procura do melhor WMS para a sua empresa e explora as várias opções, tenha estas dicas em mente.
1. Peça estatísticas reais e estudos de caso
Um fornecedor de WMS pode falar-lhe sobre poupança e aumento da eficiência, mas como é que isso se traduz na prática? Peça sempre detalhes concretos. Solicite estudos de caso e estatísticas que demonstrem como o produto deles teve um impacto direto nas operações de armazém dos clientes atuais.
2. Pense na relação com o fornecedor
A relação que mantém com o seu fornecedor de WMS é importante. Vai depender dele para uma série de necessidades, incluindo apoio técnico, formação, atualizações de software e assistência ao cliente contínua. Quando falar com fornecedores de WMS durante o processo de seleção, tenha em conta o seu nível de disponibilidade e disponibilidade para ajudar. A última coisa que quer é trabalhar com um fornecedor de WMS em quem não se pode confiar.
3. Compreender o custo total do sistema
Analise o custo total de qualquer sistema de gestão de armazém (WMS) que esteja a considerar. Existem vários fatores que contribuem para o custo global, incluindo despesas de implementação, taxas de manutenção e assistência técnica, e custos associados ao crescimento futuro. Verifique junto do fornecedor quais as despesas incluídas no orçamento inicial e quais os custos recorrentes com que deve contar.
4. Analise os custos do WMS em relação ao retorno do investimento (ROI)
A aquisição de um novo WMS é um investimento, pelo que é importante ponderar o custo inicial do sistema (mensal ou anual) em comparação com o potencial retorno do investimento (ROI). O WMS adequado pode proporcionar poupanças significativas, reduzindo erros, aumentando as receitas, automatizando tarefas repetitivas, libertando recursos e melhorando a eficiência.
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