Er vi klare til å gå live med vårt nye ERP-system?
Klientene vi jobber med stiller ofte dette spørsmålet når vi er godt i gang med implementeringen. Som implementeringsspesialister er det vanskelig å svare på dette spørsmålet med et enkelt ja eller nei. Hos xTuple tror vi at kunden vil vite om de er klare, og med riktig forberedelse vil de være det.
Så la oss ta en titt på hva som må skje før du er trygg nok på å ta i bruk ditt nye ERP-system (enterprise resource planning).
Du har brukt mye tid og ressurser på ERP-utvelgelsesprosessen din, og du har omhyggelig utarbeidet det riktige budsjettet for ERP-kjøpet ditt. Følg disse enkle trinnene for å tjene inn investeringen din og få alle fordelene ved å implementere ERP.
Innledende opplæring
Suksessrike prosjektteam har en leder som vet noe om de operative aspektene ved hver avdeling i virksomheten, og enda viktigere, hvordan de bør samarbeide.
Selv om dette noen ganger er en IT-person, er det viktig å huske på at dette ikke er et IT-prosjekt, eller regnskap for den saks skyld. Det er et prosjekt som har som mål å knytte sammen alle driften i virksomheten og sømløst registrere aktivitetene deres i de økonomiske dokumentene.
Av denne grunn bør prosjektlederen, økonomisjefen og ideelt sett driftslederen få opplæring i implementering og administrasjon av ERP-systemet.
Treningspilot
Neste trinn er opplæringspiloten. Dette er en pilot som er bygget på opplæringsdatabasen, men med et veldig lite delsett av dataene dine.
Hvorfor denne opplæringsdatabasen? Fordi den fungerer, og den har omtrent alt mulig i seg. Du kan raskt legge til varer, kunder og leverandører som er konfigurert for å matche virksomheten din, men i en database som lar deg behandle transaksjoner på en vellykket måte.
Husk at du på dette tidspunktet fortsatt lærer og tar avgjørelser om hvordan du konfigurerer ERP-systemet ditt for å støtte virksomheten din, samtidig som du eksperimenterer og øver med ulike forretningsprosessflyter. Du skal også definere kontoplanen din og etablere kontotilordninger.
Liten pilot
Du vil raskt få selvtillit og bli lei av å blande dataene dine med eksempeldata. Du er nå klar til å sette i gang databasen din med enten den tomme databasen eller hurtigstartdatabasen og gjennomføre «små pilotprosjekter».
Etter hvert som du bestemmer konfigurasjonsinnstillinger gjennom pilotprosessen, kan de «dokumenteres» i lanseringsdatabasen. MERK: Du bør opprette en spesiell bruker i denne databasen for dette formålet, som har rettigheter begrenset til statiske oppsett- og konfigurasjonsskjermbilder. Denne brukeren skal ikke ha rettigheter som gjør det mulig å opprette bestillinger av noe slag, varelager eller økonomiske transaksjoner.
Så hvor kommer den lille piloten inn i bildet? Det er her vi lager vår første «carve off»-database (eller kopidatabase). Dine «carve offs» i den lille pilotdatabasen vil bli avledet fra din lanseringsdatabase. Du vil sannsynligvis lage en rekke små piloter etter hvert som du gjør endringer i lanseringsdatabasen, og deretter vil se effekten de har gjennom piloteringen. I de små pilotdatabasene vil du gå inn i et svært begrenset delsett av driftsmiljøet ditt, omtrent som du gjorde i treningspiloten, men denne gangen uten «støttehjulene».
Deretter skal du utføre og forbedre forretningsprosessflyter og konfigurasjonsinnstillingene som støtter dem, og igjen dokumentere endringene underveis i konfigurasjonsinnstillingene på den livesatte databasen.
Skalert pilot
Nå som du har utført små pilotprosjekter og gjort de tilsvarende endringene i den lanserte databasen, er du klar til å gå videre til den skalerte pilotprosjektet. Dette utføres nok en gang på en utdeling av den lanserte databasen. Men i stedet for å legge inn informasjon manuelt i den, vil du utføre importer du har utviklet. Ofte importerer vi kunder, leverandører, varer, materiallister og startsaldoer, men først et ord om import.
De tidligere pilotprosjektene bør utføres med tanke på hvordan hele datasettet skal komme inn i den lanserte databasen. Vi antar nesten alltid at det vil skje gjennom import, men import er ikke alltid den beste metoden. Misforstå meg rett, import bør fungere bra sammen med API-visningene, noe som kan gjøre dette til en smidig og enkel prosess, men bare når dataene fra det gamle systemet er:
- rengjøre
- fullstendig
- relevant
...men det er sjelden at dette er tilfelle med noens data.
Implementering av ERP er ofte drivkraften for å rydde opp etter fortidens synder når det gjelder bedriftsdata. Dataene kan være spredt over flere steder og være i et format som ikke egner seg for import. Det er sannsynlig at de ikke inneholder innstillinger som en robust applikasjon, sannsynligvis din nye ERP, krever for funksjoner som materialbehovsplanlegging ( MRP) , driftsregninger og avansert kredittkontroll og leverandørstyring, for å nevne noen. Dataene kan være utdaterte og ikke lenger gyldige.
Av disse og en rekke andre grunner kan det være fornuftig å legge inn noen data i ERP-systemet med en nøkkel. Det er en stor fordel med dette som ikke er åpenbar ved første øyekast. Prosjektteamet bør erkjenne at nøkkelinntasting av data fra sluttbrukere gir dem en mulighet til å bli mer komfortable med ERP-systemet, og viktigst av alt, for dem å ta eierskap til en del av implementeringen og støttedataene.
Den skalerte piloten skjer vanligvis ikke på én gang. Jeg jobber ofte med kunder på dette stadiet, og en dag kan vi dele opp den aktive databasen, importere varemalen, deretter manuelt opprette en kunde og leverandør og kjøre gjennom forretningsprosessflytene for å validere varene.
Leksjoner er lært, importkilden kan justeres og prosessen gjentas til den er ferdigstilt. Senere kan den samme prosessen gjentas når kundedataene legges inn eller importeres. Til slutt er alle data som skal legges inn i den aktive databasen ferdigstilt, og importkartene og kildefilene er ferdigstilt, slik at vi kan skille ut den aktive databasen, utføre de resterende importene og ha en database som er kartlagt for regnskap og klar til bruk.
Når vi kan lage en ferdigstilt og komplett skalert pilot fra den lanserte databasen, er vi klare til å gjennomføre sluttbrukeropplæring. Det er på dette tidspunktet vi samler personer fra ulike avdelinger for å lære dem opp i sin del av systemet. Men vi må gå lenger. Det er her den skriptbaserte piloten kommer inn i bildet.
Skriptet pilot
Det manusbaserte pilotprosjektet gjennomføres i fullskala. Prosjektteamet skriver et veldig enkelt manus for hver av avdelingene som gjenspeiler «en dag i livet til» for hver avdeling med sideskift per avdeling – du vil se hvorfor om et øyeblikk. Sluttbrukerne har nå fullført praktisk opplæring, så manuset bør være på veldig høyt nivå: «opprett en salgsordre for denne kunden med disse varene i disse mengdene», for eksempel bør være detaljert nok.
Første gang du gjennomfører den manusbaserte piloten, gjør du det med alle i et konferanserom som bytter på å sitte ved datamaskinen mens andre ser på og diskuterer. Når prosessflyten kan fullføres problemfritt i konferanserommet, er det på tide å dele opp gruppen og gjennomføre en «generalprøve».
Gjennom hele den skriptbaserte piloten gjør regnskapsavdelingen to ting: overvåker transaksjonsflyten til arts- og finansrapportene for å validere kontotilordningene og planlegger for åpningsbalanser som inkluderer fire områder:
- startsaldoer for finanskontoer
- åpen A/P
- åpen kunde
- innledende lagerbeholdninger
Dette emnet kan være en hel artikkel i seg selv, men det er nok å si at den manusbaserte piloten er på tide å prøve disse også.
Deretter deler du fysisk opp manuset i avdelingsdeler, det er derfor vi sidebryter etter avdeling. Del ut delene og send alle tilbake til sitt vanlige arbeidsområde. Sett et tidspunkt for når den manusbaserte piloten må være fullført, og planlegg at gruppen skal være tilbake i konferansen når den er avsluttet. Dette er det nærmeste du kommer å gå live uten å være live.
Å kjøre skriptbaserte pilotprosjekter hver dag i flere dager gir gruppen den selvtilliten den trenger for å ta spranget og bryte helt med de gamle systemene. Du kan gradvis bygge videre på skriptet hver dag for å inkludere mer komplekse forretningskrav og unntaksbehandling. Det er viktig å gjenkjenne når du kanskje overplanlegger og overtrener. Vær forberedt på at teamet på et tidspunkt sier: «Nok nå, la oss gjøre dette på ordentlig!»
Det er da du vet at du er klar. Vi har sett det gang på gang. Gruppen blir komfortable med pilotprosjektene og ERP-systemet. Ofte lengter de etter den nye funksjonaliteten de mangler for øyeblikket, men som de har sett og eksperimentert med i pilotprosjektene. Ønsket om å gå videre overgår frykten for endring, og de er klare til å transformere måten virksomheten opererer på.
Og dette er øyeblikket du er klar til å gå live.
Vil du snakke med en av våre ERP-eksperter om hvorvidt et ERP-system passer for din bedrift? Klikk her for å avtale et møte .
