Aqui na Parsable, queremos criar uma cultura e um ambiente de trabalho fantásticos. A transparência é fundamental por aqui, pelo que as reuniões diárias, as retrospetivas, as reuniões com toda a equipa e os OKRs são parte integrante da nossa forma de funcionar.
Um tema comum de discussão é a nossa velocidade: como podemos avançar rapidamente sem causar problemas. A nossa velocidade é o resultado de um processo ágil que reduz os obstáculos e promove a consciencialização.
Além disso, queremos sempre avançar ainda mais depressa, pelo que, enquanto equipa, vamos aperfeiçoando o próprio processo. Para verificarmos se estamos a melhorar, precisamos de poder medir essa velocidade. Há duas perspetivas através das quais avaliamos isto:
- Estamos a atingir os nossos objetivos empresariais? Vamos definir objetivos ambiciosos, em linha com os planos da empresa, e depois superar essas expectativas. Esta é a forma externa de avaliar a velocidade. Uma parte da nossa equipa é composta por ex-funcionários da Google e, por isso, temos vindo a utilizar a abordagem OKR da Google para a definição de objetivos.
- Sentimos que estamos a avançar o mais depressa possível? Cada um de nós sente-se bem-sucedido, sem obstáculos, livre de frustrações e cheio de energia? Esta é a forma interna de avaliar a velocidade.
Não dispúnhamos de um bom método para medir esta segunda perspetiva e, por isso, decidimos encontrar uma forma de definir este indicador.
Avaliar-nos a nós próprios
Ao discutirmos como medir internamente a velocidade, decidimos que iríamos utilizar um inquérito recorrente para avaliar como nos sentimos. Rapidamente elaborámos uma lista de itens de que iríamos precisar:
- Frequência — Qualquerinquérito de opinião pode estar sujeito a um enviesamento de recência, pelo que queremos garantir que recolhemos dados com frequência para minimizar esse enviesamento. Semanal parece ser a periodicidade adequada.
- Simples— Demasiadas perguntas ⇒ cansaço de inquéritos. Criámos uma única pergunta simples para ir direto ao assunto: «Enquanto equipa de engenharia, qual é o nosso nível de desempenho?» As respostas de escolha múltipla variam entre 1 e 9, mas cada uma tem uma frase descritiva para que o «6» de uma pessoa corresponda ao «6» de outra. Na extremidade 1 da escala, temos «Péssimo! Estamos uma confusão e não tenho motivos para acreditar que isto vá melhorar. Estou à procura de outro emprego», e na extremidade 9 temos «Não só estamos a arrasar, como todos estão a dar o seu melhor para melhorar semana após semana, e está a funcionar. Uau.» No entanto, ao mesmo tempo, pode haver ocasionalmente uma segunda pergunta ad hoc que queiramos fazer — por isso, alguma flexibilidade aqui é benéfica.
- Interface de utilizador simplificada — Seja qual foro formato do inquérito, a interação com o mesmo deve ser extremamente rápida: o mínimo de cliques, sem mudanças de contexto e sem necessidade de iniciar sessão.
- Anónimo —Tivemos alguma dificuldade com esta questão. A nossa cultura promove a transparência radical, mas deparámo-nos com uma situação à Heisenberg, em que a transparência pura poderia não nos proporcionar os resultados honestos que procuramos.
- Comentários adicionais— Sehouver mais lições a retirar, queremos conhecê-las — mas, mais uma vez, tem de ser simples e rápido.
Opções de pulso
Existem várias empresas nas áreas da cultura organizacional, do microfeedback ou dos inquéritos de pulso da equipa. Por isso, realizámos uma análise exaustiva das opções disponíveis e apresentamos-vos as nossas conclusões.
- TINYpulse — Uma oferta sólida de microinquéritos. Formulam uma pergunta semanal para a equipa e, em seguida, consolidam os resultados. Os inquéritos consistem sempre numa única pergunta, com a possibilidade adicional de enviar mensagens de apoio aos colegas. Na qualidade de moderador do inquérito, também pode substituir a pergunta semanal por uma pergunta personalizada. No entanto, não é possível repetir a mesma pergunta personalizada todas as semanas.
- Culture Amp — Um investimento mais abrangente, a nível de toda a organização. A empresa gere uma variedade de inquéritos (inquéritos anuais de envolvimento, inquéritos de desempenho e inquéritos de pulso) com uma enorme variedade de funcionalidades. As nossas necessidades específicas enquadram-se na categoria dos inquéritos de pulso. Não conseguimos ter uma ideia clara da funcionalidade, uma vez que a sua demonstração online não se centra nesta parte do sistema. Além disso, o custo de aquisição parece um pouco elevado para o que precisamos.
- OfficeVibe — Concebido para inquéritos personalizados pontuais para uma equipa, o OfficeVibe oferece uma boa análise dos resultados. É possível utilizar vários tipos de resposta (texto, escala de opinião, escolha múltipla) e direcionar a sondagem a subgrupos da sua organização. Esta plataforma é excelente para inquéritos específicos («Onde queres ir almoçar hoje?»), mas não é ideal para a recolha recorrente de opiniões que procuramos. Além disso, os utilizadores têm de criar contas no OfficeVibe, o que também reduz a eficácia da sondagem.
- 15five — Mais uma ferramenta de sondagens personalizada e pontual, mas concebida para estimular o diálogo entre os gestores e a sua equipa. As perguntas personalizadas com respostas apenas em texto criam tópicos de discussão para envolver os colaboradores e diminuir a distância entre os membros da equipa e o chefe. A ausência de anonimato e de respostas de escolha múltipla com análises fez com que não fosse a ferramenta ideal para as nossas necessidades.
- 6Q — Esta quase satisfazia as nossas necessidades. Concebida para ser uma sondagem semanal (não é possível alterar o momento em que a sondagem é enviada) e permite perguntas personalizadas. Todas as sondagens têm 6 perguntas, tal como o nome sugere. No entanto, todas as perguntas têm de se enquadrar numa metodologia de escala de opinião variável. Isto não era o ideal para a nossa utilização.
- PeopleSpark — Encerraram há algumas semanas.
- Presto Now — Para alémdo nome um pouco estranho, têm uma interface de utilizador bastante boa. No entanto, mostram a todos os inquiridos os resultados atuais da sondagem, o que parece um pouco estranho para os primeiros inquiridos. Além disso, não há possibilidade de repetir as sondagens, pelo que parece mais adequado para planear um almoço do que para uma sondagem cultural significativa.
- Hppy — Abreviação de «happy» (feliz), e não de «hippy» (hippie), este software parece ser excelente para inquéritos aprofundados sobre o envolvimento, mas não para inquéritos de opinião.
- Waggl — Inicialmente, não estávamos a pensar em «wagglar» nada, mas este software parece funcionar bastante bem. No entanto, a falta de opções de resposta de escolha múltipla e a ausência de recorrência fizeram com que não fosse a escolha ideal para as nossas necessidades.
- Niko Niko — Pareceser uma plataforma de inquéritos de opinião bastante sólida, mas só suporta perguntas de texto livre. Além disso, os membros da equipa têm de criar contas, o que lhes dá acesso ao painel de controlo completo da equipa ⇒ demasiado complexo para uma resposta rápida.
- Conheça a sua empresa — Mais uma consultoria de cultura organizacional do que uma plataforma para a visibilidade da equipa.
- Google Forms — Fácil de utilizar, uma vez que aqui utilizamos as aplicações do Google. Não está otimizado para inquéritos, mas é totalmente personalizável. Não permite a repetição.
Para onde vamos a partir daqui?
Ficámos surpreendidos ao constatar que nenhuma das empresas de inquéritos especializadas em cultura de equipa se enquadrava nos parâmetros do que procuramos.
Analisámos as empresas de inquéritos mais conhecidas — SurveyMonkey, Survey Gizmo, etc. Também estas não dispunham de funcionalidades essenciais: recorrência, simplicidade, etc.
Por enquanto, vamos optar pelo Google Forms: sabemos que podemos enviar os resultados para um local onde os possamos processar (Google Sheets) e, como as pessoas já estão com a sessão iniciada, preencher o inquérito é uma tarefa que implica pouco esforço. No entanto, esta abordagem apresenta muitas desvantagens: temos de clonar o formulário todas as semanas, o que implica algum trabalho manual para garantir que as respostas sejam encaminhadas para a mesma folha de cálculo.
Adoraria saber se outras pessoas já enfrentaram o mesmo desafio e como o resolveram!
ATUALIZAÇÃO DE 05.04.2016: criámos o nosso próprio Slackbot para microinquéritos.
