Sind wir bereit für die Inbetriebnahme unseres neuen ERP-Systems?
Die Kunden, mit denen wir zusammenarbeiten, stellen diese Frage häufig, sobald wir mitten in der Implementierung stecken. Als Implementierungsspezialisten fällt es uns schwer, diese Frage mit einem einfachen „Ja“ oder „Nein“ zu beantworten. Wir bei xTuple sind davon überzeugt, dass der Kunde selbst weiß, ob er bereit ist – und mit der richtigen Vorbereitung wird er es auch sein.
Schauen wir uns also einmal an, was alles geschehen muss, bevor Sie sich sicher genug fühlen, Ihr neues ERP-System (Enterprise Resource Planning) in Betrieb zu nehmen.
Sie haben viel Zeit und Ressourcen in den Auswahlprozess für Ihr ERP-System investiert und sorgfältig das richtige Budget für die Anschaffung Ihres ERP-Systems aufgestellt. Befolgen Sie daher diese einfachen Schritte, um Ihre Investition zu amortisieren und alle Vorteile der ERP-Einführung zu nutzen.
Grundausbildung
Erfolgreiche Projektteams haben einen Leiter, der sich mit den operativen Aspekten aller Abteilungen des Unternehmens auskennt und – was noch wichtiger ist – weiß, wie diese zusammenarbeiten sollten.
Auch wenn es sich dabei manchmal um einen IT-Mitarbeiter handelt, darf man nicht vergessen, dass es sich hierbei nicht um ein IT-Projekt handelt – oder gar um ein Buchhaltungsprojekt –, sondern um ein Projekt, das darauf abzielt, alle Geschäftsabläufe miteinander zu verknüpfen und deren Aktivitäten nahtlos in der Buchhaltung zu erfassen.
Aus diesem Grund sollten der Projektleiter, der Finanzcontroller und im Idealfall auch der Betriebsleiter in der Implementierung und Verwaltung des ERP-Systems geschult werden.
Pilotenschulung
Der nächste Schritt ist das Trainings-Pilotmodell. Dabei handelt es sich um ein Pilotmodell, das auf der Trainingsdatenbank basiert, jedoch nur eine sehr kleine Teilmenge Ihrer Daten verwendet.
Warum die Schulungsdatenbank? Weil sie funktioniert und so gut wie alles enthält. Sie können schnell Artikel, Kunden und Lieferanten hinzufügen, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind – und das in einer Datenbank, mit der Sie Transaktionen erfolgreich abwickeln können.
Denken Sie daran: Zu diesem Zeitpunkt befinden Sie sich noch in der Lernphase und treffen Entscheidungen darüber, wie Sie Ihr ERP-System so konfigurieren können, dass es Ihr Unternehmen unterstützt, während Sie gleichzeitig mit verschiedenen Geschäftsprozessabläufen experimentieren und üben. Außerdem werden Sie Ihren Kontenplan definieren und Kontenzuordnungen festlegen.
Kleines Pilotprojekt
Sie werden schnell Selbstvertrauen gewinnen und es leid sein, dass Ihre Daten mit Beispieldaten vermischt werden. Sie sind nun bereit, Ihre „Go-Live“-Datenbank entweder mit der leeren oder der Schnellstart-Datenbank einzurichten und „kleine Pilotprojekte“ durchzuführen.
Wenn Sie im Laufe des Pilotprozesses Konfigurationseinstellungen festlegen, können diese in der Produktivdatenbank „dokumentiert“ werden. HINWEIS: Zu diesem Zweck sollten Sie in dieser Datenbank einen speziellen Benutzer anlegen, dessen Berechtigungen auf statische Einrichtungs- und Konfigurationsmasken beschränkt sind. Dieser Benutzer sollte keine Berechtigungen besitzen, die es ihm ermöglichen, Bestellungen jeglicher Art, Bestands- oder Finanztransaktionen zu erstellen.
Wo kommt nun das kleine Pilotprojekt ins Spiel? An dieser Stelle erstellen wir unsere erste „Carve-off“-Datenbank (oder Kopie). Ihre kleinen Pilot-„Carve-offs“ werden aus Ihrer Go-Live-Datenbank abgeleitet. Wahrscheinlich werden Sie zahlreiche kleine Pilotprojekte durchführen, wenn Sie Änderungen an der Produktionsdatenbank vornehmen und dann deren Auswirkungen im Rahmen von Pilotversuchen überprüfen möchten. In die kleinen Pilotdatenbanken geben Sie eine sehr begrenzte Teilmenge Ihrer Betriebsumgebung ein, ähnlich wie beim Schulungspilotprojekt, diesmal jedoch ohne „Stützräder“.
Anschließend werden Sie die Geschäftsprozessabläufe und die dazugehörigen Konfigurationseinstellungen umsetzen und verfeinern, wobei Sie die Änderungen in den Konfigurationseinstellungen der Produktivdatenbank fortlaufend dokumentieren.
Skaliertes Pilotprojekt
Nachdem Sie nun kleine Pilotprojekte durchgeführt und die entsprechenden Änderungen in der Go-Live-Datenbank vorgenommen haben, sind Sie bereit, zum erweiterten Pilotprojekt überzugehen. Auch dieses wird wieder auf einem Auszug aus der Go-Live-Datenbank durchgeführt. Anstatt jedoch Daten manuell einzugeben, werden Sie die von Ihnen entwickelten Importe durchführen. Häufig importieren wir Kunden, Lieferanten, Artikel, Stücklisten und Eröffnungssalden, aber zunächst ein paar Worte zum Thema Import.
Bei den vorangegangenen Pilotprojekten sollte berücksichtigt werden, wie der gesamte Datensatz in die Produktivdatenbank gelangen soll. Wir gehen fast immer davon aus, dass dies über Importe geschieht, doch der Import ist nicht immer die beste Methode. Verstehen Sie mich nicht falsch: Importe sollten in Verbindung mit den API-Ansichten gut funktionieren und den Prozess reibungslos und einfach gestalten – allerdings nur, wenn die Daten aus dem Altsystem:
- sauber
- vollständig
- relevant
...aber das ist bei den Daten anderer Personen nur selten der Fall.
Häufig ist die Einführung eines ERP-Systems der Anstoß dafür, die „Sünden der Vergangenheit“ in Bezug auf die Unternehmensdaten zu bereinigen. Die Daten sind möglicherweise über mehrere Orte verteilt und liegen in einem Format vor, das sich nicht für den Import eignet. Es ist wahrscheinlich, dass sie keine Einstellungen enthalten, die eine leistungsfähige Anwendung – wie vermutlich Ihr neues ERP-System – für Funktionen wie die Materialbedarfsplanung (MRP), Arbeitspläne sowie fortschrittliche Kreditkontrolle und Lieferantenmanagement benötigt, um nur einige zu nennen. Möglicherweise sind sie veraltet und nicht mehr gültig.
Aus diesen und einer Vielzahl weiterer Gründe kann es sinnvoll sein, einige Daten manuell in das ERP-System einzugeben. Dies hat einen großen Vorteil, der auf den ersten Blick nicht offensichtlich ist. Das Projektteam sollte sich bewusst sein, dass die manuelle Dateneingabe durch die Endnutzer diesen die Möglichkeit bietet, sich besser mit dem ERP-System vertraut zu machen und – was am wichtigsten ist – Verantwortung für einen Teil der Implementierung und der zugehörigen Daten zu übernehmen.
Das skalierte Pilotprojekt wird in der Regel nicht auf einmal durchgeführt. Häufig arbeite ich in dieser Phase mit Kunden zusammen, und an einem Tag spalten wir vielleicht die Produktivdatenbank ab, importieren den Artikelstamm, legen dann manuell einen Kunden und einen Lieferanten an und durchlaufen die Geschäftsprozesse, um die Artikel zu validieren.
Man zieht Lehren daraus, passt die Importquelle gegebenenfalls an und wiederholt den Vorgang, bis alles fertiggestellt ist. Später kann derselbe Vorgang wiederholt werden, wenn die Kundendaten eingegeben oder importiert werden. Schließlich sind alle Daten, die manuell in die Produktivdatenbank eingegeben werden sollen, bereits erfasst, und die Importzuordnungen sowie die Quelldateien sind fertiggestellt, sodass wir die Produktivdatenbank abgrenzen, die verbleibenden Importe durchführen und über eine Datenbank verfügen können, die für die Buchhaltung zugeordnet und einsatzbereit ist.
Sobald wir aus der Produktivdatenbank ein endgültiges und vollständiges Pilotprojekt im Maßstab 1:1 erstellen können, sind wir bereit, Schulungen für die Endnutzer durchzuführen. Zu diesem Zeitpunkt bringen wir Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammen, um sie in ihrem jeweiligen Bereich des Systems zu schulen. Aber wir müssen noch einen Schritt weiter gehen. Hier kommt das skriptgesteuerte Pilotprojekt ins Spiel.
Pilotfolge mit Drehbuch
Der skriptgesteuerte Pilotversuch wird anhand eines vollständigen, maßstabsgetreuen Pilotmodells durchgeführt. Das Projektteam verfasst für jede Abteilung ein sehr einfaches Skript, das „einen Tag im Leben“ der jeweiligen Abteilung widerspiegelt, mit Seitenumbrüchen nach Abteilungen – Sie werden gleich sehen, warum. Da die Endnutzer inzwischen eine praktische Schulung absolviert haben, sollte das Skript sehr allgemein gehalten sein: „Erstellen Sie einen Kundenauftrag für diesen Kunden mit diesen Artikeln in diesen Mengen“ sollte beispielsweise als Detailangabe ausreichen.
Wenn Sie die Pilotphase nach Skript zum ersten Mal durchführen, tun Sie dies mit allen Teilnehmern in einem Konferenzraum, wobei sich die Teilnehmer abwechselnd am Computer betätigen, während die anderen zuschauen und diskutieren. Sobald der Prozessablauf im Konferenzraum reibungslos abgewickelt werden kann, ist es an der Zeit, die Gruppe aufzuteilen und eine „Generalprobe“ durchzuführen.
Im gesamten Drehbuch der Pilotfolge befasst sich die Buchhaltung mit zwei Aufgaben: der Überwachung des Transaktionsflusses in das Hauptbuch und der Finanzberichte zur Überprüfung der Kontenzuordnungen sowie der Planung der Eröffnungssalden, die vier Bereiche umfassen:
- Anfangsbestände im Hauptbuch
- offene Verbindlichkeiten
- offene Forderungen
- Anfangsbestände
Dieses Thema könnte einen ganzen Artikel für sich füllen, aber es genügt zu sagen, dass die Drehbuchphase des Pilotfilms der richtige Zeitpunkt ist, um auch diese Aspekte bereits einmal durchzuspielen.
Als Nächstes unterteilen Sie das Skript in die einzelnen Abteilungsabschnitte – aus diesem Grund setzen wir Seitenumbrüche nach Abteilungen. Verteilen Sie die Abschnitte und schicken Sie alle zurück an ihren normalen Arbeitsplatz. Legen Sie einen Termin fest, bis zu dem die Pilotfolge fertiggestellt sein muss, und planen Sie die Gruppe nach Abschluss der Arbeit wieder in die Konferenz ein. Näher als hier kommen Sie einer Live-Ausstrahlung nicht, ohne tatsächlich live zu sein.
Wenn mehrere Tage lang täglich Pilotläufe nach Skript durchgeführt werden, gewinnt die Gruppe das nötige Selbstvertrauen, um den Sprung zu wagen und sich endgültig von den alten Systemen zu lösen. Sie können das Skript jeden Tag schrittweise erweitern, um komplexere Geschäftsanforderungen und die Behandlung von Ausnahmen einzubeziehen. Es ist wichtig zu erkennen, wann Sie möglicherweise zu viel planen und zu viel trainieren. Seien Sie darauf vorbereitet, dass das Team irgendwann sagt: „Jetzt reicht’s, lasst uns das endlich in die Tat umsetzen!“
Dann wissen Sie, dass Sie bereit sind. Das haben wir schon oft erlebt. Die Gruppe hat sich an die Pilotprojekte und das ERP-System gewöhnt. Oft sehnen sie sich nach den neuen Funktionen, die ihnen derzeit noch fehlen, die sie aber in den Pilotprojekten kennengelernt und ausprobiert haben. Ihr Wunsch, voranzukommen, überwiegt die Angst vor Veränderungen, und sie sind bereit, die Arbeitsweise des Unternehmens neu zu gestalten.
Und das ist der Moment, in dem Sie bereit sind, live zu gehen.
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