Was ist ein ERP-System, und warum braucht man es in der Lebensmittelindustrie?
Am einfachsten lässt sich ERP definieren, indem man sich alle zentralen Geschäftsprozesse vorstellt, die für den Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind: Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkette, Dienstleistungen, Beschaffung usw. Im Kern hilft ERP-Software dabei, all diese Prozesse in einem integrierten System effizient zu verwalten. Sie wird oft als das „System of Record“ des Unternehmens bezeichnet. Verschiedene Formen von ERP werden bereits seit Jahrzehnten von Unternehmen genutzt, wobei einige der frühesten Versionen bereits in den 1960er Jahren aufkamen1.
Die heutigen ERP-Systeme sind alles andere als einfach und haben sich im Vergleich zu den ERP-Systemen von vor Jahrzehnten grundlegend gewandelt. Sie werden mittlerweile in der Regel über die Cloud bereitgestellt und nutzen die neuesten Technologien – wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen –, um intelligente Automatisierung, höhere Effizienz und sofortige Einblicke in das gesamte Unternehmen zu ermöglichen. Moderne ERP-Software verbindet zudem interne Abläufe mit Geschäftspartnern und Netzwerken auf der ganzen Welt und verschafft Unternehmen so die Zusammenarbeit, Agilität und Geschwindigkeit, die sie benötigen, um heute wettbewerbsfähig zu sein2.
Vorteile eines ERP-Systems
1. Senkung der Verwaltungskosten
Durch die Digitalisierung zahlreicher Geschäftsprozesse und die Zentralisierung der Datenverwaltung steigert Ihr Unternehmen die Effizienz, da weniger Zeit und Ressourcen für diese Aufgaben aufgewendet werden müssen. Der Einsatz von ERP-Software deckt weitere Ineffizienzen und Verschwendung auf, sodass das Unternehmen weitere Einsparmöglichkeiten identifizieren kann.
2. Optimierung der Unternehmensabläufe
ERP-Software steigert die Effizienz erheblich. Dadurch werden Mitarbeiter und Ressourcen des Unternehmens entlastet, die dann in anderen Bereichen eingesetzt werden können, was dem Unternehmen Wachstum und Verbesserungen ermöglicht.
3. Flexibilität steigern
Dank der Vielseitigkeit des ERP-Systems können Lebensmittel- und Getränkeunternehmen ein spezialisiertes ERP-System einsetzen, das ihren individuellen Anforderungen, Produkten und Zielen am besten entspricht. Das ideale ERP-System ist ein System, das mit einem wachsenden, florierenden Unternehmen mitwachsen und sich weiterentwickeln kann.
Inwiefern spielt ERP bei der Digitalisierung von Lebensmittelunternehmen eine Rolle?
Laut Gartner³wird Digitalisierung als der Einsatz digitaler Technologien definiert, um ein Geschäftsmodell zu verändern und neue Umsatz- und Wertschöpfungsmöglichkeiten zu schaffen; es ist der Prozess des Übergangs zu einem digitalen Unternehmen. Das ERP-System ist die Drehscheibe der Datenverarbeitung und war noch nie so wichtig wie heute.
Die Digitalisierung hat sich zu einem Megatrend in unserer Gesellschaft entwickelt, da sie sich weltweit als weitreichender und langfristiger Wandel erwiesen hat . Dieser Megatrend bringt eine Verschiebung der Bedeutung von ERP mit sich: Was früher ein Instrument zur operativen Unterstützung des Geschäftsbetriebs war, ist heute zu einem wichtigen strategischen Baustein geworden.
Als Dreh- und Angelpunkt der Daten- und Prozessoptimierung spielt das ERP-System in vielen Digitalisierungsprojekten eine zentrale Rolle. Ganz gleich, ob Sie Ihre Waren per RFID verfolgen, E-Commerce nutzen oder Ihre Produktionsmaschinen verwalten – Ihr ERP-System kann für mehr Effizienz und Kosteneinsparungen sorgen. Ihre Lieferkette, Ihr Lager, Ihre Verwaltung, Ihre Produktion oder Ihr Vertrieb profitieren von einem einzigen System als zentrale Datenquelle. Durch die Verknüpfung der ERP-Daten mit Daten aus anderen Systemen lassen sich Entscheidungen sogar automatisieren, wie dies beispielsweise beim maschinellen Lernen der Fall ist.
Die Kosteneinsparungen, die ein ERP-System potenziell bieten könnte, sollten nicht außer Acht gelassen werden. Laut CSIMarket4lag die Bruttogewinnmarge in der Lebensmittelindustrie im Jahr 2019 bei 22,05 %. Dies ist deutlich niedriger als der Gesamtmarktdurchschnitt von 49,4 %. Es überrascht daher kaum, dass fast 70 % der Lebensmittelunternehmen nach wie vor überwiegend papierbasiert arbeiten.
Man könnte argumentieren, dass die Nutzung aller Digitalisierungsmöglichkeiten im ERP-System die Rentabilität des Unternehmens auf ein Niveau anheben würde, das nahe am Marktdurchschnitt liegt oder diesen vielleicht sogar übertrifft. Die Einführung eines ERP-Systems als Lebensmittelverarbeitungsunternehmen wird Ihre Prozesse optimieren, Ihr Geschäftsmodell erweitern oder ganz einfach Ihre Produktion agiler – und rentabler – machen.
Für ein Lebensmittelverarbeitungsunternehmen erforderliche Funktionen eines ERP-Systems
Bei der Suche nach der für Ihr Lebensmittelunternehmen am besten geeigneten ERP-Software gibt es sicherlich bestimmte Funktionen, die das System bieten sollte.
1. End-to-End-Management
2. Berichte und Dashboards
3. Ansprechende und intuitive Benutzeroberfläche
4. Sicherheit und Datensicherung
5. Robustes Bestandsverwaltungssystem
6. Kosten- und Ertragsmanagement
7. Produktalterung und Rückverfolgbarkeit
8. Chargen- und Losverfolgung
9. Automatisierung
10. Skalierungsfunktionen
11. Flexibilität
12. Nahtlose Integration
Was müssen Lebensmittelunternehmen bei der Auswahl ihrer ERP-Software beachten?
Ein lebensmittelspezifisches ERP-System wurde entwickelt, um die für Lebensmittel- und Getränkehersteller typischen Prozesse zu optimieren und Lücken in Bereichen zu schließen, die mit herkömmlichen Methoden nicht abgedeckt werden können. Angesichts des anhaltenden Wachstums der Branche benötigen kleine bis mittelgroße Lebensmittel- und Getränkehersteller, die früher auf Tabellenkalkulationen und Einzellösungen zurückgriffen, nun integriertere und automatisierte Lösungen, um die Effizienz zu steigern, menschliche Fehler zu reduzieren und die Gewinne zu steigern.
Hersteller von Lebensmitteln und Getränken tragen eine besondere Verantwortung im Zusammenhang mit verderblichen Produkten, beispielsweise hinsichtlich der Haltbarkeit, der hohen Qualität der Zutaten, der gleichbleibenden Qualität und der Produktsicherheit. Diese Unternehmen müssen zudem strenge Kennzeichnungs- und Verpackungsvorschriften einhalten, Rezepturen verwalten, die Produktqualität sicherstellen, Sicherheitsvorkehrungen treffen und in der Lage sein, schnell auf einen Produktrückruf zu reagieren5.
Das sind eine Menge Faktoren, die es unter einen Hut zu bringen gilt, und herkömmliche Methoden können mit der Nachfrage und dem Wachstum einfach nicht Schritt halten. Speziell für diese Zwecke entwickelte ERP-Software hilft Unternehmen dabei, den Überblick zu behalten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Wichtige Schritte bei der ERP-Einführung
1. Analyse und Planung
Bevor man sich endgültig für den Kauf eines ERP-Systems entscheidet, sind die Ermittlung des Bedarfs, die Festlegung eines Budgets und eine umfassende Recherche möglicher Lösungen unverzichtbare Schritte.
Wir empfehlen Ihnen, ein Projektteam aus Mitarbeitern zusammenzustellen, das die Federführung bei der Umsetzung dieses Prozesses übernimmt. Dieses Team wird bei der Umsetzung eine Reihe von Aufgaben übernehmen, darunter die Festlegung des Plans und der Zieltermine, die Zuweisung der erforderlichen Ressourcen, die Entscheidung darüber, welches Produkt zum Einsatz kommen soll und wie es gestaltet wird, sowie die allgemeine Leitung der täglichen Projektarbeiten.
Eines der ersten Ziele, das Ihr Team anstreben sollte, ist es, sich einen umfassenden Überblick über die aktuellen Probleme des Unternehmens zu verschaffen, darunter Prozessineffizienzen und Anforderungen an das ERP-System. Eine wichtige Entscheidung ist dabei, ob ein ERP-System vor Ort oder in der Cloud betrieben werden soll.
Bei einem lokal installierten System erwerben und installieren Sie Hardware und Software in Verbindung mit den Systemen Ihres Unternehmens. Die Alternative ist ein cloudbasiertes ERP-System, das in der Regel als Abonnementdienst angeboten wird, auf den über das Internet zugegriffen wird. Cloudbasierte ERP-Systeme lassen sich oft schneller implementieren und erfordern weniger interne IT-Ressourcen.
2. Gestaltung
In der Entwurfsphase werden auf der Grundlage detaillierter Anforderungen und eines Verständnisses der aktuellen Arbeitsabläufe ein detaillierter Entwurf für das neue ERP-System entwickelt. Dazu gehört die Konzeption neuer, effizienterer Arbeitsabläufe und anderer Geschäftsprozesse, die die Vorteile des Systems optimal nutzen. Es ist wichtig, die Anwender in die Entwurfsphase einzubeziehen. Denn sie kennen die aktuellen Geschäftsprozesse am besten. Ihre Einbindung in den Entwurfsprozess trägt zudem dazu bei, dass sie das neue System positiv aufnehmen und alle seine Vorteile voll ausschöpfen können.
Das Projektteam sollte Analysen durchführen, um die Besonderheiten der Arbeitsabläufe und Prozesse des Unternehmens zu ermitteln. Möglicherweise sind dafür eine spezielle Konfiguration der ERP-Software oder Anpassungen der Arbeitsabläufe bzw. Prozesse erforderlich, um eine bessere Abstimmung mit dem ERP-System selbst zu erreichen. Der Anbieter der ERP-Lösung wird gemeinsam mit Ihnen Lösungen für Ihre spezifischen Probleme und Anforderungen erarbeiten.
3. Entwicklung
Sobald die Anforderungen für die Konzeption festgelegt sind, kann mit der Entwicklung des Systems begonnen werden. Dazu gehört die Konfiguration und, falls erforderlich, die Anpassung der Software an die neu gestalteten Prozesse. Dies kann auch die Entwicklung von Schnittstellen zu anderen bestehenden Geschäftsanwendungen des Unternehmens umfassen, die nicht durch das ERP-System ersetzt werden. Wenn Sie ein lokal installiertes ERP-System verwenden, muss das Unternehmen die erforderliche Hardware und Software installieren.
Neben der Entwicklung der ERP-Software sollte das Team Schulungsunterlagen erstellen, um den Anwendern den Umgang mit dem neuen System zu erleichtern. Ein weiterer Punkt, der angegangen werden muss, ist die Vorbereitung der Datenmigration. Die Datenmigration ist ein umfangreiches Unterfangen. Oftmals umfasst sie das Extrahieren, Transformieren und Laden von Daten aus mehreren Systemen, die jeweils unterschiedliche Formate verwenden und möglicherweise doppelte oder inkonsistente Informationen enthalten. Das Implementierungsteam muss in dieser Phase entscheiden, welche Daten migriert werden sollen. Es sollte Maßnahmen ergreifen, um eine pauschale Migration aller historischen Daten zu vermeiden, da ein Großteil dieser Daten wahrscheinlich nicht benötigt wird.
4. Prüfung
Die Testphase findet oft statt, während die vorherige Phase – die Entwicklung – noch im Gange ist. Der Grund dafür ist, dass es entscheidend ist, verschiedene Module und Entwürfe bereits während ihrer Erstellung zu testen, um die Stabilität sicherzustellen, Fehler zu identifizieren und Korrekturen vorzunehmen, bevor man zu weit fortgeschritten ist. Dies hat zudem den Vorteil, dass man mit der Entwicklung eines anderen Abschnitts fortfahren kann, während ein Teil des ERP-Systems gerade getestet wird.
Die Tests können schrittweise durchgeführt werden, beginnend mit der Prüfung der Grundfunktionen des ERP-Systems, gefolgt von intensiveren Tests der gesamten Funktionsumfänge der Software. Es ist ratsam, einigen Benutzern zu ermöglichen, das System in ihren jeweiligen Rollen zu testen, um einen realistischen Eindruck davon zu gewinnen, wie die Implementierung verläuft.
Die meisten ERP-Anbieter stellen Tools für die Anwenderschulung bereit, sowohl während der Entwicklungsphase als auch nach der vollständigen Implementierung der Software. Zusätzlich zum Support durch den Anbieter sollte das Unternehmen die in der Entwicklungsphase erstellten Schulungsunterlagen sinnvoll nutzen. Diese Materialien sind zweifellos auf Ihr Unternehmen und die spezifischen täglichen Aufgaben der Mitarbeiter zugeschnitten, was von unschätzbarem Wert ist.
5. Bereitstellung
Der Moment, auf den Sie so hart hingearbeitet haben – der Tag, an dem das ERP-System in Betrieb geht. Angesichts der Vielzahl an Komponenten und der Tatsache, dass einige Teammitglieder möglicherweise noch Schwierigkeiten haben, sich mit den ERP-Tools und -Funktionen vertraut zu machen, können dabei Probleme auftreten. Das Projektteam sollte gemeinsam mit Ihren ERP-Beratern jederzeit zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten, den Anwendern das System näherzubringen und etwaige Probleme zu beheben. Ihr Implementierungspartner sollte bei Bedarf bei der Fehlerbehebung helfen können. Seien Sie geduldig, denn es wird einige Zeit dauern, bis sich die Anwender an das System gewöhnt haben und die von Ihnen erwarteten Produktivitätssteigerungen sichtbar werden.
Zwar sollten die meisten Ihrer Daten bereits vor dieser Phase migriert worden sein, doch die restlichen Daten, wie beispielsweise aktuelle Transaktionen, sollten unmittelbar vor der Inbetriebnahme migriert werden.
Einige Unternehmen streben an, alle Module des ERP-Systems gleichzeitig einzuführen, während andere sich zunächst auf bestimmte Module oder Prozesse mit hoher Priorität konzentrieren und weitere später schrittweise hinzufügen. Um Risiken zu minimieren, betreiben einige Unternehmen ältere Systeme eine Zeit lang parallel zur neuen ERP-Implementierung weiter, obwohl dies die Gesamtprojektkosten erhöhen und die Produktivität der Anwender verringern kann.
6. Support und Updates
Die Arbeit ist nicht beendet, sobald Sie Ihr ERP-System erfolgreich implementiert haben. Eine kontinuierliche Betreuung nach der Einführung trägt dazu bei, dass die Anwender zufrieden und zuversichtlich bleiben, und stellt sicher, dass das Unternehmen die gewünschten Vorteile des ERP-Systems nutzt. Der Fokus des Projektteams sollte sich von der Einführung hin zum Feedback und den Bedürfnissen der Anwender verlagern. Es ist fast unvermeidlich, dass zusätzliche Entwicklungs- und Konfigurationsarbeiten erforderlich werden, sobald die Anwender das System in der Praxis nutzen. Möglicherweise werden weitere Anforderungen identifiziert, die die Erweiterung des Systems um neue Funktionen erfordern. Wenn das Lebensmittelunternehmen neue Mitarbeiter einstellt, müssen diese ebenfalls geschult werden.
Wenn Sie ein lokal installiertes ERP-System nutzen, müssen regelmäßige Software-Updates installiert werden. Wenn Sie ein cloudbasiertes ERP-System nutzen, sollten Sie davon ausgehen, dass Ihr Anbieter die Software automatisch aktualisiert. Auch die Hardware muss im Laufe der Zeit aktualisiert werden.
Nächste Schritte
Die Lebensmittelindustrie ist bekannt für ihre knappen Gewinnspannen, extrem strenge Compliance-Anforderungen und einen scheinbar endlosen Wettbewerb. Werden diese Faktoren nicht kontinuierlich im Blick behalten, könnte das Unternehmenswachstum ins Stocken geraten oder ganz zum Erliegen kommen. Mit dem richtigen ERP-System können Sie Ihre Geschäftsprozesse in der Lebensmittelbranche optimieren und diese Herausforderungen meistern. Zögern Sie nicht, ein ERP-System einzuführen oder Ihr aktuelles ERP-System neu zu bewerten. CAI bietet verschiedene ERP-Softwarelösungen an, die speziell für die Lebensmittelindustrie entwickelt wurden. Unabhängig davon, welche Art der Lebensmittelverarbeitung Ihr Unternehmen betreibt, kann CAI Ihnen ein System bereitstellen, das Ihr Geschäft erheblich verbessert und Ihre Prozesse rationalisiert. Unsere ERP-Lösungen für Lebensmittelhersteller bieten genau die Funktionen, die Sie benötigen – von der Berichterstellung über die Bestandsverwaltung bis hin zu Sicherheit und Automatisierung. Erfahren Sie noch heute mehr über CAI ERP, indem Sie einen Termin für ein Gespräch mit einem Mitglied unseres Teams vereinbaren. Klicken Sie hier, um loszulegen!
