Det at du vurderer å kjøpe et ERP-system (Enterprise Resource Planning) skyldes sannsynligvis ett av to scenarier:
- Bedriften din har vokst ut av omfanget som den nåværende programvaren din kan håndtere, eller
- Organisasjonen din er allerede ganske stor, men har klart seg med sammenbygde IT-løsninger. I begge disse situasjonene har du sannsynligvis å gjøre med flere separate programvaresystemer som ikke kommuniserer med hverandre og begrenser helhetlig innsikt i organisasjonens forretningsbehov.
Du ser etter én, strømlinjeformet måte å samle mesteparten av programvarefunksjonene dine i én pakke, implementert og vedlikeholdt av én kilde. Når du først har tatt beslutningen om å implementere et ERP-system, kan oppgaven med å sette et budsjett være litt skremmende. Det trenger det ikke å være.
Til tross for den omfattende størrelsen, er prosessen med å sette et budsjett for ERP-kjøpet lik den for ethvert annet kjøp. Du må gjøre en oversikt over alle avdelingene som ERP-systemet dekker – produksjon, personaladministrasjon, regnskap, drift, forsyningskjede, finans, lønn – men deretter dele opp alt dette i håndterbare trinn.
3 viktige hensyn å ta i ERP-budsjettet ditt
1. Teknisk
Når vi tenker på tekniske kostnader, ser vi på ting som programvare, maskinvare, database, operativsystem, grensesnitt, tilpasninger, systemvalidering (hvis bransjen din er regulert), nettverk og teknisk kommunikasjon, hosting samt vedlikehold og support. Undersøk de tekniske teamene dine for å få en forståelse av hvilke typer programvare og maskinvare de bruker for øyeblikket, og dokumenter alt i et sentralt regneark eller en fil.
2. Datamigrering
Som med mange store initiativer, er noen kostnader lette å overse. Ved datamigrering er det viktig å ikke undervurdere de som er knyttet til utvinning fra det/de eldre systemet/systemene, rensing og nøyaktighet, og innføring i det nye systemet. Kontakt IT-teamene dine for detaljer om programvare- og maskinvarekostnader, samt lønnskostnader og eventuelle skjulte kostnader du vil pådra deg ved å ta utviklere og teknikere bort fra andre forretningskritiske oppgaver.
3. Menneskelige ressurser
Det er forståelig at kostnader knyttet til arbeidskraft er mindre åpenbare, men det er viktig å planlegge for både intern og ekstern støtte som kreves for valg av ERP-system og implementeringen av det. Når du summerer kostnadene for menneskelige ressurser, bør du tenke på prioriteringer som utdanning, opplæring, testing, prosjektledelse, endringsledelse, potensiell midlertidig arbeidskraft og ekstern leverandørstøtte.
Når du har vurdert hver av disse faktorene nøye og forstått at det kan være skjulte kostnader knyttet til hver av dem, vil prosessen med å sette budsjettet bli tydeligere.
4 viktige trinn for kostnadsberegninger av ERP-budsjettet ditt
1. Begrunn kjøpet
Blant de mange grunnene til å implementere et nytt ERP-system er muligheten til å øke produktiviteten, forbedre forretningsintelligens, akselerere ordre-til-kontant-syklusen og redusere lønnskostnader. For å kunne selge disse fordelene må du ha en solid avkastningsprognose (ROI) .
Finn frem regnearkene der du beregnet avdelingsinvesteringene i flyttingen. Bruk deretter et forretningsintelligensverktøy eller rapporteringsmoduler for å lage prognoser fra dine nåværende data. Hvis produksjonsteamene dine kuttet en time av produksjonen av hvert produkt, hvor mye ville det spare deg totalt sett? Hvis lagerbeholdningen ble redusert i hele forsyningskjeden, hvor mye ville du spare på ekstra lager- og fraktkostnader hvert år? Legg til disse prognosene i budsjetteringsregnearket ditt.
2. Finn din optimale prismodell
Dette er et område der det er avgjørende at du er oppmerksom på hva som virkelig gir mening for bedriften din. Svaret er forskjellig for hvert selskap og hver bransje. Hver ERP-leverandør vil ha sine egne prismodeller og alternativer, men her er de to vanligste.
Evigvarende lisensiering
Dette lar bedriften din være vert for programvaren på egne servere på stedet. Dette kan være et godt alternativ for store selskaper, men for små og mellomstore bedrifter kan det være vanskelig å administrere uten infrastrukturen som støtter det. Evigvarende lisensiering er tilgjengelig for både skybaserte og lokale løsninger.
Abonnementslisenser (SaaS)
Denne kostnadsmodellen er tilgjengelig for skyinstallasjoner og er mer populær blant mindre bedrifter som ønsker å vokse inn i sin egen bedriftsløsning, eller de som trenger mer fleksibilitet og lavere etableringskostnader. Det er ikke nødvendig å investere i infrastruktur og forhåndsavgifter for lisenser. Abonnementsavgifter er basert på antall brukere, transaksjonsvolum eller årlig inntekt.
3. Velg (bare) funksjonene du trenger
Når du begynner å se på alle tilgjengelige funksjoner i et nytt ERP-system, vil mange funksjoner høres spennende ut, men husk at hver av disse funksjonene kommer med en ekstra kostnad. Vær forsiktig så du ikke overdriver med funksjoner du aldri kommer til å bruke. Velg bare de nødvendige funksjonene du trenger umiddelbart, som produksjon, regnskap og lagerstyring, og de du forventer å trenge med forventet fremtidig vekst som kan bli kostbart å ettermontere senere.
4. Beregn installasjonskostnader
Avhengig av om du velger en lokal eller skybasert modell, vil installasjonskostnadene i stor grad avgjøre. Etter å ha vurdert infrastrukturen din for å se om den er i stand til å være vert for programvaren og kostnadene ved utvidelse, eller besluttet å gå for et skybasert system, må du sende inn forespørsler om informasjon (RFI-er) fra leverandørene dine for å få et klarere bilde av de faktiske implementeringskostnadene.
Gå tilbake til der du beregnet de skjulte og glemte kostnadene som opplæring (må du implementere et læringsplattform eller en plattform for medarbeiderengasjement for å lære opp brukerne dine?), tilpasning direkte fra ERP-leverandøren og datakonvertering enten av interne IT-ressurser eller gjennom ERP-leverandøren, og ha dette tilgjengelig for å sammenligne med det leverandørene gir deg. Det er lurt å bygge et beredskapsbudsjett på 10 % i avkastningsprognosen din for å dekke uforutsette kostnader som disse.
Sett sammen sluttbudsjettet
Når du har kommet så langt, er det på tide å starte prosessen med å innhente tilbud fra leverandører.
Igjen, sørg for at du har en sterk avkastningsprognose når du går gjennom prosessen med å bestemme kostnader og sette sammen budsjettet. Bruk vår enkle avkastningskalkulator → for å få en bedre forståelse av hva du kan forvente.
Husk grunnen til at du tar et ERP-kjøp på alvor. Bedriften din ønsker å effektivisere prosesser, øke produktiviteten, forbedre databruken, redusere lønnskostnader og øke fortjenesten. Når du setter ERP-budsjettet ditt, husk viktigheten av å forutse bedriftens nåværende og voksende behov, være realistisk med tanke på den nåværende infrastrukturen og planlegge for uforutsette kostnader.
xTuple ERP, en CAI-programvareløsning, er en rimelig, men robust ERP-plattform som kan tilpasses utallige bransjer og bedrifter. Vårt team av spesialister tilbyr en fokusert, strategisk tilnærming til implementering av ERP og konfigurering av det til dine spesifikke behov. Ta kontakt med oss i dag for å se om xTuple ERP passer for din bedrift. Be om en demonstrasjon ved å klikke her → .
