Mesure de la vitesse : une étude des micro-enquêtes

Chez Parsable, nous souhaitons créer une culture d'entreprise et un environnement de travail exceptionnels. La transparence est notre priorité absolue ; c'est pourquoi les réunions quotidiennes, les rétrospectives, les réunions générales et les OKR font partie intégrante de notre mode de fonctionnement.

L'un des sujets de discussion récurrents concerne notre rythme de travail: comment avancer rapidement sans causer de problèmes ? Notre rythme de travail est le fruit d'un processus allégé qui réduit les obstacles et favorise la prise de conscience.

Et comme nous souhaitons toujours aller encore plus vite, nous améliorons en équipe le processus lui-même. Pour savoir si nous progressons, nous devons pouvoir mesurer cette vélocité. Nous évaluons cela sous deux angles différents :

• Atteignons-nous nos objectifs commerciaux ? Fixons-nous des objectifs ambitieux pour mener à bien les projets de l'entreprise, puis dépassons-les. C'est là un moyen externe d'évaluer notre dynamisme. Une partie de notre équipe est composée d'anciens employés de Google ; nous utilisons donc l'approche OKR de Google pour définir nos objectifs.
• Avons-nous l'impression d'avancer aussi vite que possible ? Chacun d'entre nous se sent-il épanoui, libre de tout obstacle, sans frustration et plein d'énergie ? C'est là la manière subjective d'évaluer notre vitesse.

Nous ne disposions pas d'un moyen efficace de mesurer ce deuxième critère ; nous avons donc cherché un moyen de définir cet indicateur.

Se mesurer à soi-même

Alors que nous discutions de la manière de mesurer en interne notre « vélocité », nous avons décidé de recourir à une enquête régulière pour évaluer notre état d'esprit. Nous avons rapidement dressé une liste des éléments dont nous aurions besoin :

• Fréquence— Toutsondage d'opinion peut être sujet à un biais de récence ; nous souhaitons donc nous assurer de collecter des données fréquemment afin de minimiser ce biais. Une fréquence hebdomadaire semble être la plus appropriée.
• C’est simple: trop de questions ⇒ lassitude face aux enquêtes. Nous avons donc imaginé une seule question simple pour aller droit au but : « En tant qu’équipe d’ingénieurs, quel est notre niveau de performance ? » Les réponses à choix multiples vont de 1 à 9, mais chacune est accompagnée d’une phrase descriptive afin que le « 6 » d’une personne corresponde au « 6 » d’une autre. À l’extrémité 1 de l’échelle, on trouve « C’est catastrophique ! C’est le chaos, et je n’ai aucune raison de croire que cela va s’améliorer. Je cherche ailleurs », et à l’extrémité 9, on trouve « Non seulement on cartonne, mais tout le monde fait tout ce qu’il peut pour s’améliorer de semaine en semaine, et ça marche. Waouh. » Cependant, il peut arriver que nous souhaitions poser une deuxième question ponctuelle — une certaine souplesse est donc utile à cet égard.
• Interface utilisateur simplifiée — Quelle que soitla forme que prend le questionnaire, son utilisation doit être ultra-rapide : un nombre minimal de clics, aucun changement de contexte, aucune connexion requise.
• Anonyme — Nousavons longuement hésité sur ce point. Notre culture prône une transparence totale, mais nous nous sommes retrouvés face à une situation à la Heisenberg, où une transparence absolue risquait de ne pas nous permettre d’obtenir les résultats honnêtes que nous recherchons.
• Autres retours d'expérience — S'ily a d'autres enseignements à tirer, nous sommes prêtes à les recevoir — mais, encore une fois, cela doit rester simple et rapide.

Options d'impulsion

Il existe un certain nombre d'entreprises spécialisées dans les domaines de la culture d'entreprise, du micro-feedback ou des enquêtes « Team Pulse ». Nous avons donc procédé à une analyse exhaustive des différentes options et vous présentons ici nos conclusions.

• TINYpulse — Une offre de micro-enquêtes très complète. L'équipe formule une question hebdomadaire à l'intention de l'équipe, puis en synthétise les résultats. Les enquêtes se composent toujours d'une seule question, avec la possibilité supplémentaire d'encourager ses collègues. En tant que modérateur de l'enquête, vous pouvez également remplacer la question hebdomadaire par une question personnalisée. Cependant, vous ne pouvez pas répéter la même question personnalisée chaque semaine.
• Culture Amp — Un investissement plus large, à l’échelle de l’entreprise. Cette solution permet de réaliser divers types d’enquêtes (enquêtes annuelles d’engagement, enquêtes de performance et enquêtes « pulse ») grâce à une multitude de fonctionnalités. Nos besoins spécifiques relèvent de la catégorie des enquêtes « pulse ». Nous n’avons pas pu nous faire une idée précise des fonctionnalités, car leur démo en ligne ne met pas l’accent sur cette partie de leur système. De plus, le coût d’acquisition semble un peu élevé par rapport à nos besoins.
• OfficeVibe — Conçu pour les sondages ponctuels et personnalisés destinés à une équipe, OfficeVibe propose une analyse pertinente des résultats. Vous pouvez proposer différents types de réponses (texte, échelle d’opinion, choix multiple) et cibler des sous-groupes au sein de votre organisation. Cette plateforme est idéale pour des sondages ponctuels (« Où voulez-vous aller déjeuner aujourd’hui ? »), mais ne convient pas aux sondages réguliers que nous recherchons. De plus, les utilisateurs doivent créer un compte sur OfficeVibe, ce qui réduit également l’efficacité du sondage.
• 15five — Encore un outil de sondage personnalisé ponctuel, mais conçu pour susciter le dialogue entre les managers et leur équipe. Les questions personnalisées avec des réponses sous forme de texte uniquement créent des fils de discussion qui permettent d’impliquer les collaborateurs et de réduire la distance entre les membres de l’équipe et leur responsable. L’absence d’anonymat et de réponses à choix multiples, ainsi que le manque d’analyses, en ont fait un outil qui ne répondait pas parfaitement à nos besoins.
• 6Q — Celui-ci a failli répondre à nos besoins. Conçu pour être un sondage hebdomadaire (il n’est pas possible de modifier la fréquence d’envoi du sondage), il permet de personnaliser les questions. Comme son nom l’indique, tous les sondages comportent 6 questions. Cependant, toutes les questions doivent s’inscrire dans une méthodologie basée sur une échelle d’opinion à curseur. Cela ne convenait pas parfaitement à notre utilisation.
• PeopleSpark — Ils ont fermé il y a quelques semaines.
• Presto Now — Mis à partson nom un peu bizarre, l'interface utilisateur est plutôt bien conçue. Cependant, les résultats actuels du sondage sont visibles par tous les participants, ce qui peut paraître un peu étrange pour les premiers à répondre. De plus, les sondages ne peuvent pas être renouvelés, ce qui donne l'impression que cette plateforme est davantage adaptée à l'organisation d'un déjeuner qu'à la réalisation d'une enquête culturelle d'envergure.
• Hppy — Abréviation de « happy » (heureux), et non de « hippy », ce logiciel semble idéal pour les sondages d'engagement approfondis, mais pas pour les sondages d'opinion.
• Waggl — Au départ, nous n’envisagions pas du tout d’utiliser Waggl, mais ce logiciel semble plutôt bien fonctionner. Cependant, l’absence d’options à choix multiples pour les réponses et l’impossibilité de répéter les questions en ont fait un choix peu adapté à nos besoins.
• Niko Niko — Cela sembleêtre une plateforme d’enquêtes flash fiable, mais elle ne prend en charge que les questions à réponse libre. De plus, les membres de l’équipe doivent créer un compte, ce qui leur donne accès à l’ensemble du tableau de bord de l’équipe ⇒ trop complexe pour une réponse rapide.
• Découvrez votre entreprise — Il s'agit davantage d'un cabinet de conseil en culture d'entreprise que d'une plateforme destinée à améliorer la visibilité des équipes.
• Google Forms — Facile à utiliser, puisque nous utilisons les applications Google ici. N'est pas spécialement conçu pour les sondages, mais est entièrement personnalisable. Pas de possibilité de récurrence.

Et maintenant, quelle est la suite ?

Nous avons été surpris de constater qu'aucune des sociétés spécialisées dans les enquêtes sur la culture d'équipe ne répondait aux critères que nous recherchions.

Nous avons examiné les outils de sondage les plus courants — SurveyMonkey, Survey Gizmo, etc. Eux aussi présentaient des lacunes au niveau des fonctionnalités essentielles : récurrence, simplicité, etc.

Pour l'instant, nous avons opté pour Google Forms : nous savons que nous pouvons envoyer les résultats vers un outil où nous pouvons les traiter (Google Sheets), et comme les utilisateurs sont déjà connectés, répondre au questionnaire ne demande que très peu d'efforts. Cette approche présente toutefois de nombreux inconvénients : nous devons dupliquer le formulaire chaque semaine, puis effectuer un travail manuel pour que les réponses soient transférées dans la même feuille de calcul.

J'aimerais beaucoup savoir si d'autres ont été confrontés au même problème et comment ils l'ont résolu !

MISE À JOUR du 5 avril 2016 : nous avons développé notre propre bot Slack pour les micro-enquêtes.