Cada día, en empresas de todo el mundo, se plantea la siguiente pregunta:«¿Tengo el nivel adecuado de existencias?».
Esto refleja el eterno problema empresarial de encontrar el equilibrio entre los niveles de servicio al cliente y la eficiencia del capital: si se mantiene un stock demasiado reducido, se corre el riesgo de quedarnos sin existencias, lo que daría al cliente un motivo para buscar otro proveedor; si se mantiene un stock excesivo, se inmovilizan recursos de capital que podrían invertirse en otras áreas del negocio. Los clientes no nos pagan por materiales que acumulan polvo en las estanterías de un almacén.
La planificación de necesidades de material (MRP) es un algoritmo informático que genera un plan para la compra, la fabricación y la transferencia de existencias, de tal forma que se minimicen los niveles de existencias y se maximicen los niveles de servicio.
En breve profundizaremos en la definición, pero primero sigamos analizando la complejidad del reto al que se enfrenta.
¿Cómo funciona la planificación de necesidades de material?
El MRP es igualmente aplicable tanto a fabricantes como a distribuidores; sin embargo, los fabricantes deben gestionar la demanda en múltiples niveles de cada lista de materiales (BOM). Es probable que las necesidades de inventario de un único artículo —ya sea un producto terminado, un subconjunto o una materia prima— vengan determinadas por la demanda procedente de numerosos pedidos de venta, órdenes de trabajo, órdenes de traslado y órdenes de compra. Es bastante habitual que haya subconjuntos que se utilicen en las listas de materiales de cientos de otros artículos y que, al mismo tiempo, se vendan como accesorios o repuestos. El panorama de la oferta y la demanda a lo largo del tiempo para un artículo como este es especialmente complicado. Si a esto le sumamos múltiples puntos de almacenamiento, plazos de entrega variables según los distintos artículos, una demanda irregular por parte de los clientes y calendarios dinámicos, la tarea de garantizar que una empresa disponga exactamente de lo que necesita, dónde y cuándo lo necesita, se convierte en un reto abrumador.
Aquí es donde el MRP destaca. El algoritmo toma todos estos innumerables datos de entrada y elabora un plan basándose en las respuestas a estas preguntas:
- ¿Cuánto tengo?
- ¿Dónde está?
- ¿Cuándo recibiré más?
- ¿Cuánto tiempo se tarda en recibirlo?
- ¿Cuándo lo necesito?
Existen también otras variables, como los niveles de reposición de artículos, los niveles máximos de pedido y los múltiplos de pedido, que matizan el plan; pero, en última instancia, el MRP genera una lista compuesta por tres tipos de pedidos: órdenes de compra, órdenes de trabajo y órdenes de traslado. Cada pedido identifica el centro (en el caso de una orden de traslado, que incluye un centro de origen y un centro de destino), el artículo, la cantidad, la fecha del pedido y la fecha de vencimiento.
Considera el plan como un valioso consejo empresarial. Si lo pones en práctica tal y como se indica, dispondrás de los artículos que necesitas en las cantidades necesarias y en el momento oportuno. Si no lo pones en práctica, te arriesgas a quedarte sin existencias, a tener clientes insatisfechos y a perder oportunidades y ventas.
¿Qué ocurre cuando se ejecuta el plan (es decir, cuando las órdenes planificadas se convierten en órdenes reales) y, a continuación, un cliente cancela un pedido de venta o aplaza una fecha programada? Por ejemplo, puede que ya se haya comunicado una orden de compra a un proveedor y ahora se esté a la espera de la entrega, o que se haya programado una orden de trabajo en la fabricación. Aquí es donde entran en juego las excepciones del MRP. La función de excepciones MRP analiza los pedidos reales y ofrece recomendaciones sobre cómo proceder. Estas recomendaciones pueden consistir en adelantar o retrasar la fecha de vencimiento, o bien en cancelar el pedido por completo.
Además, existe el reto que plantea la variabilidad de la demanda dentro del plazo de entrega de un artículo. ¿Cómo gestionamos los patrones de demanda fluctuantes e impredecibles, especialmente una vez que se ha emitido el pedido de reposición?
Las excepciones del MRP pueden ayudar en este sentido; sin embargo, no siempre es posible seguir sus recomendaciones. Otra forma de abordar este problema es mediante los niveles de reposición y los niveles máximos de pedido que se establecen para cada artículo. El MRP genera un pedido de reposición para cualquier artículo cuya disponibilidad vaya a descender por debajo de su nivel de reposición en algún momento futuro. La cantidad del pedido depende de muchos factores, incluida la demanda real, pero el nivel de reposición y el nivel máximo de pedido establecen un rango de disponibilidad planificado por el sistema MRP. Cuando se prevé que, en algún momento futuro, la disponibilidad vaya a descender por debajo del nivel de reposición, el MRP planifica un pedido de reposición cuya cantidad restablecerá la disponibilidad hasta el nivel más alto entre el nivel máximo de pedido y la demanda real.
Los niveles de reposición y los niveles máximos de pedido son ejemplos de «buenas» reservas de seguridad. Se trata de reservas que moderan la planificación del sistema MRP y que establecemos a sabiendas, ya que reconocemos que cada artículo presenta cierta variabilidad en la demanda y la oferta que no es posible predecir. A menos que se consiga reducir el plazo de entrega de un artículo a 0, establecer un nivel de reposición y un nivel máximo de pedido adecuados es una buena práctica. Una herramienta MRP puede analizar los patrones de demanda históricos de cada artículo y ofrecer recomendaciones sobre el nivel de reabastecimiento y el nivel máximo de pedido de dicho artículo.
Por cierto, los «malos» márgenes de seguridad son los que mantienen las empresas que no cuentan con un sistema MRP. Normalmente se fijan en niveles arbitrariamente altos por miedo a quedarse sin existencias y porque la empresa carece de la capacidad para elaborar un plan de inventario exhaustivo y escalonado en el tiempo que tenga en cuenta la oferta y la demanda agregadas en todos los niveles de la lista de materiales.
¿Cuáles son las ventajas de la planificación de necesidades de material?
La mayor ventaja de utilizar el MRP no es que ayude a garantizar que las órdenes de compra, las órdenes de trabajo y las órdenes de traslado se creen con las cantidades y fechas adecuadas, de modo que se maximicen los niveles de servicio y se minimice el capital inmovilizado en existencias. Aunque eso ya parece suficiente, ¿no?
Gracias a un uso adecuado del MRP, tu sistema se encarga ahora de las tareas repetitivas, tediosas y transaccionales de la planificación de existencias. De este modo, tus planificadores y compradores quedan liberados para realizar las tareas que los ordenadores no pueden llevar a cabo. Los compradores, al no tener que estar constantemente respondiendo a crisis de existencias, pueden dedicarse a negociar con los proveedores, buscar nuevas fuentes de suministro y garantizar que se cumplan los estándares de calidad y entrega. Los supervisores de planta pueden centrar su atención en mejorar la calidad y la eficiencia de la producción.
Con el MRP, tu empresa pasa de ser una organización reactiva, que se limita a responder a las urgencias del momento, a una que trabaja de forma proactiva para mejorar y aumentar la rentabilidad.
Al igual que cualquier otra herramienta, el MRP debe utilizarse y mantenerse adecuadamente, y convertirse en parte integrante de la cultura de la empresa. La configuración de los artículos es fundamental, al igual que la precisión de las listas de materiales y las fechas de todos los pedidos de inventario. Es de vital importancia que todas las personas que intervengan en la configuración de los artículos, las listas de materiales, las órdenes de traslado, las órdenes de compra, las órdenes de trabajo y los pedidos de venta actúen con la máxima diligencia.
La utilidad de las recomendaciones que genera el MRP depende directamente de la calidad de los datos de entrada. Las organizaciones que adopten la disciplina de garantizar que la información que influye en el MRP se mantenga actualizada obtendrán los beneficios aquí descritos, y los empleados acudirán cada día a un lugar de trabajo mucho más gratificante y agradable.
¿Es el MRP la panacea para los retos de planificación de existencias a los que se enfrenta su empresa? No del todo. Debe aplicarse al problema adecuado. No todos los artículos deben planificarse mediante el MRP. A continuación, analizaremos los problemas que aborda el MPS (Planificación Maestra de Producción) y los artículos que deben planificarse a través de él.
¿Qué es la planificación de necesidades de material (MRP)?
Este es el primero de una serie de artículos dedicados a analizar la gestión de existencias, la EOQ (cantidad económica de pedido), la planificación de existencias, el MRP de distribución o DRP (planificación de necesidades de distribución), el MPS (plan maestro de producción), las certificaciones ISO, cómo utilizar el MRP y cómo elegir el mejor software de MRP.
- ¿Qué es la planificación maestra de la producción (MPS)?
- ¿Cuál es la diferencia entre MPS y MRP?
- Aprende a calcular el retorno de la inversión (ROI)
{{cta('1643fa7d-254c-46ae-ba14-5b726f87b85b','justifycenter')}}
