Sobald Sie sich einen Überblick über die verschiedenenArten von Lagerverwaltungssystemen (WMS) unter verschafft und einWMS unter gefunden haben, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt, ist es an der Zeit, mit der Implementierung zu beginnen.
Die Einführung eines WMS kann eine Herausforderung darstellen. Von der Budgetierung und der Planung des Veränderungsmanagements bis hin zu Schulungen und der Datenmigration – der Prozess erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, wenn Sie möchten, dass das WMS reibungslos in Betrieb genommen wird und sich korrekt in Ihre Lagerabläufe integriert.
Versuchen Sie nicht, diesen Prozess alleine durchzuführen. Befolgen Sie stattdessen unseren Leitfaden zur WMS-Implementierung und unsere Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie alle Voraussetzungen für den Erfolg geschaffen haben.
Herausforderungen bei der WMS-Implementierung
WMS-Lösungen können Ihre Lagerumgebung grundlegend verändern: Sie ermöglichen die Kontrolle über den Lagerbestand, liefern Echtzeit-Updates, optimieren die Regalflächennutzung, senken die Betriebskosten und optimieren Ihre Lagerabläufe. Allerdings bringen diese Produkte eine Reihe spezifischer Herausforderungen mit sich, die ihre Implementierung im Vergleich zu anderer Supply-Chain-Software erschweren.
Lagerhäuser sind physische Gebäude, in denen Menschen, Lagerbestände und Ausrüstung zu berücksichtigen sind. Die Synchronisierung dieser realen Abläufe mit digitaler Software ist eine schwierige Aufgabe. Hinzu kommt, dass Produktions- und Vertriebsumgebungen oft über komplexe Systeme, mehrere Verarbeitungsbereiche und sich überschneidende Produktflüsse verfügen, was die Sache noch weiter verkompliziert. Die WMS-Software muss nicht nur die Koordination über diese physischen Räume hinweg gewährleisten, sondern auch die komplexen Abläufe planen, die mit dem Lagerbetrieb einhergehen.
Checkliste für die WMS-Implementierung: 9 Schritte, die es zu befolgen gilt
Befolgen Sie unsere Checkliste zur WMS-Implementierung, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Schritte des Implementierungsprozesses abschließen und die Vorteile Ihrer neuen WMS-Lösung voll ausschöpfen können.
1. Erstellen Sie einen Projektplan
Beginnen Sie mit dem Gesamtüberblick. Erstellen Sie einen Projektplan, der einen Zeitplan für den gesamten WMS-Implementierungsprozess sowie Projektziele als Entscheidungsgrundlage, die Ressourcenzuweisung, um sicherzustellen, dass Ihnen alles zur Verfügung steht, was Sie zur Erledigung der Aufgabe benötigen, und Kennzahlen zur Bewertung des Erfolgs des Prozesses enthält.
2. Stellen Sie Ihr Umsetzungsteam zusammen
Für die Einführung eines WMS ist ein Team erforderlich, dessen Mitglieder gemeinsam an dem Projekt arbeiten. Die Größe Ihres Teams hängt von Ihrem Unternehmen und Ihrem Projekt ab, doch im Allgemeinen müssen Sie mehrere Rollen besetzen:
- Projektleiter
- Leiter des Lagerbetriebs
- Datenbankadministrator
- Mitarbeiter im IT-Team oder IT-Ingenieur
- WMS-Experte
Berücksichtigen Sie außerdem Ihre aktuellen Lagerabläufe. Verfügen Sie über einen manuellen Prozess? Wenn ja, müssen Sie sich keine Gedanken über die Integration des WMS in Ihre bestehende Software machen. Nutzen Sie Unternehmenssoftware wie eine E-Commerce-Plattform, eine ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) oder Bestelltools? Wenn ja, müssen Sie möglicherweise jemanden damit beauftragen, den Integrationsprozess zu leiten und sicherzustellen, dass Ihre Daten korrekt in das WMS übertragen werden.
Möglicherweise benötigen Sie auch zusätzliche Unterstützung, wenn es an der Zeit ist, das WMS in Betrieb zu nehmen. Überlegen Sie sich daher, wer Ihnen helfen kann, wenn Sie bereit sind, den Betrieb aufzunehmen.
3. Einen Plan für das organisatorische Veränderungsmanagement entwickeln
Die Einführung eines WMS in Ihrem Unternehmen wird die Geschäftsabläufe erheblich verändern. Es ist wichtig, einen Plan zu entwickeln, wie Sie mit diesen Veränderungen sowie mit allen Herausforderungen umgehen, die im Laufe des Prozesses auftreten können.
Erstellen Sie einen Plan für das organisatorische Veränderungsmanagement, um Mitarbeitern, Führungskräften und anderen Beteiligten die Umstellung auf das WMS zu erleichtern. Auch wenn die Einzelheiten von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens abhängen, sollte der Plan mehrere Elemente enthalten:
- Geschätzte Umsetzungskosten
- Zeitplan für die Umsetzung
- Schulungsplan und Möglichkeiten, den Umgang mit dem System zu erlernen
- Testplan
- Beschreibung des Go-Live-Prozesses
- Plan zur Bewertung des Umsetzungserfolgs
Halten Sie alle auf dem Laufenden, damit sie über den Verlauf der WMS-Einführung informiert bleiben und erkennen, welchen Nutzen dieses System für das Unternehmen haben wird.
4. Schätzung der Umsetzungskosten und des Budgets
Die Kosten für die Einführung eines WMS hängen von mehreren Faktoren ab, darunter die Art der verwendeten WMS-Software, die Art der Schulungen, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten, sowie der Umfang und die Art Ihres Lagerbetriebs.
Während Wartungskosten oft (aber nicht immer) im ursprünglichen Kaufpreis des WMS enthalten sind, fallen für die Installation und Implementierung in der Regel zusätzliche Kosten an. Eine Installation vor Ort ist teurer, doch cloudbasierte WMS-Software kann aus der Ferne installiert werden, was die Kosten senken kann. Auch die Schulungskosten variieren, da digitale, praktische und hybride Schulungen jeweils unterschiedliche Preise haben.
Schätzen Sie diese Kosten für die WMS-Implementierung und erstellen Sie ein Budget, das genügend Spielraum lässt, falls vor, während oder nach der Systemeinführung unerwartete Kosten auftreten sollten.
5. Sicherung und Migration von Warehouse-Daten
Die Genauigkeit und Sicherheit der Daten sind für den Implementierungsprozess des WMS von entscheidender Bedeutung.
Bevor Sie Ihre Daten in das WMS migrieren, müssen Sie sicherstellen, dass diese korrekt sind und gesichert wurden. Erstellen Sie eine Sicherungskopie Ihrer bestehenden Lager- und Kundendaten, die Sie während der Implementierung verwenden können, sowie eine separate Sicherungskopie auf einem anderen Speichermedium für den Fall, dass es während der Migration zu Datenverlusten oder -beschädigungen kommt.
Ihr Datenbankadministrator, Ihr IT-Team und/oder Ihr Integrationsspezialist sollten für die Datensicherung und -migration verantwortlich sein, um sicherzustellen, dass während der Umstellung keine Daten verloren gehen, und neue Regeln für die Datenformatierung festlegen, damit das neue WMS reibungslos läuft.
6. Schulen Sie Ihre WMS-Anwender
Die Mitarbeiter in Ihrem Lager, die Mitarbeiter in der Rechnungsabteilung, die Kundenbetreuer und weitere Mitarbeiter werden das WMS nutzen und müssen in der Bedienung des neuen Systems geschult werden. Die Schulung aller betroffenen Mitarbeiter kann mehrere Tage in Anspruch nehmen, insbesondere wenn einige Mitarbeiter im Schichtdienst tätig sind.
In dieser Schulung lernt Ihr Team nicht nur, wie man mit dem WMS umgeht, sondern hat auch die Möglichkeit, in der Praxis Fragen zu stellen.
Ihr WMS-Anbieter bietet möglicherweise Schulungen vor Ort, digitale Schulungen oder hybride Schulungsoptionen an – oder sogar eine Kombination aus verschiedenen Schulungsmethoden. Viele Unternehmen bieten Kurse, Schulungsunterlagen oder maßgeschneiderte Lektionen an, um den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden.
Schulen Sie Ihre WMS-Anwender, damit sie sofort einsatzbereit sind, sobald das neue System in Betrieb geht.
7. Vorbereitung auf den Start
Erstellen Sie einen Plan für die Inbetriebnahme, der möglicherweise verschiedene Aufgaben in letzter Minute umfasst:
- Sprechen Sie mit der Unternehmensleitung und den Beteiligten, um sicherzustellen, dass sie für den Start bereit sind
- Stellen Sie sicher, dass die Daten erfolgreich migriert wurden und dass Ihre Sicherungskopien sicher sind
- Führen Sie einen Test des WMS mit einem Teil der Daten durch, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert.
- Stellen Sie sicher, dass die zuständigen Teammitglieder die WMS-Schulung absolviert haben
- Testen Sie Ihr Netzwerk, um sicherzustellen, dass es die Nutzung der neuen Software unterstützt.
- Planen Sie ein, dass während der Markteinführung zusätzliche Teammitglieder vor Ort sind
- Geben Sie Datum und Uhrzeit der Markteinführung bekannt, damit alle Mitarbeiter auf dem Laufenden sind
- Bestätigen Sie die Liste der Kennzahlen und Leistungskennzahlen (KPIs), die Sie zur Ermittlung des Erfolgs der Umsetzung messen werden.
Wenn Ihr Team die Vorbereitungen vor dem Start abgeschlossen hat, ist es Zeit für den Live-Start.
8. In Betrieb nehmen
Wenn Sie das WMS zum festgelegten Zeitpunkt in Betrieb nehmen, sollte Ihr Go-Live-Team sofort damit beginnen, den Fortschritt des Systems zu überwachen. Es wird wahrscheinlich zu Hindernissen, ausgelassenen Schritten, Fehlern oder Problemen kommen, die Sie in Echtzeit beheben müssen, doch das Ziel besteht darin, das WMS am Laufen zu halten, während Sie Probleme lösen und Arbeitsabläufe optimieren.
Ihre IT-Mitarbeiter und Ihr Datenbankadministrator sollten die Datenqualität überprüfen und sicherstellen, dass das WMS neue Bestellungen korrekt verarbeitet. Der Leiter des Lagerbetriebs muss Bereiche im Blick behalten, in denen die Leistung der Mitarbeiter nachlässt, um systemseitige Engpässe zu identifizieren.
9. Überprüfung des WMS-Implementierungsprozesses
Nachdem das WMS in Betrieb genommen wurde, können Sie den Implementierungsprozess des WMS überprüfen.
Ist der Lagerbetrieb effizienter geworden? Haben Sie Kosten gesenkt oder Zeit eingespart? Sind die Bestellungen genauer und die Datenbankaktualisierungen zuverlässiger? Sehen Sie sich die von Ihnen festgelegten Kennzahlen und KPIs an, um zu überprüfen, ob Sie Ihre Projektziele erreicht haben.
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