Da jeg var ferdig med universitetet – bevæpnet med en bachelorgrad i ingeniørfag – var jeg klar til å sette det jeg hadde lært i praksis. Produksjonsmiljøet jeg jobbet i utførte reparasjons- og oppussing av spesialdeler som ble brukt i en strengt regulert bransje. Selskapet drev som et verksted-/kontraktproduksjonsmiljø med detaljerte komponenterevalueringer, rekonstruksjon, innkjøp av deler og presisjonsmaskinering.

Den første – og viktigste – lærdommen jeg lærte var denne: det er et alvorlig behov for kontinuerlig forbedring i bransjen, med fokus på prosesseffektivitet, avfallsreduksjon og strømlinjeformede arbeidsflyter.

Siden jeg ønsker å gjøre en reell forskjell uansett hvor jeg jobber, førte denne sterke erkjennelsen meg til høyere utdanning. Jeg var motivert til å lære og bli bevæpnet med ferdighetene som trengs for å være en endringsagent og positivt påvirke den operative ytelsen til kontinuerlige forbedringsinitiativer. Etter endt utdanning, og etter at jeg begynte å jobbe med større kontinuerlige forbedringsinitiativer, innså jeg raskt hvor effektiv solid kunnskap og ferdigheter innen prosjektledelse er for å gjennomføre disse initiativene.

Prosjektledelse er en viktig ekspertise for en organisasjon. Solide prosjektledelsesrutiner sikrer at bedriften din fullfører arbeidet på en målrettet måte, og dermed når sluttresultatene av selskapets initiativer på en effektiv og virkningsfull måte.

Prosjektledelseskompetanse krever opplæring og etablering av praksis for kontinuerlig forbedring, samt bruk av intuisjon. Prosjekter handler like mye om å fullføre en leveranse som om å lede mennesker. I tillegg til tradisjonelle prosjektverktøy og -teknikker, inkluderer noen viktige prosjektledelsesferdigheter:

• Risikohåndtering for å forhindre at mindre problemer eskalerer til store problemer
• Kommunikasjon, kommunikasjon, kommunikasjon
• Stort bildespekter med raffinert oppmerksomhet på detaljer
• Produktiv multitasking

Hva er et prosjekt?

Prosjekter er unike og spesifikke med en definert start og slutt. Et prosjekt igangsettes for å oppnå et definert mål innenfor definerte begrensninger som kostnader og tid.

Etter min erfaring er prosjekter aldri perfekte. De uunngåelige ukjente faktorene VIL skje. Endringer VIL skje. Kvaliteten på prosjektledelsesferdigheter VIL definere virkningen av disse ukjente faktorene og endringene.

Omfavn forandringen

Å unngå og ikke håndtere endringene som trengs i løpet av hele prosjektets varighet er en oppskrift på katastrofe. Hvordan vi håndterer endringene som trengs for kontinuerlig forbedring av en bedrift – og hvordan vi tilpasser planene våre deretter – er nøkkelen til å levere prosjekter med suksess.

Med sterke prosjektledelsesferdigheter kan endringen håndteres på en måte som er proaktiv og verdiskapende for prosjektets mål. Endringen bør håndteres og kommuniseres på en organisert, konsekvent og transparent måte.

Det vil ALLTID være endringer – i personell, i drift, i rapporter, i beslutningstaking osv. En prosjektleder må bygge inn prosjektets «støtfangerrekkverk».

For bærekraftens skyld, ta deg tid til å:

• Omfangsanalyse av prosjektet og innhent innspill fra alle brukere
• Planlegg på forhånd og bygg inn kontrollpunkter i løpet av prosjektets tidslinje for evaluering
• Gjennomgå med teamet og samle erfaringer

Jeg er interessert i å implementere et sterkt prosjektledelsesmiljø i verkstedet ditt? Vurder følgende, mine beste anbefalinger for prosjektledelse for vellykket kontinuerlig forbedring.

10 kritiske prosjektledelsesfaktorer for kontinuerlig forbedringssuksess

1. Forutsi fremtiden: Estimer hvordan bedriften vil se ut om 5, 10, 20 år – identifiser ferdigheter som trengs når det gjelder personell (hva er de eksisterende ansattes vilje og/eller evne til å lære?), samt utstyrs- og teknologibehov.
   
   
2. Match ferdighetene: Match de ansattes ferdigheter med riktig ingeniør- eller andre avdelingsbehov; faglig utvikling av arbeidsstyrken er en forbedringsprosess i seg selv og bør støtte selskapets strategiske initiativer.
   
   
3. Bruk verktøyene: Finn riktig verktøysett eller programvare for å administrere prosjektet; blyant og papir eller lavteknologiske, arkaiske midler holder ikke lenger.
   
   
4. Arbeid med dataene: Prosjektledere, selv svært erfarne, kan ikke stole på stammekunnskap om hvordan verkstedet fungerer; du kan ikke jobbe strategisk ut fra anekdoter og oppfatninger.
   
   
5. Walk the Talk: Å ha prosesser og prosedyrer på plass kan ikke begrenses til bare å sette kvalitet på papiret; kvalitetskontroller og -balanser må også bygges inn i leveransen din – uansett produkt.
   
   
6. Håndter endringen: Å forstå og utvikle et program for å håndtere prosjekter betyr å inkludere leverandører nedstrøms, interne kunder, sluttbrukere og alle interessenter; viktigst av alt, avgjør hvem som er ansvarlig for endringsledelsesdelen av prosjektet ditt.
   
   
7. Utvikle personaen: Kundepersonaer brukes internt for å utvikle en ideell salgsmodell. Den samme personautviklingsaktiviteten er like nyttig for forretningsteamet ditt for å bedre identifisere kultur og kommunikasjonsstiler. Ikke alle lærer (eller lytter) på samme måte.
   
   
8. Kartlegg arbeidsflyten: Hele prosessen bør sees på fra et 18 000 meter langt perspektiv med spesiell oppmerksomhet på data som administrerende direktør eller finansdirektør trenger. Nøkkelen til å lage et diagram over ethvert system, enten vi snakker om å implementere ny programvare, drive en produksjonsoperasjon eller utvikle en salgs- og markedsføringsavdeling, er å kartlegge arbeidsflyten i forretningsprosessen.
   
   
9. Låneplikt: Enten du trenger støtte fra toppledelsen og eieren nøler fordi de ikke vil bruke de nødvendige pengene, eller driftsledere eller administrativt personell motsetter seg endring fordi de er redde for mer arbeid enn de kan (eller vil) håndtere, er kritisk støtte situasjonsbetinget, men alt koker ned til god intern kommunikasjon. Teamet må i fellesskap bestemme målet og hvorfor prosjektet igangsettes – det kan ikke være én persons mål.
   
   
10. Kommunisere: Å utvikle – og vedlikeholde – kommunikasjonskanaler gjennom hele prosjekter handler om relasjonsbygging for å utvikle tilbakevendende (dvs. fornøyde!) kunder og pålitelige leverandører. Husk at kommunikasjonshåndtering er kontinuerlig og iterativ (engangsmeldinger er ikke nok).

Konklusjon

Samarbeid og samarbeid (spesielt blant – og med – selskapets ledelse) er avgjørende for starten og varigheten av ethvert prosjekt. Tilstrekkelig forhåndsplanlegging, en plan for etterimplementering og kontinuerlig forsterkning er nødvendig for at prosjektets resultater skal være bærekraftige. Hvert prosjekt er en del av den større planen for kontinuerlig forbedring.

Hvis lederen vet hvorfor de ønsker å endre seg, men ikke kommuniserer den/de grunnen(e) til teamet, er det lederen som er katastrofen. Hvis lederen derimot ikke er støttende fordi teamet ikke har «solgt» prosjektets behov, er prosjektet også dømt til å mislykkes.

Finn ut hvor din mangel på engasjement bor.

Hva blir det neste for meg?

Målet mitt hos xTuple er å bygge en portefølje av verktøy, ressurser og innhold som hjelper kundene våre med å lykkes når de starter et nytt ERP-prosjekt (Enterprise Resource Planning). Jeg gjennomfører ALLTID debriefinger på slutten av hvert prosjekt og anvender «lærdommer» i det neste prosjektet. Jeg studerer også til min Project Management Professional (PMP)® – den bransjeanerkjente sertifiseringen for prosjektledere – for å jobbe med min egen faglige utvikling og bedre hjelpe kundene våre med å nå sine forretningsvekstmål.

Noen av elementene i effektiv prosjektledelse som jeg ønsker å dele i fremtiden (uten spesiell rekkefølge av viktighet, noen av disse er store temaer i seg selv) inkluderer:

• Tilslutning til ledergruppen
• Endringsledelse
• Kommunikasjonshåndtering
• Teamutvikling
• Prosjektomfang
• Kostnadsstyring
• Innkjøp og anskaffelser
• Tids- og ressursbegrensninger
• Tidshåndtering
• Planlegging av kontinuerlig forbedring
• Kartlegging av arbeidsflyt
• Risikostyring
• Arbeidskraftutvikling
• Prosjektsjekklister
• Bransjestandardsertifiseringer

Kundesuksessteamet mitt hos xTuple leder an i arbeidet med å håndtere endringer med nye webinararrangementer for voksende produsenter og lagerfokuserte selskaper . Vårt første tema i prosjektledelsesserien: 5 smertepunkter ved å velge (og implementere) ERP .

{{cta('8589da4a-6c55-4c46-978b-0f1252d64aa3','justifycenter')}}

 

---