Las operaciones actuales en los almacenes se caracterizan por su ritmo acelerado y son propensas a los errores humanos. Afortunadamente, la tecnología desempeña hoy en día un papel fundamental a la hora de reducir los errores, aumentar la eficiencia y mejorar drásticamente la eficacia de la gestión de los almacenes.
Una herramienta especialmente útil es un sistema de gestión de almacenes (WMS), diseñado para agilizar y optimizar el proceso de gestión del almacén, así como para automatizar muchos procesos.
Introducción a los sistemas de gestión de almacenes
A medida que tu negocio crece, la gestión del almacén y del inventario se vuelve más compleja. Tanto para las pequeñas empresas como para las grandes empresas de comercio electrónico, es fundamental implantar un sistema de gestión de almacenes más sólido para gestionar y optimizar las operaciones.
Una herramienta WMS ayuda a las empresas en todos los aspectos de la gestión de almacenes, incluyendo el seguimiento del inventario, la tramitación de pedidos, la gestión de devoluciones, la expedición de envíos, el seguimiento de los mismos y mucho más. Gracias a las actualizaciones en tiempo real y a una mayor visibilidad, la dirección y las partes interesadas pueden elaborar informes, detectar ineficiencias, evaluar el rendimiento y tomar decisiones empresariales fundamentadas.
Hoy en día existe una amplia gama de productos WMS disponibles en el mercado, por lo que elegir el mejor sistema de gestión de almacenes para tu negocio requiere una evaluación minuciosa de todas las opciones. Si estás buscando una solución de gestión de almacenes para tu negocio de logística o de gestión de la cadena de suministro, tenemos lo que necesitas.
Cómo elegir un sistema de gestión de almacenes: 8 pasos a seguir
Aunque un buen sistema de gestión de almacenes (WMS) ofrece numerosas ventajas a una empresa, también supone un compromiso económico, por lo que es importante dedicar tiempo y recursos a encontrar la solución de software más adecuada a tus necesidades específicas. Sigue estos pasos para encontrar y seleccionar el mejor sistema de gestión de almacenes para tu organización.
1. Crear un equipo de selección e implantación del sistema de gestión de almacenes (WMS)
Todo el proceso de selección de un sistema de gestión de almacenes (WMS) debería estar a cargo de un equipo específico; lo ideal sería que fuera el mismo equipo que se encargará también del proceso de implantación del WMS.
Busca un responsable de proyecto con conocimientos sobre operaciones de almacén que pueda aportar su experiencia al proceso. Además, solicita a la dirección que designe al menos a una persona del equipo que se encargue de coordinarse con los responsables de la toma de decisiones para garantizar que el sistema de gestión de almacenes (WMS) se ajuste a los requisitos generales de la organización.
2. Identifica tus necesidades en materia de WMS
Lo último que debes hacer es lanzarte de cabeza a la búsqueda de un sistema de gestión de almacenes (WMS). Lo que funciona para una empresa puede que no sea la mejor opción para la tuya, por lo que tampoco debes limitarte a elegir el software que utilicen tus competidores.
En su lugar, identifica tus requisitos internos para el SGA: exactamente lo que necesitas que te ofrezca el sistema. Son estas necesidades las que constituirán la base de tu búsqueda.
3. Define tu presupuesto
¿Cuál es tu presupuesto?
Elabora un presupuesto y obtén la aprobación correspondiente antes de adquirir un sistema de gestión de almacenes (WMS). Para establecer una cifra de referencia, consulta en Internet los proveedores de WMS más populares y analiza los costes, incluyendo las funciones que necesitas para tu software.
4. Redactar una solicitud de propuestas detallada y analizar las respuestas de los proveedores
Una vez que hayas reducido la lista de posibles proveedores, redacta una solicitud de propuesta (RFP) detallada. Incluye tus requisitos de software y solicita información sobre los precios, la metodología del proveedor, los detalles del contrato y una lista de referencias.
5. Investigar proveedores de sistemas de gestión de almacenes (WMS) y elaborar una lista de candidatos preseleccionados
En función de tu presupuesto y de la lista de requisitos internos del sistema de gestión de almacenes (WMS), realiza una investigación preliminar sobre cinco o seis proveedores de WMS. Consulta sitios web de opiniones, lee casos prácticos y mantén una conversación inicial con los proveedores en la que les pidas información sobre su servicio de atención al cliente y te hagas una idea de hasta qué punto están en sintonía con las necesidades de tu empresa.
A partir de esta investigación, elabora una lista breve de cuatro o cinco proveedores de los que quieras obtener información más detallada.
6. Seleccionar a los finalistas y programar las demostraciones
Cuando recibas las respuestas a tu solicitud de propuestas, elige los dos o tres proveedores de sistemas de gestión de almacenes (WMS) que mejor se adapten a tus necesidades. Ahora es el momento de concertar citas para ver demostraciones del software con cada uno de los posibles proveedores.
Antes de cada demostración, elabora una lista con las preguntas y las funcionalidades que quieres ver. Envía esta lista al proveedor con antelación para que se asegure de abordar todo lo que quieres saber.
Teniendo en cuenta las demostraciones del software, la información de las referencias y los precios definitivos, elige el proveedor de WMS que mejor se adapte a las necesidades de tu almacén.
7. Referencias de contacto
Con una lista de referencias a mano, podrás hacerte una idea más clara de cómo es trabajar con el proveedor del sistema de gestión de almacenes (WMS). Llama a cada uno de los contactos de referencia y, si es posible, realiza visitas in situ. Haz preguntas sobre el proceso de instalación y puesta en marcha, si el proyecto se completó a tiempo y dentro del presupuesto, y si están consiguiendo los objetivos que se propusieron con su nuevo WMS.
Además, plantéate consultar referencias que no haya facilitado el proveedor. Busca empresas que sean usuarias conocidas del sistema de gestión de almacenes (WMS) y hazles las mismas preguntas.
8. Realizar una revisión jurídica del contrato antes de firmarlo
No firmes en la línea punteada antes de que tu asesor jurídico revise los contratos. Los acuerdos de asistencia técnica, las licencias de usuario, las licencias de software de terceros y otros documentos deben someterse a una revisión jurídica y recibir la aprobación de las partes interesadas antes de seguir adelante con el contrato.
Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir el mejor sistema de gestión de almacenes: 10 factores clave a tener en cuenta
Elegir el sistema de gestión de almacenes (WMS) adecuado para tu organización es una decisión importante que influirá de manera significativa en la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de las operaciones de tu almacén. Tu decisión vendrá determinada por diversos criterios, entre los que se incluyen las funciones del software, tu presupuesto, el tamaño de tu negocio y otros aspectos.
A continuación te indicamos algunos de los factores clave que debes tener en cuenta a la hora de buscar un sistema de gestión de almacenes.
1. Características del software
Cada sistema de gestión de almacenes (WMS) tiene sus propias características específicas, y cada almacén tiene sus propios requisitos particulares. Desde el tipo de producto y el número de líneas de pedido hasta la automatización, la trazabilidad y la coordinación entre varias sedes, puedes adaptar el sistema para que se ajuste a tus necesidades de logística y gestión de la cadena de suministro.
Es fundamental elegir un sistema de gestión de almacenes (WMS) que cuente con funciones que se adapten a tus necesidades actuales y que puedan evolucionar al ritmo de las exigencias de tu empresa.
2. Flexibilidad y opciones de personalización
Un sistema de gestión de almacenes (WMS) puede configurarse según las necesidades específicas de tu empresa. Al mismo tiempo, un sistema de gestión de almacenes también debe ser lo suficientemente flexible como para dar soporte a tus operaciones incluso a medida que tu empresa crece y evoluciona. Busca un WMS que sea a la vez configurable y flexible, de modo que pueda satisfacer tus necesidades actuales y adaptarse a las futuras.
3. Escalabilidad
Si diversificas tu cartera de productos, recibes más pedidos o amplías a nuevas ubicaciones de almacén, ¿estará tu sistema de gestión de almacenes (WMS) a la altura del reto?
El sistema de gestión de almacenes (WMS) que elijas debe ser escalable para poder adaptarse a los requisitos empresariales en constante evolución. Necesitarás margen para crecer. Por eso es importante encontrar un WMS que pueda seguir el ritmo de los futuros cambios en el negocio.
4. Interfaz de usuario
Al igual que cualquier otro programa informático, un SGA debe ser sencillo, intuitivo y fácil de usar. Cualquier empleado del almacén debe ser capaz de utilizar el sistema, incluidos los trabajadores temporales y de temporada, que deben poder familiarizarse con él rápidamente. Cuanto más sencilla, ágil e intuitiva sea la interfaz de usuario del SGA, más fácil resultará para los empleados aprender a utilizarlo y manejarlo.
5. Capacidad para integrarse con otras herramientas
Tu sistema de gestión de almacenes (WMS) debería poder integrarse a la perfección con otras herramientas, especialmente con tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), así como ser compatible con los protocolos de intercambio de datos de un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI). La integración de estas herramientas es fundamental para mantener la visibilidad en tiempo real, proporcionar datos precisos y optimizar las operaciones del almacén.
6. Seguimiento, informes y análisis en tiempo real
Un sistema de gestión de almacenes (WMS) moderno debe ser capaz de realizar un seguimiento y proporcionar datos precisos y actualizados sobre las operaciones del almacén, incluidos los niveles de existencias, la eficiencia, la productividad, el estado de los pedidos y mucho más. Con estos datos, el WMS puede generar informes personalizables y compartir paneles de control exhaustivos que mejoran la visibilidad, facilitan la toma de decisiones en tiempo real y ofrecen análisis de datos de vanguardia.
7. Modelo de precios y opciones de alojamiento
¿Cuál es el modelo de precios del WMS? ¿Se paga una licencia o una suscripción mensual? Es importante tener en cuenta si el WMS se ajusta a tu presupuesto.
¿Dónde y cómo se alojará el sistema de gestión de almacenes (WMS)? ¿Se espera que corras con los gastos relacionados con el alojamiento y el mantenimiento continuo del proveedor? Si los pedidos aumentan durante la temporada alta, ¿podrá el sistema de alojamiento gestionarlo? Las opciones de alojamiento —y los gastos asociados— también son aspectos importantes a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor sistema de gestión de almacenes.
8. Accesibilidad móvil
En el entorno actual, dominado por los dispositivos móviles, disponer de un sistema de gestión de almacenes (WMS) accesible desde un dispositivo móvil supone una gran ventaja para muchos responsables de almacén. Con un WMS optimizado para dispositivos móviles, puedes supervisar, realizar un seguimiento y gestionar las operaciones del almacén de forma remota desde un smartphone o una tableta. Si quieres poder vigilar el almacén a distancia, busca un WMS que cuente con funciones remotas y/o móviles.
9. Proceso de implementación y asistencia técnica continua
El proceso de implantación del sistema de gestión de almacenes (WMS) tiene un impacto directo en la eficacia del sistema. El proveedor debería poder facilitarte información clara sobre el calendario del proyecto, los hitos, los resultados previstos y las expectativas.
Además, es importante tener en cuenta el servicio de asistencia técnica continua que ofrece el proveedor del SGA. ¿Se pueden escalar los problemas complejos? ¿Hay alguna forma de priorizar las solicitudes de asistencia? Una buena infraestructura de asistencia técnica y de atención al cliente te facilitará la vida a largo plazo.
10. Reputación y estabilidad del proveedor
A la hora de elegir un sistema de gestión de almacenes (WMS), es importante tener en cuenta al propio proveedor. Es probable que establezcas una relación con el proveedor del WMS, sobre todo en lo que se refiere al soporte técnico, el alojamiento continuo y las actualizaciones de software.
¿Es el proveedor financieramente estable? ¿Goza de buena reputación en el sector? La reputación y la estabilidad del proveedor son factores esenciales que debes tener en cuenta a la hora de buscar el mejor sistema de gestión de almacenes (WMS).
4 consejos para encontrar el mejor sistema de gestión de almacenes
A medida que te adentras en la búsqueda del mejor sistema de gestión de almacenes (WMS) para tu empresa y analizas las distintas opciones, ten en cuenta estos consejos.
1. Pide estadísticas reales y casos prácticos
Un proveedor de sistemas de gestión de almacenes (WMS) puede hablarte de ahorrar dinero y aumentar la eficiencia, pero ¿cómo se traduce eso en la práctica? Pide siempre detalles concretos. Solicita casos prácticos y estadísticas que demuestren cómo su producto ha influido directamente en las operaciones de almacén de sus clientes actuales.
2. Reflexiona sobre la relación con el proveedor
La relación que mantienes con tu proveedor de WMS es importante. Dependerás de él para una serie de necesidades, entre las que se incluyen la asistencia técnica, la formación, las actualizaciones de software y la atención al cliente continua. Cuando hables con los proveedores de WMS durante el proceso de selección, ten en cuenta su capacidad de respuesta y su disposición a ayudar. Lo último que quieres es trabajar con un proveedor de WMS en el que no puedas confiar.
3. Comprender el coste total del sistema
Ten en cuenta el coste total de cualquier sistema de gestión de almacenes (WMS) que estés barajando. Hay diversos factores que influyen en el coste total, entre ellos los gastos de implantación, las cuotas de mantenimiento y asistencia técnica, y los costes asociados al crecimiento futuro. Consulta con el proveedor para confirmar qué gastos están incluidos en el presupuesto inicial y qué costes recurrentes debes tener en cuenta.
4. Analiza la relación entre el coste del sistema de gestión de almacenes (WMS) y el retorno de la inversión (ROI)
La adquisición de un nuevo sistema de gestión de almacenes (WMS) supone una inversión, por lo que es importante sopesar el coste inicial del sistema (mensual o anual) frente al posible retorno de la inversión (ROI). Un WMS adecuado puede generar un ahorro significativo de costes al reducir los errores, aumentar los ingresos, automatizar tareas repetitivas, liberar recursos y mejorar la eficiencia.
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