Als ich mein Studium abschloss – mit einem Bachelor-Abschluss in Ingenieurwissenschaften in der Tasche –, war ich bereit, das Gelernte in der Praxis anzuwenden. Das Fertigungsunternehmen, in dem ich arbeitete, führte Reparatur- und Überholungsarbeiten an Spezialbauteilen durch, die in einer stark regulierten Branche zum Einsatz kamen. Das Unternehmen war als Auftragsfertiger tätig und umfasste detaillierte Bauteilbewertungen, Neukonzeptionen, die Beschaffung von Bauteilen sowie die Präzisionsbearbeitung.

Die erste – und wichtigste – Erkenntnis, die ich gewonnen habe, war folgende: In der Industrie besteht ein großer Bedarf an kontinuierlicher Verbesserung, wobei der Schwerpunkt auf Prozesseffizienz, Abfallreduzierung und optimierten Arbeitsabläufen liegt.

Da ich überall, wo ich arbeite, wirklich etwas bewirken möchte, führte mich diese ernüchternde Erkenntnis an die Universität. Ich war motiviert, zu lernen und mir die Fähigkeiten anzueignen, die erforderlich sind, um als Motor des Wandels zu fungieren und die operative Leistung von Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung positiv zu beeinflussen. Nach meinem Abschluss und dem Einstieg in groß angelegte Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung wurde mir schnell klar, wie entscheidend fundierte Kenntnisse und Fähigkeiten im Projektmanagement für die Umsetzung solcher Initiativen sind.

Projektmanagement ist eine wichtige Kompetenz für ein Unternehmen. Fundierte Projektmanagementpraktiken stellen sicher, dass Ihr Unternehmen zielorientiert die Aufgaben zielorientiert erledigt und somit die Endergebnisse der Unternehmensinitiativen in einem effizienten und effektiven Prozess erreicht.

Kompetenz im Projektmanagement erfordert Schulungen und die Etablierung von Verfahren zur kontinuierlichen Verbesserung sowie den Einsatz der eigenen Intuition. Bei Projekten geht es ebenso sehr um die Fertigstellung eines Ergebnisses wie um die Führung von Mitarbeitern. Neben den traditionellen Projektwerkzeugen und -techniken gehören zu den wichtigen Projektmanagement-Kompetenzen unter anderem:

• Risiken bewältigen, um zu verhindern, dass sich kleinere Probleme zu großen Problemen ausweiten
• Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation
• Weitreichende Perspektive mit ausgeprägtem Blick fürs Detail
• Produktives Multitasking

Was ist ein Projekt?

Projekte sind einzigartig und spezifisch und haben einen festgelegten Beginn und ein festgelegtes Ende. Ein Projekt wird ins Leben gerufen, um ein definiertes Ziel innerhalb festgelegter Rahmenbedingungen wie Kosten und Zeit zu erreichen.

Meiner Erfahrung nach sind Projekte niemals perfekt. Die unvermeidbaren „unbekannten Unbekannten“ WERDEN eintreten. Änderungen WERDEN auftreten. Die Qualität der Projektmanagementfähigkeiten WIRD darüber entscheiden, welche Auswirkungen diese Unbekannten und Änderungen haben werden.

Nimm den Wandel an

Wenn man die während der gesamten Projektlaufzeit erforderlichen Veränderungen ignoriert oder nicht angemessen bewältigt, ist das ein Rezept für eine Katastrophe. Wie wir mit den Veränderungen umgehen, die für die kontinuierliche Verbesserung eines Unternehmens notwendig sind – und wie wir unsere Pläne entsprechend anpassen –, ist entscheidend für den erfolgreichen Abschluss von Projekten.

Mit fundierten Projektmanagementfähigkeiten lässt sich die Veränderung proaktiv und so gestalten, dass sie einen Mehrwert für das Projektziel schafft. Die Veränderung sollte auf organisierte, konsistente und transparente Weise gesteuert und kommuniziert werden.

Es wird IMMER Veränderungen geben – beim Personal, bei den Abläufen, bei den Berichten, bei der Entscheidungsfindung usw. Ein Projektmanager muss daher „Sicherheitsleitschienen“ für das Projekt einbauen.

Nehmen Sie sich im Sinne der Nachhaltigkeit die Zeit, um:

• Den Projektumfang festlegen und Rückmeldungen von allen Nutzern einholen
• Planen Sie im Voraus und legen Sie im Projektzeitplan Meilensteine für die Bewertung fest
• Mit dem Team eine Nachbesprechung durchführen und gewonnene Erkenntnisse sammeln

Möchten Sie in Ihrem Betrieb ein solides Projektmanagement einführen? Dann beachten Sie die folgenden Punkte – meine wichtigsten Empfehlungen zum Projektmanagement für eine erfolgreiche kontinuierliche Verbesserung.

10 entscheidende Faktoren im Projektmanagement für den Erfolg bei der kontinuierlichen Verbesserung

1. Die Zukunft prognostizieren: Schätzen Sie ein, wie das Unternehmen in 5, 10 oder 20 Jahren aussehen wird – ermitteln Sie den Bedarf an Kompetenzen sowohl in Bezug auf das Personal (Wie steht es um die Lernbereitschaft und/oder die Lernfähigkeit der derzeitigen Mitarbeiter?) als auch in Bezug auf Ausrüstung und Technologie.
   
   
2. Kompetenzen abgleichen: Die Kompetenzen der Mitarbeiter mit dem jeweiligen Bedarf in der Technik oder anderen Abteilungen in Einklang bringen; die berufliche Weiterentwicklung der Belegschaft ist ein eigenständiger Verbesserungsprozess und sollte die strategischen Initiativen des Unternehmens unterstützen
   
   
3. Setzen Sie die richtigen Werkzeuge ein: Finden Sie die passenden Werkzeuge oder Softwareprogramme für die Projektverwaltung; Bleistift und Papier oder veraltete, einfache Mittel reichen heute nicht mehr aus
   
   
4. Daten nutzen: Selbst sehr erfahrene Projektmanager können sich nicht auf „Stammwissen“ darüber verlassen, wie es in der Produktion läuft; man kann nicht strategisch auf der Grundlage von Anekdoten und Annahmen arbeiten.
   
   
5. Taten statt Worte: Die Einführung von Prozessen und Verfahren darf sich nicht darauf beschränken, Qualität lediglich auf dem Papier festzuhalten; Qualitätskontrollen und -sicherungsmaßnahmen müssen auch in Ihr Endprodukt integriert sein – ganz gleich, um welches Produkt es sich handelt.
   
   
6. Den Wandel bewältigen: Um ein Programm zur Projektsteuerung zu verstehen und zu entwickeln, müssen nachgelagerte Lieferanten, interne Kunden, Endnutzer und alle Beteiligten einbezogen werden; vor allem muss festgelegt werden, wer für den Bereich Change Management in Ihrem Projekt verantwortlich ist.
   
   
7. Entwicklung der Persona: Kunden-Personas werden intern zur Entwicklung eines idealen Vertriebsmodells genutzt; dieselbe Persona-Entwicklung ist für Ihr Geschäftsteam ebenso nützlich, um Unternehmenskultur und Kommunikationsstile besser zu erkennen – schließlich lernt (oder hört zu) nicht jeder auf dieselbe Weise.
   
   
8. Den Arbeitsablauf abbilden: Der gesamte Prozess sollte aus der Vogelperspektive betrachtet werden, wobei besonderes Augenmerk auf die Daten gelegt werden sollte, die der CEO oder der CFO benötigt; der Schlüssel zur Darstellung eines jeden Systems – sei es bei der Einführung einer neuen Software, dem Betrieb einer Produktionsstätte oder dem Aufbau einer Vertriebs- und Marketingabteilung – liegt darin, den Arbeitsablauf des Geschäftsprozesses abzubilden.
   
   
9. Lock-in-Buy-in: Ganz gleich, ob Sie die Zustimmung der Führungsspitze benötigen und der Eigentümer zögert, weil er die erforderlichen Mittel nicht aufbringen möchte, oder ob operative Führungskräfte oder Backoffice-Mitarbeiter sich gegen Veränderungen wehren, weil sie befürchten, mehr Arbeit zu bekommen, als sie bewältigen können (oder wollen) – die entscheidende Zustimmung hängt von der jeweiligen Situation ab, läuft aber letztendlich auf eine angemessene interne Kommunikation hinaus; Das Team muss gemeinsam das Ziel festlegen und klären, warum das Projekt initiiert wird – es darf nicht das Ziel einer einzelnen Person sein.
   
   
10. Kommunikation: Beim Aufbau – und der Pflege – von Kommunikationskanälen während des gesamten Projektverlaufs geht es vor allem darum, Beziehungen aufzubauen, um Stammkunden (d. h. begeisterte!) und zuverlässige Lieferanten zu gewinnen; denken Sie daran, dass Kommunikationsmanagement ein kontinuierlicher und iterativer Prozess ist (einmalige Nachrichten reichen nicht aus).

Fazit

Teamarbeit und Zusammenarbeit (insbesondere innerhalb der Unternehmensführung und mit dieser) sind für den Start und den gesamten Verlauf eines jeden Projekts von entscheidender Bedeutung. Eine angemessene Vorplanung, ein Plan für die Zeit nach der Umsetzung sowie eine kontinuierliche Nachbetreuung sind für die Nachhaltigkeit der Projektergebnisse erforderlich. Jedes Projekt ist Teil des übergeordneten Plans zur kontinuierlichen Verbesserung.

Wenn die Führungskraft zwar weiß, warum sie etwas ändern möchte, dem Team diese Gründe aber nicht vermittelt, dann ist die Führungskraft der Grund für das Scheitern. Umgekehrt gilt: Wenn die Führungskraft das Projekt nicht unterstützt, weil das Team die Notwendigkeit des Projekts nicht „verkauft“ hat, dann ist das Projekt ebenfalls zum Scheitern verurteilt.

Finden Sie heraus, wo genau es an Akzeptanz mangelt.

Wie geht es für mich weiter?

Mein Ziel bei xTuple ist es, ein Portfolio aus Tools, Ressourcen und Inhalten aufzubauen, das unseren Kunden hilft, bei der Umsetzung eines neuen ERP-Projekts (Enterprise Resource Planning) erfolgreich zu sein. Ich führe IMMER am Ende jedes Projekts Nachbesprechungen durch und lasse die gewonnenen Erkenntnisse in das nächste Projekt einfließen. Außerdem bereite ich mich auf die Prüfung zum Project Management Professional (PMP)® vor – die branchenweit anerkannte Zertifizierung für Projektmanager –, um mich beruflich weiterzuentwickeln und unseren Kunden besser dabei zu helfen, ihre Wachstumsziele zu erreichen.

Zu den Elementen eines effektiven Projektmanagements, über die ich in Zukunft berichten möchte (in keiner bestimmten Reihenfolge nach Wichtigkeit, wobei einige davon für sich genommen schon umfangreiche Themen sind), gehören:

• Unterstützung durch die Führungsspitze
• Veränderungsmanagement
• Kommunikationsmanagement
• Teamentwicklung
• Projektumfangsfestlegung
• Kostenmanagement
• Einkauf und Beschaffung
• Zeitliche und ressourcenbezogene Einschränkungen
• Zeitmanagement
• Planung zur kontinuierlichen Verbesserung
• Ablaufdarstellung
• Risikomanagement
• Personalentwicklung
• Projekt-Checklisten
• Zertifizierungen nach Industriestandards

Mein Customer-Success-Team bei xTuple übernimmt eine Vorreiterrolle bei der Bewältigung von Veränderungen und bietet neue Webinare für wachsende Fertigungsunternehmen und lagerorientierte Firmen an. Unser erstes Thema in der Projektmanagement-Reihe: 5 Herausforderungen bei der Auswahl (und Einführung) eines ERP-Systems.

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