Hva er et ERP-system, og hvorfor trenger man det i matproduksjonsindustrien?
Den enkleste måten å definere ERP på er å tenke på alle kjerneforretningsprosessene som trengs for å drive et selskap: finans, HR, produksjon, forsyningskjede, tjenester, innkjøp osv. ERP-programvare bidrar i utgangspunktet til å administrere alle disse prosessene effektivt i et integrert system. Det blir ofte referert til som organisasjonens registreringssystem. Bedrifter har brukt ulike former for ERP i flere tiår, og noen av de tidligste versjonene ble sett på 1960- tallet .
Dagens ERP-systemer er alt annet enn grunnleggende og har endret seg dramatisk fra ERP-systemet for flere tiår siden. De leveres nå vanligvis via skyen og bruker den nyeste teknologien – som kunstig intelligens (KI) og maskinlæring – for å gi intelligent automatisering, større effektivitet og umiddelbar innsikt i hele virksomheten. Moderne ERP-programvare kobler også interne operasjoner med forretningspartnere og nettverk over hele verden, noe som gir bedrifter samarbeidet, smidigheten og hastigheten som kreves for å være konkurransedyktige i dag .
Fordeler med et ERP-system
1. Reduser administrasjonskostnadene
Ved å digitalisere de mange forretningsprosessene og sentralisere datahåndteringen, vil bedriften din øke effektiviteten ved å bruke mindre tid og ressurser på disse oppgavene. Bruk av ERP-programvare vil fremheve ytterligere ineffektivitet og sløsing, slik at bedriften kan identifisere andre kostnadsbesparelser.
2. Maksimer selskapets drift
ERP-programvare øker effektiviteten dramatisk. Dette frigjør bedriftens ansatte og ressurser som kan brukes på andre områder, slik at bedriften kan ekspandere og forbedre seg.
3. Øk fleksibiliteten
Allsidigheten til ERP-systemet betyr at mat- og drikkevarebedrifter kan bruke et spesialisert ERP-system som fungerer best for deres individuelle behov, produkter og mål. Det ideelle ERP-systemet er et system som kan skaleres og utvikles med et voksende og blomstrende selskap.
Hvordan kan ERP anvendes i digitaliseringen av matbedrifter?
Ifølge Gartner3 defineres digitalisering som bruk av digitale teknologier for å endre en forretningsmodell og gi nye inntekts- og verdiskapende muligheter; det er prosessen med å gå over til en digital virksomhet. ERP-systemet er knutepunktet for databehandling, og det har aldri vært viktigere enn i dag.
Digitalisering har blitt en megatrend i samfunnet vårt, ved at den har vist seg å være en både utbredt og langsiktig endring på global skala. Denne megatrenden innebærer et skifte i viktigheten av ERP: det som tidligere var et verktøy for operativ forretningsstøtte har nå blitt en viktig strategisk byggestein.
Som sentrum for data- og prosessoptimalisering er ERP-systemet til stede i mange digitaliseringsprosjekter. Enten du sporer varene dine med RFID, bruker e-handel eller administrerer produksjonsmaskineriet ditt, kan ERP-systemet ditt gi effektivitet og kostnadsbesparelser. Forsyningskjeden, lagerbeholdningen, administrasjonen, produksjonen eller salget ditt drar nytte av ett enkelt registreringssystem. Ved å koble ERP-dataene med data fra andre systemer, kan beslutninger til og med automatiseres, slik tilfellet er med maskinlæring.
Kostnadsbesparelsene et ERP-system potensielt kan gi, bør ikke overses. Ifølge CSIMarket 4 var bruttofortjenestemarginen i 2019 for næringsmiddelindustrien 22,05 %. Dette er merkbart lavere enn det totale markedsgjennomsnittet på 49,4 %. Kanskje ikke overraskende er nesten 70 % av næringsmiddelbedriftene fortsatt hovedsakelig papirbaserte.
Man kan argumentere for at det å utnytte alle digitaliseringsmuligheter i ERP-systemet vil øke selskapets lønnsomhet nærmere eller kanskje overgå markedsgjennomsnittet. Implementering av et ERP-system som en næringsmiddelbedrift vil få prosessene dine i form, utvide forretningsmodellen eller rett og slett gjøre produksjonen mer smidig – og lønnsom.
Funksjoner i et ERP-system som kreves for et matforedlingsselskap
Når du kjøper ERP-programvare som passer best for deg som en matforedlingsbedrift, er det absolutt funksjonalitet du kan forvente at systemet skal ha.
1. Ende-til-ende-administrasjon
2. Rapportering og dashbord
3. Attraktivt og intuitivt brukergrensesnitt
4. Sikkerhet og sikkerhetskopier
5. Robust lagerstyringssystem
6. Kostnads-/avkastningsstyring
7. Produktaldring og sporbarhet
8. Sporing av batcher og partier
9. Automatisering
10. Skaleringsfunksjoner
11. Fleksibilitet
12. Sømløs integrasjon
Hva må matbedrifter vurdere når de velger ERP-programvare?
Et matspesifikt ERP-system er utviklet for å effektivisere prosesser som er unike for mat- og drikkevareprodusenter og bygge bro over hull på områder som tradisjonelle metoder ikke kan. Etter hvert som industrien fortsetter å ekspandere, krever små og mellomstore mat- og drikkevareprodusenter som tidligere brukte regneark og individuelle løsninger, nå noe mer integrert og automatisert for å forbedre effektiviteten, redusere menneskelige feil og øke fortjenesten.
Mat- og drikkevareprodusenter har ansvar som er spesifikt for lettbedervelige produkter, som holdbarhet, ingredienser av høy kvalitet, konsistens og produktsikkerhet. Disse selskapene må også overholde strenge krav til merking og emballasje, administrere oppskrifter, opprettholde produktkvalitet, implementere sikkerhetsforanstaltninger og kunne reagere raskt på en produkttilbakekalling .
Det er mange bevegelige deler å sjonglere, og tradisjonelle metoder klarer rett og slett ikke å holde tritt med etterspørselen og veksten. ERP-programvare utviklet for disse formålene hjelper bedrifter med å holde seg organiserte og konkurransedyktige.
Viktige trinn i ERP-implementering
1. Oppdagelse og planlegging
Før man bestemmer seg for å kjøpe et ERP-system, er det viktig å identifisere behov, sette et budsjett og undersøke mulige løsninger grundig.
Vi anbefaler at du setter sammen et prosjektteam av personer som skal lede prosessen. Dette teamet vil ta på seg en rekke roller i implementeringen, inkludert å legge planen og måldatoene, tildele nødvendige ressurser, ta avgjørelser om hvilket produkt som skal brukes og hvordan det utformes, og overordnet administrere de daglige oppgavene i prosjektet.
Et av de første målene teamet ditt bør strebe etter er å få en grundig forståelse av aktuelle problemer bedriften opplever, inkludert prosessineffektivitet og krav til ERP-systemet. En viktig avgjørelse er om man skal bruke et ERP-system som kjører lokalt eller i skyen.
For et lokalt system kjøper og installerer du maskinvare og programvare sammen med organisasjonens systemer. Alternativet er en skybasert ERP, som tradisjonelt tilbys som en abonnementstjeneste som er tilgjengelig via internett. Skybaserte ERP-systemer er ofte raskere å implementere og krever ikke like mange interne IT-ressurser.
2. Utforming
Designfasen tar utgangspunkt i detaljerte krav og en forståelse av gjeldende arbeidsflyter for å utvikle en detaljert design for det nye ERP-systemet. Dette inkluderer å designe nye, mer effektive arbeidsflyter og andre forretningsprosesser som utnytter systemet. Det er viktig å involvere brukerne i designfasen. Brukerne vil ha den mest intime forståelsen av gjeldende forretningsprosesser. Å involvere dem i designet vil også hjelpe dem med å ønske det nye systemet velkommen og dra full nytte av alle fordelene.
Prosjektteamet bør kjøre analyser for å identifisere unike aspekter ved selskapets arbeidsflyter og prosesser. De kan kreve en bestemt konfigurasjon av ERP-programvaren eller endringer i arbeidsflyten eller prosessene for å være bedre i samsvar med selve ERP-systemet. Leverandøren av ERP-løsninger vil samarbeide med deg for å identifisere løsninger for dine unike problemer/behov.
3. Utvikling
Når kravene til designet er lagt, kan utviklingen av systemet starte. Dette innebærer å konfigurere og, om nødvendig, tilpasse programvaren for å støtte de redesignede prosessene. Det kan også omfatte utvikling av integrasjon med andre eksisterende forretningsapplikasjoner i organisasjonen som ikke skal erstattes av ERP-systemet. Hvis du bruker et lokalt ERP-system, må organisasjonen installere nødvendig maskinvare og programvare.
Ved siden av utviklingen av ERP-programvaren bør teamet generere opplæringsmateriell for å hjelpe brukerne med å lære det nye systemet. En annen ting som må tas tak i er forberedelsene til datamigrering. Datamigrering er en betydelig oppgave. Det innebærer ofte å trekke ut, transformere og laste inn data fra flere systemer, som hvert kan bruke forskjellige formater og kan inneholde duplikat eller inkonsekvent informasjon. Implementeringsteamet må bestemme hvilke data som skal migreres i denne fasen. De bør iverksette tiltak for å unngå generell migrering av alle historiske data, fordi mye av disse dataene sannsynligvis er unødvendige.
4. Testing
Testfasen skjer ofte mens den forrige fasen, utvikling, fortsatt er i gang. Dette er fordi det er viktig at du tester ulike moduler og design etter hvert som de lages for å sikre stabilitet, identifisere feil og gjøre rettelser, før du kommer for langt. Dette er også fordelaktig ved at du kan gå videre til en annen seksjon for å utvikle mens en del av ERP-systemet testes.
Testing kan gjøres i etapper, og starter med testing av de grunnleggende funksjonene i ERP-systemet, etterfulgt av mer intensiv testing av programvarens fulle funksjoner. Det ville være lurt å la noen brukere teste systemet i sine spesifikke roller, for å gi en reell følelse av hvordan implementeringen går.
De fleste ERP-leverandører tilbyr verktøy for brukeropplæring, både mens programvaren fortsatt er under utvikling og etter at den er fullstendig implementert. I tillegg til leverandørstøtte bør selskapet benytte seg av opplæringsmateriellet som produseres i utviklingsfasen. Dette materialet vil utvilsomt tilpasses organisasjonen din og de ansattes spesifikke daglige ansvar, noe som er uvurderlig.
5. Utplassering
Øyeblikket du har jobbet så hardt mot – dagen ERP-systemet går live. Du vil potensielt støte på problemer, med tanke på det store antallet bevegelige deler og muligens teammedlemmer som fortsatt sliter med å lære ERP-verktøy og -funksjoner. Prosjektteamet, sammen med ERP-konsulentene dine, bør være lett tilgjengelige for å svare på spørsmål, hjelpe brukerne med å forstå systemet og forsøke å løse eventuelle problemer. Implementeringspartneren din bør kunne hjelpe med feilsøking om nødvendig. Vær tålmodig, da det vil ta tid for brukerne å tilpasse seg systemet og se produktivitetsøkningene du forventer.
Selv om mesteparten av dataene dine bør migreres før denne fasen, bør resten av dataene dine, for eksempel nåværende transaksjoner, migreres umiddelbart før de legges ut.
Noen organisasjoner tar sikte på å distribuere alle modulene i ERP-systemet samtidig, mens andre fokuserer først på spesifikke moduler eller prosesser med høy prioritet og legger til andre senere. For å minimere risiko fortsetter noen organisasjoner også å kjøre eldre systemer parallelt med den nye ERP-implementeringen en stund, selv om dette kan øke den totale prosjektkostnaden og redusere brukerproduktiviteten.
6. Støtte og oppdateringer
Arbeidet slutter ikke når du har implementert ERP-systemet ditt. Kontinuerlig støtte etter utrulling bidrar til å holde brukerne fornøyde og trygge, og sikrer at virksomheten realiserer de ønskede fordelene med ERP-systemet. Fokuset til prosjektteamet bør skifte fra utrulling til tilbakemeldinger og behov fra brukerne. Det er nesten uunngåelig at det vil være behov for ytterligere utvikling og konfigurasjon når brukerne begynner å bruke systemet i en reell setting. Ytterligere behov kan identifiseres som vil kreve at nye funksjoner legges til systemet. Etter hvert som matvarebedriften ansetter nye ansatte, må de også få opplæring.
Regelmessige programvareoppdateringer krever installasjon hvis du har et lokalt ERP-system. Hvis du bruker et skybasert ERP-system, bør du forvente at leverandøren din oppdaterer programvaren automatisk. Maskinvare må også oppdateres over tid.
Neste trinn
Næringsmiddelindustrien er kjent for å ha stramme profitter, ekstremt strenge samsvarskrav og tilsynelatende uendelig konkurranse. Hvis disse faktorene ikke håndteres kontinuerlig, kan forretningsveksten stoppe opp eller vakle. Det riktige ERP-systemet lar deg optimalisere næringsmiddelforretningsprosessene og overvinne utfordringene. Ikke nøl med å implementere ERP eller revurdere din nåværende ERP. CAI tilbyr ulike ERP-programvareløsninger spesielt utviklet for næringsmiddelindustrien. Uansett hvilken type matforedling bedriften din håndterer, kan CAI tilby et system som vil forbedre virksomheten din betydelig og effektivisere prosessene dine. Våre ERP-løsninger for matproduksjonsbedrifter kan skryte av funksjonaliteten du trenger, fra rapportering og lagerstyring til sikkerhet og automatisering. Lær mer om CAI ERP i dag ved å avtale en samtale med et medlem av teamet vårt. Klikk her for å komme i gang!
