Esta é uma questão que se coloca diariamente em empresas de todo o mundo:«Será que tenho o nível adequado de stock?»
Isto reflete o eterno problema empresarial de equilibrar os níveis de serviço ao cliente com a eficiência do capital: se mantivermos um stock demasiado reduzido, corremos o risco de ficar sem stock, o que dá ao cliente um motivo para procurar outro fornecedor; se mantivermos um stock demasiado elevado, imobilizamos recursos de capital que poderiam ser investidos noutras áreas do negócio. Os clientes não nos pagam por materiais que ficam a ganhar pó nas prateleiras de um armazém.
O Planeamento de Necessidades de Materiais (MRP) é um algoritmo de software que resulta num plano para a aquisição, fabrico e transferência de stock, de forma a minimizar os níveis de stock e maximizar os níveis de serviço.
Iremos aprofundar a definição dentro de pouco, mas, primeiro, vamos continuar a explorar a complexidade do desafio a que ela dá resposta.
Como funciona o Planeamento das Necessidades de Materiais?
O MRP é igualmente aplicável a fabricantes e distribuidores; no entanto, os fabricantes têm de lidar com a procura em vários níveis de cada Lista de Materiais (BOM). As necessidades de stock para um único artigo, quer se trate de um produto acabado, de um subconjunto ou de uma matéria-prima, são provavelmente determinadas pela procura proveniente de inúmeras encomendas de venda, ordens de trabalho, ordens de transferência e ordens de compra. É bastante comum ter subconjuntos que são utilizados nas listas de materiais de centenas de outros artigos, ao mesmo tempo que são vendidos como acessórios ou peças sobressalentes. O panorama da oferta e da procura ao longo do tempo para um artigo como este é especialmente complicado. Se acrescentarmos vários pontos de armazenamento, prazos de entrega variáveis entre os diferentes artigos, uma procura irregular por parte dos clientes e calendários dinâmicos, a tarefa de garantir que uma empresa tem exatamente o que precisa, onde e quando precisa, torna-se um desafio assustador.
É aqui que o MRP se destaca. O algoritmo analisa todos estes inúmeros dados e elabora um plano com base nas respostas a estas perguntas:
- Quanto é que tenho?
- Onde é que fica?
- Quando é que vou receber mais?
- Quanto tempo demora a chegar?
- Quando é que vou precisar disso?
Existem também outras variáveis, tais como os níveis de reabastecimento de artigos, os níveis máximos de encomenda e os múltiplos de encomenda, que ajustam o plano; no entanto, em última análise, o MRP gera uma lista composta por três tipos de encomendas: Ordens de Compra, Ordens de Trabalho e Ordens de Transferência. Cada encomenda identifica o local (no caso de uma ordem de transferência, que inclui um local de origem e um local de destino), o artigo, a quantidade, a data da encomenda e a data de vencimento.
Encare o plano como um conselho empresarial valioso. Execute o plano tal como especificado e terá os artigos de que necessita, nas quantidades necessárias e quando forem necessários. Se não executar o plano, corre o risco de ficar sem stock, de ter clientes insatisfeitos e de perder oportunidades e vendas.
O que acontece quando o plano é executado (ou seja, as ordens planeadas transformam-se em ordens efetivas) e, em seguida, um cliente cancela uma ordem de venda ou adia uma data programada para uma data futura? Por exemplo, pode ter sido comunicada uma ordem de compra a um fornecedor e, neste momento, está-se à espera da entrega, ou pode ter sido programada uma ordem de trabalho na produção. É aqui que entram em jogo as exceções do MRP. A função de exceções de MRP analisa as ordens reais e apresenta recomendações sobre como proceder. Essas recomendações podem consistir em antecipar ou adiar a data de vencimento, ou mesmo cancelar a ordem por completo.
Depois, há o desafio da variabilidade da procura durante o prazo de entrega de um artigo. Como lidamos com padrões de procura flutuantes e imprevisíveis, especialmente depois de a encomenda de reabastecimento ter sido emitida?
As exceções do MRP podem ajudar neste sentido; no entanto, nem sempre é possível seguir as suas recomendações. Uma forma adicional de resolver este problema passa pelos níveis de reabastecimento e pelos níveis máximos de encomenda definidos para cada artigo. O MRP gera uma encomenda de reabastecimento para qualquer artigo cuja disponibilidade venha a descer abaixo do seu nível de reabastecimento num determinado momento no futuro. A quantidade a encomendar é influenciada por muitos fatores, incluindo a procura real, mas o nível de reabastecimento e o nível máximo de encomenda definem um intervalo de disponibilidade planeado pelo sistema MRP. Quando se prevê que, num determinado momento no futuro, a disponibilidade desça abaixo do nível de reabastecimento, o MRP planeia uma encomenda de reabastecimento, cuja quantidade irá restabelecer a disponibilidade ao maior valor entre o nível máximo de encomenda e a procura real.
Os níveis de reabastecimento e os níveis máximos de encomenda são exemplos de «boas» reservas de segurança. Trata-se de reservas que moderam o planeamento do sistema MRP e que definimos conscientemente, pois reconhecemos que cada artigo apresenta alguma variabilidade na procura e na oferta que não é previsível. A menos que se consiga reduzir o prazo de entrega de um artigo para 0, definir um nível de reabastecimento e um nível máximo de encomenda adequados constitui uma boa prática. Uma ferramenta MRP pode analisar padrões de necessidade passados para cada artigo e fornecer recomendações quanto ao nível de reabastecimento e ao nível máximo de encomenda do artigo.
A propósito, os «maus» buffers são aqueles que as empresas que não utilizam o MRP mantêm. Normalmente, são definidos com valores arbitrariamente elevados por receio de ficar sem stock e porque a empresa não tem capacidade para elaborar um plano de inventário abrangente e faseado no tempo que tenha em conta a oferta e a procura agregadas em todos os níveis da lista de materiais (BOM).
Quais são as vantagens do Planeamento das Necessidades de Materiais?
A maior vantagem de utilizar o MRP não é o facto de ajudar a garantir que as ordens de compra, as ordens de trabalho e as ordens de transferência sejam criadas com as quantidades e datas adequadas, de modo a maximizar os níveis de serviço e minimizar o capital imobilizado em stock. Mas isso já parece suficiente, não é verdade?
Ao utilizar o MRP de forma adequada, o seu sistema está agora a encarregar-se do trabalho repetitivo, tedioso e transacional de planeamento de inventário. Os seus planeadores e compradores ficam assim livres para realizar as tarefas que os computadores não conseguem fazer. Os compradores, ao não terem de responder constantemente a crises de inventário, podem dedicar-se a negociar com fornecedores, a procurar novas fontes de abastecimento e a garantir que os padrões de qualidade e entrega são cumpridos. Os supervisores da linha de produção podem concentrar a sua atenção na melhoria da qualidade e da eficiência da produção.
Com o MRP, a sua empresa passa de uma organização reativa, que apenas responde às emergências do momento, para uma que trabalha de forma proativa para melhorar e aumentar a rentabilidade.
Tal como acontece com qualquer ferramenta, o MRP deve ser utilizado e mantido de forma adequada e tornar-se parte integrante da cultura da empresa. As configurações dos artigos assumem um papel fundamental, tal como a precisão das listas de materiais e das datas em todas as encomendas de inventário. É fundamental que todos os que lidam com as configurações dos artigos, listas de materiais, ordens de transferência, ordens de compra, ordens de trabalho e ordens de venda estejam atentos.
A utilidade das recomendações geradas pelo MRP depende inteiramente da qualidade dos dados que lhe servem de base. As organizações que adotarem a disciplina de garantir que a informação que influencia o MRP se mantenha atualizada colherão os benefícios aqui descritos, e os colaboradores passarão a desfrutar, todos os dias, de um ambiente de trabalho muito mais gratificante e agradável.
Será que o MRP é a panaceia para os desafios de planeamento de stock que a sua empresa enfrenta? Nem por isso. Tem de ser aplicado ao problema certo. Nem todos os artigos devem ser planeados através do MRP. A seguir, iremos explorar os problemas que o MPS (Planeamento Mestre de Produção) aborda e os artigos que devem ser planeados através deste sistema.
O que é o Planeamento de Necessidades de Materiais (MRP)?
Este é o primeiro de uma série de artigos que exploram a gestão de stock, a EOQ (Quantidade Económica de Encomenda), o planeamento de stock, o MRP de distribuição ou DRP (Planeamento de Necessidades de Distribuição), o MPS (Plano Diretor de Produção), as certificações ISO, como utilizar o MRP e como escolher o melhor software de MRP.
- O que é o Planeamento Geral da Produção (MPS)?
- Qual é a diferença entre MPS e MRP?
- Saiba como calcular o retorno sobre o investimento (ROI)
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