Depois de analisar os diferentestipos de sistemas de gestão de armazéns (WMS) disponíveis em e de encontrar oWMS que melhor se adequa à sua organizaçãoem , é altura de dar início ao processo de implementação.
A implementação de um WMS pode ser um desafio. Desde a elaboração do orçamento e o planeamento da gestão da mudança até à formação e à migração de dados, o processo requer uma preparação cuidadosa, caso pretenda que o WMS seja lançado sem problemas e se integre corretamente nas operações do seu armazém.
Não tente realizar este processo sozinho. Em vez disso, siga o nosso guia de implementação do WMS e a nossa lista de verificação para garantir que está preparado para o sucesso.
Desafios da implementação do WMS
As soluções WMS podem transformar o ambiente do seu armazém, assumindo o controlo do inventário, fornecendo atualizações em tempo real, otimizando o espaço nas prateleiras, reduzindo os custos operacionais e otimizando as atividades do seu armazém. No entanto, estes produtos apresentam um conjunto específico de desafios que tornam a sua implementação mais difícil do que a de outro software de cadeia de abastecimento.
Os armazéns são edifícios físicos, onde é necessário lidar com pessoas, stock e equipamento. Sincronizar estas operações do mundo real com software digital é uma tarefa difícil. Além disso, os ambientes de produção e distribuição apresentam frequentemente sistemas complexos, múltiplas áreas de processamento e fluxos de produtos que se sobrepõem, o que complica ainda mais a situação. O software WMS deve não só coordenar estes espaços físicos, mas também planear as operações complexas que estão intrinsecamente ligadas aos armazéns.
Lista de verificação para a implementação do WMS: 9 passos a seguir
Siga a nossa lista de verificação para a implementação do WMS para garantir que cumpre todas as etapas essenciais do processo de implementação e tira o máximo partido da sua nova solução WMS.
1. Criar um plano de projeto
Comece por ter uma visão global. Elabore um plano de projeto que inclua um cronograma de todo o processo de implementação do WMS, bem como os objetivos do projeto para orientar as decisões, a afetação de recursos para garantir que dispõe de tudo o que é necessário para levar a cabo o trabalho e indicadores que o ajudem a avaliar o sucesso do processo.
2. Forme a sua equipa de implementação
A implementação de um WMS requer uma equipa de pessoas que trabalhem em conjunto no projeto. A dimensão da sua equipa dependerá da sua empresa e do projeto, mas, em geral, será necessário preencher várias funções:
- Gestor de projeto
- Responsável pelas operações de armazém
- Administrador de bases de dados
- Membro da equipa de TI ou engenheiro
- Especialista em WMS
Além disso, considere as suas operações atuais no armazém. Dispõe de um processo manual? Se for esse o caso, não precisará de se preocupar com a integração do WMS com o seu software existente. Utiliza software empresarial, como uma plataforma de comércio eletrónico, uma soluçã e de planeamento de recursos empresariais (ERP) ou ferramentas de gestão de encomendas? Se for esse o caso, poderá ser necessário nomear alguém para gerir o processo de integração e garantir que os seus dados são transferidos corretamente para o WMS.
Também poderá precisar de ajuda extra quando chegar a altura de lançar o WMS, por isso pense em quem poderá ajudar quando estiver pronto para entrar em funcionamento.
3. Elaborar um plano de gestão da mudança organizacional
A implementação de um WMS na sua organização irá alterar significativamente as operações comerciais. É importante elaborar um plano que defina como lidar com essas alterações, bem como com quaisquer desafios que possam surgir durante o processo.
Crie um plano de gestão da mudança organizacional para ajudar os colaboradores, a liderança e outras partes interessadas a adaptarem-se ao WMS. Embora os pormenores dependam das necessidades específicas da sua empresa, o plano deve incluir vários elementos:
- Custos estimados de implementação
- Calendário de implementação
- Calendário de formação e opções para aprender a utilizar o sistema
- Plano de testes
- Descrição do processo de entrada em funcionamento
- Plano para avaliar o sucesso da implementação
Mantenha todos informados para que se mantenham a par do processo de implementação do WMS e percebam o valor que este sistema trará à organização.
4. Estimativa dos custos de implementação e do orçamento
Os custos de implementação de um WMS dependem de vários fatores, incluindo o tipo de software WMS que está a utilizar, o tipo de formação que ministra ao seu pessoal e a dimensão e natureza das operações do seu armazém.
Embora as despesas de manutenção sejam frequentemente (mas nem sempre) incluídas no preço de aquisição inicial do WMS, a instalação e a implementação implicam, normalmente, custos adicionais. A instalação no local é mais dispendiosa, mas o software WMS remoto baseado na nuvem pode ser instalado à distância, o que pode reduzir os custos. Os custos de formação também variam, sendo que a formação digital, prática e híbrida têm, todas, preços diferentes.
Faça uma estimativa destes custos de implementação do WMS e elabore um orçamento, prevendo alguma flexibilidade caso surjam custos inesperados antes, durante ou após o lançamento do sistema.
5. Fazer cópias de segurança e migrar dados do armazém
A precisão e a segurança dos dados são de importância crucial para o processo de implementação do WMS.
Antes de migrar os seus dados para o WMS, deve certificar-se de que estão corretos e de que existe uma cópia de segurança. Crie uma cópia de segurança dos dados existentes relativos ao armazém e aos clientes para utilizar durante a implementação, bem como uma cópia de segurança separada, localizada num suporte diferente, para o caso de ocorrerem perdas ou danos durante a migração.
O administrador da base de dados, a equipa de TI e/ou o especialista em integração devem ser responsáveis pela criação de cópias de segurança e pela migração dos dados, garantindo que não se verifique qualquer perda de dados durante a transição e definindo novas regras de formatação dos dados para que o novo WMS funcione sem problemas.
6. Formar os utilizadores do WMS
Os funcionários do seu armazém, o pessoal do departamento de faturação, os gestores de contas e outros colaboradores irão utilizar o WMS, pelo que é necessário que recebam formação sobre o funcionamento do novo sistema. A formação de todos os colaboradores envolvidos poderá demorar vários dias, especialmente se alguns deles trabalharem por turnos.
Esta sessão de formação não só irá mostrar à sua equipa como interagir com o WMS, como também lhes proporcionará a oportunidade de colocar questões na prática.
O seu fornecedor de WMS pode disponibilizar formação presencial, formação digital ou opções de formação híbrida, ou ainda uma combinação de diferentes métodos de formação. Muitas empresas oferecem cursos, materiais de formação ou aulas personalizadas para responder às necessidades da sua equipa.
Dê formação aos utilizadores do WMS para que estejam prontos a começar a trabalhar assim que o novo sistema estiver operacional.
7. Preparar-se para o lançamento
Elabore um plano de entrada em funcionamento, que poderá incluir várias tarefas de última hora:
- Entrar em contacto com a direção e as partes interessadas para se certificar de que estão prontas para o lançamento
- Verifique se os dados foram migrados com sucesso e se as suas cópias de segurança estão protegidas
- Realizar um teste do WMS com um subconjunto de dados para garantir que está a funcionar corretamente
- Certifique-se de que os membros relevantes da equipa concluíram a formação sobre o WMS
- Teste a sua rede para se certificar de que esta suporta a utilização do novo software
- Programe a presença de membros adicionais da equipa durante o lançamento
- Anuncie a data e a hora do lançamento para que todos os colaboradores fiquem a par da situação
- Confirme a lista de métricas e indicadores-chave de desempenho (KPI) que irá medir para determinar o sucesso da implementação
Quando a sua equipa tiver concluído as etapas pré-lançamento, é altura de entrar em funcionamento.
8. Entrar em funcionamento
Quando iniciar o WMS na hora pré-definida, peça imediatamente à sua equipa de implementação para começar a monitorizar o andamento do sistema. É provável que surjam obstáculos, etapas em falta, erros ou questões que tenha de resolver em tempo real, mas o objetivo é manter o WMS em funcionamento enquanto resolve os problemas e otimiza os fluxos de trabalho.
A sua equipa de TI e o administrador da base de dados devem verificar a qualidade dos dados e garantir que o WMS está a processar corretamente as novas encomendas. O responsável pelas operações do armazém deve estar atento às áreas em que o desempenho do pessoal está a ser prejudicado, a fim de identificar eventuais obstáculos no sistema.
9. Analisar o processo de implementação do WMS
Depois de o WMS estar em funcionamento, poderá analisar o processo de implementação do WMS.
As operações de armazém estão mais eficientes? Conseguiu reduzir custos ou poupar tempo? As encomendas estão mais precisas e as atualizações da base de dados são mais fiáveis? Analise as métricas e os KPIs que definiu para verificar se atingiu os objetivos do projeto.
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