Sommes-nous prêts à mettre en service notre nouvel ERP ?
Les clients avec lesquels nous travaillons posent souvent cette question une fois que nous sommes bien avancés dans la mise en œuvre. En tant que spécialistes de la mise en œuvre, il est difficile de répondre à cette question par un simple « oui » ou « non ». Chez xTuple, nous pensons que le client saura s'il est prêt et qu'avec une bonne préparation, il le sera.
Voyons donc ce qui doit être mis en place avant que vous ne vous sentiez suffisamment en confiance pour mettre en service votre nouveau système de gestion intégrée (ERP).
Vous avez consacré beaucoup de temps et mobilisé d'importantes ressources pour le processus de sélection de votre ERP, et vous avez soigneusement établi le budget adéquat pour son acquisition. Suivez donc ces étapes simples pour rentabiliser votre investissement et tirer pleinement parti des avantages liés à la mise en œuvre de votre ERP.
Formation initiale
Les équipes de projet performantes sont dirigées par un responsable qui connaît les aspects opérationnels de chaque service de l'entreprise et, surtout, la manière dont ceux-ci doivent collaborer.
Même s'il s'agit parfois d'un informaticien, il est important de garder à l'esprit qu'il ne s'agit pas d'un projet informatique, ni d'un projet comptable d'ailleurs, mais d'un projet visant à harmoniser l'ensemble des opérations de l'entreprise et à enregistrer de manière transparente leurs activités dans les registres financiers.
C'est pourquoi le chef de projet, le contrôleur de gestion et, dans l'idéal, le directeur des opérations devraient suivre une formation sur la mise en œuvre et la gestion du système ERP.
Programme pilote de formation
L'étape suivante consiste à créer le modèle d'entraînement. Il s'agit d'un modèle d'entraînement basé sur la base de données d'entraînement, mais utilisant un très petit sous-ensemble de vos données.
Pourquoi cette base de données de formation ? Parce qu'elle est efficace et qu'elle contient pratiquement tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez y ajouter rapidement des articles, des clients et des fournisseurs, configurés en fonction de votre activité, tout en bénéficiant d'une base de données qui vous permettra de traiter vos transactions avec succès.
N'oubliez pas qu'à ce stade, vous êtes encore en phase d'apprentissage et que vous prenez des décisions concernant la configuration de votre ERP afin qu'il réponde aux besoins de votre entreprise, tout en testant et en vous exerçant avec différents flux de processus métier. Vous allez également définir votre plan comptable et établir les correspondances entre les comptes.
Petit pilote
Vous gagnerez rapidement en assurance et vous en aurez assez de voir vos données se mélanger à celles des exemples. Vous êtes désormais prêt à mettre en place votre base de données « de production » à partir de la base de données vide ou de la base de données « démarrage rapide », et à mener de « petits projets pilotes ».
Au fur et à mesure que vous définissez les paramètres de configuration tout au long du processus de pilotage, ceux-ci peuvent être « enregistrés » dans la base de données de mise en production. REMARQUE : vous devez créer à cet effet un utilisateur spécifique dans cette base de données, dont les droits sont limités aux écrans de paramétrage statique et de configuration. Cet utilisateur ne doit pas disposer de droits lui permettant de créer des commandes de quelque nature que ce soit, ni d'opérations de stock ou de transactions financières.
Alors, quel est le rôle de la petite base de données pilote ? C'est à ce stade que nous créons notre première base de données « dérivée » (ou copie). Vos « bases de données dérivées » pour le petit projet pilote seront issues de votre base de données de production. Vous serez probablement amené à réaliser de nombreux petits projets pilotes à mesure que vous apporterez des modifications à la base de données de production et que vous souhaiterez ensuite en observer les effets dans le cadre d’un projet pilote. Dans ces petites bases de données pilotes, vous saisirez un sous-ensemble très restreint de votre environnement d’exploitation, un peu comme vous l’avez fait dans le projet pilote de formation, mais cette fois-ci sans les « roues d’appoint ».
Vous devrez ensuite mettre en œuvre et affiner les flux de processus métier ainsi que les paramètres de configuration qui les sous-tendent, en documentant à nouveau les modifications au fur et à mesure que vous les apportez aux paramètres de configuration dans la base de données de production.
Projet pilote à échelle réduite
Maintenant que vous avez mené à bien de petits projets pilotes et apporté les modifications correspondantes dans la base de données de production, vous êtes prêt à passer au projet pilote à plus grande échelle. Celui-ci s’effectue, une fois encore, sur une base de données dérivée de la base de production. Cependant, au lieu d’y saisir manuellement les informations, vous utiliserez les scripts d’importation que vous avez développés. Nous importons souvent des clients, des fournisseurs, des articles, des nomenclatures et des soldes d’ouverture, mais commençons par quelques remarques sur l’importation.
Les tests pilotes précédents doivent être réalisés en tenant compte de la manière dont l'ensemble des données sera transféré dans la base de données de production. On part presque toujours du principe que cela se fera par le biais d'importations, mais l'importation n'est pas toujours la meilleure méthode. Ne vous méprenez pas : les importations devraient bien fonctionner en association avec les vues API, ce qui peut faciliter et fluidifier le processus, mais uniquement lorsque les données de l'ancien système sont :
- propre
- complet
- pertinent
... mais c'est rarement le cas pour les données de qui que ce soit.
Souvent, la mise en place d’un ERP est l’occasion de remédier aux erreurs du passé en matière de données d’entreprise. Ces données peuvent être dispersées à divers endroits et se présenter sous un format peu adapté à l'importation. Il est probable qu'elles ne contiennent pas les paramètres requis par une application robuste, telle que votre nouvel ERP, pour des fonctionnalités telles que la planification des besoins en composants (MRP), les nomenclatures opérationnelles, le contrôle avancé du crédit et la gestion des fournisseurs, pour n'en citer que quelques-unes. Elles peuvent également être obsolètes et ne plus être valides.
Pour ces raisons, et bien d'autres encore, il peut s'avérer judicieux de saisir manuellement certaines données dans l'ERP. Cette approche présente un avantage majeur qui n'est pas évident au premier abord. L'équipe de projet doit prendre conscience que la saisie manuelle des données par les utilisateurs finaux leur offre l'occasion de se familiariser davantage avec le système ERP et, surtout, de s'approprier une partie de la mise en œuvre et des données associées.
En règle générale, le projet pilote à petite échelle ne se déroule pas d’un seul coup. Souvent, je travaille avec des clients à ce stade et, un jour, nous pouvons par exemple isoler la base de données de production, importer la base de données des articles, puis créer manuellement un client et un fournisseur et suivre les flux de processus métier pour valider les articles.
On en tire des enseignements, la source d'importation peut être ajustée et le processus est répété jusqu'à ce qu'il soit finalisé. Par la suite, ce même processus peut être répété lors de la saisie ou de l'importation des données clients. Au final, toutes les données qui seront saisies manuellement dans la base de données de production ont été traitées, et les schémas d'importation ainsi que les fichiers sources ont été finalisés, ce qui nous permet de séparer la base de données de production, d'effectuer les importations restantes et de disposer d'une base de données dont le schéma est adapté à la comptabilité et prête à l'emploi.
Dès que nous serons en mesure de créer une version pilote finalisée et complète, à l'échelle réelle, à partir de la base de données de production, nous serons prêts à dispenser une formation aux utilisateurs finaux. C'est à ce stade que nous réunissons des collaborateurs issus de différents services afin de les former à l'utilisation de la partie du système qui les concerne. Mais nous devons aller plus loin. C'est là qu'intervient la version pilote scénarisée.
Épisode pilote scénarisé
Le pilote scénarisé est réalisé sur un prototype à l'échelle réelle. L'équipe de projet rédige un scénario très simple pour chacun des services, décrivant « une journée type » pour chacun d'entre eux, avec des sauts de page par service — vous comprendrez pourquoi dans un instant. Les utilisateurs finaux ayant désormais suivi une formation pratique, le scénario doit rester très général : « créer une commande client pour ce client avec ces articles dans ces quantités », par exemple, devrait suffire.
La première fois que vous menez l'exercice pilote basé sur un scénario, tout le monde se retrouve dans une salle de réunion : les participants se relaient devant l'ordinateur tandis que les autres observent et discutent. Une fois que le déroulement du processus se fait sans heurts dans la salle de réunion, il est temps de diviser le groupe et de procéder à une « répétition générale ».
Tout au long du pilote scénarisé, le service comptable mène deux actions : il surveille le flux des opérations vers le grand livre et les rapports financiers afin de valider ses correspondances comptables, et il planifie les soldes d'ouverture, ce qui comprend quatre domaines :
- soldes d'ouverture du grand livre
- comptes fournisseurs non réglés
- créances en cours
- soldes d'ouverture
Ce sujet pourrait faire l'objet d'un article à part entière, mais il suffit de dire que le pilote scénarisé est l'occasion idéale de s'y essayer également.
Ensuite, vous divisez concrètement le script en sections par service ; c’est pourquoi nous insérons des sauts de page par service. Distribuez les sections et renvoyez chacun à son poste de travail habituel. Fixez une date butoir pour la finalisation du pilote scénarisé et prévoyez que le groupe se réunisse à nouveau en salle de conférence une fois celui-ci terminé. C’est ce qui se rapproche le plus d’une mise en service réelle sans l’être réellement.
La mise en œuvre quotidienne de pilotes scriptés pendant plusieurs jours donne au groupe la confiance nécessaire pour franchir le pas et rompre définitivement avec les anciens systèmes. Vous pouvez enrichir progressivement le script chaque jour afin d’y intégrer des exigences métier plus complexes et le traitement des exceptions. Il est important de savoir reconnaître quand vous risquez de trop planifier et de trop former. Préparez-vous à ce que l’équipe finisse par dire : « Ça suffit, passons à l’action ! »
C'est à ce moment-là que vous savez que vous êtes prêt. Nous l'avons constaté à maintes reprises. Le groupe se familiarise avec les projets pilotes et le système ERP. Souvent, ses membres aspirent à disposer des nouvelles fonctionnalités qui leur font actuellement défaut, mais qu'ils ont pu découvrir et tester dans le cadre des projets pilotes. Leur envie d'aller de l'avant l'emporte sur leur appréhension face au changement, et ils sont prêts à transformer le mode de fonctionnement de l'entreprise.
Et voilà, vous êtes prêt à mettre votre site en ligne.
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