O facto de estar a ponderar a aquisição de um sistema de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) deve-se provavelmente a um de dois cenários:
- A sua empresa cresceu para além do âmbito que o seu software atual consegue abranger, ou
- A sua organização já é bastante grande, mas tem-se contentado com soluções de TI improvisadas. Em ambas as situações, provavelmente está a lidar com vários sistemas de software distintos que não comunicam entre si e limitam a visibilidade global das necessidades empresariais da organização.
Está à procura de uma forma simples e eficiente de reunir a maior parte das suas funcionalidades de software num único pacote, implementado e mantido por um único fornecedor. Assim que tomar a decisão de implementar um ERP, a tarefa de definir um orçamento pode parecer um pouco intimidante. Mas não tem de ser assim.
Apesar da sua amplitude, o processo de definição de um orçamento para a aquisição do seu ERP é semelhante ao de qualquer outra aquisição. Terá de fazer um balanço de todos os departamentos que o ERP irá abranger — produção, recursos humanos, contabilidade, operações, cadeia de abastecimento, finanças, processamento salarial —, mas, em seguida, dividir tudo isto em etapas mais fáceis de gerir.
3 Considerações importantes no seu orçamento para o ERP
1. Técnico
Quando pensamos em custos técnicos, temos em conta aspetos como software, hardware, bases de dados, sistema operativo, interfaces, personalizações, validação do sistema (caso o seu setor seja regulamentado), rede e comunicações técnicas, alojamento, manutenção e assistência técnica. Faça um inquérito às suas equipas técnicas para compreender os tipos de software e hardware que utilizam atualmente e documente tudo numa folha de cálculo ou ficheiro central.
2. Migração de dados
Tal como acontece com muitas iniciativas de grande envergadura, há alguns custos que é fácil ignorar. No caso da migração de dados, é importante não subestimar os custos relacionados com a extração dos sistemas legados, a limpeza e a precisão dos dados, e a introdução no novo sistema. Recorra às suas equipas de TI para obter informações específicas sobre os custos de software e hardware, bem como sobre os custos com mão-de-obra e quaisquer custos ocultos em que incorrerá ao desviar programadores e técnicos de outras tarefas essenciais para o negócio.
3. Recursos Humanos
É compreensível que os custos relacionados com a mão-de-obra sejam menos evidentes, mas é importante planear tanto o apoio interno como o externo necessário para a seleção do ERP e a sua implementação. Ao calcular o custo total dos recursos humanos, tenha em conta prioridades como a formação, os testes, a gestão de projetos, a gestão da mudança, a eventual contratação de pessoal temporário e o apoio de fornecedores externos.
Depois de ter ponderado cuidadosamente cada um destes fatores e de compreender que podem existir custos ocultos associados a cada um deles, o processo de definição do seu orçamento tornar-se-á mais claro.
4 passos essenciais para o cálculo dos custos do seu orçamento de ERP
1. Justificar a compra
Entre as muitas razões para implementar um novo sistema ERP está a oportunidade de aumentar a produtividade, melhorar a inteligência empresarial, acelerar o ciclo «da encomenda ao recebimento» e reduzir os custos com mão-de-obra. Para promover estas vantagens, será necessário dispor de uma projeção sólida do Retorno sobre o Investimento (ROI).
Recupere as folhas de cálculo onde calculou os investimentos departamentais na mudança. Em seguida, utilize uma ferramenta de inteligência empresarial ou módulos de relatórios para fazer projeções a partir dos seus dados atuais. Se as suas equipas de produção reduzissem em uma hora o tempo de produção de cada produto, quanto é que isso lhe permitiria poupar no total? Se o seu inventário fosse reduzido em toda a cadeia de abastecimento, quanto é que pouparia em custos adicionais de armazenamento e envio todos os anos? Adicione estas projeções à sua folha de cálculo de orçamento.
2. Encontre o seu modelo de preços ideal
Esta é uma área em que é fundamental que preste atenção ao que realmente faz sentido para o seu negócio. A resposta varia de empresa para empresa e de setor para setor. Cada fornecedor de ERP terá os seus próprios modelos e opções de preços, mas eis os dois mais comuns.
Licenciamento perpétuo
Isto permite que a sua empresa aloje o software nos seus próprios servidores, nas suas instalações. Esta pode ser uma excelente opção para grandes empresas, mas, no caso das pequenas e médias empresas, pode ser difícil de gerir sem a infraestrutura necessária para o suportar. O licenciamento perpétuo está disponível tanto para soluções na nuvem como para soluções no local.
Licenciamento por subscrição (SaaS)
Este modelo de custos está disponível para instalações na nuvem e é mais popular entre as pequenas empresas que pretendem evoluir para uma solução empresarial, ou aquelas que necessitam de maior flexibilidade e de um custo inicial mais baixo. Não é necessário investir em infraestrutura nem pagar taxas de licenciamento iniciais. As taxas de subscrição baseiam-se no número de utilizadores, no volume de transações ou na receita anual.
3. Escolha (apenas) as funcionalidades de que vai precisar
Quando começar a analisar todas as funcionalidades disponíveis de um novo ERP, muitas delas parecerão aliciantes, mas lembre-se de que cada uma delas acarreta um custo adicional. Tenha cuidado para não se deixar convencer a adquirir funcionalidades que nunca irá utilizar. Escolha apenas as funcionalidades indispensáveis de que necessita imediatamente, como produção, contabilidade e gestão de inventário, e aquelas que prevê vir a necessitar devido ao crescimento futuro previsto, cuja adaptação posterior poderá revelar-se dispendiosa.
4. Calcular os custos de instalação
A escolha entre um modelo no local ou na nuvem determinará, em grande medida, os seus custos de instalação. Depois de avaliar a sua infraestrutura para verificar se esta tem capacidade para alojar o software e de analisar os custos de expansão, ou de decidir optar por um sistema baseado na nuvem, terá de solicitar informações (RFIs) aos seus fornecedores para obter uma visão mais clara dos custos reais de implementação.
Volte ao ponto em que calculou esses custos ocultos e esquecidos, como a formação (será necessário implementar um sistema de gestão da aprendizagem ou uma plataforma de envolvimento dos colaboradores para ajudar a formar os seus utilizadores?), a personalização diretamente pelo fornecedor do ERP e a conversão de dados, seja pelos seus recursos internos de TI ou através do fornecedor do ERP, e mantenha esses dados à mão para comparar com o que os fornecedores lhe apresentam. É uma boa ideia incluir um orçamento de contingência de 10% na sua projeção de ROI para cobrir custos imprevistos como estes.
Elaborar o orçamento final
Agora que já chegou até aqui, está na hora de dar início ao processo de obtenção de orçamentos junto dos fornecedores.
Mais uma vez, certifique-se de que tem uma projeção sólida do ROI enquanto avança no processo de determinação dos custos e elaboração do seu orçamento. Utilize a nossa simples Calculadora de ROI → para compreender melhor o que pode esperar.
Tenha em mente a razão pela qual está a considerar seriamente a aquisição de um sistema ERP. A sua empresa pretende otimizar processos, aumentar a produtividade, melhorar a utilização dos dados, reduzir os custos com mão-de-obra e aumentar os lucros. Ao definir o orçamento para o ERP, tenha em conta a importância de antecipar as necessidades atuais e futuras da sua empresa, seja realista quanto à sua infraestrutura atual e preveja custos imprevistos.
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