Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son potentes programas de gestión empresarial que ayudan a las organizaciones a automatizar, agilizar y optimizar las operaciones en distintos departamentos. Gracias a una única plataforma, las empresas pueden facilitar el flujo de información, acceder a los datos, gestionar el inventario, supervisar las relaciones con los clientes y recabar información valiosa a partir de datos en tiempo real.
Si estás pensando en implantar un sistema ERP en tu empresa, uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es, por supuesto, cómo presupuestar una adquisición tan importante. Comprender los diversos factores que influyen en el coste de un ERP, informarse sobre los diferentes modelos de precios que utilizan los proveedores, calcular los costes de implantación y estar atento a los costes ocultos, así como entender en qué áreas los sistemas ERP suponen un ahorro de costes, son aspectos esenciales a la hora de determinar el coste total de un nuevo sistema ERP.
El coste medio de un sistema de software ERP
Los sistemas ERP incluyen una amplia gama de herramientas, módulos y funciones, y el coste medio varía considerablemente en función de estos y otros factores. El Informe ERP 2022 de Software Path analizó más de 1.300 proyectos activos de selección de software ERP, principalmente en Norteamérica, pero también en mercados internacionales, incluido el Reino Unido. A partir de esta muestra, el informe determinó que el coste medio era de 9.000 dólares estadounidenses (7.400 libras esterlinas) por usuario.
Aunque a primera vista este amplio punto de referencia pueda parecer poco útil, dado que el precio depende de los requisitos y consideraciones específicos de cada empresa, es fundamental analizar las necesidades de tu organización y comprender claramente qué es lo que busca tu empresa antes de intentar establecer un rango de precios para un nuevo sistema ERP.
8 factores que influyen en el precio del software ERP
Los siguientes factores pueden influir considerablemente en el coste de un sistema ERP. Ten en cuenta estos elementos en tu análisis a la hora de establecer un presupuesto, calcular el posible retorno de la inversión (ROI) y determinar qué solución de software se adapta mejor a tu empresa.
1. Cuotas de licencia de software
Las licencias de software son gastos puntuales, mientras que las cuotas de suscripción son gastos recurrentes; en cualquier caso, las organizaciones tendrán que pagar de forma continua para utilizar el sistema ERP. El coste de la licencia o de la cuota depende del proveedor, del número de usuarios, de los módulos de software adquiridos y de si el software ERP está basado en la nube o alojado internamente (lo que también se conoce como «on-premise»). Los sistemas ERP basados en la nube gozan de una popularidad cada vez mayor entre los usuarios, ya que las funciones adicionales suelen estar incluidas en el mismo precio de la suscripción mensual. El software basado en la nube también ofrece mayor seguridad, un tiempo de actividad fiable, planes de recuperación ante desastres y mucho más.
2. Industria
Muchos sectores diferentes tienen enfoques o requisitos específicos en lo que respecta al software ERP. Los sistemas ERP para el sector de la alimentación y las bebidas, el sector maderero y el sector de los metales preciosos, por ejemplo, contarán con características muy diferentes en función de las necesidades principales de las empresas. Partiendo de las características básicas, el precio del sistema ERP aumentará o disminuirá en función de los módulos y las funcionalidades que se necesiten.
3. Número de usuarios
Otra variable clave en el coste de un ERP es el número de usuarios que accederán al software. Muchos proveedores de ERP cobran por usuario activo, además de las cuotas básicas de suscripción o licencia. Otros proveedores establecen planes de pago basados en el tamaño de la organización y el número total de empleados. Otros optan por un enfoque más de «usuarios ilimitados» para dar cabida a las diversas integraciones necesarias en toda la empresa. Asegúrate de comprender claramente los modelos de precios y sus implicaciones a medida que tu empresa crezca y evolucione.
4. Método de implementación (en la nube frente a en las propias instalaciones)
Las soluciones ERP basadas en la nube las aloja el proveedor del ERP o un tercero y, por lo general, son más económicas que los sistemas alojados en las propias instalaciones. El software local se aloja en las propias instalaciones y requiere bien una infraestructura y un hardware ya existentes, bien la adquisición de una nueva arquitectura, lo que puede encarecer el precio tanto de forma inmediata como a largo plazo.
5. Nivel de personalización
Un factor clave en el coste de un sistema ERP es el nivel de personalización necesario. Las modificaciones de las características, módulos o funcionalidades básicas del ERP requieren un trabajo adicional de desarrollo y pruebas, lo que puede aumentar drásticamente el coste del software.
6. Número de módulos
Los planes básicos de los sistemas ERP incluyen varios módulos que la mayoría de las empresas buscan, como la gestión de inventario y la contabilidad. Sin embargo, hay disponible una amplia gama de módulos adicionales, desde la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) hasta la elaboración de presupuestos y previsiones, pasando por la gestión de la calidad. Si deseas añadir más módulos al sistema ERP, tendrás que pagar por estas funcionalidades adicionales.
7. Costes de implementación, integración y formación
La implantación de un sistema ERPconlleva varios costes adicionales, entre los que se incluyen la formación de los usuarios, la asistencia al cliente, los honorarios de consultoría, la migración de datos y los gastos de integración. Estos costes pueden superar en más del doble el coste de una suscripción o licencia anual del ERP, y las organizaciones deben destinar recursos a la implantación para que el sistema ERP se instale correctamente.
8. Cuotas de mantenimiento y asistencia técnica
Los sistemas ERP también requieren el pago de cuotas periódicas de mantenimiento y asistencia técnica. La asistencia técnica, la corrección de errores y las actualizaciones del sistema son esenciales para garantizar el buen funcionamiento del software, y estos servicios conllevan un coste adicional.
Modelos de precios del software ERP
La mayoría de los proveedores de ERP utilizan dos modelos de precios para los sistemas ERP: planes de suscripción y licencias perpetuas. Para elegir el modelo de precios más adecuado para tu organización, debes tener en cuenta tu arquitectura actual, estimar los costes de implementación y calcular la tasa de crecimiento prevista de tu empresa.
Modelo de suscripción
En el modelo de suscripción, las empresas pagan una cuota mensual o anual para acceder al sistema ERP, cuyo alojamiento y mantenimiento corre a cargo del proveedor. Estas cuotas suelen estar estructuradas por niveles, de modo que las funcionalidades más avanzadas y los módulos adicionales están disponibles a un precio más elevado. En la actualidad, esta estructura de precios es el modelo más habitual entre los proveedores de ERP de todo el sector.
Este modelo suele basarse en un alojamiento en la nube y, por lo tanto, no requiere una revisión significativa de la arquitectura o la infraestructura, ni el pago de una elevada cuota inicial por las licencias.
Entre las ventajas del modelo de suscripción se encuentran unos costes iniciales más bajos y una mayor facilidad de escalabilidad, mientras que entre las desventajas figuran los aumentos repentinos de los costes debidos a picos inesperados de demanda o la rentabilidad a largo plazo en comparación con el modelo de licencia perpetua.
Modelo de licencia perpetua
Con el modelo de licencia perpetua, las empresas abonan por adelantado una cuota única de licencia y, tradicionalmente, alojan el software ERP en sus propios servidores internos. Este modelo permite a las empresas implementar el sistema ERP en sus propias instalaciones y resulta especialmente adecuado para empresas de mayor tamaño que ya cuentan con una infraestructura y una arquitectura establecidas.
El precio de las licencias perpetuas suele fijarse en función del número de usuarios, los módulos complementarios y el nivel de personalización que requiera la organización.
Aunque el modelo de licencia perpetua elimina los costes de suscripción recurrentes, sí que implica unos costes iniciales considerables, requiere una infraestructura local ya establecida y puede resultar más difícil de ampliar que el software ERP basado en la nube.
Costes de implementación de un sistema ERP
El panorama completo de los precios de los sistemas ERP incluye los costes de implementación. El proceso de implementación de un sistema ERP es largo, puede durar meses o incluso años, y puede suponer un coste superior al 100-200 % de la cuota anual de suscripción o de licencia.
Los costes totales de implementación incluyen los costes de infraestructura (hardware y tarifas de alojamiento o de la nube), los costes de personalización, los costes de personal (mano de obra relacionada con la consultoría, el desarrollo y la implementación del ERP, etc.) y los costes de formación.
A la hora de decidir qué sistema ERP adquirir, no olvides tener en cuenta los costes de implantación del ERP junto con el resto de gastos.
Costes ocultos de los sistemas ERP: a qué hay que prestar atención
A menudo se subestiman u olvidan los siguientes costes a la hora de calcular los gastos de un sistema ERP. Ten en cuenta estos costes ocultos, así como la forma de mitigarlos, antes de invertir en un nuevo sistema ERP.
Hardware
Durante la implementación, es posible que las empresas que adquieran un sistema ERP con licencia perpetua tengan que comprar hardware de red adicional, servidores, escáneres u otra infraestructura tecnológica para dar soporte al nuevo ERP local. Incluso las empresas que implementen un sistema ERP basado en la nube y de tipo suscripción podrían tener que invertir en actualizaciones de hardware, dependiendo de si sus ordenadores actuales pueden acceder al software actualizado. Estos son aspectos importantes para el éxito de la implementación y de su software, por lo que le conviene analizar detenidamente las necesidades de todas las áreas de su negocio y departamentos a la hora de elaborar el presupuesto para su solución ERP.
Migración y conversión de datos
La migración de datos desde sistemas heredados —que incluye tanto la conversión como la transferencia de datos— también se suma al coste total de implementación y a la inversión que supone un nuevo sistema ERP. Muchos proveedores de ERP pueden automatizar este proceso, lo que, aunque es una forma cómoda de reducir la pérdida de datos, aumentará el coste final.
Formación del personal
La formación o el reciclaje profesional del personal es otro coste oculto que muchas empresas olvidan incluir en los presupuestos de sus sistemas ERP. Las empresas deberán organizar cursos de formación para todos los empleados que vayan a utilizar el nuevo software, de modo que aprendan a manejar el sistema. Tanto si decides enviar a todos los empleados a sesiones de formación como si optas por que asistan unos pocos usuarios clave y estos, a su vez, formen a sus equipos internamente, debes incluir los costes de formación del personal en el precio total del sistema ERP.
Atención al cliente
Muchos proveedores de sistemas ERP incluyen un año de asistencia al cliente en los costes totales de implementación (aunque no todos lo hacen). Sin embargo, una vez transcurrido ese año, la asistencia al cliente continua y en tiempo real puede suponer un coste adicional.
También te conviene plantearte qué tipo de asistencia necesitarás. Por ejemplo, quizá te baste con asistencia durante el horario laboral habitual, o quizá necesites que haya asistencia disponible las 24 horas del día. También te conviene preguntar sobre los procesos de asistencia: ¿significa «asistencia» varios bloques de 15 minutos en los que se va pasando de uno a otro para resolver un problema? ¿O tiene el proveedor una política de asistencia más flexible? Estos factores serán cruciales para tu éxito.
Personalizaciones imprevistas
Si durante el proceso de implantación del ERP descubres que tu empresa necesita personalizaciones adicionales e imprevistas, añadir esas personalizaciones aumentará los costes finales, lo que elevará tanto el coste con el proveedor como, probablemente, el tiempo que tu equipo interno dedicará de forma imprevista a la implantación y las pruebas.
Transparencia en los precios de los sistemas ERP: qué hay que preguntar antes de comprar
A la hora de evaluar los sistemas ERP, es importante tener una visión clara de todos los factores que influyen en el precio y de los posibles costes. Los proveedores de ERP pueden ofrecer diversas estructuras de precios, por lo que es importante plantear las preguntas adecuadas para asegurarse de estar plenamente informado antes de realizar la compra.
A continuación te presentamos algunas preguntas clave que te ayudarán a comprender los precios de los sistemas ERP:
1. ¿Qué incluye el precio base?
Averigua exactamente qué es lo que vas a pagar con el precio base. ¿Cubre únicamente los módulos básicos o incluye prestaciones adicionales como atención al cliente, formación y actualizaciones? Saberlo de antemano puede evitarte gastos inesperados más adelante.
2. ¿Hay gastos adicionales por la personalización?
La personalización puede suponer un factor de coste importante. Algunos proveedores de ERP ofrecen funcionalidades listas para usar, mientras que otros pueden requerir un trabajo de personalización adicional. Asegúrate de preguntar por los posibles costes de las personalizaciones, incluidas las cuotas periódicas.
3. ¿Cuál es el modelo de precios para el mantenimiento y la asistencia continuos?
Es importante aclarar cuáles son los costes recurrentes de mantenimiento y asistencia técnica. Pregunta si están incluidos en tu suscripción o si se trata de una tarifa aparte. Conocer estos costes te garantiza que no te encontrarás con gastos inesperados más adelante.
4. ¿Cómo gestionáis la expansión y el crecimiento?
Es probable que tu empresa crezca, y tu sistema ERP debería poder adaptarse a ese crecimiento. Pregunta cómo evolucionará la estructura de precios del proveedor a medida que añadas usuarios o módulos, y si ofrecen opciones de precios flexibles que se adapten al crecimiento de tu empresa con el paso del tiempo.
5. ¿Cuál es el coste total de propiedad?
El coste total de propiedad (TCO) incluye no solo el precio del software, sino también la implementación, la formación y el mantenimiento a largo plazo. Asegúrate de solicitar un desglose detallado de todos estos costes para garantizar que estás preparado para asumir el compromiso financiero en su totalidad.
6. ¿Hay algún coste oculto?
Pregunta si hay algún coste oculto, como por ejemplo por la migración de datos, la integración con sistemas existentes o las integraciones con terceros. A veces, los proveedores pueden cobrar por cosas que parecen funciones estándar, por lo que es importante identificarlas desde el principio.
7. ¿Qué ocurre si necesitamos pasar a un plan superior o a uno inferior?
Las necesidades empresariales cambian con el tiempo, por lo que es fundamental saber hasta qué punto el proveedor del ERP ofrece flexibilidad a la hora de ampliar o reducir la capacidad del sistema. Pregunta si se aplican penalizaciones por bajar de nivel o si hay costes adicionales al pasar a planes o módulos de nivel superior.
8. ¿La tarifa se basa en el número de usuarios, en los módulos o en ambos?
Aclarar cómo se estructura la estructura de precios te ayudará a determinar qué factores influirán en los costes futuros. ¿Te cobran por usuario, por módulo o por ambos? Saber esto te ayudará a predecir mejor cómo pueden evolucionar los costes a medida que tu negocio crezca.
9. ¿En qué consiste el proceso de renovación y cuáles son los costes?
Infórmate sobre las condiciones de renovación, sobre todo si eliges un modelo de precios basado en una suscripción. Algunos proveedores pueden aplicar subidas de precios o aplicar costes ocultos al renovar el contrato, por lo que es importante conocer bien las condiciones tanto del contrato inicial como de las futuras renovaciones.
10. ¿Podemos ver una demostración del sistema antes de comprometernos?
Aunque quizá no haya una prueba gratuita, pregunta si el proveedor ofrece demostraciones en la web o vídeos en línea en los que se muestre el funcionamiento del software. Esto te permitirá conocer más a fondo las funcionalidades del sistema y cómo se adapta a las necesidades de tu empresa antes de comprometerte.
Cómo elaborar un presupuesto para los costes de un sistema ERP
Paso 1: Evalúa las necesidades de tu empresa
Antes de profundizar en los precios de los sistemas ERP, es importante que conozcas las necesidades de tu empresa. Define las funciones y los módulos esenciales que influirán en el coste total.
Paso 2: Elige el modelo de precios adecuado
Los proveedores de ERP suelen ofrecer dos modelos de precios: suscripción y licencia perpetua. Los planes de suscripción resultan más rentables inicialmente, mientras que la licencia perpetua implica un coste inicial mayor, pero no conlleva cuotas periódicas.
Paso 3: Calcular los costes de implementación
Más allá del propio software, la implantación de un sistema ERP implica la configuración, la formación y la integración. Estos costes pueden, en ocasiones, superar el coste del propio sistema ERP, por lo que es importante asegurarse de destinar recursos suficientes para todo el proceso de implantación.
Paso 4: Ten en cuenta el mantenimiento y la asistencia continuos
Los sistemas ERP requieren un mantenimiento continuo para actualizaciones, resolución de problemas y asistencia técnica. Asegúrate de tener en cuenta estos costes recurrentes, que varían en función del proveedor y del sistema.
Paso 5: Tener en cuenta los costes ocultos
Los costes ocultos, como la migración de datos, las personalizaciones o el hardware adicional, pueden afectar considerablemente a tu presupuesto. Sé proactivo a la hora de identificar estos gastos con antelación para evitar sorpresas más adelante.
Cálculo del retorno de la inversión: ¿merece la pena el coste de un sistema ERP?
Calcular el retorno de la inversión (ROI) de un sistema ERP es fundamental para determinar su valor a largo plazo. Céntrate en aspectos clave como el ahorro de tiempo, la eficiencia de los procesos y la reducción de los costes operativos. Un sistema ERP puede optimizar los flujos de trabajo, reducir los errores manuales y mejorar la toma de decisiones, factores que contribuyen al ahorro de costes. Además, al realizar un seguimiento de las mejoras en la productividad y la satisfacción del cliente, podrás evaluar mejor el retorno de la inversión. En definitiva, aunque el coste inicial es considerable, el potencial de beneficios a largo plazo suele hacer que merezca la pena la inversión.
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