O que é um sistema ERP e por que razão é necessário no setor da produção alimentar?
A forma mais simples de definir o ERP é pensar em todos os processos empresariais essenciais necessários para gerir uma empresa: finanças, recursos humanos, produção, cadeia de abastecimento, serviços, aquisições, etc. Na sua essência, o software ERP ajuda a gerir de forma eficiente todos estes processos num sistema integrado. É frequentemente referido como o sistema de registo da organização. As empresas utilizam diferentes formas de ERP há décadas, tendo surgido algumas das primeiras versões na década de 19601.
Os sistemas ERP atuais estão longe de ser básicos e sofreram uma transformação radical em relação aos sistemas ERP de há décadas. Atualmente, são normalmente fornecidos através da nuvem e utilizam as tecnologias mais recentes — tais como a inteligência artificial (IA) e a aprendizagem automática — para proporcionar automação inteligente, maior eficiência e informações instantâneas em toda a empresa. O software ERP moderno também liga as operações internas a parceiros comerciais e redes em todo o mundo, proporcionando às empresas a colaboração, a agilidade e a rapidez necessárias para serem competitivas nos dias de hoje2.
Vantagens de um sistema ERP
1. Reduzir os custos de gestão
Ao digitalizar os diversos processos empresariais e centralizar a gestão de dados, a sua empresa aumentará a eficiência, dedicando menos tempo e recursos a estas tarefas. A utilização de software ERP irá revelar ineficiências e desperdícios adicionais, permitindo à empresa identificar outras oportunidades de redução de custos.
2. Maximizar as operações da empresa
O software ERP aumenta significativamente a eficiência. Isto permite libertar pessoal e recursos da empresa para que sejam utilizados noutras áreas, permitindo que a empresa se expanda e melhore.
3. Aumentar a flexibilidade
A versatilidade do sistema ERP permite que as empresas do setor alimentar e de bebidas utilizem um ERP especializado que se adapte melhor às suas necessidades, produtos e objetivos específicos. O ERP ideal é um sistema capaz de se adaptar e evoluir a par de uma empresa em crescimento e em expansão.
De que forma é que o ERP se aplica à digitalização das empresas do setor alimentar?
De acordo com a Gartner3, a digitalização é definida como a utilização de tecnologias digitais para transformar um modelo de negócio e proporcionar novas oportunidades de receitas e de criação de valor; é o processo de transição para um negócio digital. O sistema ERP é o centro nevrálgico do processamento de dados e nunca foi tão importante como hoje.
A digitalização surgiu como uma megatendência na nossa sociedade, na medida em que se revelou uma mudança generalizada e de longo prazo à escala global. Esta megatendência implica uma mudança na importância do ERP: o que antes era uma ferramenta de apoio operacional às empresas tornou-se agora um importante alicerce estratégico.
Enquanto centro de otimização de dados e processos, o sistema ERP está presente em muitos projetos de digitalização. Quer esteja a rastrear as suas mercadorias com RFID, a utilizar o comércio eletrónico ou a gerir o seu parque de máquinas de produção, o seu sistema ERP pode proporcionar eficiência e poupanças de custos. A sua cadeia de abastecimento, inventário, administração, produção ou vendas beneficiam de um único sistema de registo. Ao interligar os dados do ERP com os dados de outros sistemas, as decisões podem até ser automatizadas, como é o caso da aprendizagem automática.
As poupanças que um sistema ERP pode potencialmente proporcionar não devem ser ignoradas. De acordo com a CSIMarket4, a margem de lucro bruto em 2019 para a indústria de transformação alimentar foi de 22,05%. Este valor é visivelmente inferior à média total do mercado, que se situou nos 49,4%. Talvez não seja surpreendente que quase 70% das empresas de transformação alimentar ainda utilizem predominantemente processos em papel.
Pode argumentar-se que aproveitar todas as oportunidades de digitalização no sistema ERP aumentaria a rentabilidade da empresa, aproximando-a da média do mercado ou, talvez, ultrapassando-a. A implementação de um ERP numa empresa de transformação alimentar irá otimizar os seus processos, expandir o seu modelo de negócio ou, simplesmente, tornar a sua produção mais ágil – e rentável.
Funcionalidades de um ERP necessárias para uma empresa de transformação alimentar
Ao procurar o software ERP mais adequado para a sua empresa de transformação alimentar, há certamente funcionalidades que deve esperar que o sistema ofereça.
1. Gestão de ponta a ponta
2. Relatórios e painéis de controlo
3. Interface de utilizador apelativa e intuitiva
4. Segurança e cópias de segurança
5. Sistema robusto de gestão de inventário
6. Gestão de custos e rendimentos
7. Envelhecimento e rastreabilidade dos produtos
8. Acompanhamento de lotes e séries
9. Automatização
10. Funcionalidades de dimensionamento
11. Flexibilidade
12. Integração perfeita
Que aspetos devem as empresas do setor alimentar ter em conta na seleção do seu software ERP?
Um ERP específico para o setor alimentar foi concebido para otimizar os processos exclusivos dos fabricantes de alimentos e bebidas e colmatar lacunas em áreas onde os métodos tradicionais não conseguem intervir. À medida que a expansão do setor prossegue, os pequenos e médios produtores de alimentos e bebidas, que outrora utilizavam folhas de cálculo e soluções individuais, necessitam agora de uma solução mais integrada e automatizada para melhorar a eficiência, reduzir os erros humanos e aumentar os lucros.
Os fabricantes de alimentos e bebidas têm responsabilidades específicas relacionadas com produtos perecíveis, tais como o prazo de validade, a utilização de ingredientes de alta qualidade, a consistência e a segurança dos produtos. Estas empresas têm ainda de cumprir requisitos rigorosos em matéria de rotulagem e embalagem, gerir as receitas, manter a qualidade dos produtos, implementar precauções de segurança e estar preparadas para responder rapidamente a um recall de produtos5.
São muitos aspetos a gerir em simultâneo, e os métodos tradicionais simplesmente não conseguem acompanhar a procura e o crescimento. O software ERP concebido para esses fins ajuda as empresas a manterem-se organizadas e competitivas.
Passos essenciais na implementação de um ERP
1. Análise e Planeamento
Antes de avançar com a aquisição de um sistema ERP, é essencial identificar as necessidades, definir um orçamento e pesquisar exaustivamente as possíveis soluções.
Recomendamos que forme uma equipa de projeto composta por pessoas que assumam a responsabilidade de acompanhar este processo até ao fim. Esta equipa assumirá várias funções no âmbito da implementação, incluindo a definição do plano e dos prazos, a atribuição dos recursos necessários, a tomada de decisões sobre o produto a adotar e a sua conceção, bem como a gestão geral das tarefas quotidianas do projeto.
Um dos primeiros objetivos a que a sua equipa deve aspirar é adquirir uma compreensão aprofundada dos problemas atuais com que a empresa se depara, incluindo ineficiências nos processos e os requisitos para o sistema ERP. Uma decisão importante é a escolha entre utilizar um sistema ERP instalado nas instalações da empresa ou na nuvem.
No caso de um sistema instalado nas instalações da empresa, adquire-se e instala-se hardware e software nos sistemas da organização. A alternativa é um ERP baseado na nuvem, que é tradicionalmente oferecido como um serviço por subscrição, acedido através da Internet. Os sistemas ERP baseados na nuvem são frequentemente mais rápidos de implementar e não requerem tantos recursos de TI internos.
2. Design
A fase de conceção baseia-se em requisitos detalhados e na compreensão dos fluxos de trabalho atuais para desenvolver um projeto detalhado para o novo sistema ERP. Isto inclui a conceção de novos fluxos de trabalho mais eficientes e de outros processos empresariais que tirem partido do sistema. É importante envolver os utilizadores na fase de conceção. São os utilizadores que têm o conhecimento mais profundo dos processos empresariais atuais. O seu envolvimento na conceção também contribuirá para que aceitem o novo sistema e tirem pleno partido de todos os seus benefícios.
A equipa do projeto deve realizar análises para identificar aspetos específicos dos fluxos de trabalho e processos da empresa. Estes podem exigir uma configuração específica do software ERP ou alterações nos fluxos de trabalho ou processos, de modo a alinhá-los mais estreitamente com o próprio sistema ERP. O fornecedor da solução ERP irá colaborar consigo para identificar soluções para as suas questões e necessidades específicas.
3. Desenvolvimento
Assim que os requisitos para a conceção tiverem sido definidos, pode dar-se início ao desenvolvimento do sistema. Isto envolve a configuração e, sempre que necessário, a personalização do software para dar resposta aos processos redesenhados. Pode também incluir o desenvolvimento da integração com quaisquer outras aplicações empresariais existentes na organização que não venham a ser substituídas pelo sistema ERP. Se estiver a utilizar um sistema ERP instalado nas instalações da empresa, a organização terá de instalar o hardware e o software necessários.
A par do desenvolvimento do software ERP, a equipa deve elaborar materiais de formação para ajudar os utilizadores a familiarizarem-se com o novo sistema. Outro aspeto que precisa de ser abordado é a preparação para a migração de dados. A migração de dados é uma tarefa de grande envergadura. Envolve frequentemente a extração, transformação e carregamento de dados provenientes de vários sistemas, cada um dos quais pode utilizar formatos diferentes e conter informações duplicadas ou inconsistentes. A equipa de implementação tem de decidir quais os dados a migrar nesta fase. Deve tomar medidas para evitar a migração generalizada de todos os dados históricos, uma vez que é provável que grande parte desses dados seja desnecessária.
4. Testes
A fase de testes ocorre frequentemente enquanto a fase anterior, o desenvolvimento, ainda está em curso. Isto deve-se ao facto de ser essencial testar vários módulos e designs à medida que são criados, para garantir a estabilidade, identificar erros e efetuar correções, antes de se avançar demasiado no projeto. Isto também é vantajoso, na medida em que permite passar para outra secção para continuar o desenvolvimento enquanto uma parte do ERP se encontra em fase de testes.
Os testes podem ser realizados em fases, começando pelos testes às funções básicas do sistema ERP, seguidos de testes mais exaustivos a todas as funcionalidades do software. Seria aconselhável permitir que alguns utilizadores testassem o sistema nas suas funções específicas, para se ter uma ideia realista de como está a decorrer a implementação.
A maioria dos fornecedores de ERP disponibiliza ferramentas para a formação dos utilizadores, tanto durante a fase de desenvolvimento como após a implementação total do software. Para além do apoio do fornecedor, a empresa deve tirar o máximo partido dos materiais de formação elaborados na fase de desenvolvimento. Estes materiais serão, sem dúvida, adaptados à sua organização e às responsabilidades específicas do dia-a-dia dos colaboradores, o que constitui um recurso inestimável.
5. Implementação
O momento pelo qual tem trabalhado tanto — o dia em que o sistema ERP entra em funcionamento. Poderá deparar-se com alguns problemas, tendo em conta o grande número de elementos envolvidos e o facto de alguns membros da equipa ainda estarem a ter dificuldades em aprender a utilizar as ferramentas e funcionalidades do ERP. A equipa do projeto, juntamente com os seus consultores de ERP, deve estar sempre disponível para responder a perguntas, ajudar os utilizadores a compreender o sistema e tentar resolver quaisquer problemas. O seu parceiro de implementação deve poder ajudar na resolução de problemas, se necessário. Seja paciente, pois os utilizadores vão demorar algum tempo a adaptar-se ao sistema e a ver os ganhos de produtividade que espera.
Embora a maior parte dos seus dados deva ser migrada antes desta fase, os restantes dados, tais como as transações atuais, devem ser migrados imediatamente antes da entrada em funcionamento.
Algumas organizações pretendem implementar todos os módulos do sistema ERP em simultâneo, enquanto outras se concentram, numa primeira fase, em módulos ou processos específicos de elevada prioridade e vão adicionando os restantes posteriormente, por fases. Para minimizar o risco, algumas organizações também continuam a utilizar sistemas mais antigos em paralelo com a nova implementação do ERP durante algum tempo, embora isso possa aumentar o custo global do projeto e reduzir a produtividade dos utilizadores.
6. Suporte e atualizações
O trabalho não termina assim que o sistema ERP for implementado com sucesso. O apoio contínuo após a implementação ajuda a manter os utilizadores satisfeitos e confiantes, e garante que a empresa obtenha os benefícios desejados do ERP. O foco da equipa de projeto deve passar da implementação para o feedback e as necessidades dos utilizadores. É quase inevitável que sejam necessários alguns desenvolvimentos e configurações adicionais à medida que os utilizadores começam a utilizar o sistema num ambiente real. Poderão ser identificadas necessidades adicionais que exigirão a adição de novas funcionalidades ao sistema. À medida que a empresa alimentar contrata novos colaboradores, estes também terão de receber formação.
As atualizações regulares de software terão de ser instaladas se tiver um sistema ERP no local. Se estiver a utilizar um sistema ERP baseado na nuvem, deve contar com o facto de o seu fornecedor atualizar o software automaticamente. O hardware também terá de ser atualizado ao longo do tempo.
Próximos passos
A indústria de transformação alimentar é conhecida pelas suas margens de lucro reduzidas, requisitos de conformidade extremamente rigorosos e uma concorrência aparentemente infinita. Se estes fatores não forem geridos de forma contínua, o crescimento do negócio poderá estagnar ou vacilar. O sistema ERP adequado permitir-lhe-á otimizar os processos empresariais do setor alimentar e superar os desafios. Não adie a implementação de um ERP nem a reavaliação do seu ERP atual. A CAI oferece várias soluções de software ERP concebidas especificamente para a indústria alimentar. Independentemente do tipo de processamento alimentar com que a sua empresa lida, a CAI pode fornecer um sistema que irá melhorar significativamente o seu negócio e agilizar os seus processos. As nossas soluções ERP para empresas de produção alimentar contam com as funcionalidades de que necessita, desde a elaboração de relatórios e gestão de inventário até à segurança e automatização. Saiba mais sobre o ERP da CAI hoje mesmo, marcando uma chamada com um membro da nossa equipa. Clique aqui para começar!
