Estamos prontos para colocar o nosso novo ERP em funcionamento?
Os clientes com quem trabalhamos fazem frequentemente esta pergunta quando já estamos numa fase avançada da implementação. Como especialistas em implementação, é difícil responder a esta pergunta com um simples «sim» ou «não». Na xTuple, acreditamos que o cliente saberá se está pronto e que, com a preparação adequada, estará de facto pronto.
Vamos, então, ver o que é necessário que aconteça antes de se sentir suficientemente confiante para colocar em funcionamento o seu novo sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP).
Dedicou muito tempo e investiu muitos recursos no seu processo de seleção do ERP; elaborou meticulosamente o orçamento adequado para a aquisição do ERP; por isso, siga estes passos simples para recuperar o seu investimento e usufruir de todos os benefícios da implementação do ERP.
Formação inicial
As equipas de projeto bem-sucedidas têm um líder que conhece os aspetos operacionais de cada departamento da empresa e, mais importante ainda, sabe como estes devem trabalhar em conjunto.
Embora, por vezes, essa função seja desempenhada por um técnico de TI, é importante ter em conta que não se trata de um projeto de TI — nem de contabilidade, aliás —, mas sim de um projeto destinado a integrar todas as operações da empresa e a registar de forma harmoniosa as suas atividades nos registos financeiros.
Por este motivo, o gestor de projeto, o controlador financeiro e, idealmente, o gestor de operações devem receber formação sobre a implementação e gestão do sistema ERP.
Programa-piloto de formação
O próximo passo é o piloto de treino. Trata-se de um piloto criado a partir da base de dados de treino, mas com um subconjunto muito pequeno dos seus dados.
Porquê a base de dados de formação? Porque funciona e contém praticamente de tudo. Pode adicionar rapidamente artigos, clientes e fornecedores, configurados de acordo com a sua empresa, numa base de dados que lhe permitirá processar transações com sucesso.
Lembre-se de que, nesta fase, ainda está a aprender e a tomar decisões sobre como configurar o seu ERP para apoiar a sua empresa, ao mesmo tempo que experimenta e pratica diferentes fluxos de processos empresariais. Irá também definir o seu plano de contas e estabelecer os mapeamentos de contas.
Pequeno Piloto
Rapidamente ganhará confiança e acabará por se cansar de ver os seus dados misturados com dados de exemplo. Está agora pronto para implementar a sua base de dados «go-live», utilizando a base de dados vazia ou a de início rápido, e realizar «pequenos projetos-piloto».
À medida que for definindo as definições de configuração ao longo do processo de teste, estas podem ser «documentadas» na base de dados de produção. NOTA: Deve criar um utilizador especial nesta base de dados para este efeito, cujos privilégios se limitem às telas de configuração estática. Este utilizador não deve ter privilégios que lhe permitam criar encomendas de qualquer tipo, nem transações de inventário ou financeiras.
Então, onde é que o pequeno projeto-piloto entra em cena? É aqui que criamos a nossa primeira base de dados «carve off» (ou cópia). As vossas «carve offs» da base de dados do pequeno projeto-piloto serão derivadas da vossa base de dados de produção. É provável que crie vários pequenos projetos-piloto à medida que for introduzindo alterações na base de dados de produção e queira depois verificar o efeito dessas alterações através dos projetos-piloto. Nas bases de dados dos pequenos projetos-piloto, irá introduzir um subconjunto muito limitado do seu ambiente operacional, tal como fez no projeto-piloto de formação, mas desta vez sem as «rodinhas de apoio».
Em seguida, irá executar e aperfeiçoar os fluxos dos processos de negócio e as definições de configuração que os suportam, documentando mais uma vez as alterações à medida que as for implementando nas definições de configuração da base de dados de produção.
Projeto-piloto em escala
Agora que já realizou pequenos projetos-piloto e efetuou as alterações correspondentes na base de dados de produção, está pronto para avançar para o projeto-piloto em escala. Este é, mais uma vez, realizado numa instância separada da base de dados de produção. No entanto, em vez de introduzir manualmente as informações nessa instância, irá executar as importações que tiver desenvolvido. Frequentemente, importamos clientes, fornecedores, artigos, listas de materiais e saldos iniciais, mas, antes disso, uma breve nota sobre a importação.
Os testes-piloto anteriores devem ser realizados tendo em conta a forma como o conjunto completo de dados será introduzido na base de dados de produção. Quase sempre partimos do princípio de que isso se fará através de importações, mas a importação nem sempre é o melhor método. Não me interpretem mal, as importações devem funcionar bem em conjunto com as vistas da API, o que pode tornar este processo simples e fácil, mas apenas quando os dados do sistema antigo:
- limpo
- completo
- relevante
...mas é raro que isso aconteça com os dados de alguém.
Muitas vezes, a implementação de um ERP serve de impulso para corrigir os erros do passado no que diz respeito aos dados da empresa. Os dados podem estar dispersos por vários locais e apresentar um formato que não se adequa à importação. É provável que não incluam as configurações que uma aplicação robusta — como provavelmente será o seu novo ERP — necessita para funções como o Planeamento de Necessidades de Material (MRP), as listas de operações, o controlo avançado de crédito e a gestão de fornecedores, para citar apenas alguns exemplos. Podem estar desatualizados e já não ser válidos.
Por estas e muitas outras razões, pode fazer sentido introduzir manualmente alguns dados no ERP. Há uma grande vantagem nisso que não é óbvia à primeira vista. A equipa do projeto deve reconhecer que a introdução manual de dados pelos utilizadores finais lhes proporciona uma oportunidade de se familiarizarem melhor com o sistema ERP e, mais importante ainda, de se apropriarem de uma parte da implementação e dos dados de apoio.
O projeto-piloto em escala reduzida normalmente não decorre de uma só vez. Frequentemente, trabalho com os clientes nesta fase e, num determinado dia, podemos separar a base de dados de produção, importar o mestre de artigos, criar manualmente um cliente e um fornecedor e percorrer os fluxos dos processos de negócio para validar os artigos.
Aprendem-se lições, a fonte de importação pode ser ajustada e o processo é repetido até estar finalizado. Posteriormente, o mesmo processo pode ser repetido quando os dados do cliente forem introduzidos ou importados. Por fim, todos os dados que serão introduzidos manualmente na base de dados de produção já terão sido introduzidos e os mapas de importação e os ficheiros de origem terão sido finalizados, para que possamos isolar a base de dados de produção, realizar as importações restantes e dispor de uma base de dados mapeada para fins contabilísticos e pronta a funcionar.
Assim que conseguirmos criar uma versão piloto finalizada e completa, à escala real, a partir da base de dados de produção, estaremos prontos para realizar a formação dos utilizadores finais. É nesta fase que reunimos colaboradores de vários departamentos para os formar sobre a parte do sistema que lhes diz respeito. Mas temos de ir mais além. É aí que entra a versão piloto com guião.
Piloto com guião
O piloto com guião é realizado numa versão piloto à escala completa. A equipa do projeto redige um guião muito simples para cada um dos departamentos, que reflete «um dia na vida de» cada um, com quebras de página por departamento — vão perceber porquê daqui a pouco. Os utilizadores finais já concluíram a formação prática, pelo que o guião deve ser de nível muito geral: «criar uma encomenda de vendas para este cliente com estes artigos nestas quantidades», por exemplo, deve ser detalhe suficiente.
A primeira vez que realizar o piloto com guião, fá-lo com todos reunidos numa sala de reuniões, revezando-se ao computador enquanto os outros observam e debatem. Assim que o fluxo do processo puder ser concluído sem problemas na sala de reuniões, é altura de dividir o grupo e realizar um «ensaio geral».
Ao longo do episódio piloto, o departamento de contabilidade está a realizar duas tarefas: monitorizar o fluxo de transações para o Razão e os relatórios financeiros, a fim de validar as suas correspondências contabilísticas, e planear os saldos iniciais, o que inclui quatro áreas:
- saldos iniciais do Razão
- contas a pagar pendentes
- contas a receber pendentes
- saldos iniciais de inventário
Este tema daria para um artigo inteiro, mas basta dizer que o episódio piloto com guião é o momento ideal para fazer também um ensaio destes aspetos.
Em seguida, divida fisicamente o guião nas suas secções por departamento; é por isso que fazemos quebras de página por departamento. Distribua as secções e mande todos de volta para as suas áreas de trabalho habituais. Defina um prazo para a conclusão do episódio piloto com o guião e marque uma nova reunião do grupo na sala de conferências assim que estiver concluído. Esta é a situação mais próxima de uma transmissão ao vivo sem estar realmente ao vivo.
A execução diária de pilotos com guião, durante vários dias, dá ao grupo a confiança necessária para dar o salto e romper definitivamente com os sistemas antigos. É possível ir aperfeiçoando o guião gradualmente, dia após dia, para incluir requisitos empresariais mais complexos e o tratamento de exceções. É importante reconhecer quando se pode estar a planear em excesso e a treinar em demasia. Esteja preparado para que, a certa altura, a equipa diga: «Já chega, vamos fazer isto a sério!»
É nessa altura que se percebe que se está pronto. Já vimos isso acontecer vezes sem conta. O grupo sente-se à vontade com os projetos-piloto e com o sistema ERP. Muitas vezes, anseiam pelas novas funcionalidades de que atualmente carecem, mas que viram e experimentaram nos projetos-piloto. O seu desejo de avançar supera o receio da mudança e estão prontos para transformar a forma como a empresa funciona.
E este é o momento em que estás pronto para entrar no ar.
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