Une fois que vous aurez passé en revue les différentstypes de systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) disponibles sur et que vous aurez trouvé leWMS le mieux adapté à votre entreprise, il sera temps d'entamer le processus de mise en œuvre.
La mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt (WMS) peut s'avérer complexe. De l'établissement du budget à la planification de la gestion du changement, en passant par la formation et la migration des données, ce processus nécessite une préparation minutieuse si vous souhaitez que le WMS soit déployé sans heurts et s'intègre correctement à vos opérations d'entrepôt.
N'essayez pas de mener ce processus à bien tout seul. Suivez plutôt notre guide de mise en œuvre du WMS et notre liste de contrôle pour mettre toutes les chances de votre côté.
Les défis liés à la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt (WMS)
Les solutions WMS peuvent transformer votre environnement d'entrepôt : elles permettent de maîtriser les stocks, fournissent des mises à jour en temps réel, optimisent l'espace de rayonnage, réduisent les coûts d'exploitation et optimisent vos activités d'entrepôt. Cependant, ces produits présentent un ensemble de défis spécifiques qui rendent leur mise en œuvre plus complexe que celle d'autres logiciels de chaîne d'approvisionnement.
Les entrepôts sont des bâtiments physiques où circulent du personnel, des stocks et des équipements. La synchronisation de ces opérations concrètes avec un logiciel numérique est une tâche ardue. De plus, les environnements de production et de distribution comportent souvent des systèmes complexes, de multiples zones de traitement et des flux de produits qui se chevauchent, ce qui complique encore davantage les choses. Le logiciel WMS doit non seulement assurer la coordination entre ces espaces physiques, mais aussi planifier les opérations complexes inhérentes aux entrepôts.
Liste de contrôle pour la mise en œuvre d'un système WMS : 9 étapes à suivre
Suivez notre liste de contrôle pour la mise en œuvre du WMS afin de vous assurer de respecter toutes les étapes essentielles du processus de mise en œuvre et de tirer pleinement parti de votre nouvelle solution WMS.
1. Élaborer un plan de projet
Commencez par avoir une vue d'ensemble. Élaborez un plan de projet comprenant un calendrier de l'ensemble du processus de mise en œuvre du système de gestion d'entrepôt (WMS), ainsi que les objectifs du projet pour orienter les décisions, la répartition des ressources afin de vous assurer de disposer de tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien la tâche, et des indicateurs pour vous aider à évaluer la réussite du processus.
2. Constituez votre équipe de mise en œuvre
La mise en œuvre d'un système WMS nécessite une équipe de personnes travaillant ensemble sur le projet. La taille de votre équipe dépendra de votre entreprise et de votre projet, mais en général, vous devrez pourvoir plusieurs postes :
- Chef de projet
- Responsable des opérations d'entrepôt
- Administrateur de bases de données
- Membre de l'équipe informatique ou ingénieur
- Expert en WMS
Par ailleurs, examinez vos opérations d’entrepôt actuelles. Utilisez-vous un processus manuel ? Si tel est le cas, vous n’aurez pas à vous soucier de l’intégration du WMS à vos logiciels existants. Utilisez-vous des logiciels d’entreprise tels qu’une plateforme de commerce électronique,une solution ERP ( ) ou des outilsde gestion des commandes ? Si tel est le cas, vous devrez peut-être désigner une personne chargée de gérer le processus d’intégration et de veiller à ce que vos données soient correctement transférées vers le WMS.
Vous aurez peut-être également besoin d'un coup de main supplémentaire au moment du déploiement du WMS ; pensez donc à déterminer qui pourra vous aider lorsque vous serez prêt à passer en production.
3. Élaborer un plan de gestion du changement organisationnel
La mise en place d'un système de gestion d'entrepôt (WMS) au sein de votre entreprise va profondément modifier vos opérations commerciales. Il est important d'élaborer un plan permettant de gérer ces changements ainsi que les éventuelles difficultés qui pourraient survenir au cours du processus.
Élaborez un plan de gestion du changement organisationnel afin d'aider le personnel, la direction et les autres parties prenantes à s'adapter au système de gestion des entrepôts (WMS). Bien que les détails dépendent des besoins spécifiques de votre entreprise, ce plan doit comporter plusieurs éléments :
- Coûts estimés de mise en œuvre
- Calendrier de mise en œuvre
- Calendrier des formations et possibilités d'apprentissage de l'utilisation du système
- Plan de test
- Description du processus de mise en production
- Plan d'évaluation de la réussite de la mise en œuvre
Veillez à tenir tout le monde informé afin que chacun soit au courant de l'avancement du processus de mise en œuvre du WMS et comprenne la valeur ajoutée que ce système apportera à l'entreprise.
4. Estimation des coûts de mise en œuvre et du budget
Les coûts de mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt (WMS) dépendent de plusieurs facteurs, notamment le type de logiciel WMS utilisé, le type de formation dispensée à votre personnel, ainsi que la taille et la nature de vos opérations d'entrepôt.
Si les frais de maintenance sont souvent (mais pas toujours) inclus dans le prix d'achat initial du WMS, l'installation et la mise en œuvre entraînent généralement des coûts supplémentaires. L'installation sur site est plus coûteuse, mais les logiciels WMS à distance basés sur le cloud peuvent être installés à distance, ce qui peut réduire les coûts. Les coûts de formation varient également : les formations en ligne, pratiques et hybrides ont toutes des tarifs différents.
Évaluez les coûts de mise en œuvre de ce système de gestion d'entrepôt (WMS) et établissez un budget, en prévoyant une marge de manœuvre au cas où des coûts imprévus surgiraient avant, pendant ou après le lancement du système.
5. Sauvegarde et migration des données de l'entrepôt
La précision et la sécurité des données revêtent une importance cruciale dans le processus de mise en œuvre d'un système de gestion des entrepôts (WMS).
Avant de migrer vos données vers le WMS, vous devez vous assurer qu'elles sont exactes et qu'elles ont été sauvegardées. Créez une sauvegarde de vos données existantes relatives à l'entrepôt et aux clients, que vous utiliserez pendant la mise en œuvre, ainsi qu'une sauvegarde distincte stockée sur un support différent, au cas où une perte ou un dommage surviendrait pendant la migration.
Votre administrateur de base de données, votre équipe informatique et/ou votre spécialiste en intégration doivent se charger de la sauvegarde et de la migration des données, veiller à ce qu'aucune donnée ne soit perdue pendant la transition et définir de nouvelles règles de formatage des données afin que le nouveau système de gestion des entrepôts (WMS) fonctionne sans heurts.
6. Former les utilisateurs de votre système de gestion d'entrepôt (WMS)
Les employés de votre entrepôt, le personnel du service de facturation, les chargés de clientèle et d'autres collaborateurs utiliseront le système de gestion d'entrepôt (WMS) ; ils doivent donc être formés au fonctionnement de ce nouveau système. La formation de l'ensemble des collaborateurs concernés peut prendre plusieurs jours, surtout si certains d'entre eux travaillent en équipe.
Cette session de formation permettra non seulement à votre équipe d'apprendre à utiliser le système de gestion d'entrepôt (WMS), mais lui donnera également l'occasion de poser des questions en situation réelle.
Votre fournisseur de WMS peut proposer des formations sur site, en ligne ou hybrides, voire une combinaison de différentes méthodes de formation. De nombreuses entreprises proposent des cours, des supports de formation ou des modules sur mesure pour répondre aux besoins de votre personnel.
Formez vos utilisateurs du système de gestion d'entrepôt (WMS) afin qu'ils soient prêts à se mettre immédiatement au travail dès la mise en service du nouveau système.
7. Préparer le lancement
Élaborez un plan de mise en service, qui peut inclure plusieurs tâches de dernière minute :
- Prendre contact avec la direction et les parties prenantes pour s'assurer qu'elles sont prêtes pour le lancement
- Vérifiez que la migration des données s'est déroulée sans problème et que vos sauvegardes sont en sécurité
- Effectuer un test du système de gestion des stocks (WMS) avec un sous-ensemble de données afin de s'assurer qu'il fonctionne correctement
- S'assurer que les membres concernés de l'équipe ont suivi la formation au WMS
- Testez votre réseau pour vous assurer qu'il est capable de prendre en charge l'utilisation du nouveau logiciel
- Prévoir la présence de membres supplémentaires de l'équipe lors du lancement
- Communiquez la date et l'heure du lancement afin que tous les employés soient informés
- Vérifiez la liste des indicateurs et des indicateurs clés de performance (KPI) que vous allez mesurer pour évaluer le succès de la mise en œuvre
Une fois que votre équipe a terminé les étapes préalables au lancement, il est temps de mettre le site en ligne.
8. Mise en ligne
Lorsque vous lancerez le WMS à l'heure prévue, demandez immédiatement à votre équipe chargée de la mise en service de commencer à surveiller le bon fonctionnement du système. Il y aura sans doute des obstacles, des étapes manquées, des erreurs ou des problèmes que vous devrez résoudre en temps réel, mais l'objectif est de maintenir le WMS opérationnel tout en résolvant les problèmes et en optimisant les flux de travail.
Votre équipe informatique et votre administrateur de base de données doivent vérifier la qualité des données et s'assurer que le système de gestion d'entrepôt (WMS) traite correctement les nouvelles commandes. Le responsable des opérations d'entrepôt doit rester attentif aux domaines où les performances du personnel sont en baisse afin d'identifier les blocages au niveau du système.
9. Passer en revue le processus de mise en œuvre du système de gestion d'entrepôt (WMS)
Une fois le WMS mis en service, vous pourrez passer en revue le processus de mise en œuvre du WMS.
Les opérations d'entrepôt sont-elles plus efficaces ? Avez-vous réduit vos coûts ou gagné du temps ? Les commandes sont-elles plus précises et les mises à jour de la base de données plus fiables ? Examinez les indicateurs et les KPI que vous avez définis pour vérifier si vous avez atteint les objectifs de votre projet.
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