¿Estamos listos para poner en marcha nuestro nuevo ERP?
Los clientes con los que trabajamos suelen plantearnos esta pregunta cuando ya estamos muy avanzados en la implementación. Como especialistas en implementación, nos resulta difícil responder a esta pregunta con un simple «sí» o «no». En xTuple, creemos que el cliente sabrá si está preparado y que, con la preparación adecuada, lo estará.
Veamos, pues, qué debe suceder antes de que tengas la confianza suficiente para poner en marcha tu nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Has dedicado mucho tiempo y has invertido muchos recursos en el proceso de selección de tu ERP, y has elaborado minuciosamente el presupuesto adecuado para su adquisición, así que sigue estos sencillos pasos para recuperar tu inversión y aprovechar todas las ventajas que ofrece la implantación de un ERP.
Formación inicial
Los equipos de proyecto que tienen éxito cuentan con un líder que conoce los aspectos operativos de cada departamento de la empresa y, lo que es más importante, sabe cómo deben trabajar juntos.
Aunque a veces se trate de un informático, es importante tener en cuenta que no se trata de un proyecto informático —ni de contabilidad, por cierto—, sino de un proyecto destinado a integrar todas las operaciones de la empresa y a registrar sus actividades de forma fluida en los registros financieros.
Por este motivo, el director del proyecto, el responsable financiero y, a ser posible, el director de operaciones deberían recibir formación sobre la implantación y la gestión del sistema ERP.
Programa piloto de formación
El siguiente paso es el modelo piloto de entrenamiento. Se trata de un modelo piloto creado a partir de la base de datos de entrenamiento, pero con un subconjunto muy reducido de tus datos.
¿Por qué la base de datos de formación? Porque funciona y contiene prácticamente de todo. Puedes añadir rápidamente artículos, clientes y proveedores configurados a la medida de tu negocio, pero en una base de datos que te permitirá procesar las transacciones con éxito.
Recuerda que, en este momento, todavía estás aprendiendo y tomando decisiones sobre cómo configurar tu ERP para que se adapte a tu negocio, al tiempo que experimentas y practicas con diferentes flujos de procesos empresariales. También definirás tu plan de cuentas y establecerás las asignaciones de cuentas.
Pequeño piloto
Pronto ganarás confianza y te cansarás de que tus datos se mezclen con los datos de ejemplo. Ya estás listo para poner en marcha tu base de datos «de producción», ya sea con la base de datos vacía o con la de inicio rápido, y llevar a cabo «pequeños proyectos piloto».
A medida que vaya definiendo los parámetros de configuración a lo largo del proceso de prueba, podrá «documentarlos» en la base de datos de producción. NOTA: Para ello, debe crear un usuario especial en esta base de datos cuyos privilegios se limiten a las pantallas de configuración estática. Este usuario no debe tener privilegios que le permitan crear pedidos de ningún tipo, ni transacciones de inventario ni financieras.
Entonces, ¿qué papel desempeña la pequeña base de datos piloto? Aquí es donde creamos nuestra primera base de datos «derivada» (o copia). Las «derivadas» de tu pequeña base de datos piloto se obtendrán a partir de tu base de datos de producción. Es probable que realices numerosas pruebas piloto a pequeña escala a medida que introduzcas cambios en la base de datos de producción y quieras comprobar el efecto que tienen mediante pruebas piloto. En las bases de datos de pruebas piloto a pequeña escala introducirás un subconjunto muy limitado de tu entorno operativo, al igual que hiciste en la prueba piloto de formación, pero esta vez sin las «ruedas de apoyo».
A continuación, pondrás en marcha y perfeccionarás los flujos de los procesos de negocio y los parámetros de configuración que los sustentan, documentando de nuevo los cambios a medida que los vayas realizando en los parámetros de configuración de la base de datos de producción.
Proyecto piloto a escala
Ahora que has llevado a cabo pequeñas pruebas piloto y has realizado los cambios correspondientes en la base de datos de producción, ya estás listo para pasar a la prueba piloto a mayor escala. Esta, una vez más, se lleva a cabo en una copia de la base de datos de producción. Sin embargo, en lugar de introducir la información manualmente, realizarás las importaciones que hayas desarrollado. Con frecuencia importamos clientes, proveedores, artículos, listas de materiales y saldos iniciales, pero primero unas palabras sobre la importación.
Las pruebas piloto previas deben realizarse teniendo en cuenta cómo se incorporará el conjunto completo de datos a la base de datos de producción. Casi siempre damos por hecho que se hará mediante importaciones, pero la importación no siempre es el mejor método. No me malinterpretes, las importaciones deberían funcionar bien junto con las vistas de la API, lo que puede hacer que este proceso sea sencillo y fluido, pero solo cuando los datos del sistema antiguo:
- limpio
- completo
- pertinente
...pero es poco habitual que esto ocurra con los datos de cualquier persona.
A menudo, la implantación de un sistema ERP supone el impulso necesario para poner orden en los «pecados del pasado» en lo que respecta a los datos de la empresa. Es posible que los datos estén dispersos en múltiples ubicaciones y se encuentren en un formato que no resulte adecuado para su importación. Es probable que no incluyan la configuración que una aplicación sólida —como seguramente será su nuevo ERP— requiere para funciones como la planificación de necesidades de material (MRP), las hojas de operaciones, el control avanzado de créditos y la gestión de proveedores, por citar solo algunas. Es posible que estén desactualizados y ya no sean válidos.
Por estas y muchas otras razones, puede tener sentido que los usuarios finales introduzcan algunos datos manualmente en el ERP. Esto supone una gran ventaja que no resulta evidente a primera vista. El equipo del proyecto debe ser consciente de que la introducción manual de datos por parte de los usuarios finales les brinda la oportunidad de familiarizarse más con el sistema ERP y, lo que es más importante, de asumir la responsabilidad de una parte de la implantación y de los datos que la respaldan.
La fase piloto a escala no suele llevarse a cabo de una sola vez. A menudo, trabajo con los clientes en esta fase y, un día, podemos separar la base de datos de producción, importar el maestro de artículos, crear manualmente un cliente y un proveedor y recorrer los flujos de procesos de negocio para validar los artículos.
Se extraen las lecciones aprendidas, se puede ajustar la fuente de importación y se repite el proceso hasta que quede finalizado. Más adelante, se puede repetir el mismo proceso al introducir o importar los datos de los clientes. Finalmente, se habrán introducido manualmente todos los datos que se incorporarán a la base de datos de producción, y se habrán ultimado las asignaciones de importación y los archivos de origen, de modo que podamos separar la base de datos de producción, realizar las importaciones restantes y disponer de una base de datos asignada para la contabilidad y lista para su uso.
Una vez que podamos crear una versión piloto definitiva y completa a escala a partir de la base de datos de producción, estaremos listos para impartir la formación a los usuarios finales. Es en este momento cuando reunimos a personas de distintos departamentos para formarles en la parte del sistema que les corresponde. Pero tenemos que ir más allá. Ahí es donde entra en juego la versión piloto con guion.
Piloto con guion
La prueba piloto con guion se lleva a cabo en una prueba a escala real. El equipo del proyecto redacta un guion muy sencillo para cada uno de los departamentos que refleje «un día en la vida de» cada uno de ellos, con saltos de página por departamento; enseguida verás por qué. Los usuarios finales ya han completado la formación práctica, por lo que el guion debe ser muy general: «crear un pedido de venta para este cliente con estos artículos en estas cantidades», por ejemplo, debería ser suficiente.
La primera vez que se lleva a cabo la prueba piloto con guion, se hace con todos los participantes reunidos en una sala de reuniones, turnándose ante el ordenador mientras los demás observan y comentan. Una vez que el proceso se desarrolla sin problemas en la sala de reuniones, es el momento de dividir al grupo y realizar un «ensayo general».
A lo largo del episodio piloto, el departamento de contabilidad lleva a cabo dos tareas: supervisar el flujo de transacciones en el libro mayor y los informes financieros para validar sus asignaciones contables, y planificar los saldos iniciales, lo que incluye cuatro áreas:
- saldos iniciales del libro mayor general
- cuentas por pagar pendientes
- cuentas por cobrar pendientes
- saldos iniciales de inventario
Este tema daría para un artículo completo en sí mismo, pero basta con decir que el episodio piloto con guion es el momento adecuado para hacer una prueba preliminar de todo esto también.
A continuación, divide físicamente el guion en sus secciones por departamentos; por eso introducimos saltos de página por departamento. Reparte las secciones y envía a todos de vuelta a su zona de trabajo habitual. Fija una fecha límite para que el guion del programa piloto esté terminado y programa una nueva reunión del grupo en la sala de conferencias una vez finalizado. Esto es lo más parecido a una emisión en directo sin que lo sea realmente.
La ejecución diaria de pilotos con guion durante varios días proporciona al grupo la confianza necesaria para dar el salto y romper definitivamente con los antiguos sistemas. Cada día puedes ir ampliando el guion de forma gradual para incluir requisitos empresariales más complejos y el tratamiento de excepciones. Es importante saber reconocer cuándo se está planificando en exceso o se está entrenando demasiado. Prepárate para que, en algún momento, el equipo diga: «¡Ya basta, hagámoslo de verdad!».
Ahí es cuando sabes que estás preparado. Lo hemos visto una y otra vez. El grupo se siente cómodo con los proyectos piloto y con el sistema ERP. A menudo echan de menos las nuevas funcionalidades de las que carecen actualmente, pero que han visto y probado en los proyectos piloto. Su deseo de avanzar supera el temor al cambio y están preparados para transformar la forma en que funciona la empresa.
Y este es el momento en el que ya estás listo para salir en directo.
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