Las prácticas ineficientes en el almacén pueden hacer que las empresas obtengan menores márgenes en sus ventas y servicios, por lo que la gestión del cambio en los sistemas de gestión de almacenes (WMS) es un tema siempre de actualidad. Cada vez que aparece una nueva función o módulo capaz de mejorar la eficiencia en la mano de obra o el inventario, uno está deseando ver esos ahorros.
Para lograr los beneficios prometidos, es necesario cambiar la forma en que se desarrollan los procesos, lo que implica contar con un plan de gestión del cambio que permita comunicar, implementar y mantener dicho cambio de manera eficaz. En el caso de los almacenes, para que estos planes tengan éxito, es necesario ser sincero, explicar cómo beneficiarán a tu equipo y facilitar que las personas sigan los nuevos procesos o planteen sus dudas.
A continuación te indicamos tres pasos que debes seguir para que tu plan de gestión del cambio del WMS que satisfaga a tus clientes.
Identificar y comunicar las necesidades
El éxito o el fracaso de los planes de gestión del cambio suelen decidirse antes de que se produzca ningún cambio real. La comunicación que se utiliza para identificar las necesidades y explicar los motivos de la gestión del cambio puede animar a tu equipo a trabajar en conjunto, siempre que se haga correctamente. Cuando no es así, corres el riesgo de que las personas se opongan al cambio o no sepan que sus acciones forman parte de tus planes de cambio.
Cuando tu personal ve que la dirección toma la iniciativa, es más probable que apoye el proceso. Es aún mejor si explicas por qué se han elegido determinadas áreas para el cambio y cómo el nuevo proceso reportará beneficios al propio personal.
Céntrate en ventajas que sean fáciles de entender para todo el mundo: atención al cliente, menos trabajo de introducción de datos, una mejor organización de tu almacén o nuevos controles que reduzcan la probabilidad de que tengan que buscar y rebuscar productos y material de embalaje.
Planifica tu cambio
Elabora una hoja de ruta general de los procesos que van a cambiar.
Analiza cómo va a cambiar un proceso, el alcance de ese cambio, los objetivos, cómo vas a evaluar cada necesidad y los costes que conlleva la puesta en marcha del proceso. Los planes detallados te facilitan alcanzar los objetivos, afrontar los retos y evitar quedarte estancado durante la puesta en marcha.
Puedes ir un paso más allá de la mera creación de indicadores y objetivos estableciendo incentivos para que tu equipo adopte los nuevos procesos y la gestión del cambio, así como incentivos para alcanzar los objetivos deseados.
Crea un proceso de pedido sencillo y claro que ofrezca oportunidades para dar tu opinión
Y, por último, llegamos al cambio y a su puesta en práctica propiamente dichos. Esto requiere un análisis más detallado de vuestra planificación.
Toma los elementos y procesos que hayas identificado para este proceso de gestión del cambio y desglósalos en tantos pasos concretos como sea posible. Crea flujos de trabajo para todos los aspectos que abarque tu gestión del cambio.
Ahora, ordena esos nuevos procesos por orden de importancia y necesidad, para que tu equipo pueda ponerlos en práctica según sea necesario. Esto podría significar cambiar un proceso por semana para ayudar al personal a acostumbrarse a los nuevos procesos, o bien realizar varios cambios a la vez.
Cuanto más claro seas al explicar cada paso y cada cambio en el proceso, más fácil le resultará a tu equipo adoptarlos y seguirlos. La implementación debe ser comprensible.
Como responsable del proyecto, no puedes quedarte de brazos cruzados en este momento. Tienes que estar al tanto de lo que ocurre, utilizar métricas e informes para comprobar si se están alcanzando los objetivos y solicitar opiniones sobre el trabajo realizado. Involucra a todas las partes interesadas para poder determinar si la implementación ha tenido éxito y qué medidas hay que tomar para mantener el impulso y las tendencias positivas.
Geoff Whiting es un periodista con amplia experiencia que escribe para Explore WMS, además de consultor de desarrollo empresarial especializado en tecnología empresarial, comercio electrónico y desarrollo de la cadena de suministro. Fuera de la oficina, suele dedicarse a experimentar con las últimas novedades en el ámbito del Internet de las cosas (IoT), a buscar grabaciones clásicas de programas de radio y a hacer turismo sin parar en su ciudad natal, Washington D. C.
