Medir los indicadores clave de rendimiento (KPI) que realmente importan.
Una advertencia: este artículo no está dirigido a empresas con sistemas ERP de un millón de dólares y equipos de analistas. Aunque, si lo deseas, puedes seguir leyendo. Está dirigido a «la nuestra gente»: fabricantes en crecimiento y con iniciativa que trabajan por la mejora continua y buscan socios, no solo proveedores de software. xTuple está formado por expertos en fabricación y en ERP. Entendemos el mundo de la fabricación y queremos ayudar a «la nuestra gente» a mejorarla.
Indicadores clave de rendimiento — KPI
Como sabéis, los KPI son los indicadores más importantes de la actividad empresarial, ya que demuestran (o desmienten) si los procesos funcionan. Y lo que es más importante, los KPI ponen de manifiesto de forma directa cómo y dónde se están utilizando los recursos de forma inteligente o se están desperdiciando innecesariamente.
¿Qué tiene esto que ver con el ERP? Todo .
Un sistema ERP sólido —implementado, gestionado y utilizado de forma eficaz— es la clave para recopilar, almacenar y gestionar toda la información necesaria para mejorar la productividad y el rendimiento, con el fin de lograr una rentabilidad sostenible.
¿Cuál es la diferencia entre «productividad» y «rendimiento»?
En xTuple, cuando hablamos de productividad, lo hacemos en relación con todo lo que hace una empresa —es el «cuánto»—: productos fabricados, horas de trabajo realizadas, volumen de ventas alcanzado, etc. Cuando hablamos de rendimiento, nos referimos a «cómo de bien» lo está haciendo una empresa. Por ejemplo, una producción muy rápida puede significar más producto en el mercado y unas ventas brutas excelentes. Sin embargo, si la tasa de devoluciones del producto es alta, los márgenes se reducen. Este ejemplo demuestra la necesidad fundamental de contar con indicadores de rendimiento. ¿Cómo sabes en qué medida debes ralentizar o simplemente ajustar la producción para reducir las devoluciones y aumentar los márgenes? Así es como se hace: realizar un seguimiento, medir, ajustar y repetir.
Ahí es donde entran en juego el ERP y los KPI (junto con un sinfín de otras siglas). Aunque pueda parecer un poco como «comprar barato y vender caro», sin medir todos los factores que influyen en cada una de las variables —como las materias primas, las horas de trabajo, los tiempos de los ciclos de caja y otros—, no es posible encontrar realmente el equilibrio ideal entre la calidad y la cantidad de lo que seproduce para lograr una rentabilidad sostenible.
Seguir. Medir. Ajustar. Repetir.
En definitiva, todo lo que se supervisa, se mide y se compara tiene como objetivo lograr tres cosas, que en realidad se reducen a una sola: reducir los costes.
- Reducir costes
La reducción de costes no necesita explicación - Mejorar la eficiencia
Hay muchas formas en las que la mejora de la eficiencia repercute en los costes a corto, medio y largo plazo; de ahí el dicho: «el tiempo es dinero». Por ejemplo, prescindir del papel significa que la información se transmite más rápidamente a través de medios digitales, lo que te permite ahorrar tiempo y evitar la compra de papel. Aunque es posible que tengas que adquirir dispositivos para implantar un proceso digital, estos se amortizarán gracias al tiempo ahorrado. - Mejorar la calidad
Mejorar la calidad supone menos devoluciones y menores costes de mano de obra y costes directos asociados a la reparación, sustitución y/o reembolso de productos de mala calidad. También se traduce en la fidelización de los clientes.
Los KPI te proporcionan la visibilidad necesaria para observar las tendencias a lo largo del tiempo, identificar rápidamente los puntos problemáticos y evitar los principales escollos que pueden afectar al negocio. En pocas palabras, los KPI nos ayudan a aprender de los errores, a solucionar los problemas antes de que se produzcan y, en última instancia, a obtener más beneficios.
Qué hay que medir y por qué.
Por supuesto, los ingresos brutos son el principal indicador de tu productividad: es decir, la eficacia con la que tus equipos trabajan para fabricar, vender y entregar productos. Pero la prueba definitiva de tu modelo es la rentabilidad: cuánto te queda y cuánto puedes reinvertir en el crecimiento de tu empresa.
Independientemente de los ingresos que generes, siempre hay gastos asociados. Aumentar la rentabilidad depende de comprender y reducir esos gastos, aunque, naturalmente, sin que ello vaya en detrimento de la calidad de tu producto ni de la seguridad de tus empleados.
Lo que sigue pretende servir de punto de partida. Te invitamos a descargar nuestro informe técnico: «Los KPI (indicadores clave de rendimiento) que los fabricantes deberían medir y por qué».
Reducir costes
En definitiva, todo lo que hagas de forma más eficiente reducirá los costes: desde eliminar los errores humanos asociados a las tareas redundantes y manuales hasta comprar materias primas y suministros al por mayor para conseguir un mejor precio, pasando por optimizar tus procesos de producción para aumentar la producción de productos terminados. Empieza por conocer mejor los costes que puedes controlar más fácilmente.
Coste total de fabricación por unidad, sin incluir los materiales
Esto te permite calcular el coste de una sola unidad en mano de obra y gastos generales. ¿Por qué es importante esto?
- Podrás comparar productos en función del coste de mano de obra y los gastos generales.
- Obtendrás información sobre la eficiencia de los procesos de producción (por ejemplo, por qué productos similares presentan diferencias en cuanto al tiempo de producción, las tasas de rotación o los costes laborales).
- Te verás obligado a analizar las devoluciones por producto (un desglose comparativo de las devoluciones por producto, junto con tu informe de RMA, te ofrecerá una visión más amplia y clara de la situación).
Margen de contribución medio por unidad
El margen de contribución medio por unidad representa los ingresos incrementales generados por cada producto o unidad vendida, una vez deducida la parte variable de los costes de la empresa. Medir el margen de contribución medio te ayuda a comprender el impacto, por unidad, que tienen las ventas adicionales en el resultado neto. ¿Por qué es importante esto?
- Comprenderás cuántas unidades más deberías producir y qué pasaría si lo hicieras.
- Podrás crear escenarios hipotéticos por producto; por ejemplo, si conviene o no añadir otro turno.
Tiempo del ciclo «cash-to-cash»
Este indicador mide el tiempo que transcurre entre la compra de existencias y el cobro de los pagos por la venta de los productos en los que se utilizan dichas existencias. ¿En qué ayuda esto?
- ¡Es la clave para gestionar tu flujo de caja!
- En el caso de los negocios estacionales o si trabajas a crédito (con proveedores y/o clientes), sabrás cuándo y si es posible que necesites capital adicional para gestionar las operaciones de tu negocio.
Ya te haces una idea. Para obtener más información, descarga nuestro informe técnico: «Los KPI (indicadores clave de rendimiento) que los fabricantes deberían medir y por qué», y no te pierdas nuestro seminario web del 20 de mayo, «Finanzas en el sector manufacturero: conceptos básicos».
