La misión de TEC es aportar conocimientos especializados sobre el sector del software empresarial a través del liderazgo intelectual, los datos y la consultoría. [TEC] invitó recientemente a otros expertos del sector a compartir sus opiniones sobre el panorama del software de planificación de recursos empresariales (ERP). El objetivo era recopilar una muestra representativa de puntos de vista que ayudara a las empresas de todos los tamaños a tomar decisiones fundamentadas sobre el software ERP. A continuación se presentan algunos aspectos destacados, junto con un enlace al informe completo.
Los principales errores en la selección e implantación de un ERP y cómo evitarlos
Los errores en la planificación de recursos empresariales (ERP) acaparan los titulares; de hecho, los famosos tropiezos en los que se han visto envueltas grandes marcas son ya legendarios en la comunidad ERP. Queríamos averiguar cuáles son las razones más comunes por las que fracasan los proyectos de software ERP —ya sea en la fase de selección del software, durante la implementación o en cualquier otra etapa— y descubrir cómo lograr el éxito.
En primer lugar, pedimos a los participantes en nuestra encuesta que señalaran las tres razones más habituales por las que los proyectos de ERP se topan con dificultades en la fase de selección del software.
Un porcentaje considerable, el 80 % de los expertos, señaló que garantizar la adecuación de la solución a las necesidades empresariales es un factor común que las empresas suelen pasar por alto a la hora de elegir una solución frente a otra. A primera vista, esto puede parecer sorprendente: la adecuación funcional debería ser la base de cualquier lista de candidatos preseleccionados. Sin embargo, tal y como dejaron claro los encuestados en sus comentarios —y esto coincide con nuestra experiencia en TEC—, hay dos factores que a menudo interfieren en una evaluación funcional adecuada: la preocupación por el precio y la recopilación insuficiente de requisitos antes de evaluar las soluciones de software.
Aunque toda empresa debe mantener sus gastos dentro de los límites previstos, no conviene dejar que las preocupaciones sobre los precios eclipsen un análisis y una búsqueda exhaustivos. Incluso si una empresa descubre que el software de sus sueños está fuera de su alcance desde el punto de vista económico, habrá aprendido qué es lo que se ajusta a sus necesidades y quizá pueda encontrar en otro lugar un paquete similar a un precio más bajo. (Consulta nuestro artículo sobre la elaboración de presupuestos para sistemas ERP.)
No profundizar lo suficiente en la recopilación de requisitos antes de empezar a evaluar soluciones puede dar lugar a un resultado habitual: un sistema de software que solo se adapta parcialmente. La prisa por avanzar puede impedir una comprensión completa de tus procesos de negocio y hacer que se pasen por alto algunos de los requisitos funcionales más concretos. Aunque pueda resultar tedioso, es esencial trazar un mapa detallado de tus procesos de negocio antes de dar por cerrada la lista de requisitos.
En la misma línea, casi el 70 % señaló el error que cometen las organizaciones al no incluir a los usuarios en la decisión final sobre qué sistema ERP es el más adecuado. Los usuarios suelen conocer las operaciones empresariales fundamentales mejor que el personal de TI y los altos directivos, por lo que excluirlos del trabajo de recopilación de requisitos o de las demostraciones de software, o impedirles participar de cualquier otra forma en la decisión final, es una receta para el desastre.
¿Puntos clave?
- El éxito en la implantación de un ERP: no es cuestión de TI
- Gestión del cambio y participación de los usuarios: fundamentales en todas las fases
- Leer más
Personalización de software frente a adaptación de los procesos empresariales
Un paso importante antes de comenzar a implantar una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) es evaluar en qué medida tu empresa está preparada para el nuevo sistema.
Preguntamos a los participantes en qué medida estaban de acuerdo con la siguiente afirmación: «Las organizaciones deberían adaptar su software ERP a sus necesidades específicas, en lugar de modificar de forma significativa sus procesos empresariales para ajustarlos al software».
Los encuestados se mostraron divididos prácticamente a partes iguales en esta cuestión, pero de la mitad que se mostró de acuerdo, la mayoría aportó comentarios de cautela. Como escribió Branislav Djurkovic, director ejecutivo de Apollo: «En la mayoría de los casos, en realidad no tienen “necesidades específicas”, sino más bien viejos hábitos. Las personalizaciones aumentan los costes, ralentizan las implementaciones y limitan la capacidad de la empresa para aprovechar las mejoras del producto».
Ned Lilly, director ejecutivo de xTuple, señaló:
«Es fácil caer en la trampa de la personalización excesiva... Las implementaciones más exitosas se basan en procesos y metodologías estándar, y solo introducen modificaciones cuando no es posible satisfacer las necesidades de la empresa de otra manera».
¿Puntos clave?
- Una de las razones estratégicas para implantar un sistema ERP es aprovechar las mejores prácticas que este permite, y esto solo se puede lograr cambiando las viejas formas de hacer las cosas.
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