El hecho de que estés planteándote la adquisición de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) probablemente se deba a una de estas dos situaciones:
- Tu empresa ha superado el alcance que tu software actual puede abarcar, o
- Tu organización ya es bastante grande, pero se ha tenido que conformar con soluciones informáticas improvisadas. En ambas situaciones, es probable que te enfrentes a varios sistemas de software independientes que no se comunican entre sí y que limitan la visibilidad global de las necesidades empresariales de la organización.
Estás buscando una forma sencilla y optimizada de reunir la mayor parte de tus capacidades de software en un único paquete, implementado y mantenido por un único proveedor. Una vez que tomas la decisión de implementar un ERP, la tarea de establecer un presupuesto puede resultar un tanto abrumadora. Pero no tiene por qué serlo.
A pesar de su gran envergadura, el proceso de establecer un presupuesto para la adquisición de un sistema ERP es similar al de cualquier otra compra. Tendrás que hacer un balance de todos los departamentos que abarcará el sistema ERP —producción, recursos humanos, contabilidad, operaciones, cadena de suministro, finanzas, nóminas—, pero luego desglosarlo todo en pasos manejables.
Tres aspectos clave a tener en cuenta en tu presupuesto para el ERP
1. Aspectos técnicos
Cuando pensamos en los costes técnicos, tenemos en cuenta aspectos como el software, el hardware, la base de datos, el sistema operativo, las interfaces, las personalizaciones, la validación del sistema (si tu sector está regulado), la red y las comunicaciones técnicas, el alojamiento web, así como el mantenimiento y la asistencia técnica. Realiza una encuesta entre tus equipos técnicos para conocer los tipos de software y hardware que utilizan actualmente, y documenta toda la información en una hoja de cálculo o un archivo central.
2. Migración de datos
Al igual que ocurre con muchas iniciativas de gran envergadura, hay algunos costes que es fácil pasar por alto. En el caso de la migración de datos, es importante no subestimar los costes relacionados con la extracción de los sistemas heredados, la limpieza y la precisión de los datos, y su introducción en el nuevo sistema. Consulta a tus equipos de TI para obtener detalles sobre los costes de software y hardware, así como sobre los costes de mano de obra y cualquier coste oculto en el que incurras al desviar a desarrolladores y técnicos de otras tareas críticas para el negocio.
3. Recursos Humanos
Es comprensible que los costes relacionados con la mano de obra sean menos evidentes, pero es importante planificar tanto el apoyo interno como el externo necesarios para la selección del ERP y su implantación. A la hora de calcular el coste total de los recursos humanos, hay que tener en cuenta prioridades como la formación, las pruebas, la gestión de proyectos, la gestión del cambio, la posible contratación de personal temporal y el apoyo de proveedores externos.
Una vez que hayas analizado detenidamente cada uno de estos factores y hayas comprendido que puede haber costes ocultos asociados a cada uno de ellos, el proceso de establecer tu presupuesto te resultará más claro.
4 pasos fundamentales para calcular los costes de tu presupuesto de ERP
1. Justificar la compra
Entre las numerosas razones para implantar un nuevo sistema ERP se encuentra la oportunidad de aumentar la productividad, mejorar la inteligencia empresarial, acelerar el ciclo «del pedido al cobro» y reducir los costes de personal. Para poder vender estas ventajas, necesitarás contar con una proyección sólida del retorno de la inversión (ROI).
Saca las hojas de cálculo en las que calculaste las inversiones de cada departamento para el traslado. A continuación, utiliza una herramienta de inteligencia empresarial o módulos de generación de informes para realizar proyecciones a partir de tus datos actuales. Si tus equipos de fabricación redujeran en una hora el tiempo de producción de cada producto, ¿cuánto te ahorrarías en total? Si se redujera tu inventario en toda la cadena de suministro, ¿cuánto te ahorrarías cada año en costes adicionales de almacenamiento y envío? Incorpora estas proyecciones a tu hoja de cálculo de presupuestación.
2. Encuentra tu modelo de precios óptimo
Este es un ámbito en el que es fundamental que prestes atención a lo que realmente tiene sentido para tu negocio. La respuesta varía en función de cada empresa y cada sector. Cada proveedor de ERP tendrá sus propios modelos de precios y opciones, pero estos son los dos más habituales.
Licencias perpetuas
Esto permite a su empresa alojar el software en sus propios servidores, en sus propias instalaciones. Puede ser una opción ideal para las grandes empresas, pero para las pequeñas y medianas empresas puede resultar difícil de gestionar si no se dispone de la infraestructura necesaria. Las licencias perpetuas están disponibles tanto para las soluciones en la nube como para las locales.
Licencias por suscripción (SaaS)
Este modelo de costes está disponible para instalaciones en la nube y es más habitual entre las pequeñas empresas que desean dar el salto a una solución empresarial, o aquellas que necesitan mayor flexibilidad y un menor coste inicial. No es necesario invertir en infraestructura ni pagar cuotas de licencia por adelantado. Las cuotas de suscripción se basan en el número de usuarios, el volumen de transacciones o los ingresos anuales.
3. Elige (solo) las funciones que vayas a necesitar
Una vez que empieces a analizar todas las funciones disponibles de un nuevo sistema ERP, muchas de ellas te parecerán muy atractivas, pero recuerda que cada una de ellas conlleva un coste adicional. Ten cuidado de que no te convenzan para adquirir funciones que nunca vas a utilizar. Elige solo aquellas que sean imprescindibles y que necesites de inmediato, como la fabricación, la contabilidad y la gestión de inventario, así como aquellas que preveas que necesitarás en el futuro debido al crecimiento previsto y cuya incorporación posterior podría resultar costosa.
4. Calcular los costes de instalación
La elección entre un modelo local o en la nube determinará en gran medida los costes de instalación. Tras evaluar tu infraestructura para comprobar si es capaz de alojar el software y calcular los costes de ampliación, o bien decidirte por un sistema basado en la nube, deberás solicitar información (RFI) a tus proveedores para tener una idea más clara de los costes reales de la implementación.
Vuelve a revisar aquellos costes ocultos y olvidados, como la formación (¿tendrás que implementar un sistema de gestión del aprendizaje o una plataforma de compromiso de los empleados para ayudar a formar a tus usuarios?), la personalización directamente por parte del proveedor del ERP y la conversión de datos, ya sea mediante tus recursos internos de TI o a través del proveedor del ERP, y ten esa información a mano para compararla con lo que te ofrecen los proveedores. Es recomendable incluir un presupuesto de contingencia del 10 % en tu proyección del retorno de la inversión (ROI) para cubrir costes imprevistos como estos.
Elaborar el presupuesto definitivo
Ahora que has llegado hasta aquí, es el momento de iniciar el proceso para solicitar presupuestos a los proveedores.
Una vez más, asegúrate de contar con una proyección sólida del retorno de la inversión (ROI) mientras llevas a cabo el proceso de determinar los costes y elaborar tu presupuesto. Utiliza nuestra sencilla calculadora de ROI → para hacerte una idea más clara de lo que puedes esperar.
Ten en cuenta el motivo por el que te estás planteando seriamente la adquisición de un sistema ERP. Tu empresa busca optimizar los procesos, aumentar la productividad, mejorar el uso de los datos, reducir los costes de personal y aumentar los beneficios. A la hora de establecer el presupuesto para el ERP, ten en cuenta la importancia de anticiparte a las necesidades actuales y futuras de tu empresa, sé realista respecto a tu infraestructura actual y planifica para hacer frente a posibles gastos imprevistos.
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