No nosso último artigo, partilhámos como a dependência do «conhecimento tribal» — informação e melhores práticas que residem nas mentes de colaboradores experientes, que não são conhecidas por outros e que não estão documentadas — conduz a lacunas de informação e a uma grave crise de especialização.
Os ambientes de produção enfrentam uma série de deficiências nas suas operações tradicionais, nomeadamente:
- Resposta atrasada devido a fluxos de trabalho interrompidos.
- Baixa ou nula rastreabilidade, o que contribui para a falsificação de registos e para um fraco cumprimento das normas.
- Conhecimento tribal inerente, em resultado da falta de informação e da fraca normalização.
- Perdeu oportunidades de melhoria contínua para corrigir ineficiências operacionais e reduzir o desperdício.
Este último artigo, da nossa série de quatro partes, analisa a sua incapacidade de recolher dados essenciais, o que leva à perda de oportunidades para melhorar as operações – e o impacto que isso tem nas operações da sua empresa.
O que é a melhoria contínua?
A melhoria contínua, também conhecida como aperfeiçoamento contínuo, «é a melhoria contínua de produtos, serviços ou processos através de melhorias incrementais e revolucionárias. Estes esforços podem visar uma melhoria «incremental» ao longo do tempo ou uma melhoria «revolucionária» de uma só vez.»
Os fabricantes de sucesso adotam e implementam atividades de melhoria contínua para otimizar as operações e proporcionar uma abordagem estruturada aos projetos de melhoria empresarial. Entre as ferramentas mais utilizadas para a melhoria contínua encontra-se o processo de garantia de qualidade em quatro etapas – Planear-Executar-Verificar-Agir (PDCA). As empresas empenhadas na melhoria contínua, com base no modelo PDCA, recorrem aos dados para orientar a mudança. E os problemas empresariais são frequentemente definidos em termos de desperdício, atrasos e retrabalho. Os problemas têm de ser quantificados com dados reais para ajudar a sua equipa a compreender e a estabelecer prioridades sobre como impulsionar a melhoria.
Os sete tipos de desperdício na produção enxuta
Pode pensar que a sua empresa segue os princípios da produção enxuta, mas se ainda utiliza formulários em papel, listas de verificação, instruções de trabalho ou procedimentos operacionais normalizados (PON) – não pode considerar-se uma empresa enxuta.
Está a utilizar ativamente uma ferramenta que contribui para uma parte significativa das atividades sem valor acrescentado, o que tem um efeito em cadeia em toda a sua operação. Na sua essência, a produção enxuta é sinónimo de eliminação do desperdício. Desperdício é qualquer ação ou etapa num processo que não acrescente valor.
Os sete desperdícios originais foram desenvolvidos por Taiichi Ohno, considerado o pai do Sistema de Produção da Toyota (TPS), e tornaram-se a base da produção enxuta nos EUA. Os sete desperdícios são:
- Transportes
- Inventário
- Moção
- À espera
- Superprodução
- Processamento excessivo
- Defeitos
Mais tarde, foi introduzido um oitavo talento desperdiçado e não aproveitado.
Excesso de processamento, espera e movimento
Neste artigo, vamos centrar-nos nos três tipos de desperdício. Se estiver a utilizar papel, está, na verdade, a introduzir movimento, processamento excessivo e tempo de espera, e iremos analisar isso com mais pormenor a seguir.
Processamento excessivo
O «excesso de processamento» refere-se a realizar mais trabalho, adicionar mais componentes ou incluir etapas adicionais que não trazem qualquer valor acrescentado, ou que trazem mais valor do que o necessário.
Na indústria transformadora, isto pode significar utilizar equipamento de maior precisão do que o necessário, adicionar funcionalidades supérfluas a um produto que ninguém irá utilizar, realizar mais análises do que o necessário, utilizar componentes com capacidades superiores às exigidas – ou seja, um excesso de engenharia no processo.
Pense agora nos dados que os operadores têm de recolher através de auditorias, inspeções, listas de verificação e outros meios. Esses dados são registados em papel, mas, para que possam ser utilizados, é necessário que alguém dedique tempo a introduzi-los num sistema. Isso torna-se uma etapa de processamento adicional que, na verdade, não acrescenta qualquer valor aos dados em si – um processamento adicional que pode ser facilmente eliminado.
À espera
O desperdício mais facilmente identificável é a espera. Sempre que os produtos, as tarefas ou as pessoas estão parados, é aí que ocorre a espera. Isto pode incluir: trabalhadores à espera de equipamento ou material, ou equipamento inativo à espera de ser reparado ou de receber uma aprovação. A espera, na maioria das vezes, pode causar um desequilíbrio nas estações de produção e resultar em excesso de stock e sobreprodução.
Na área de produção, isto pode significar esperar pela chegada de materiais, pela resolução de uma avaria, pela realização de uma inspeção ou pela conclusão de um processo anterior para finalizar um lote de material antes da sua movimentação — e a lista continua.
Quando o trabalho está a ser realizado no chão de fábrica, ou quando um trabalhador tem de esperar por outro colega antes de poder agir, isso constitui um desperdício resultante da falta de um fluxo de trabalho verdadeiramente interligado, o que está diretamente relacionado com atrasos na resposta. Uma resposta atrasada é uma falha no fluxo de trabalho causada por um intervalo entre a conclusão de uma tarefa e o início da tarefa seguinte. Este intervalo afeta frequentemente o chão de fábrica de várias formas, tais como o atraso entre o momento em que um operador levanta uma etiqueta e o momento em que a manutenção repara a máquina, ou entre o momento em que um supervisor identifica um problema a corrigir durante uma ronda no local de trabalho (gemba walk) e a sua eventual resolução.
As atividades sem valor acrescentado que os responsáveis pela execução das tarefas têm de realizar para levar a cabo estes fluxos de trabalho desconexos contribuem para uma quantidade considerável de desperdício.
Algumas dicas úteis para combater os tempos de espera incluem: garantir que os seus processos de fluxo de trabalho digital assegurem um fluxo contínuo e eliminem as atividades manuais necessárias para apoiar o fluxo de trabalho, equilibrar a carga de trabalho através da utilização de procedimentos operacionais normalizados (SOP) e formar uma equipa de colaboradores com competências diversificadas, capazes de se adaptar rapidamente às exigências do trabalho.
Moção
Isto inclui a movimentação desnecessária de pessoas, equipamento ou maquinaria, nomeadamente: caminhar, levantar, esticar-se, inclinar-se, deslocar e alongar-se. Qualquer tarefa que exija movimentos excessivos deve ser redesenhada para melhorar e maximizar a eficiência dos trabalhadores – e, mais importante ainda, para melhorar a saúde e a segurança dos trabalhadores.
O desperdício de movimento na produção pode incluir movimentos repetitivos que não acrescentam qualquer valor para o cliente. Isto inclui colocar objetos pesados em prateleiras baixas ou altas, procurar ferramentas e equipamentos, atravessar o espaço de trabalho para ir buscar componentes ou utilizar máquinas, ou reajustar um componente após a sua instalação.
Uma medida simples para reduzir os movimentos consiste em garantir que o espaço de trabalho esteja bem organizado. É possível eliminar movimentos desnecessários colocando o equipamento, as ferramentas e os materiais junto ao seu espaço de trabalho de produção, posicionando-os em locais que reduzam a necessidade de se esticar ou fazer esforço.
Já pensou no movimento adicional que os operadores têm de fazer, não só para aceder a informações como lições pontuais ou instruções de trabalho, mas também para recolher dados através de inspeções, auditorias e listas de verificação? O movimento excessivo pode manifestar-se da seguinte forma:
- Caminhar desde a máquina (como uma onduladora) até à estação situada entre as linhas para ir buscar a ficha de inspeção.
- A caminho da máquina com a ficha de inspeção.
- Realizar uma inspeção e registar os detalhes à medida que a inspeção é concluída.
- Identificar áreas que suscitam preocupação.
- De regresso à estação.
- Introduzir os resultados da inspeção no(s) sistema(s) de registo adequado(s).
- Preenchimento de quaisquer etiquetas na sequência da inspeção.
- Colocar as etiquetas nos locais adequados da linha.
- Voltar à estação para ir buscar os materiais necessários para a próxima tarefa.
- E... repete.
Uma medida simples para garantir que tudo o que é necessário esteja ao alcance consiste em assegurar que a informação necessária — os dados que têm de ser recolhidos ou a informação de que os operadores necessitam, como instruções de trabalho e SOP — esteja acessível em qualquer lugar através de dispositivos como smartphones e tablets.
Uma peça que falta
Aperfeiçoar a sua abordagem ao Lean com ferramentas digitais é apenas um dos aspetos da melhoria das suas operações.
Os dados que os seus colaboradores da linha da frente estão a recolher manualmente não lhe fornecem outros elementos essenciais necessários para identificar novas oportunidades de melhoria contínua com base na forma como o trabalho está a ser realizado.
Falta-lhe um registo sistemático do desempenho da equipa da linha da frente na execução das tarefas que lhe são atribuídas.
Ao reunir o «quem», o «o quê», o «quando» e o «onde» com o «como», é possível identificar o «porquê» e, consequentemente, impulsionar uma mudança sustentável. Estes dados, que não são recolhidos pelas ferramentas atuais, são o que falta nas suas iniciativas de melhoria contínua.
O Connected Worker® da Parsable pode ajudar a impulsionar a melhoria contínua
Trabalhador Conectado permite que os trabalhadores tenham acesso às informações de que necessitam — tais como lições pontuais, instruções de trabalho, auditorias, listas de verificação, inspeções e muito mais — a partir da conveniência de uma aplicação móvel. Os seus trabalhadores da linha da frente podem comunicar quase-acidentes ou aceder à versão mais atualizada das instruções de trabalho para um CIL, o que reduz os movimentos desnecessários necessários para encontrar e utilizar rapidamente esses recursos.
À medida que as tarefas são concluídas e registadas na aplicação, podem ser enviadas notificações automáticas a outras pessoas envolvidas no fluxo de trabalho para dar início à tarefa seguinte, reduzindo assim os tempos de espera entre tarefas. Ao mesmo tempo, os operadores e os mecânicos registam as informações necessárias, enquanto a aplicação regista automaticamente detalhes essenciais, tais como quem fez o quê e quando, eliminando o excesso de processamento de dados que ocorre com o processo de transcrição do papel para o formato digital utilizado por muitos.
Além disso, uma vez que a Parsable é uma plataforma baseada na nuvem, os dados recolhidos ficam imediatamente disponíveis através do portal Parsable Admin, o que lhe permite utilizar painéis de controlo em tempo real para monitorizar as operações do dia-a-dia.
Os seus colaboradores podem agora estar ligados às pessoas, às informações e aos sistemas com os quais precisam de trabalhar. Está agora ligado aos dados de que necessita para monitorizar, responder e melhorar.
