Des pratiques d'entreposage inefficaces peuvent entraîner une baisse des marges sur les ventes et les services des entreprises ; c'est pourquoi la gestion du changement lié aux systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) est un sujet qui ne cesse de faire débat. Dès qu'une nouvelle fonctionnalité ou un nouveau module permettant d'améliorer l'efficacité en matière de main-d'œuvre ou de gestion des stocks fait son apparition, vous êtes impatient de constater les économies qui en découlent.
Pour concrétiser les gains promis, vous devez modifier le fonctionnement des processus, ce qui implique de mettre en place un plan de gestion du changement permettant de communiquer, de mettre en œuvre et de pérenniser efficacement ce changement. Dans le domaine de la logistique, pour que ces plans portent leurs fruits, vous devez faire preuve d’honnêteté, présenter les avantages qu’ils apporteront à votre équipe et faciliter l’adoption des nouveaux processus ainsi que la possibilité pour les collaborateurs de poser des questions.
Voici trois étapes à suivre pour réussir votre plan de gestion du changement du WMS qui satisfasse vos clients.
Identifier et exprimer ses besoins
La réussite ou l'échec des plans de gestion du changement se joue souvent avant même que le changement ne se concrétise. Une communication bien menée, visant à identifier les besoins et à expliquer les raisons du changement, peut donner à votre équipe les moyens de travailler ensemble. En revanche, si elle n'est pas à la hauteur, vous courez le risque que certains s'opposent au changement ou ignorent que leurs actions font partie intégrante de vos plans de changement.
Lorsque vos collaborateurs voient la direction montrer l'exemple, ils sont plus enclins à soutenir le processus. C'est encore mieux si vous expliquez pourquoi certains domaines ont été choisis pour le changement et en quoi ce nouveau processus apportera des avantages aux collaborateurs eux-mêmes.
Privilégiez les avantages faciles à comprendre pour tout le monde : un meilleur service client, une réduction de la saisie de données, une meilleure organisation de votre entrepôt ou de nouveaux dispositifs permettant d'éviter aux employés de devoir chercher sans cesse les produits et les matériaux d'emballage.
Préparez-vous au changement
Élaborez une feuille de route détaillée des processus qui vont évoluer.
Réfléchissez à la manière dont un processus va évoluer, à la portée de ce changement, aux objectifs, à la façon dont vous allez évaluer chaque besoin, ainsi qu’aux coûts liés à la mise en œuvre du processus. Des plans détaillés vous permettent d’atteindre plus facilement vos objectifs, de relever les défis et d’éviter de vous retrouver bloqué pendant la mise en œuvre.
Vous pouvez aller plus loin que la simple définition d'indicateurs et d'objectifs en mettant en place des mesures incitatives destinées à encourager votre équipe à adopter les nouveaux processus et la gestion du changement, ainsi que des mesures incitatives visant à atteindre les objectifs fixés.
Mettre en place un processus de commande simple et clair, offrant des possibilités de retour d'information
Et enfin, nous en arrivons au changement et à sa mise en œuvre proprement dite. Cela nécessite d'approfondir votre planification.
Prenez les éléments et les processus que vous avez identifiés pour ce processus de gestion du changement et décomposez-les en autant d'étapes concrètes que possible. Créez des flux de travail pour tous les aspects concernés par votre gestion du changement.
Maintenant, classez ces nouveaux processus par ordre d'importance et de priorité afin que votre équipe puisse les mettre en œuvre au fur et à mesure des besoins. Cela peut impliquer de modifier un processus par semaine pour aider le personnel à s'habituer aux nouvelles procédures, ou bien d'apporter plusieurs changements en même temps.
Plus vous parviendrez à clarifier chaque étape et chaque changement de processus, plus il sera facile pour votre équipe de les adopter et de les suivre. La mise en œuvre doit être compréhensible.
En tant que chef de projet, vous ne pouvez pas vous permettre de vous reposer sur vos lauriers à ce stade. Vous devez rester au fait de l’évolution de la situation, utiliser les indicateurs et les rapports pour vérifier si vous atteignez vos objectifs, et solliciter des retours d’expérience sur les actions menées. Impliquez toutes les parties prenantes afin de déterminer si la mise en œuvre a été couronnée de succès et de définir les mesures à prendre pour maintenir la dynamique et les tendances positives.
Geoff Whiting est un journaliste chevronné qui écrit pour Explore WMS, ainsi qu’un consultant en développement commercial spécialisé dans les technologies d’entreprise, le commerce électronique et le développement de la chaîne d’approvisionnement. En dehors du bureau, on le trouve souvent en train de s’amuser avec les dernières nouveautés de l’Internet des objets (IoT), à la recherche d’enregistrements radiophoniques classiques, ou encore à jouer les touristes invétérés dans sa ville natale, Washington D.C.
