Práticas ineficientes na gestão de armazéns podem fazer com que as empresas registem margens mais reduzidas nas suas vendas e serviços, pelo que a gestão da mudança do sistema de gestão de armazéns (WMS) é sempre um tema em destaque. Basta surgir uma nova funcionalidade ou módulo capaz de melhorar a eficiência na gestão da mão-de-obra ou do inventário para que se esteja pronto a colher esses poupanças.
Para alcançar os ganhos prometidos, é necessário alterar a forma como os processos funcionam, o que significa que é preciso um plano de gestão da mudança para partilhar, implementar e manter essa mudança de forma eficaz. No caso dos armazéns, a aplicação bem-sucedida destes planos exige que se seja honesto, que se apresentem as formas como a mudança irá beneficiar a equipa e que se facilite às pessoas o cumprimento dos novos processos ou a possibilidade de colocarem questões.
Eis três passos a seguir para que possa ter um WMS que satisfaça a sua receita.
Identificar e comunicar as necessidades
O sucesso e o fracasso dos planos de gestão da mudança ocorrem frequentemente antes de qualquer mudança efetiva. A comunicação utilizada para identificar necessidades e partilhar os fundamentos da gestão da mudança pode capacitar a sua equipa a trabalhar em conjunto, quando é bem feita. Quando fica aquém do esperado, corre-se o risco de as pessoas trabalharem contra a mudança ou de não saberem que as suas ações estão incluídas nos seus planos de mudança.
Quando os seus colaboradores vêem a direção a liderar a iniciativa, é mais provável que apoiem o processo. É ainda melhor se explicar por que razão foram selecionadas determinadas áreas para a mudança e de que forma um novo processo trará benefícios para os próprios colaboradores.
Concentre-se nos benefícios que sejam fáceis de compreender para todos: atendimento ao cliente, redução da introdução de dados, melhoria da organização do seu armazém ou novos controlos que diminuam a probabilidade de terem de procurar incessantemente produtos e material de embalagem.
Planeia a tua mudança
Elabore um plano de ação abrangente dos processos que vão sofrer alterações.
Analise como um processo irá mudar, o âmbito dessa mudança, os objetivos, a forma como irá avaliar cada necessidade e os custos da implementação do processo. Planos detalhados facilitam o cumprimento dos objetivos, a resolução de desafios e evitam que fique bloqueado durante a implementação.
Pode ir um pouco mais além do que apenas definir indicadores e metas, criando incentivos para que a sua equipa adote os novos processos e a gestão da mudança, bem como incentivos para alcançar os objetivos pretendidos.
Criar um processo simples e claro, com oportunidades para feedback
E, por fim, chegamos à própria mudança e à sua implementação. Isto exige uma análise mais aprofundada do vosso planeamento.
Pegue nos elementos e processos que identificou para este processo de gestão da mudança e divida tudo em tantas etapas diretas quanto possível. Crie fluxos de trabalho para tudo o que a sua gestão da mudança irá abranger.
Agora, ordene esses novos processos por ordem de importância e necessidade, para que a sua equipa os possa implementar conforme necessário. Isto pode significar alterar um processo por semana, para ajudar os colaboradores a habituarem-se aos novos processos, ou pode significar fazer algumas alterações todas de uma vez.
Quanto mais clara for a explicação de cada etapa e de cada alteração no processo, mais fácil será para a sua equipa adotar e seguir essas mudanças. A implementação tem de ser compreensível.
Como líder do projeto, não podes ficar de braços cruzados nesta fase. Tens de te manter a par do que se passa, utilizar métricas e relatórios para verificar se estás a atingir os objetivos e solicitar feedback sobre os esforços realizados. Envolve todas as partes interessadas para que possas determinar se a implementação foi bem-sucedida e que trabalho é necessário realizar para manter o ímpeto e as tendências positivas.
Geoff Whiting é um jornalista experiente que escreve para a Explore WMS e consultor de desenvolvimento de negócios especializado em tecnologia empresarial, comércio eletrónico e desenvolvimento da cadeia de abastecimento. Fora do escritório, pode encontrá-lo a experimentar as últimas novidades em IoT, à procura de gravações clássicas de programas de rádio e a fazer de turista perpétuo na sua cidade natal, Washington D.C.
