Una vez que hayas analizado los diferentestipos de sistemas de gestión de almacenes (WMS) que se ofrecen en y hayas encontrado elWMS que mejor se adapta a tu organizaciónen , es el momento de iniciar el proceso de implantación.
La implantación de un sistema de gestión de almacenes (WMS) puede suponer un reto. Desde la elaboración del presupuesto y la planificación de la gestión del cambio hasta la formación y la migración de datos, el proceso requiere una preparación minuciosa si se quiere que el WMS se ponga en marcha sin problemas y se integre correctamente con las operaciones de tu almacén.
No intentes llevar a cabo este proceso por tu cuenta. En su lugar, sigue nuestra guía de implementación del SGA y nuestra lista de comprobación para asegurarte de que todo está listo para que el proceso sea un éxito.
Retos de la implantación de un sistema de gestión de almacenes (WMS)
Las soluciones WMS pueden transformar el entorno de tu almacén, ya que permiten controlar el inventario, ofrecer información actualizada en tiempo real, optimizar el espacio en las estanterías, reducir los costes operativos y optimizar las actividades del almacén. Sin embargo, estos productos plantean una serie de retos específicos que hacen que su implementación resulte más complicada que la de otros programas de gestión de la cadena de suministro.
Los almacenes son edificios físicos en los que hay que gestionar personal, existencias y equipamiento. Sincronizar estas operaciones del mundo real con el software digital es una tarea difícil. Además, los entornos de producción y distribución suelen contar con sistemas complejos, múltiples áreas de procesamiento y flujos de productos que se solapan, lo que complica aún más las cosas. El software WMS no solo debe coordinar estos espacios físicos, sino también planificar las complejas operaciones que van de la mano de los almacenes.
Lista de comprobación para la implantación de un sistema de gestión de almacenes (WMS): 9 pasos a seguir
Sigue nuestra lista de comprobación para la implantación del WMS para asegurarte de que completas todos los pasos fundamentales del proceso de implantación y aprovechas al máximo tu nueva solución WMS.
1. Elaborar un plan del proyecto
Empieza por tener una visión general. Elabora un plan de proyecto que incluya un calendario de todo el proceso de implantación del WMS, así como los objetivos del proyecto para orientar las decisiones, la asignación de recursos para garantizar que dispones de todo lo necesario para llevar a cabo el trabajo y los indicadores que te ayuden a evaluar el éxito del proceso.
2. Crea tu equipo de implementación
La implantación de un sistema de gestión de almacenes (WMS) requiere un equipo de personas que trabajen juntas en el proyecto. El tamaño del equipo dependerá de tu empresa y del proyecto, pero, en general, será necesario cubrir varios puestos:
- Responsable de proyectos
- Responsable de operaciones de almacén
- Administrador de bases de datos
- Miembro del equipo de TI o ingeniero
- Experto en WMS
Además, ten en cuenta tus operaciones actuales en el almacén. ¿Tu proceso es manual? Si es así, no tendrás que preocuparte por integrar el SGA con tu software actual. ¿Utilizas software empresarial, como una plataforma de comercio electrónico,una solución de planificación de recursos empresariales ( , ERP) o herramientas de gestión de pedidos? Si es así, es posible que tengas que designar a alguien para que gestione el proceso de integración y se asegure de que tus datos se transfieran correctamente al SGA.
Es posible que también necesites ayuda adicional cuando llegue el momento de poner en marcha el WMS, así que piensa en quién puede echarte una mano cuando estés listo para la puesta en marcha.
3. Elaborar un plan de gestión del cambio organizativo
La implantación de un sistema de gestión de almacenes (WMS) en su organización supondrá un cambio significativo en las operaciones empresariales. Es importante elaborar un plan que contemple cómo abordar esos cambios, así como cualquier dificultad que pueda surgir durante el proceso.
Elabora un plan de gestión del cambio organizativo para ayudar al personal, a los directivos y al resto de partes interesadas a adaptarse al sistema de gestión de almacenes (WMS). Aunque los detalles dependerán de las necesidades específicas de tu empresa, el plan debería incluir varios elementos:
- Costes estimados de ejecución
- Calendario de ejecución
- Calendario de formación y opciones para aprender a utilizar el sistema
- Plan de pruebas
- Descripción del proceso de puesta en marcha
- Plan para evaluar el éxito de la implementación
Mantén a todo el mundo informado para que estén al corriente del proceso de implantación del WMS y puedan apreciar el valor que este sistema aportará a la organización.
4. Estimación de los costes de implementación y del presupuesto
Los costes de implantación de un sistema de gestión de almacenes (WMS) dependen de varios factores, entre ellos el tipo de software WMS que se utilice, el tipo de formación que se imparta al personal y el tamaño y la naturaleza de las operaciones del almacén.
Aunque los gastos de mantenimiento suelen estar (aunque no siempre) incluidos en el precio de compra original del WMS, la instalación y la puesta en marcha suelen conllevar costes adicionales. La instalación in situ es más cara, pero el software WMS remoto basado en la nube se puede instalar a distancia, lo que puede reducir el coste. Los costes de formación también varían, ya que la formación digital, presencial e híbrida tienen precios diferentes.
Calcula estos costes de implantación del sistema de gestión de almacenes (WMS) y elabora un presupuesto, dejando margen de flexibilidad por si surgieran gastos imprevistos adicionales antes, durante o después de la puesta en marcha del sistema.
5. Copia de seguridad y migración de datos del almacén
La precisión y la seguridad de los datos revisten una importancia fundamental en el proceso de implantación del sistema de gestión de almacenes (WMS).
Antes de migrar tus datos al SGA, debes asegurarte de que sean correctos y de que se haya realizado una copia de seguridad. Crea una copia de seguridad de los datos actuales del almacén y de los clientes para utilizarla durante la implementación, así como una copia de seguridad independiente almacenada en un soporte diferente, por si se produjeran pérdidas o daños durante la migración.
El administrador de la base de datos, el equipo de TI y/o el especialista en integración deben encargarse de realizar copias de seguridad y migrar los datos, garantizando que no se pierdan datos durante la transición y estableciendo nuevas reglas de formato de datos para que el nuevo SGA funcione sin problemas.
6. Forma a los usuarios de tu sistema de gestión de almacenes (WMS)
Los empleados de tu almacén, el personal de la oficina de facturación, los gestores de cuentas y otros empleados utilizarán el SGA, por lo que es necesario formarles sobre el funcionamiento del nuevo sistema. La formación de todos los trabajadores implicados puede llevar varios días, sobre todo si algunos de ellos trabajan por turnos.
Esta sesión formativa no solo enseñará a tu equipo a utilizar el sistema de gestión de almacenes (WMS), sino que también les brindará la oportunidad de plantear preguntas en la práctica.
Es posible que tu proveedor de WMS ofrezca formación presencial, formación digital o formación híbrida, o incluso una combinación de diferentes métodos de formación. Muchas empresas ofrecen cursos, materiales de formación o clases personalizadas para satisfacer las necesidades de tu plantilla.
Forma a los usuarios del WMS para que estén preparados para ponerse manos a la obra en cuanto el nuevo sistema entre en funcionamiento.
7. Prepararse para el lanzamiento
Elabora un plan de puesta en marcha, que puede incluir varias tareas de última hora:
- Ponte en contacto con la dirección y las partes interesadas para asegurarte de que están preparados para el lanzamiento
- Comprueba que los datos se hayan migrado correctamente y que tus copias de seguridad estén a salvo
- Realiza una prueba del WMS con un subconjunto de datos para asegurarte de que funciona correctamente.
- Asegúrate de que los miembros pertinentes del equipo hayan completado la formación sobre el sistema de gestión de almacenes (WMS)
- Comprueba tu red para asegurarte de que es compatible con el nuevo software.
- Programa la presencia de miembros adicionales del equipo durante el lanzamiento
- Anuncia la fecha y la hora del lanzamiento para que todos los empleados estén al corriente.
- Confirma la lista de métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI) que vas a medir para determinar el éxito de la implementación.
Cuando tu equipo haya completado los pasos previos al lanzamiento, será el momento de ponerlo en marcha.
8. Puesta en marcha
Cuando pongas en marcha el WMS a la hora prevista, haz que tu equipo de puesta en marcha comience inmediatamente a supervisar el funcionamiento del sistema. Es probable que surjan obstáculos, pasos omitidos, errores o incidencias que tendrás que resolver en tiempo real, pero el objetivo es mantener el WMS en funcionamiento mientras resuelves los problemas y optimizas los flujos de trabajo.
El personal de TI y el administrador de la base de datos deben comprobar la calidad de los datos y asegurarse de que el sistema de gestión de almacenes (WMS) procesa correctamente los nuevos pedidos. El responsable de operaciones del almacén debe estar atento a aquellas áreas en las que el rendimiento del personal se vea mermado, con el fin de identificar posibles obstáculos en el sistema.
9. Revisar el proceso de implantación del sistema de gestión de almacenes (WMS)
Una vez que el WMS esté en funcionamiento, podrás revisar el proceso de implantación del WMS.
¿Son más eficientes las operaciones del almacén? ¿Has reducido los costes o ahorrado tiempo? ¿Son los pedidos más precisos y las actualizaciones de la base de datos más fiables? Analiza las métricas y los indicadores clave de rendimiento (KPI) que estableciste para comprobar si has alcanzado los objetivos del proyecto.
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