À la fin de mes études universitaires – fort d’une licence en ingénierie –, j’étais prêt à mettre en pratique ce que j’avais appris dans le monde du travail. L’entreprise de fabrication dans laquelle je travaillais réalisait des travaux de réparation et de remise à neuf de pièces spécialisées utilisées dans un secteur hautement réglementé. Elle fonctionnait comme un atelier de sous-traitance proposant des services de fabrication à la commande, avec des évaluations détaillées des composants, de la réingénierie, de l’approvisionnement en pièces et de l’usinage de précision.

La première leçon – et la plus importante – que j'ai tirée est la suivante : il existe un réel besoin d'amélioration continue dans le secteur industriel, en mettant l'accent sur l'efficacité des processus, la réduction des déchets et la rationalisation des flux de travail.

Comme je souhaite avoir un réel impact partout où je travaille, cette prise de conscience m’a poussé à poursuivre des études supérieures. J’étais motivé par l’envie d’apprendre et d’acquérir les compétences nécessaires pour devenir un acteur du changement et influencer positivement les performances opérationnelles des initiatives d’amélioration continue. Après l’obtention de mon diplôme, lorsque j’ai commencé à travailler sur des initiatives d’amélioration continue de plus grande envergure, j’ai rapidement compris à quel point des connaissances et des compétences solides en gestion de projet étaient essentielles pour mener à bien ces initiatives.

La gestion de projet est une compétence essentielle pour une organisation. Des pratiques solides en matière de gestion de projet garantissent que votre entreprise travaille ses tâches en se concentrant sur ses objectifs, ce qui lui permet d’atteindre les résultats escomptés de ses initiatives de manière efficace et performante.

L'expertise en gestion de projet repose à la fois sur la formation, la mise en place de pratiques visant l'amélioration continue et le recours à l'intuition. Les projets consistent autant à mener à bien un livrable qu'à gérer des personnes. Outre les outils et techniques traditionnels de gestion de projet, voici quelques compétences essentielles en la matière :

• Gérer les risques pour éviter que des problèmes mineurs ne dégénèrent en problèmes majeurs
• La communication, la communication, la communication
• Une vision d'ensemble alliant une attention minutieuse aux détails
• Multitâche productif

Qu'est-ce qu'un projet ?

Les projets sont uniques et spécifiques, avec un début et une fin bien définis. Un projet est lancé dans le but d'atteindre un objectif précis, dans le respect de contraintes définies, telles que les coûts et les délais.

D'après mon expérience, les projets ne sont jamais parfaits. Il y aura inévitablement des « inconnues inconnues ». Des changements se produiront. C'est la qualité des compétences en gestion de projet qui déterminera l'impact de ces inconnues et de ces changements.

Accueillez le changement à bras ouverts

Négliger ou mal gérer les changements nécessaires tout au long du projet revient à courir à la catastrophe. La manière dont nous gérons les changements indispensables à l’amélioration continue d’une entreprise – et dont nous adaptons nos plans en conséquence – est essentielle à la réussite des projets.

Grâce à de solides compétences en gestion de projet, le changement peut être géré de manière proactive et apporter une valeur ajoutée à l'objectif du projet. Le changement doit être géré et communiqué de manière organisée, cohérente et transparente.

Il y aura TOUJOURS des changements : au niveau du personnel, des opérations, des rapports, de la prise de décision, etc. Un chef de projet doit prévoir des « garde-fous » pour son projet.

Dans un souci de développement durable, prenez le temps de :

• Définir le périmètre du projet et recueillir les commentaires de tous les utilisateurs
• Prévoyez à l'avance et intégrez des étapes de contrôle dans le calendrier du projet afin d'évaluer
• Faire le point avec l'équipe et tirer les enseignements de l'expérience

Vous souhaitez mettre en place un environnement de gestion de projet solide au sein de votre entreprise ? Voici mes principales recommandations en matière de gestion de projet pour une amélioration continue réussie.

10 facteurs essentiels de gestion de projet pour réussir l'amélioration continue

1. Anticiper l'avenir : évaluer à quoi ressemblera l'entreprise dans 5, 10 ou 20 ans – identifier les compétences requises tant au niveau du personnel (quelle est la volonté et/ou l'aptitude à apprendre du personnel actuel ?) qu'au niveau des équipements et des technologies nécessaires
   
   
2. Adapter les compétences : faire correspondre les compétences du personnel aux besoins en postes d'ingénierie ou d'autres services ; le développement professionnel des effectifs constitue un processus d'amélioration à part entière et doit soutenir les initiatives stratégiques de l'entreprise
   
   
3. Utiliser les outils : trouvez les outils ou les logiciels adaptés à la gestion du projet ; le crayon et le papier ou les moyens rudimentaires et archaïques ne suffisent plus
   
   
4. Exploiter les données : même les chefs de projet les plus expérimentés ne peuvent pas se fier aux connaissances empiriques concernant le fonctionnement de l'atelier ; il est impossible d'élaborer une stratégie à partir d'anecdotes et de croyances.
   
   
5. Joindre le geste à la parole : la mise en place de processus et de procédures ne doit pas se limiter à la simple consignation de la qualité sur papier ; des contrôles et des mécanismes de vérification de la qualité doivent également être intégrés à votre produit fini, quel qu’il soit.
   
   
6. Gérer le changement : pour comprendre et mettre en place un programme de gestion de projets, il faut impliquer les fournisseurs en aval, les clients internes, les utilisateurs finaux et toutes les parties prenantes ; mais surtout, il faut déterminer qui est responsable de la gestion du changement dans le cadre de votre projet.
   
   
7. Définir le profil type : les profils types de clients sont utilisés en interne pour élaborer un modèle de vente idéal ; ce même exercice de définition des profils types est tout aussi utile à votre équipe commerciale pour mieux cerner la culture et les styles de communication, car tout le monde n'apprend pas (ou n'écoute pas) de la même manière.
   
   
8. Cartographier le flux de travail : il convient d'examiner l'ensemble du processus avec une vue d'ensemble, en accordant une attention particulière aux données dont ont besoin le PDG ou le directeur financier ; la clé pour schématiser n'importe quel système, qu'il s'agisse de la mise en œuvre d'un nouveau logiciel, de la gestion d'une activité de production ou du développement d'un service commercial et marketing, consiste à cartographier le flux de travail des processus métier.
   
   
9. Adhésion et engagement : Que vous ayez besoin de l’adhésion de la direction et que le propriétaire traîne les pieds parce qu’il ne souhaite pas engager les dépenses nécessaires, ou que les responsables opérationnels ou le personnel administratif s’opposent au changement par crainte d’une charge de travail supérieure à ce qu’ils peuvent (ou veulent) assumer, l’adhésion est fonction de la situation, mais tout repose en fin de compte sur une communication interne adéquate ; l’équipe doit définir collectivement l’objectif et la raison d’être du projet – il ne peut s’agir de l’objectif d’une seule personne.
   
   
10. Communiquer : Mettre en place – et entretenir – des canaux de communication tout au long des projets revient à tisser des liens afin de fidéliser les clients (c’est-à-dire de les satisfaire pleinement !) et de s’assurer la fiabilité des fournisseurs ; n’oubliez pas que la gestion de la communication est un processus continu et itératif (les messages ponctuels ne suffisent pas).

Conclusion

Le travail d'équipe et la collaboration (en particulier au sein de la direction de l'entreprise et avec celle-ci) sont essentiels au lancement et au bon déroulement de tout projet. Une planification préalable adéquate, un plan de suivi post-mise en œuvre et un suivi continu sont nécessaires pour garantir la pérennité des résultats du projet. Chaque projet s'inscrit dans le cadre plus large d'un plan d'amélioration continue.

Si le dirigeant sait pourquoi il souhaite changer les choses mais ne communique pas cette ou ces raisons à son équipe, c'est lui qui est alors la cause de l'échec. À l'inverse, si le dirigeant ne soutient pas le projet parce que l'équipe n'a pas su « convaincre » de sa nécessité, le projet est alors lui aussi voué à l'échec.

Découvrez d'où vient votre manque d'adhésion.

Et maintenant, quelle est la prochaine étape pour moi ?

Mon objectif chez xTuple est de constituer un ensemble d’outils, de ressources et de contenus destinés à aider nos clients à réussir lorsqu’ils se lancent dans un nouveau projet de progiciel de gestion d’entreprise (ERP). Je procède TOUJOURS à des bilans à la fin de chaque projet et je mets en pratique les « leçons tirées » lors du projet suivant. Je prépare également l’examen Project Management Professional (PMP)® – la certification reconnue par le secteur pour les chefs de projet – afin de poursuivre mon développement professionnel et d’aider au mieux nos clients à atteindre leurs objectifs de croissance.

Parmi les éléments d'une gestion de projet efficace que je souhaite aborder à l'avenir (sans ordre particulier d'importance, certains d'entre eux constituant à eux seuls des sujets très vastes), on peut citer :

• Adhésion de la direction
• Gestion du changement
• Gestion de la communication
• Développement de l'équipe
• Définition du périmètre du projet
• Gestion des coûts
• Achats et approvisionnement
• Contraintes de temps et de ressources
• Gestion du temps
• Planification de l'amélioration continue
• Cartographie des processus métier
• Gestion des risques
• Développement des ressources humaines
• Listes de contrôle des projets
• Certifications conformes aux normes du secteur

Mon équipe chargée de la réussite client chez xTuple joue un rôle de premier plan dans l'accompagnement de la gestion du changement grâce à une nouvelle série de webinaires destinés aux fabricants en pleine croissance et aux entreprises axées sur la gestion des stocks. Le premier thème de notre série consacrée à la gestion de projet : « Les 5 difficultés liées au choix (et à la mise en œuvre) d'un ERP ».

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