En nuestra última entrada, explicamos cómo el hecho de depender del «conocimiento tribal» —esa información y esas buenas prácticas que residen en la mente de los empleados con experiencia, que desconocen los demás y que no están documentadas— da lugar a lagunas de información y a una grave crisis de conocimientos especializados.
Los entornos de fabricación adolecen de una serie de deficiencias en sus operaciones tradicionales, concretamente:
- Respuesta retrasada debido a fallos en los flujos de trabajo.
- Trazabilidad escasa o nula, lo que contribuye a la falsificación de documentos y a un cumplimiento deficiente.
- Conocimiento tribal inherente, como consecuencia de la falta de información y de una estandarización deficiente.
- Se han desaprovechado oportunidades de mejora continua para subsanar las ineficiencias operativas y reducir el desperdicio.
Esta última entrada, que forma parte de nuestra serie de cuatro entregas, analiza la incapacidad de recopilar datos clave, lo que da lugar a la pérdida de oportunidades para mejorar las operaciones, así como el impacto que esto tiene en las operaciones de tu empresa.
¿Qué es la mejora continua?
La mejora continua, también conocida como mejora constante, «es la mejora constante de productos, servicios o procesos mediante mejoras incrementales y revolucionarias. Estos esfuerzos pueden tener como objetivo una mejora «incremental» a lo largo del tiempo o una mejora «revolucionaria» de una sola vez».
Los fabricantes de éxito adoptan y ponen en práctica actividades de mejora continua para optimizar las operaciones y ofrecer un enfoque estructurado para los proyectos de mejora empresarial. Entre las herramientas más utilizadas para la mejora continua se encuentra el proceso de garantía de calidad de cuatro pasos: Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA). Las empresas comprometidas con la mejora continua, basadas en el modelo PDCA, se apoyan en los datos para fundamentar el cambio. Y los problemas empresariales suelen definirse en términos de desperdicio, retrasos y repetición de trabajos. Es necesario cuantificar los problemas con datos reales para ayudar a tu equipo a comprender y priorizar cómo impulsar la mejora.
Los siete tipos de desperdicio en la fabricación ajustada
Quizá creas que tu empresa aplica los principios de la producción ajustada, pero si sigues utilizando formularios en papel, listas de comprobación, instrucciones de trabajo o procedimientos operativos estándar (SOP), no puedes decir que sigues los principios de la producción ajustada.
Estás utilizando activamente una herramienta que contribuye a una parte significativa de las actividades que no aportan valor añadido, lo que tiene un efecto dominó en todo tu proceso operativo. La fabricación ajustada, en esencia, es sinónimo de eliminación de desperdicio. Se considera desperdicio cualquier acción o paso de un proceso que no aporte valor añadido.
Los siete desperdicios originales fueron definidos por Taiichi Ohno, considerado el padre del Sistema de Producción de Toyota (TPS), y se convirtieron en la base de la fabricación ajustada en Estados Unidos. Los siete desperdicios son:
- Transporte
- Inventario
- Moción
- Esperando
- Sobreproducción
- Procesamiento excesivo
- Defectos
Más tarde se introdujo un octavo talento desperdiciado y no aprovechado.
El procesamiento excesivo, la espera y el movimiento
En este artículo nos vamos a centrar en los tres tipos de desperdicio. Si utilizas papel, en realidad estás generando movimiento, procesamiento excesivo y tiempo de espera, y analizaremos esto con más detalle a continuación.
Procesamiento excesivo
El «sobreprocesamiento» se refiere a realizar más trabajo, añadir más componentes o incluir pasos adicionales que no aportan ningún valor añadido, o que aportan más valor del necesario.
En el ámbito de la fabricación, esto podría traducirse en utilizar equipos de mayor precisión de la necesaria, añadir funciones adicionales a un producto que nadie va a utilizar, realizar más análisis de los necesarios o emplear componentes con capacidades superiores a las requeridas —es decir, una sobredimensionamiento del proceso—.
Piensa ahora en los datos que los operadores deben recopilar mediante auditorías, inspecciones, listas de comprobación y demás. Estos datos se recogen en papel, pero para que sean utilizables alguien tiene que dedicar tiempo a introducirlos en un sistema. Eso supone un paso adicional en el procesamiento que, en realidad, no aporta ningún valor añadido a los datos en sí: un paso adicional que se puede eliminar fácilmente.
Esperando
El desperdicio más fácil de identificar es la espera. Siempre que los productos, las tareas o las personas están parados, es cuando se produce la espera. Esto puede incluir: trabajadores que esperan por maquinaria o material, o maquinaria inactiva a la espera de ser reparada o de recibir la autorización correspondiente. La espera, en la mayoría de los casos, puede provocar un desequilibrio en las estaciones de producción y dar lugar a un exceso de existencias y a una sobreproducción.
En la planta de producción, esto podría significar esperar a que lleguen los materiales, a que se solucione una avería, a que se realice una inspección o a que un proceso anterior termine de procesar un lote de material antes de su traslado, y la lista sigue.
Cuando se están realizando tareas en la planta de producción, o cuando un trabajador tiene que esperar a otro compañero antes de poder actuar, se produce un desperdicio debido a la falta de un flujo de trabajo verdaderamente conectado, lo que se traduce directamente en retrasos en la respuesta. Una respuesta retrasada es una interrupción en un flujo de trabajo causada por un lapso entre la finalización de una tarea y el inicio de la siguiente. Este lapso suele afectar a la planta de producción de muchas formas, como el retraso entre el momento en que un operario levanta una etiqueta y el momento en que el equipo de mantenimiento repara la máquina, o entre el momento en que un supervisor identifica un problema que hay que corregir durante una ronda de inspección (gemba walk) y su resolución final.
Las actividades que no aportan valor añadido y que deben realizar las personas encargadas de llevar a cabo las tareas para ejecutar estos flujos de trabajo inconexos contribuyen a generar una cantidad considerable de desperdicio.
Algunos consejos útiles para contrarrestar los tiempos de espera son: asegurarse de que los procesos del flujo de trabajo digital garanticen una continuidad fluida y eliminen las tareas manuales necesarias para su funcionamiento; equilibrar la carga de trabajo mediante el uso de procedimientos operativos estándar (SOP); y crear un equipo de trabajadores con múltiples competencias que puedan adaptarse rápidamente en función de las exigencias del trabajo.
Moción
Esto incluye los movimientos innecesarios de personas, equipos o maquinaria, entre los que se cuentan: caminar, levantar objetos, estirarse, agacharse, desplazarse y estirarse. Cualquier tarea que requiera un movimiento excesivo debe rediseñarse para mejorar y maximizar la eficiencia de los trabajadores y, lo que es más importante, para mejorar su salud y seguridad.
El desperdicio de movimiento en la fabricación puede incluir movimientos repetitivos que no aportan ningún valor al cliente. Esto incluye colocar objetos pesados en estantes bajos o altos, buscar herramientas y equipos, desplazarse por el espacio de trabajo para recoger componentes o utilizar máquinas, o reajustar un componente una vez instalado.
Una medida sencilla para reducir los movimientos consiste en asegurarse de que el espacio de trabajo esté bien organizado. Puedes eliminar los movimientos innecesarios colocando el equipo, las herramientas y el material cerca de tu espacio de trabajo de producción, situándolos en lugares que reduzcan la necesidad de estirarse o hacer esfuerzos.
¿Has pensado en los movimientos adicionales que deben realizar los operarios no solo para acceder a información como lecciones puntuales o instrucciones de trabajo, sino también para recopilar datos mediante inspecciones, auditorías y listas de comprobación? Los movimientos innecesarios pueden ser, por ejemplo:
- Caminar desde la máquina (como una onduladora) hasta el puesto situado entre las líneas para recoger la hoja de inspección.
- Volviendo a la máquina con la hoja de inspección.
- Realizar una inspección y registrar los detalles a medida que se lleva a cabo la misma.
- Se señalan los aspectos que suscitan preocupación.
- Volviendo a la estación.
- Introducir los resultados de la inspección en los sistemas de registro correspondientes.
- Rellenar las etiquetas correspondientes tras la inspección.
- Colocar las etiquetas en los puntos adecuados de la línea.
- Vuelvo a la estación para recoger el material necesario para la siguiente tarea.
- Y... a repetir.
Una medida sencilla para garantizar que todo lo necesario esté al alcance de la mano consiste en asegurarse de que la información necesaria —los datos que deben recopilarse o la información que necesitan los operadores, como las instrucciones de trabajo y los procedimientos operativos estándar (SOP)— sea accesible sobre la marcha a través de dispositivos como teléfonos inteligentes y tabletas.
Una pieza que falta
Ajustar tu enfoque de la gestión «lean» con herramientas digitales es solo uno de los aspectos que contribuyen a mejorar tus operaciones.
Los datos que recopilan manualmente tus trabajadores de primera línea no te proporcionan otros datos esenciales necesarios para identificar nuevas oportunidades de mejora continua basadas en cómo se lleva a cabo el trabajo.
Te falta un registro sistemático del rendimiento del personal de primera línea en la realización de las tareas asignadas.
Al combinar el «quién», el «qué», el «cuándo» y el «dónde» con el «cómo», podrás identificar el «por qué» y, como resultado, impulsar un cambio sostenible. Estos datos, que no se recogen con las herramientas actuales, son lo que falta en tus iniciativas de mejora continua.
Connected Worker® de Parsable puede contribuir a impulsar la mejora continua
Trabajador conectado permite a los trabajadores acceder a la información que necesitan —como lecciones breves, instrucciones de trabajo, auditorías, listas de comprobación, inspecciones y mucho más— desde la comodidad de una aplicación móvil. Tus trabajadores de primera línea pueden informar de cuasiaccidentes o acceder a la versión más actualizada de las instrucciones de trabajo para un CIL, lo que reduce los movimientos innecesarios que se requieren para encontrar y utilizar rápidamente esos recursos.
A medida que las tareas se completan y se registran en la aplicación, se pueden enviar notificaciones automáticamente a otras personas implicadas en el flujo de trabajo para que inicien la siguiente tarea, lo que reduce los tiempos de espera entre tareas. Al mismo tiempo, los operadores y los mecánicos recogen la información necesaria, mientras que la aplicación anota automáticamente detalles clave, como quién hizo qué y cuándo, lo que elimina el exceso de procesamiento de datos que se produce con el proceso de transcripción de papel a formato digital que utilizan muchos.
Además, dado que Parsable es una plataforma basada en la nube, los datos capturados están disponibles de inmediato a través del portal de administración de Parsable, lo que te permite utilizar paneles de control en tiempo real para supervisar las operaciones diarias.
Ahora tus empleados pueden estar conectados con las personas, la información y los sistemas con los que necesitan trabajar. Ahora tú estás conectado con los datos que necesitas para supervisar, reaccionar y mejorar.
