Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) sind leistungsstarke Unternehmenssoftware, die Organisationen dabei unterstützt, Abläufe in verschiedenen Abteilungen zu automatisieren, zu rationalisieren und zu optimieren. Über eine einzige Plattform können Unternehmen den Informationsfluss erleichtern, auf Daten zugreifen, Bestände verwalten, Kundenbeziehungen betreuen und mithilfe von Echtzeitdaten wertvolle Erkenntnisse gewinnen.
Wenn Sie die Einführung eines ERP-Systems für Ihr Unternehmen in Erwägung ziehen, ist einer der wichtigsten Aspekte natürlich die Frage, wie Sie eine solche bedeutende Anschaffung budgetieren. Um die Gesamtkosten eines neuen ERP-Systems zu ermitteln, ist es unerlässlich, die verschiedenen Faktoren zu verstehen, die die ERP-Kosten beeinflussen, sich über die unterschiedlichen Preismodelle der Anbieter zu informieren, die Implementierungskosten zu berechnen, auf versteckte Kosten zu achten und zu erkennen, in welchen Bereichen ERP-Systeme zu Kosteneinsparungen führen.
Die durchschnittlichen Kosten eines ERP-Softwaresystems
ERP-Systeme umfassen eine breite Palette an Tools, Modulen und Funktionen, und die durchschnittlichen Kosten variieren je nach diesen und anderen Faktoren erheblich. Der ERP-Bericht 2022 von Software Path untersuchte über 1.300 laufende Projekte zur Auswahl von ERP-Software, vorwiegend in Nordamerika, aber auch auf internationalen Märkten, darunter Großbritannien. Auf der Grundlage dieser Stichprobe ergab der Bericht durchschnittliche Kosten von 9.000 US-Dollar (7.400 Pfund) pro Benutzer.
Dieser allgemeine Richtwert mag auf den ersten Blick nicht besonders hilfreich erscheinen. Da der Preis jedoch von den individuellen geschäftlichen Anforderungen und Überlegungen abhängt, ist es unerlässlich, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu ermitteln und sich ein klares Bild davon zu machen, was Ihr Unternehmen benötigt, bevor Sie versuchen, eine Preisspanne für ein neues ERP-System festzulegen.
8 Faktoren, die die Preisgestaltung bei ERP-Software beeinflussen
Die folgenden Faktoren können die Kosten für ein ERP-System erheblich beeinflussen. Berücksichtigen Sie diese Aspekte bei Ihrer Recherche, wenn Sie ein Budget festlegen, den potenziellen Return on Investment (ROI) berechnen und entscheiden, welche Softwarelösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
1. Software-Lizenzgebühren
Softwarelizenzen sind einmalige Kosten, während Abonnementgebühren wiederkehrende Kosten darstellen; unabhängig davon müssen Unternehmen für die Nutzung des ERP-Systems laufend Zahlungen leisten. Die Höhe der Lizenzkosten oder Gebühren hängt vom Anbieter, der Anzahl der Nutzer, den erworbenen Softwaremodulen sowie davon ab, ob die ERP-Software cloudbasiert ist oder intern gehostet wird (auch als „On-Premise“ bezeichnet). Cloud-basierte ERP-Systeme werden bei Anwendern immer beliebter, da die zusätzlichen Funktionen in der Regel im monatlichen Abonnementpreis enthalten sind. Cloud-basierte Software bietet zudem erhöhte Sicherheit, zuverlässige Verfügbarkeit, Notfallwiederherstellungspläne und vieles mehr.
2. Industrie
Viele verschiedene Branchen haben ganz eigene Ansätze oder Anforderungen an ERP-Software. ERP-Systeme für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie, die Holzindustrie und die Edelmetallindustrie weisen beispielsweise sehr unterschiedliche Funktionen auf, je nachdem, was die jeweiligen Unternehmen am dringendsten benötigen. Ausgehend von den Kernfunktionen steigt oder sinkt der Preis des ERP-Systems je nach den benötigten Modulen und Funktionen.
3. Anzahl der Nutzer
Eine weitere wichtige Variable bei den ERP-Kosten ist die Anzahl der Nutzer, die auf die Software zugreifen werden. Viele ERP-Anbieter berechnen zusätzlich zu den Grundgebühren für das Abonnement oder die Lizenzen eine Gebühr pro aktivem Nutzer. Andere Anbieter erstellen Zahlungspläne auf der Grundlage der Unternehmensgröße und der Gesamtzahl der Mitarbeiter. Wieder andere entscheiden sich für einen Ansatz mit „unbegrenzter Nutzerzahl“, um den verschiedenen Integrationsanforderungen in Ihrem Unternehmen gerecht zu werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Preismodelle und deren Auswirkungen im Zuge des Wachstums und der Veränderungen Ihres Unternehmens genau verstehen.
4. Bereitstellungsmethode (Cloud-basiert vs. vor Ort)
Cloud-basierte ERP-Lösungen werden vom ERP-Anbieter oder einem Drittanbieter gehostet und sind in der Regel kostengünstiger als intern betriebene Systeme. On-Premise-Software wird intern betrieben und erfordert entweder eine vorhandene Infrastruktur und Hardware oder die Anschaffung einer neuen Architektur, was sowohl unmittelbar als auch langfristig zu höheren Kosten führen kann.
5. Grad der individuellen Anpassung
Ein entscheidender Faktor für die Kosten eines ERP-Systems ist der Umfang der erforderlichen Anpassungen. Änderungen an den Standardfunktionen, Modulen oder Funktionen des ERP-Systems erfordern zusätzliche Entwicklungs- und Testarbeiten, wodurch sich die Kosten für die Software drastisch erhöhen können.
6. Anzahl der Module
Die Basisversionen von ERP-Systemen umfassen mehrere Module, die für die meisten Unternehmen unverzichtbar sind, wie beispielsweise Bestandsverwaltung und Buchhaltung. Es steht jedoch eine Reihe weiterer Module zur Verfügung, die von Kundenbeziehungsmanagement (CRM) über Budgetierung und Prognosen bis hin zum Qualitätsmanagement reichen. Wenn Sie das ERP-System um weitere Module erweitern möchten, müssen Sie für diese zusätzlichen Funktionen bezahlen.
7. Kosten für Implementierung, Integration und Schulung
Die Einführung eines ERP-Systemsist mit einer Reihe zusätzlicher Kosten verbunden, darunter Schulungen für die Anwender, Kundensupport, Beratungshonorare, Datenmigration und Integrationskosten. Diese Kosten können sich auf mehr als das Doppelte der Kosten für ein jährliches ERP-Abonnement oder eine Lizenz belaufen, und Unternehmen müssen Ressourcen für die Implementierung bereitstellen, damit das ERP-System korrekt installiert werden kann.
8. Wartungs- und Supportgebühren
Für ERP-Systeme fallen zudem laufende Wartungs- und Supportkosten an. Technischer Support, Fehlerbehebungen und Systemaktualisierungen sind unerlässlich, um einen reibungslosen Betrieb der Software zu gewährleisten, und diese Leistungen sind mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Preismodelle für ERP-Software
Die meisten ERP-Anbieter nutzen zwei Preismodelle für ERP-Systeme: Abonnementmodelle und unbefristete Lizenzen. Um das für Ihr Unternehmen am besten geeignete Preismodell auszuwählen, sollten Sie Ihre bestehende Architektur berücksichtigen, die Implementierungskosten abschätzen und die voraussichtliche Wachstumsrate Ihres Unternehmens berechnen.
Abonnementmodell
Beim Abonnementmodell zahlen Unternehmen eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr für den Zugriff auf das ERP-System, das vom Anbieter gehostet und gewartet wird. Diese Gebühren sind oft gestaffelt, wobei erweiterte Funktionen und zusätzliche Module zu einem höheren Preis erhältlich sind. Heute ist diese Preisstruktur das branchenweit am häufigsten verwendete Modell bei ERP-Anbietern.
Dieses Modell basiert in der Regel auf Cloud-basiertem Hosting und erfordert daher weder eine umfassende Umgestaltung der Architektur oder Infrastruktur noch hohe Lizenzgebühren im Voraus.
Zu den Vorteilen des Abonnementmodells zählen geringere Anschaffungskosten und eine einfachere Skalierbarkeit, während zu den Nachteilen plötzliche Kostensteigerungen aufgrund unerwarteter Nachfragespitzen oder die langfristige Wirtschaftlichkeit im Vergleich zum Modell mit unbefristeter Lizenz zählen.
Modell der unbefristeten Lizenzierung
Beim Modell der unbefristeten Lizenzierung zahlen Unternehmen eine einmalige Lizenzgebühr im Voraus und hosten die ERP-Software in der Regel anschließend auf ihren eigenen internen Servern. Dieses Modell ermöglicht es Unternehmen, das ERP-System vor Ort zu betreiben, und eignet sich besonders gut für größere Unternehmen, die bereits über eine bestehende Infrastruktur und Architektur verfügen.
Die Preise für unbefristete Lizenzen richten sich in der Regel nach der Anzahl der Nutzer, den Zusatzmodulen und dem Umfang der vom Unternehmen benötigten Anpassungen.
Das Modell der unbefristeten Lizenzierung macht zwar laufende Abonnementkosten überflüssig, ist jedoch mit erheblichen Vorabkosten verbunden, setzt eine etablierte Infrastruktur vor Ort voraus und lässt sich unter Umständen schwieriger skalieren als cloudbasierte ERP-Software.
Kosten für die ERP-Einführung
Zum Gesamtbild der Kosten für ein ERP-System gehören auch die Implementierungskosten. Der Implementierungsprozess eines ERP-Systems ist langwierig, erstreckt sich über Monate oder sogar Jahre und kann bis zu 100–200 % der jährlichen Abonnement- oder Lizenzgebühr kosten.
Zu den Gesamtkosten für die Implementierung zählen Infrastrukturkosten (Hardware- und Hosting- oder Cloud-Gebühren), Kosten für die Anpassung, Personalkosten (Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit ERP-Beratung, Entwicklung, Implementierung usw.) sowie Schulungskosten.
Wenn Sie überlegen, welches ERP-System Sie anschaffen möchten, sollten Sie nicht vergessen, die Kosten für die ERP-Implementierung neben den anderen Ausgaben zu berücksichtigen.
Versteckte ERP-Kosten: Worauf Sie achten sollten
Die folgenden Kosten werden bei der Kalkulation der Kosten für ein ERP-System häufig unterschätzt oder übersehen. Berücksichtigen Sie diese versteckten Kosten und überlegen Sie, wie Sie diese minimieren können, bevor Sie in ein neues ERP-System investieren.
Hardware
Während der Implementierung müssen Unternehmen, die ein ERP-System mit einer unbefristeten Lizenz erwerben, möglicherweise zusätzliche Netzwerkhardware, Server, Scanner oder andere technische Infrastruktur anschaffen, um das neue lokale ERP-System zu unterstützen. Selbst Unternehmen, die ein cloudbasiertes ERP-System im Abonnementmodell implementieren, müssen unter Umständen in Hardware-Upgrades investieren, je nachdem, ob ihre vorhandenen Computer auf die aktualisierte Software zugreifen können. Dies sind wichtige Faktoren für den Erfolg der Implementierung und Ihrer Software. Daher sollten Sie bei der Budgetplanung für Ihre ERP-Lösung die Anforderungen aller Geschäftsbereiche und Abteilungen sorgfältig abwägen.
Datenmigration und -konvertierung
Die Migration von Daten aus Altsystemen – einschließlich Datenkonvertierung und -übertragung – trägt ebenfalls zu den Gesamtkosten für die Implementierung und Anschaffung eines neuen ERP-Systems bei. Viele ERP-Anbieter können diesen Prozess automatisieren, was zwar eine bequeme Möglichkeit darstellt, Datenverluste zu vermeiden, jedoch die Gesamtkosten erhöht.
Mitarbeiterschulung
Die Schulung oder Umschulung von Mitarbeitern ist ein weiterer versteckter Kostenfaktor, den viele Unternehmen bei der Budgetplanung für ihr ERP-System vergessen. Unternehmen müssen für alle Mitarbeiter, die mit der neuen Software arbeiten werden, Schulungen organisieren, damit diese den Umgang mit dem System erlernen können. Unabhängig davon, ob Sie alle Mitarbeiter zu Schulungen schicken oder nur einige Schlüsselanwender daran teilnehmen lassen möchten, die anschließend ihre Teams intern schulen – berücksichtigen Sie die Kosten für Mitarbeiterschulungen im Gesamtpreis des ERP-Systems.
Kundensupport
Viele ERP-Anbieter beziehen ein Jahr Kundensupport in die Gesamtkosten für die Implementierung ein (wenn auch nicht alle Anbieter dies tun). Nach Ablauf dieses Jahres kann ein fortlaufender Kundensupport in Echtzeit jedoch zusätzliche Kosten verursachen.
Sie sollten auch überlegen, welche Art von Support Sie benötigen. Vielleicht reicht Ihnen beispielsweise Support während der üblichen Geschäftszeiten aus, oder Sie benötigen einen 24-Stunden-Support. Sie sollten auch Fragen zu den Support-Abläufen stellen: Bedeutet „Support“ mehrere 15-minütige Zeitfenster, in denen ein Problem nach dem Round-Robin-Prinzip gelöst wird? Oder verfolgt der Anbieter eine offenere Support-Politik? Diese Faktoren sind entscheidend für Ihren Erfolg.
Unerwartete Anpassungen
Sollten Sie im Laufe der ERP-Implementierung feststellen, dass Ihr Unternehmen zusätzliche, unerwartete Anpassungen benötigt, wird die Umsetzung dieser Anpassungen das Endergebnis belasten und sowohl die Kosten beim Anbieter als auch – wahrscheinlich – den Zeitaufwand erhöhen, den Ihr internes Team unerwartet für die Implementierung und das Testen aufwenden muss.
Preistransparenz bei ERP-Systemen: Was Sie vor dem Kauf fragen sollten
Bei der Bewertung von ERP-Systemen ist es wichtig, sich einen klaren Überblick über alle Preisfaktoren und potenziellen Kosten zu verschaffen. ERP-Anbieter bieten eine Vielzahl von Preismodellen an, und es ist wichtig, die richtigen Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass Sie vor dem Kauf umfassend informiert sind.
Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie stellen sollten, um die Preisgestaltung bei ERP-Systemen besser zu verstehen:
1. Was ist im Grundpreis enthalten?
Machen Sie sich genau klar, was im Grundpreis enthalten ist. Umfasst er nur die Kernmodule oder sind darin auch zusätzliche Leistungen wie Kundensupport, Schulungen und Updates enthalten? Wenn Sie dies im Voraus wissen, können Sie später unerwartete Kosten vermeiden.
2. Fallen für Anpassungen zusätzliche Gebühren an?
Anpassungen können einen erheblichen Kostenfaktor darstellen. Einige ERP-Anbieter bieten sofort einsatzbereite Funktionen an, während bei anderen möglicherweise zusätzliche Anpassungsarbeiten erforderlich sind. Erkundigen Sie sich unbedingt nach den potenziellen Kosten für Anpassungen, einschließlich etwaiger laufender Gebühren.
3. Wie sieht das Preismodell für die laufende Wartung und den Support aus?
Es ist wichtig, die laufenden Kosten für Wartung und Support zu klären. Fragen Sie nach, ob diese in Ihrem Abonnement enthalten sind oder ob dafür eine separate Gebühr anfällt. Wenn Sie diese Kosten kennen, stellen Sie sicher, dass Ihnen später keine unerwarteten Ausgaben entstehen.
4. Wie gehen Sie mit Skalierung und Wachstum um?
Ihr Unternehmen wird wahrscheinlich wachsen, und Ihr ERP-System sollte in der Lage sein, mit diesem Wachstum Schritt zu halten. Erkundigen Sie sich, wie sich die Preisgestaltung des Anbieters entwickelt, wenn Sie weitere Benutzer oder Module hinzufügen, und ob er flexible Preisoptionen anbietet, die dem Wachstum Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit gerecht werden.
5. Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten?
Die Gesamtbetriebskosten (TCO) umfassen nicht nur den Softwarepreis, sondern auch die Implementierung, Schulungen und die langfristige Wartung. Lassen Sie sich unbedingt eine umfassende Aufschlüsselung all dieser Kosten vorlegen, damit Sie auf den gesamten finanziellen Aufwand vorbereitet sind.
6. Gibt es versteckte Kosten?
Fragen Sie nach, ob versteckte Gebühren anfallen, beispielsweise für die Datenmigration, die Anbindung an bestehende Systeme oder die Integration von Drittanbietern. Manchmal berechnen Anbieter Gebühren für Leistungen, die wie Standardfunktionen erscheinen. Daher ist es wichtig, diese im Vorfeld zu klären.
7. Was passiert, wenn wir ein Upgrade oder Downgrade durchführen müssen?
Geschäftliche Anforderungen ändern sich im Laufe der Zeit. Daher ist es entscheidend zu wissen, wie flexibel der ERP-Anbieter in Bezug auf die Skalierung nach oben oder unten ist. Fragen Sie nach, ob bei einer Herabstufung Strafgebühren anfallen oder ob beim Upgrade auf höherwertige Tarife oder Module zusätzliche Kosten entstehen.
8. Richtet sich die Preisgestaltung nach der Anzahl der Nutzer, nach Modulen oder nach beidem?
Wenn Sie sich Klarheit über die Preisgestaltung verschaffen, können Sie besser einschätzen, welche Faktoren die zukünftigen Kosten beeinflussen werden. Werden die Kosten pro Nutzer, pro Modul oder beides berechnet? Mit diesem Wissen können Sie besser vorhersagen, wie sich die Kosten im Zuge des Wachstums Ihres Unternehmens entwickeln werden.
9. Wie läuft die Verlängerung ab und wie hoch sind die Kosten?
Erkundigen Sie sich nach den Verlängerungsbedingungen, insbesondere wenn Sie sich für ein Abonnement-basiertes Preismodell entscheiden. Bei einigen Anbietern kann es bei Vertragsverlängerung zu Preiserhöhungen oder versteckten Kosten kommen. Daher ist es wichtig, die Bedingungen sowohl für den Erstvertrag als auch für zukünftige Verlängerungen zu kennen.
10. Können wir uns vor der Entscheidung eine Demo des Systems ansehen?
Auch wenn es vielleicht keine kostenlose Testversion gibt, fragen Sie nach, ob der Anbieter webbasierte Vorführungen oder Online-Videos zur Software anbietet. So können Sie sich vor einer Entscheidung ein genaueres Bild von den Funktionen des Systems machen und prüfen, inwieweit es Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht.
So planen Sie die Kosten für ein ERP-System ein
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen
Bevor Sie sich mit den ERP-Preisen befassen, sollten Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens genau kennen. Legen Sie die wesentlichen Funktionen und Module fest, die sich auf die Gesamtkosten auswirken.
Schritt 2: Wählen Sie das richtige Preismodell
ERP-Anbieter bieten in der Regel zwei Preismodelle an: Abonnements und unbefristete Lizenzen. Abonnementmodelle sind zunächst kostengünstiger, während unbefristete Lizenzen zwar höhere Anschaffungskosten verursachen, dafür aber keine wiederkehrenden Gebühren anfallen.
Schritt 3: Schätzung der Implementierungskosten
Über die Software selbst hinaus umfasst die ERP-Einführung die Einrichtung, Schulung und Integration. Diese Kosten können mitunter die Kosten für das ERP-System selbst übersteigen; stellen Sie daher sicher, dass Sie Ressourcen für den gesamten Einführungsprozess bereitstellen.
Schritt 4: Berücksichtigen Sie die laufende Wartung und den Support
ERP-Systeme erfordern eine kontinuierliche Wartung für Updates, Fehlerbehebung und technischen Support. Achten Sie darauf, diese wiederkehrenden Kosten zu berücksichtigen, die je nach Anbieter und System variieren.
Schritt 5: Versteckte Kosten berücksichtigen
Versteckte Kosten wie Datenmigration, Anpassungen oder zusätzliche Hardware können Ihr Budget erheblich belasten. Erkennen Sie diese Ausgaben frühzeitig, um spätere Überraschungen zu vermeiden.
ROI-Berechnung: Lohnt sich die Investition in ein ERP-System?
Die Berechnung des ROI eines ERP-Systems ist unerlässlich, um dessen langfristigen Wert zu ermitteln. Konzentrieren Sie sich dabei auf Schlüsselbereiche wie Zeitersparnis, Prozesseffizienz und gesenkte Betriebskosten. Ein ERP-System kann Arbeitsabläufe optimieren, manuelle Fehler reduzieren und die Entscheidungsfindung verbessern – all dies trägt zu Kosteneinsparungen bei. Darüber hinaus können Sie den Return on Investment besser einschätzen, indem Sie Verbesserungen bei der Produktivität und der Kundenzufriedenheit nachverfolgen. Letztendlich sind die Anschaffungskosten zwar erheblich, doch das Potenzial für langfristige Gewinne macht die Investition oft lohnenswert.
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