Medir os KPIs que realmente importam.
Uma nota de advertência: este artigo não foi escrito para empresas com sistemas ERP de milhões de dólares e equipas de analistas. No entanto, pode continuar a ler, se quiser. Este artigo destina-se ao «nosso público» — fabricantes em crescimento e empreendedores que se empenham na melhoria contínua e procuram parceiros, e não apenas fornecedores de software. A xTuple é composta por especialistas na área da produção e de ERP. Compreendemos o setor da produção e queremos ajudar o nosso público a melhorá-lo.
Indicadores-chave de desempenho — KPIs
Como sabem, os KPIs são os indicadores mais importantes da atividade empresarial, comprovando (ou refutando) se os processos funcionam. Mais importante ainda, os KPIs revelam de forma direta como e onde os recursos estão a ser utilizados de forma sensata ou desperdiçados desnecessariamente.
O que é que isto tem a ver com o ERP? Tudo .
Um sistema ERP robusto — implementado, gerido e utilizado de forma eficaz — é a forma de recolher, armazenar e gerir toda a informação necessária para melhorar a produtividade e o desempenho, com vista a uma rentabilidade sustentável.
Qual é a diferença entre «produtividade» e «desempenho»?
Na xTuple, quando falamos de produtividade, estamos a referir-nos a tudo o que uma empresa faz — é o «quanto» — produtos fabricados, horas de trabalho realizadas, volume de vendas alcançado, etc. Quando falamos de desempenho, estamos a referir-nos a «quão bem» uma empresa o está a fazer. Por exemplo, uma produção muito rápida pode significar mais produto no mercado e excelentes vendas brutas. No entanto, se a taxa de devoluções do produto for elevada, as margens ficam mais reduzidas. Este exemplo demonstra a necessidade crítica de métricas de desempenho. Como saber até que ponto é necessário abrandar ou simplesmente ajustar a produção para reduzir as devoluções e aumentar as margens? Eis como: acompanhar, medir, ajustar, repetir.
É aí que entram o ERP e os KPIs (juntamente com uma série de outras siglas). Embora isso possa parecer um pouco do tipo «comprar barato/vender caro», sem medir todos os fatores que afetam cada uma das variáveis — tais como matérias-primas, horas de trabalho, tempos de ciclo de caixa e outros —, não é possível encontrar realmente o equilíbrio ideal entre a qualidade e a quantidade da produçãopara alcançar uma rentabilidade sustentável.
Acompanhar. Medir. Ajustar. Repetir.
Em última análise, tudo o que se monitoriza, mede e compara tem como objetivo alcançar três objetivos, que, na verdade, se resumem a um só: reduzir custos.
- Reduzir custos
A redução de custos dispensa explicações - Melhorar a eficiência
Existem muitas formas pelas quais a melhoria da eficiência afeta os custos a curto, médio e longo prazo — daí a expressão: «tempo é dinheiro». Por exemplo, a eliminação do papel significa que a informação é transferida mais rapidamente através de meios digitais, pelo que poupa tempo e não tem de comprar papel. Embora possa ter de adquirir dispositivos para acompanhar um processo digital, estes compensarão o investimento graças ao tempo poupado. - Melhorar a qualidade
Melhorar a qualidade significa menos devoluções e custos de mão-de-obra e custos diretos mais baixos associados à reparação, substituição e/ou reembolso de produtos de má qualidade. Significa também a fidelização dos clientes.
Os KPIs proporcionam-lhe a visibilidade necessária para observar tendências ao longo do tempo, identificar rapidamente áreas problemáticas e evitar grandes obstáculos que possam afetar o negócio. Em termos simples, os KPIs ajudam-nos a aprender com os erros, a resolver problemas antes que estes ocorram e, em última análise, a gerar mais receitas.
O que medir e porquê.
É claro que a receita bruta é o principal indicador da vossa produtividade — o quão bem as vossas equipas trabalham para fabricar, vender e entregar produtos. Mas o teste definitivo do vosso modelo é a rentabilidade: quanto retêm e conseguem reinvestir no crescimento da vossa empresa.
Independentemente do volume de receitas que gere, há custos associados. O aumento da rentabilidade depende da compreensão e da redução desses custos — mas, naturalmente, não à custa da qualidade do seu produto ou da segurança dos seus colaboradores.
O que se segue pretende servir de ponto de partida. Convidamo-lo a descarregar o nosso Livro Branco: Os KPIs — Indicadores-chave de desempenho — que os fabricantes devem medir e porquê.
Reduzir custos
Em última análise, tudo o que fizer de forma mais eficiente irá reduzir os custos — desde a eliminação dos erros humanos associados a tarefas redundantes e manuais, passando pela compra de matérias-primas e consumíveis a granel para obter melhores preços, até ao aperfeiçoamento dos seus processos de produção para aumentar a produção de produtos acabados. Comece por compreender melhor os custos que pode controlar mais facilmente.
Custo total de fabrico por unidade, excluindo materiais
Isto permite-lhe calcular o custo de uma única unidade em termos de custos de mão-de-obra e custos indiretos. Por que é que isto é importante?
- Terá a possibilidade de comparar produtos com base nos custos de mão-de-obra e despesas gerais.
- Irá obter uma visão sobre a eficiência dos processos de produção (por exemplo, por que razão produtos semelhantes apresentam diferenças no tempo de produção, nas taxas de rotação ou nos custos com mão-de-obra)
- Será obrigado a analisar as devoluções por produto (uma análise comparativa das devoluções por produto, combinada com o seu relatório de RMA, dar-lhe-á uma visão mais abrangente e precisa da situação).
Margem de contribuição média por unidade
A margem de contribuição média por unidade representa o valor incremental gerado por cada produto/unidade vendida, após a dedução da parte variável dos custos da empresa. A medição da margem de contribuição média ajuda a compreender o impacto, por unidade, das vendas adicionais nos resultados líquidos. Por que é que isto é importante?
- Vais perceber quantas unidades adicionais deves produzir e o que acontece se o fizeres.
- Poderá criar cenários hipotéticos por produto, por exemplo, para decidir se deve ou não adicionar mais um turno.
Tempo do ciclo «dinheiro-dinheiro»
Este indicador mede o tempo que decorre entre a aquisição do stock e o recebimento dos pagamentos relativos à venda dos produtos que utilizam esse stock. Em que medida é que isto ajuda?
- É a chave para gerir o teu fluxo de caixa!
- No caso de empresas sazonais ou se tiver condições de pagamento a prazo (com fornecedores e/ou clientes), saberá quando — ou se — poderá necessitar de capital adicional para gerir as operações da empresa.
Já percebeu a ideia. Para saber mais, descarregue o nosso White Paper: «Os KPIs – Indicadores-chave de desempenho – que os fabricantes devem medir e porquê» e não perca o nosso webinar de 20 de maio, «Finanças na Indústria: o básico».
