Qu'est-ce qu'un système ERP, et pourquoi en avez-vous besoin dans le secteur de la production alimentaire ?
La manière la plus simple de définir un ERP est de penser à l’ensemble des processus métier essentiels nécessaires au fonctionnement d’une entreprise : finance, ressources humaines, production, chaîne d’approvisionnement, services, achats, etc. À la base, un logiciel ERP permet de gérer efficacement tous ces processus au sein d’un système intégré. On le qualifie souvent de « système de référence » de l’organisation. Les entreprises utilisent différentes formes d’ERP depuis des décennies, les premières versions remontant aux années 19601.
Les systèmes ERP actuels sont tout sauf rudimentaires et ont considérablement évolué par rapport à ceux d’il y a quelques décennies. Ils sont désormais généralement fournis via le cloud et utilisent les technologies les plus récentes – telles que l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique – pour offrir une automatisation intelligente, une efficacité accrue et une visibilité instantanée sur l’ensemble de l’entreprise. Les logiciels ERP modernes relient également les opérations internes aux partenaires commerciaux et aux réseaux du monde entier, offrant ainsi aux entreprises la collaboration, l’agilité et la rapidité nécessaires pour rester compétitives aujourd’hui2.
Avantages d'un système ERP
1. Réduire les coûts de gestion
En numérisant ses nombreux processus métier et en centralisant la gestion des données, votre entreprise gagnera en efficacité en consacrant moins de temps et de ressources à ces tâches. L'utilisation d'un logiciel ERP mettra en évidence d'autres sources d'inefficacité et de gaspillage, ce qui permettra à l'entreprise d'identifier d'autres possibilités de réduction des coûts.
2. Optimiser les activités de l'entreprise
Les logiciels ERP améliorent considérablement l'efficacité. Cela permet de libérer du personnel et des ressources de l'entreprise, qui peuvent ainsi être affectés à d'autres domaines, ce qui favorise la croissance et l'amélioration de l'entreprise.
3. Améliorer la flexibilité
Grâce à la polyvalence des systèmes ERP, les entreprises du secteur agroalimentaire peuvent opter pour un ERP spécialisé, parfaitement adapté à leurs besoins spécifiques, à leurs produits et à leurs objectifs. L'ERP idéal est un système capable de s'adapter et d'évoluer au rythme d'une entreprise en pleine croissance et en plein essor.
Comment les progiciels de gestion intégrée (ERP) s'appliquent-ils à la numérisation des entreprises agroalimentaires ?
Selon Gartner³, la numérisation se définit comme l'utilisation des technologies numériques pour transformer un modèle économique et offrir de nouvelles opportunités de revenus et de création de valeur ; il s'agit du processus de transition vers une entreprise numérique. Le système ERP est la plaque tournante du traitement des données et n'a jamais été aussi important qu'aujourd'hui.
La numérisation s'est imposée comme une mégatendance dans notre société, dans la mesure où elle s'est révélée être un changement à la fois généralisé et durable à l'échelle mondiale. Cette mégatendance entraîne une évolution de l'importance des progiciels de gestion intégrée (ERP) : ce qui n'était autrefois qu'un outil d'aide à la gestion opérationnelle est désormais devenu un élément stratégique essentiel.
En tant que pilier de l’optimisation des données et des processus, le système ERP est au cœur de nombreux projets de numérisation. Que ce soit pour suivre vos marchandises grâce à la RFID, exploiter le commerce électronique ou gérer vos équipements de production, votre système ERP peut vous apporter gain d’efficacité et économies. Votre chaîne logistique, vos stocks, votre administration, votre production ou vos ventes bénéficient ainsi d’un système d’enregistrement unique. En reliant les données ERP à celles d’autres systèmes, il est même possible d’automatiser certaines décisions, comme c’est le cas avec l’apprentissage automatique.
Il ne faut pas négliger les économies qu'un système ERP pourrait permettre de réaliser. Selon CSIMarket4, la marge brute de l'industrie agroalimentaire s'élevait à 22,05 % en 2019. Ce chiffre est nettement inférieur à la moyenne globale du marché, qui s'établit à 49,4 %. Sans grande surprise, près de 70 % des entreprises agroalimentaires fonctionnent encore principalement sur support papier.
On pourrait avancer que tirer pleinement parti de toutes les possibilités de numérisation offertes par le système ERP permettrait d'augmenter la rentabilité de l'entreprise pour la rapprocher de la moyenne du marché, voire de la dépasser. La mise en place d'un ERP au sein d'une entreprise agroalimentaire vous permettra de rationaliser vos processus, d'élargir votre modèle économique ou, tout simplement, de rendre votre production plus agile – et plus rentable.
Fonctionnalités d'un progiciel de gestion intégré (ERP) indispensables pour une entreprise agroalimentaire
Lorsque vous recherchez le logiciel ERP le mieux adapté à votre entreprise agroalimentaire, il y a certainement certaines fonctionnalités que vous êtes en droit d'attendre de ce système.
1. Gestion de bout en bout
2. Rapports et tableaux de bord
3. Une interface utilisateur attrayante et intuitive
4. Sécurité et sauvegardes
5. Système performant de gestion des stocks
6. Gestion des coûts et des rendements
7. Vieillement des produits et traçabilité
8. Suivi des lots et des séries
9. Automatisation
10. Fonctionnalités d'évolutivité
11. Flexibilité
12. Intégration transparente
Quels sont les critères que les entreprises agroalimentaires doivent prendre en compte lors du choix de leur progiciel ERP ?
Un progiciel de gestion intégré (ERP) dédié au secteur agroalimentaire est conçu pour rationaliser les processus propres aux fabricants de produits alimentaires et de boissons, et pour combler les lacunes que les méthodes traditionnelles ne parviennent pas à résoudre. À mesure que le secteur poursuit son expansion, les petits et moyens producteurs de produits alimentaires et de boissons, qui utilisaient auparavant des tableurs et des solutions ponctuelles, ont désormais besoin d’une solution plus intégrée et automatisée afin d’améliorer leur efficacité, de réduire les erreurs humaines et d’augmenter leurs bénéfices.
Les fabricants de produits alimentaires et de boissons ont des responsabilités propres aux produits périssables, telles que la durée de conservation, la qualité des ingrédients, l’uniformité et la sécurité des produits. Ces entreprises doivent également respecter des exigences strictes en matière d’étiquetage et d’emballage, gérer leurs recettes, maintenir la qualité de leurs produits, mettre en œuvre des mesures de sécurité et être en mesure de réagir rapidement en cas de rappel de produit5.
Il y a là beaucoup d'éléments à gérer, et les méthodes traditionnelles ne parviennent tout simplement pas à suivre le rythme de la demande et de la croissance. Les logiciels ERP conçus à cet effet aident les entreprises à rester organisées et compétitives.
Étapes essentielles de la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (ERP)
1. Analyse et planification
Avant de se lancer dans l'achat d'un système ERP, il est essentiel de cerner ses besoins, de définir un budget et d'étudier de manière approfondie les solutions envisageables.
Nous vous recommandons de constituer une équipe de projet composée de personnes chargées de mener à bien ce processus. Cette équipe assumera plusieurs rôles dans le cadre de la mise en œuvre, notamment l'élaboration du plan et la définition des échéances, l'affectation des ressources nécessaires, la prise de décisions concernant le choix du produit et sa conception, ainsi que la gestion globale des tâches quotidiennes du projet.
L'un des premiers objectifs que votre équipe doit s'efforcer d'atteindre consiste à acquérir une compréhension approfondie des problèmes actuels auxquels l'entreprise est confrontée, notamment les inefficacités des processus et les exigences relatives au système ERP. L'une des décisions majeures à prendre est de choisir entre un système ERP déployé sur site ou dans le cloud.
Dans le cas d'un système sur site, vous achetez et installez le matériel et les logiciels au sein de votre entreprise. L'alternative est un ERP dans le cloud, généralement proposé sous forme de service par abonnement accessible via Internet. Les systèmes ERP dans le cloud sont souvent plus rapides à mettre en œuvre et nécessitent moins de ressources informatiques en interne.
2. Conception
La phase de conception s'appuie sur des exigences détaillées et une bonne compréhension des flux de travail actuels afin d'élaborer une conception détaillée du nouveau système ERP. Cela inclut la conception de nouveaux flux de travail plus efficaces et d'autres processus métier tirant pleinement parti du système. Il est important d'impliquer les utilisateurs dans la phase de conception. Ce sont en effet eux qui ont la meilleure connaissance des processus métier actuels. Leur implication dans la conception les aidera également à mieux accepter le nouveau système et à tirer pleinement parti de tous ses avantages.
L'équipe chargée du projet devra mener des analyses afin d'identifier les spécificités des flux de travail et des processus de l'entreprise. Celles-ci pourraient nécessiter une configuration particulière du logiciel ERP ou des modifications des flux de travail ou des processus afin de mieux s'aligner sur le système ERP lui-même. Le fournisseur de la solution ERP travaillera avec vous pour trouver des solutions adaptées à vos problèmes et besoins spécifiques.
3. Développement
Une fois les exigences de conception définies, le développement du système peut commencer. Cela implique de configurer et, si nécessaire, de personnaliser le logiciel afin qu’il prenne en charge les processus repensés. Cela peut également inclure la mise en place d’une intégration avec les autres applications métier existantes de l’entreprise qui ne seront pas remplacées par le système ERP. Si vous utilisez un système ERP sur site, l’entreprise devra installer le matériel et les logiciels nécessaires.
Parallèlement au développement du logiciel ERP, l'équipe doit élaborer des supports de formation destinés à aider les utilisateurs à se familiariser avec le nouveau système. Un autre point à traiter concerne la préparation de la migration des données. La migration des données est une opération de grande envergure. Elle implique souvent l’extraction, la transformation et le chargement de données provenant de plusieurs systèmes, dont chacun peut utiliser des formats différents et contenir des informations en double ou incohérentes. L’équipe de mise en œuvre doit décider quelles données migrer au cours de cette phase. Elle doit prendre des mesures pour éviter une migration systématique de toutes les données historiques, car une grande partie de celles-ci est probablement inutile.
4. Tests
La phase de test intervient souvent alors que l'étape précédente, celle du développement, est encore en cours. En effet, il est essentiel de tester les différents modules et conceptions au fur et à mesure de leur création afin de garantir leur stabilité, d'identifier les bogues et d'y apporter des corrections avant d'aller trop loin dans le projet. Cela présente également l'avantage de pouvoir passer à une autre partie du développement pendant qu'une section de l'ERP est en cours de test.
Les tests peuvent être effectués par étapes, en commençant par la vérification des fonctions de base du système ERP, puis en procédant à des tests plus approfondis portant sur l'ensemble des fonctionnalités du logiciel. Il serait judicieux de permettre à certains utilisateurs de tester le système dans le cadre de leurs fonctions spécifiques, afin d'avoir une idée concrète du déroulement de la mise en œuvre.
La plupart des éditeurs de progiciels de gestion intégrée (ERP) proposent des outils de formation des utilisateurs, tant pendant la phase de développement qu’après la mise en œuvre complète du logiciel. Outre l’assistance fournie par l’éditeur, l’entreprise doit tirer pleinement parti des supports de formation élaborés au cours de la phase de développement. Ces supports seront sans aucun doute adaptés à votre organisation et aux responsabilités quotidiennes spécifiques de vos collaborateurs, ce qui constitue un atout inestimable.
5. Déploiement
Le moment pour lequel vous avez travaillé si dur : le jour de la mise en service du système ERP. Vous risquez de rencontrer des difficultés, compte tenu du grand nombre d’éléments à prendre en compte et du fait que certains membres de l’équipe ont peut-être encore du mal à maîtriser les outils et les fonctionnalités de l’ERP. L’équipe de projet, en collaboration avec vos consultants ERP, doit être facilement joignable pour répondre aux questions, aider les utilisateurs à comprendre le système et tenter de résoudre tout problème. Votre partenaire de mise en œuvre doit être en mesure de vous aider à résoudre les problèmes si nécessaire. Faites preuve de patience, car il faudra du temps aux utilisateurs pour s’adapter au système et pour que vous constatiez les gains de productivité escomptés.
Si la plupart de vos données doivent être migrées avant cette étape, le reste, comme les transactions en cours, doit être migré juste avant la mise en production.
Certaines entreprises choisissent de déployer simultanément tous les modules du système ERP, tandis que d’autres se concentrent dans un premier temps sur des modules ou des processus spécifiques hautement prioritaires, avant d’en ajouter d’autres par étapes ultérieurement. Afin de minimiser les risques, certaines entreprises continuent également d’exploiter leurs anciens systèmes en parallèle de la nouvelle implémentation ERP pendant un certain temps, même si cela peut alourdir le coût global du projet et réduire la productivité des utilisateurs.
6. Assistance et mises à jour
Le travail ne s'arrête pas une fois que vous avez mis en œuvre avec succès votre système ERP. Un accompagnement continu après le déploiement contribue à la satisfaction et à la confiance des utilisateurs, et garantit que l'entreprise tire pleinement parti des avantages escomptés de l'ERP. L'équipe de projet doit alors recentrer ses efforts, passant du déploiement à l'écoute des retours et des besoins des utilisateurs. Il est presque inévitable que des travaux supplémentaires de développement et de configuration soient nécessaires à mesure que les utilisateurs commencent à utiliser le système en conditions réelles. De nouveaux besoins pourraient être identifiés, ce qui nécessitera l’ajout de nouvelles fonctionnalités au système. À mesure que l’entreprise agroalimentaire embauche de nouveaux collaborateurs, ceux-ci devront également être formés.
Si vous disposez d'un système ERP sur site, vous devrez installer régulièrement les mises à jour logicielles. Si vous utilisez un système ERP dans le cloud, votre fournisseur devrait se charger de mettre à jour le logiciel automatiquement. Le matériel devra également être mis à jour au fil du temps.
Prochaines étapes
Le secteur agroalimentaire est connu pour ses marges réduites, ses exigences de conformité extrêmement strictes et une concurrence qui semble infinie. Si ces facteurs ne sont pas gérés en permanence, la croissance de l’entreprise risque de stagner ou de s’essouffler. Un système ERP adapté vous permettra d’optimiser les processus opérationnels de votre entreprise agroalimentaire et de surmonter ces défis. N’attendez pas pour mettre en place un ERP ou pour réévaluer votre système ERP actuel. CAI propose diverses solutions logicielles ERP spécialement conçues pour le secteur agroalimentaire. Quel que soit le type de transformation alimentaire pratiqué par votre entreprise, CAI peut vous fournir un système qui améliorera considérablement votre activité et rationalisera vos processus. Nos solutions ERP destinées aux entreprises de production alimentaire offrent toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, du reporting à la gestion des stocks, en passant par la sécurité et l’automatisation. Découvrez dès aujourd’hui l’ERP de CAI en prenant rendez-vous pour un entretien téléphonique avec un membre de notre équipe. Cliquez ici pour commencer !
