¿Qué es un sistema ERP y por qué es necesario en el sector de la producción alimentaria?
La forma más sencilla de definir un ERP es pensar en todos los procesos empresariales básicos necesarios para gestionar una empresa: finanzas, recursos humanos, fabricación, cadena de suministro, servicios, compras, etc. En esencia, el software ERP ayuda a gestionar de forma eficiente todos estos procesos en un sistema integrado. A menudo se le conoce como el «sistema de registro» de la organización. Las empresas llevan décadas utilizando diferentes tipos de ERP, y algunas de las primeras versiones datan de la década de 19601.
Los sistemas ERP actuales distan mucho de ser básicos y han experimentado una transformación radical con respecto a los ERP de hace décadas. Ahora suelen ofrecerse a través de la nube y utilizan las últimas tecnologías —como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático— para proporcionar automatización inteligente, mayor eficiencia y una visión instantánea de toda la empresa. El software ERP moderno también conecta las operaciones internas con socios comerciales y redes de todo el mundo, lo que proporciona a las empresas la colaboración, la agilidad y la rapidez necesarias para ser competitivas hoy en día2.
Ventajas de un sistema ERP
1. Reducir los costes de gestión
Al digitalizar los numerosos procesos empresariales y centralizar la gestión de datos, su empresa aumentará su eficiencia al dedicar menos tiempo y recursos a estas tareas. El uso de un software ERP pondrá de manifiesto otras ineficiencias y despilfarros, lo que permitirá a la empresa identificar otras oportunidades de ahorro.
2. Optimizar las operaciones de la empresa
El software ERP aumenta considerablemente la eficiencia. Esto libera personal y recursos de la empresa para que se puedan destinar a otras áreas, lo que permite a la empresa crecer y mejorar.
3. Aumentar la flexibilidad
La versatilidad del sistema ERP permite a las empresas del sector de la alimentación y las bebidas utilizar un ERP especializado que se adapte mejor a sus necesidades, productos y objetivos específicos. El ERP ideal es un sistema capaz de adaptarse y evolucionar al ritmo de una empresa en crecimiento y próspera.
¿Cómo se aplica el ERP a la digitalización de las empresas alimentarias?
Según Gartner3, la digitalización se define como el uso de tecnologías digitales para transformar un modelo de negocio y ofrecer nuevas oportunidades de generación de ingresos y valor; es el proceso de transición hacia un negocio digital. El sistema ERP es el núcleo del procesamiento de datos y nunca ha sido tan importante como hoy en día.
La digitalización se ha convertido en una megatendencia en nuestra sociedad, ya que ha demostrado ser un cambio generalizado y a largo plazo a escala mundial. Esta megatendencia conlleva un cambio en la importancia de los sistemas ERP: lo que antes era una herramienta de apoyo operativo para las empresas se ha convertido ahora en un pilar estratégico fundamental.
Como núcleo de la optimización de datos y procesos, el sistema ERP está presente en numerosos proyectos de digitalización. Tanto si realizas el seguimiento de tus mercancías mediante RFID, como si utilizas el comercio electrónico o gestionas tu maquinaria de producción, tu sistema ERP puede aportar eficiencia y ahorro de costes. Tu cadena de suministro, tu inventario, tu administración, tu producción o tus ventas se benefician de contar con un único sistema de registro. Al vincular los datos del ERP con los de otros sistemas, las decisiones podrían incluso automatizarse, como ocurre con el aprendizaje automático.
No hay que pasar por alto el ahorro de costes que un sistema ERP podría ofrecer. Según CSIMarket4, el margen bruto en 2019 para el sector de la transformación alimentaria fue del 22,05 %. Esta cifra es notablemente inferior a la media total del mercado, que se sitúa en el 49,4 %. Quizás no sea de extrañar que casi el 70 % de las empresas de transformación alimentaria sigan utilizando predominantemente el papel.
Se podría argumentar que aprovechar todas las oportunidades de digitalización que ofrece el sistema ERP impulsaría la rentabilidad de la empresa hasta situarla cerca de la media del mercado o, tal vez, incluso superándola. La implantación de un sistema ERP en una empresa de procesamiento de alimentos pondrá en orden tus procesos, ampliará tu modelo de negocio o, sencillamente, hará que tu producción sea más ágil y rentable.
Funciones de un sistema ERP necesarias para una empresa de procesamiento de alimentos
A la hora de elegir el software ERP más adecuado para tu empresa de procesamiento de alimentos, hay sin duda algunas funciones que debes esperar que el sistema ofrezca.
1. Gestión integral
2. Informes y paneles de control
3. Interfaz de usuario atractiva e intuitiva
4. Seguridad y copias de seguridad
5. Sólido sistema de gestión de existencias
6. Gestión de costes y rendimiento
7. Envejecimiento y trazabilidad de los productos
8. Seguimiento de lotes y partidas
9. Automatización
10. Características de escalabilidad
11. Flexibilidad
12. Integración perfecta
¿Qué deben tener en cuenta las empresas del sector alimentario a la hora de elegir su software ERP?
Un ERP específico para el sector alimentario está diseñado para optimizar los procesos propios de los fabricantes de alimentos y bebidas y cubrir las carencias en aquellas áreas en las que los métodos tradicionales no dan la talla. A medida que el sector sigue creciendo, los pequeños y medianos productores de alimentos y bebidas que antes utilizaban hojas de cálculo y soluciones aisladas necesitan ahora un sistema más integrado y automatizado para mejorar la eficiencia, reducir los errores humanos y aumentar los beneficios.
Los fabricantes de alimentos y bebidas tienen responsabilidades específicas relacionadas con los productos perecederos, como la vida útil, la alta calidad de los ingredientes, la uniformidad y la seguridad de los productos. Estas empresas también deben cumplir con estrictos requisitos de etiquetado y envasado, gestionar las recetas, mantener la calidad de los productos, aplicar medidas de seguridad y ser capaces de responder con rapidez ante una retirada de productos5.
Son muchos aspectos que hay que gestionar al mismo tiempo, y los métodos tradicionales simplemente no pueden seguir el ritmo de la demanda y el crecimiento. El software ERP diseñado para estos fines ayuda a las empresas a mantenerse organizadas y competitivas.
Pasos fundamentales para la implantación de un sistema ERP
1. Análisis y planificación
Antes de dar el paso de adquirir un sistema ERP, es fundamental identificar las necesidades, fijar un presupuesto e investigar a fondo las posibles soluciones.
Te recomendamos que formes un equipo de proyecto compuesto por personas que se encarguen de llevar a buen puerto este proceso. Este equipo asumirá diversas funciones durante la implementación, entre ellas: elaborar el plan y fijar los plazos, asignar los recursos necesarios, tomar decisiones sobre qué producto elegir y cómo diseñarlo, y gestionar de forma general las tareas diarias del proyecto.
Uno de los primeros objetivos que debe perseguir tu equipo es adquirir un conocimiento exhaustivo de los problemas actuales a los que se enfrenta la empresa, incluidas las ineficiencias en los procesos y los requisitos del sistema ERP. Una decisión fundamental es si se debe utilizar un sistema ERP que se ejecute en las propias instalaciones o en la nube.
En el caso de un sistema local, se adquiere e instala el hardware y el software junto con los sistemas de la organización. La alternativa es un ERP basado en la nube, que suele ofrecerse como un servicio de suscripción al que se accede a través de Internet. Los sistemas ERP basados en la nube suelen ser más rápidos de implementar y no requieren tantos recursos informáticos internos.
2. Diseño
La fase de diseño se basa en unos requisitos detallados y en el conocimiento de los flujos de trabajo actuales para desarrollar un diseño detallado del nuevo sistema ERP. Esto incluye el diseño de nuevos flujos de trabajo más eficientes y otros procesos empresariales que aprovechen al máximo el sistema. Es importante involucrar a los usuarios en la fase de diseño. Son ellos quienes conocen mejor que nadie los procesos empresariales actuales. Involucrarlos en el diseño también les ayudará a aceptar el nuevo sistema y a aprovechar al máximo todas sus ventajas.
El equipo del proyecto debería realizar análisis para identificar los aspectos específicos de los flujos de trabajo y los procesos de la empresa. Es posible que se requiera una configuración concreta del software ERP o que haya que introducir cambios en los flujos de trabajo o los procesos para adaptarlos mejor al propio sistema ERP. El proveedor de la solución ERP colaborará con vosotros para encontrar soluciones a vuestras necesidades y problemas específicos.
3. Desarrollo
Una vez definidos los requisitos de diseño, puede comenzar el desarrollo del sistema. Esto implica configurar y, cuando sea necesario, personalizar el software para que se adapte a los procesos rediseñados. También puede incluir el desarrollo de la integración con cualquiera de las demás aplicaciones empresariales existentes de la organización que no vayan a ser sustituidas por el sistema ERP. Si se utiliza un sistema ERP local, la organización deberá instalar el hardware y el software necesarios.
Paralelamente al desarrollo del software ERP, el equipo debe elaborar materiales de formación para ayudar a los usuarios a familiarizarse con el nuevo sistema. Otro aspecto que hay que abordar es la preparación para la migración de datos. La migración de datos es una tarea de gran envergadura. A menudo implica extraer, transformar y cargar datos procedentes de múltiples sistemas, cada uno de los cuales puede utilizar formatos diferentes y contener información duplicada o incoherente. El equipo de implementación debe decidir qué datos migrar en esta fase. Debe tomar medidas para evitar la migración indiscriminada de todos los datos históricos, ya que es probable que gran parte de ellos sea innecesaria.
4. Pruebas
La fase de pruebas suele tener lugar mientras la etapa anterior, la de desarrollo, aún está en curso. Esto se debe a que es fundamental probar los distintos módulos y diseños a medida que se van creando para garantizar la estabilidad, detectar errores y corregirlos, antes de avanzar demasiado en el proyecto. Esto también resulta beneficioso, ya que permite pasar a desarrollar otra sección mientras una parte del ERP se encuentra en fase de pruebas.
Las pruebas pueden realizarse por fases, comenzando por comprobar las funciones básicas del sistema ERP, para continuar con pruebas más exhaustivas de todas las capacidades del software. Sería recomendable permitir que algunos usuarios probasen el sistema desempeñando sus funciones específicas, con el fin de obtener una visión realista de cómo está avanzando la implantación.
La mayoría de los proveedores de ERP ofrecen herramientas para la formación de los usuarios, tanto durante la fase de desarrollo como una vez que el software se ha implantado por completo. Además del soporte técnico del proveedor, la empresa debería aprovechar al máximo los materiales de formación elaborados durante la fase de desarrollo. Sin duda, estos materiales estarán adaptados a tu organización y a las responsabilidades específicas del día a día de los empleados, lo cual tiene un valor incalculable.
5. Implementación
El momento por el que has trabajado tan duro: el día en que el sistema ERP entre en funcionamiento. Es posible que te enfrentes a problemas, teniendo en cuenta la gran cantidad de elementos en juego y que, quizá, algunos miembros del equipo sigan teniendo dificultades para familiarizarse con las herramientas y funciones del ERP. El equipo del proyecto, junto con tus consultores de ERP, debe estar siempre disponible para responder a preguntas, ayudar a los usuarios a comprender el sistema e intentar resolver cualquier problema. Tu socio de implementación debería poder ayudarte a solucionar los problemas si fuera necesario. Ten paciencia, ya que los usuarios tardarán un tiempo en adaptarse al sistema y en notar las mejoras de productividad que esperas.
Aunque la mayor parte de los datos debería haberse migrado antes de llegar a esta fase, el resto de los datos, como las transacciones actuales, debería migrarse inmediatamente antes de la puesta en marcha.
Algunas organizaciones tienen como objetivo implementar todos los módulos del sistema ERP al mismo tiempo, mientras que otras se centran primero en módulos o procesos específicos de alta prioridad y añaden los demás más adelante, por fases. Para minimizar el riesgo, algunas organizaciones también siguen utilizando los sistemas antiguos en paralelo con la nueva implementación del ERP durante un tiempo, aunque esto puede aumentar el coste total del proyecto y reducir la productividad de los usuarios.
6. Asistencia técnica y actualizaciones
El trabajo no termina una vez que se ha implementado con éxito el sistema ERP. El soporte continuo tras la puesta en marcha contribuye a que los usuarios se sientan satisfechos y seguros, y garantiza que la empresa obtenga los beneficios deseados del ERP. El enfoque del equipo del proyecto debe pasar de la puesta en marcha a los comentarios y las necesidades de los usuarios. Es casi inevitable que se necesiten algunos desarrollos y configuraciones adicionales a medida que los usuarios empiecen a utilizar el sistema en un entorno real. Es posible que surjan nuevas necesidades que requieran la incorporación de nuevas funcionalidades al sistema. A medida que la empresa alimentaria contrate a nuevo personal, también será necesario formar a estos empleados.
Si dispones de un sistema ERP local, será necesario instalar las actualizaciones periódicas del software. Si utilizas un sistema ERP basado en la nube, lo normal es que tu proveedor actualice el software automáticamente. El hardware también deberá actualizarse con el paso del tiempo.
Próximos pasos
Es bien sabido que el sector de la transformación alimentaria se caracteriza por unos márgenes de beneficio ajustados, unos requisitos de cumplimiento extremadamente rigurosos y una competencia aparentemente infinita. Si estos factores no se gestionan de forma continua, el crecimiento del negocio podría estancarse o tambalearse. El sistema ERP adecuado te permitirá optimizar los procesos empresariales del sector alimentario y superar los retos. No tardes en implementar un ERP o en reevaluar tu ERP actual. CAI ofrece diversas soluciones de software ERP diseñadas específicamente para el sector alimentario. Independientemente del tipo de procesamiento alimentario que lleve a cabo su empresa, CAI puede proporcionarle un sistema que mejorará significativamente su negocio y agilizará sus procesos. Nuestras soluciones ERP para empresas de producción alimentaria cuentan con la funcionalidad que necesita, desde la elaboración de informes y la gestión de inventario hasta la seguridad y la automatización. Obtenga más información sobre el ERP de CAI hoy mismo concertando una llamada con un miembro de nuestro equipo. ¡Haga clic aquí para empezar!
