Cuando terminé la carrera universitaria —con un título de grado en ingeniería—, estaba preparado para poner en práctica lo que había aprendido en el mundo real. El entorno de fabricación en el que trabajaba se dedicaba a la reparación y renovación de piezas especializadas utilizadas en un sector altamente regulado. La empresa funcionaba como un taller por encargo o centro de fabricación por contrato, y se encargaba de evaluaciones detalladas de componentes, reingeniería, adquisición de piezas y mecanizado de precisión.
La primera —y más importante— lección que aprendí fue esta: existe una gran necesidad de mejora continua en la industria, centrándose en la eficiencia de los procesos, la reducción de residuos y la optimización de los flujos de trabajo.
Dado que quiero tener un impacto real allá donde trabaje, esa cruda constatación me llevó a cursar un posgrado. Me motivaba aprender y dotarme de las habilidades necesarias para ser un agente de cambio e influir positivamente en el rendimiento operativo de las iniciativas de mejora continua. Tras graduarme y empezar a trabajar en iniciativas de mejora continua de mayor envergadura, pronto me di cuenta del gran impacto que tienen unos conocimientos y habilidades sólidos en gestión de proyectos a la hora de llevar a cabo dichas iniciativas.
La gestión de proyectos es una competencia clave para cualquier organización. Unas prácticas sólidas de gestión de proyectos garantizan que tu empresa trabaje el trabajo centrándose en los objetivos, logrando así los resultados finales de las iniciativas de la empresa mediante un proceso eficiente y eficaz.
La experiencia en gestión de proyectos requiere formación y el establecimiento de prácticas de mejora continua, además de recurrir a la intuición. Los proyectos consisten tanto en completar un resultado final como en gestionar a las personas. Además de las herramientas y técnicas tradicionales de gestión de proyectos, algunas habilidades importantes en este ámbito son:
- Gestionar los riesgos para evitar que los problemas menores se conviertan en problemas graves
- Comunicación, comunicación, comunicación
- Una visión global con un cuidado minucioso por los detalles
- Multitarea productiva
¿Qué es un proyecto?
Los proyectos son únicos y específicos, y tienen un inicio y un final definidos. Un proyecto se pone en marcha para alcanzar un objetivo concreto dentro de unos límites definidos, como los costes y el tiempo.
Según mi experiencia, los proyectos nunca son perfectos. Las inevitables «incógnitas desconocidas» SÍ que se producirán. Los cambios SÍ que se producirán. El nivel de las habilidades de gestión de proyectos SÍ que determinará el impacto de esas incógnitas y cambios.
Acepta el cambio
Evitar o gestionar de forma inadecuada los cambios necesarios a lo largo de toda la duración del proyecto es una receta para el desastre. La forma en que abordamos los cambios necesarios para la mejora continua de una empresa —y cómo adaptamos nuestros planes en consecuencia— es clave para llevar a cabo los proyectos con éxito.
Con unas sólidas habilidades de gestión de proyectos, el cambio puede gestionarse de forma proactiva y aportando valor añadido al objetivo del proyecto. El cambio debe gestionarse y comunicarse de manera organizada, coherente y transparente.
SIEMPRE habrá cambios: en el personal, en las operaciones, en los informes, en la toma de decisiones, etc. Un gestor de proyectos debe incorporar «barras de protección» al proyecto.
En aras de la sostenibilidad, dedica un rato a:
- Definir el alcance del proyecto y recabar opiniones de todos los usuarios
- Planifica con antelación e incluye puntos de control a lo largo del calendario del proyecto para evaluar
- Analizar la situación con el equipo y recopilar las lecciones aprendidas
¿Te interesa implantar un entorno sólido de gestión de proyectos en tu empresa? Ten en cuenta lo siguiente: estas son mis principales recomendaciones en materia de gestión de proyectos para lograr una mejora continua con éxito.
10 factores clave de la gestión de proyectos para el éxito de la mejora continua
- Prever el futuro: estimar cómo será la empresa dentro de 5, 10 y 20 años; identificar las competencias necesarias en cuanto a personal (¿cuál es la disposición y/o aptitud del personal actual para aprender?), así como las necesidades en materia de equipamiento y tecnología.
- Adecuación de competencias: Adecuar las competencias del personal a las necesidades laborales específicas del departamento de ingeniería o de cualquier otro departamento; el desarrollo profesional de la plantilla es un proceso de mejora en sí mismo y debe respaldar las iniciativas estratégicas de la empresa.
- Utiliza las herramientas adecuadas: busca el conjunto de herramientas o los programas informáticos adecuados para gestionar el proyecto; el lápiz y el papel o los medios arcaicos y de baja tecnología ya no son suficientes.
- Aprovecha los datos: los jefes de proyecto, incluso los que cuentan con una amplia experiencia, no pueden basarse en el «conocimiento implícito» sobre el funcionamiento de la planta de producción; no se puede trabajar de forma estratégica partiendo de anécdotas y creencias.
- Predicar con el ejemplo: Contar con procesos y procedimientos no puede limitarse a plasmar la calidad sobre el papel; los controles y mecanismos de calidad también deben integrarse en el producto final, sea cual sea este.
- Gestionar el cambio: comprender y desarrollar un programa para gestionar proyectos implica incluir a los proveedores, a los clientes internos, a los usuarios finales y a todas las partes interesadas; y, lo más importante, determinar quién es el responsable del aspecto de gestión del cambio en tu proyecto.
- Desarrolla el perfil de cliente: los perfiles de cliente se utilizan internamente para desarrollar un modelo de ventas ideal; esa misma actividad de desarrollo de perfiles resulta igualmente útil para que tu equipo comercial identifique mejor la cultura y los estilos de comunicación, ya que no todo el mundo aprende (ni escucha) de la misma manera.
- Trazar el flujo de trabajo: Hay que analizar todo el proceso desde una perspectiva general, prestando especial atención a los datos que necesitan el director general o el director financiero; la clave para esquematizar cualquier sistema —ya se trate de implementar un nuevo software, gestionar una operación de fabricación o desarrollar un departamento de ventas y marketing— es trazar el flujo de trabajo de los procesos empresariales.
- Adhesión y compromiso: Tanto si necesitas el compromiso de la dirección ejecutiva y el propietario se muestra reacio porque no quiere invertir el dinero necesario, como si los responsables operativos o el personal administrativo se resisten al cambio por temor a tener más trabajo del que pueden (o quieren) asumir, la adhesión es fundamental y depende de cada situación, pero todo se reduce a una comunicación interna adecuada; el equipo debe determinar colectivamente el objetivo y el motivo por el que se pone en marcha el proyecto; no puede ser el objetivo de una sola persona.
- Comunicarse: Establecer —y mantener— canales de comunicación a lo largo de los proyectos consiste, fundamentalmente, en forjar relaciones para fidelizar a los clientes (es decir, ¡clientes satisfechos!) y contar con proveedores de confianza; recuerda que la gestión de la comunicación es un proceso continuo e iterativo (los mensajes puntuales no son suficientes).
Conclusión
El trabajo en equipo y la colaboración (especialmente entre los directivos de la empresa y con ellos) son fundamentales tanto para el inicio como para el desarrollo de cualquier proyecto. Para garantizar la sostenibilidad de los resultados del proyecto, es necesario contar con una planificación previa adecuada, un plan posterior a la implementación y un refuerzo continuo. Cada proyecto forma parte de un plan más amplio de mejora continua.
Si el directivo sabe por qué quiere cambiar las cosas, pero no comunica esa razón o razones al equipo, entonces el directivo es el motivo del fracaso. Por el contrario, si el directivo no apoya el proyecto porque el equipo no ha «vendido» la necesidad del mismo, entonces el proyecto está igualmente abocado al fracaso.
Averigua a qué se debe tu falta de compromiso.
¿Qué me depara el futuro?
Mi objetivo en xTuple es crear una cartera de herramientas, recursos y contenidos que ayuden a nuestros clientes a alcanzar el éxito cuando emprendan un nuevo proyecto de planificación de recursos empresariales (ERP). SIEMPRE realizo reuniones de balance al final de cada proyecto y aplico las «lecciones aprendidas» al siguiente proyecto. Además, estoy preparándome para obtener la certificación Project Management Professional (PMP)®, reconocida en el sector para gestores de proyectos, con el fin de seguir formándome profesionalmente y ayudar mejor a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos de crecimiento empresarial.
Algunos de los elementos de una gestión eficaz de proyectos que quiero compartir en el futuro (sin ningún orden concreto de importancia, ya que algunos de ellos son temas muy amplios por sí mismos) son, entre otros:
- Apoyo de la dirección ejecutiva
- Gestión del cambio
- Gestión de la comunicación
- Desarrollo del equipo
- Definición del alcance del proyecto
- Gestión de costes
- Compras y aprovisionamiento
- Limitaciones de tiempo y recursos
- Gestión del tiempo
- Planificación de la mejora continua
- Representación de flujos de trabajo
- Gestión de riesgos
- Desarrollo de la mano de obra
- Listas de comprobación de proyectos
- Certificaciones estándar del sector
Mi equipo de éxito del cliente en xTuple está a la vanguardia a la hora de ayudar a gestionar el cambio con nuevos seminarios web dirigidos a fabricantes en expansión y empresas centradas en la gestión de existencias. Nuestro primer tema de la serie sobre gestión de proyectos: «5 dificultades a la hora de elegir (e implementar) un ERP».
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