Quando terminei a faculdade – com uma licenciatura em engenharia – estava pronto para pôr em prática o que tinha aprendido no mundo real. O ambiente de produção em que trabalhei dedicava-se a atividades de reparação e recondicionamento de peças especializadas utilizadas num setor altamente regulamentado. A empresa funcionava como uma oficina por encomenda / ambiente de produção por contrato, com avaliações detalhadas de componentes, reengenharia, aquisição de peças e maquinagem de precisão.
A primeira — e mais importante — lição que aprendi foi esta: existe uma necessidade premente de melhoria contínua na indústria, com foco na eficiência dos processos, na redução do desperdício e na otimização dos fluxos de trabalho.
Como pretendo causar um impacto real onde quer que trabalhe, essa constatação clara levou-me a prosseguir estudos de pós-graduação. Senti-me motivado a aprender e a dotar-me das competências necessárias para ser um agente de mudança e influenciar positivamente o desempenho operacional das iniciativas de melhoria contínua. Após a conclusão do curso, e ao começar a trabalhar em iniciativas de melhoria contínua de maior âmbito, rapidamente percebi o quão importantes são os conhecimentos e as competências sólidas em gestão de projetos para concretizar essas iniciativas.
A gestão de projetos é uma competência importante para uma organização. Práticas sólidas de gestão de projetos garantem que a sua empresa trabalhe o trabalho de forma orientada para os objetivos, alcançando assim os resultados finais das iniciativas da empresa através de um processo eficiente e eficaz.
A especialização em gestão de projetos requer formação e o estabelecimento de práticas de melhoria contínua, bem como o recurso à intuição. Os projetos têm tanto a ver com a conclusão de um produto final como com a gestão de pessoas. Para além das ferramentas e técnicas tradicionais de gestão de projetos, algumas competências importantes nesta área incluem:
- Gerir os riscos para evitar que problemas menores se transformem em grandes problemas
- Comunicação, comunicação, comunicação
- Visão global com atenção minuciosa aos detalhes
- Multitarefa produtiva
O que é um projeto?
Os projetos são únicos e específicos, com um início e um fim definidos. Um projeto é iniciado com o objetivo de atingir uma meta definida, dentro de restrições definidas, como custos e prazos.
Pela minha experiência, os projetos nunca são perfeitos. As inevitáveis «incógnitas desconhecidas» VÃO surgir. Vão ocorrer alterações. O nível das competências de gestão de projetos VAI determinar o impacto dessas incógnitas e alterações.
Aceita a mudança
Evitar e não gerir adequadamente as mudanças necessárias ao longo de toda a duração do projeto é uma receita para o desastre. A forma como lidamos com as mudanças necessárias para a melhoria contínua de uma empresa — e como adaptamos os nossos planos em conformidade — é fundamental para a concretização bem-sucedida dos projetos.
Com sólidas competências em gestão de projetos, a mudança pode ser gerida de forma proativa e de modo a acrescentar valor ao objetivo do projeto. A mudança deve ser gerida e comunicada de forma organizada, coerente e transparente.
Haverá SEMPRE mudanças – ao nível do pessoal, das operações, dos relatórios, da tomada de decisões, etc. Um gestor de projetos deve incorporar «barreiras de proteção» no projeto.
Por uma questão de sustentabilidade, reserve algum tempo para:
- Definir o âmbito do projeto e recolher opiniões de todos os utilizadores
- Planeie com antecedência e inclua etapas de verificação ao longo do cronograma do projeto para avaliar
- Analisar com a equipa e recolher as lições aprendidas
Está interessado em implementar um ambiente sólido de gestão de projetos na sua empresa? Considere o que se segue: asminhas principais recomendações em matéria de gestão de projetos para uma melhoria contínua bem-sucedida.
10 fatores essenciais da gestão de projetos para o sucesso da melhoria contínua
- Prever o futuro: estimar como será a empresa daqui a 5, 10 e 20 anos – identificar as competências necessárias em termos de pessoal (qual é a disponibilidade e/ou aptidão da equipa atual para aprender?), bem como as necessidades em termos de equipamento e tecnologia
- Correlacionar as competências: Correlacionar as competências dos colaboradores com as necessidades de cada departamento, seja de engenharia ou de outra área; o desenvolvimento profissional da força de trabalho é, por si só, um processo de melhoria e deve apoiar as iniciativas estratégicas da empresa
- Utilizar as ferramentas: Encontrar o conjunto de ferramentas ou o(s) programa(s) de software adequado(s) para gerir o projeto; lápis e papel ou meios arcaicos e de baixa tecnologia já não são suficientes
- Analisar os dados: Os gestores de projeto, mesmo os mais experientes, não podem basear-se no «conhecimento tribal» sobre o funcionamento da linha de produção; não é possível trabalhar estrategicamente com base em anedotas e crenças
- Pôr em prática o que se prega: A implementação de processos e procedimentos não pode limitar-se a apenas colocar a qualidade no papel; os controlos e verificações de qualidade também têm de estar integrados no produto final – seja qual for o produto
- Gerir a Mudança: Compreender e desenvolver um programa para gerir projetos implica incluir fornecedores a jusante, clientes internos, utilizadores finais e todas as partes interessadas; acima de tudo, é fundamental determinar quem é responsável pela gestão da mudança no seu projeto
- Desenvolver a persona: as personas de clientes são utilizadas internamente para desenvolver um modelo de vendas ideal; essa mesma atividade de desenvolvimento de personas é igualmente útil para que a sua equipa comercial identifique melhor a cultura e os estilos de comunicação, pois nem toda a gente aprende (ou ouve) da mesma forma
- Mapeie o fluxo de trabalho: Todo o processo deve ser analisado de uma perspetiva global, com especial atenção aos dados de que o CEO ou o CFO necessitam; a chave para diagramar qualquer sistema — quer se trate da implementação de um novo software, da gestão de uma operação de fabrico ou do desenvolvimento de um departamento de vendas e marketing — é mapear o fluxo de trabalho do processo empresarial
- Aderência e Compromisso: Quer seja necessário obter o apoio da liderança executiva e o proprietário esteja a protelar a decisão porque não quer gastar o dinheiro necessário, quer os gestores operacionais ou o pessoal administrativo estejam a resistir à mudança por recearem ter mais trabalho do que aquele que conseguem (ou querem) assumir, a obtenção desse apoio é dependente da situação, mas tudo se resume a uma comunicação interna adequada; a equipa deve determinar coletivamente o objetivo e a razão pela qual o projeto está a ser iniciado — não pode ser o objetivo de uma única pessoa
- Comunicar: Desenvolver — e manter — canais de comunicação ao longo dos projetos tem tudo a ver com a construção de relações, com o objetivo de fidelizar clientes (ou seja, clientes satisfeitos!) e garantir fornecedores de confiança; lembre-se de que a gestão da comunicação é um processo contínuo e iterativo (mensagens pontuais não são suficientes)
Conclusão
O trabalho em equipa e a colaboração (especialmente entre — e com — a liderança da empresa) são fundamentais para o início e a duração de qualquer projeto. É necessário um planeamento prévio adequado, um plano pós-implementação e um reforço contínuo para garantir a sustentabilidade dos resultados do projeto. Cada projeto faz parte de um plano mais abrangente de melhoria contínua.
Se o executivo sabe por que razão quer mudar, mas não comunica essa(s) razão(ões) à equipa, então o executivo é o ponto de falha. Por outro lado, se o executivo não der o seu apoio porque a equipa não «convenceu» da necessidade do projeto, então o projeto está igualmente condenado ao fracasso.
Descubra onde reside a sua falta de adesão.
O que me reserva o futuro?
O meu objetivo na xTuple é criar um conjunto de ferramentas, recursos e conteúdos para ajudar os nossos clientes a terem sucesso quando empreendem um novo projeto de planeamento de recursos empresariais (ERP). Realizo SEMPRE análises de conclusão no final de cada projeto e aplico as «lições aprendidas» ao projeto seguinte. Estou também a estudar para obter a certificação Project Management Professional (PMP)® — a certificação reconhecida pelo setor para gestores de projetos —, com o objetivo de trabalhar no meu próprio desenvolvimento profissional e ajudar melhor os nossos clientes a atingirem os seus objetivos de crescimento empresarial.
Alguns dos elementos de uma gestão de projetos eficaz que pretendo partilhar no futuro (sem qualquer ordem específica de importância, sendo que alguns destes são temas muito vastos por si só) incluem:
- Apoio da liderança executiva
- Gestão da mudança
- Gestão da comunicação
- Desenvolvimento da equipa
- Definição do âmbito do projeto
- Gestão de custos
- Compras e aquisições
- Limitações de tempo e de recursos
- Gestão do tempo
- Planeamento da melhoria contínua
- Mapeamento do fluxo de trabalho
- Gestão de riscos
- Desenvolvimento da força de trabalho
- Listas de verificação de projetos
- Certificações padrão do setor
A minha equipa de sucesso do cliente na xTuple está na vanguarda do apoio à gestão da mudança, com novos webinars destinados a fabricantes em crescimento e empresas centradas na gestão de stock. O nosso primeiro tema da série sobre gestão de projetos: «5 pontos críticos na escolha (e implementação) de um ERP».
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