Dass Sie den Kauf eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) in Erwägung ziehen, ist wahrscheinlich auf eines der beiden folgenden Szenarien zurückzuführen:
- Ihr Unternehmen ist über die Kapazitäten Ihrer derzeitigen Software hinausgewachsen, oder
- Ihr Unternehmen ist bereits recht groß, hat sich jedoch bislang mit zusammengewürfelten IT-Lösungen begnügt. In beiden Fällen haben Sie es wahrscheinlich mit mehreren separaten Softwaresystemen zu tun, die nicht miteinander kommunizieren und einen ganzheitlichen Überblick über die geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens erschweren.
Sie suchen nach einer einzigen, optimierten Lösung, mit der Sie den Großteil Ihrer Softwarefunktionen in einem Paket bündeln können, das von einem einzigen Anbieter implementiert und gewartet wird. Sobald Sie sich für die Einführung eines ERP-Systems entschieden haben, kann die Festlegung des Budgets eine gewisse Herausforderung darstellen. Das muss aber nicht so sein.
Trotz des enormen Umfangs ähnelt die Budgetplanung für Ihre ERP-Anschaffung dem Vorgehen bei jeder anderen Anschaffung. Sie müssen zunächst einen Überblick über alle Abteilungen erstellen, die das ERP-System abdecken soll – Fertigung, Personalwesen, Buchhaltung, Betrieb, Lieferkette, Finanzen, Lohn- und Gehaltsabrechnung –, und diesen dann in überschaubare Schritte unterteilen.
3 wichtige Aspekte bei der Planung Ihres ERP-Budgets
1. Technisches
Wenn wir über technische Kosten nachdenken, betrachten wir Aspekte wie Software, Hardware, Datenbanken, Betriebssysteme, Schnittstellen, Anpassungen, Systemvalidierung (falls Ihre Branche reguliert ist), Netzwerk und technische Kommunikation, Hosting sowie Wartung und Support. Befragen Sie Ihre technischen Teams, um einen Überblick über die Arten von Software und Hardware zu erhalten, die sie derzeit nutzen, und dokumentieren Sie alles in einer zentralen Tabelle oder Datei.
2. Datenmigration
Wie bei vielen großen Projekten lassen sich manche Kosten leicht übersehen. Im Falle einer Datenmigration ist es wichtig, die Kosten für die Extraktion aus den Altsystemen, die Datenbereinigung und -genauigkeit sowie die Eingabe in das neue System nicht zu unterschätzen. Wenden Sie sich an Ihre IT-Teams, um Einzelheiten zu den Software- und Hardwarekosten sowie zu den Personalkosten und etwaigen versteckten Kosten zu erfahren, die entstehen, wenn Entwickler und Techniker von anderen geschäftskritischen Aufgaben abgezogen werden.
3. Personalwesen
Es ist verständlich, dass die mit dem Personalaufwand verbundenen Kosten weniger offensichtlich sind, doch ist es wichtig, sowohl die interne als auch die externe Unterstützung einzuplanen, die für die Auswahl des ERP-Systems und dessen Implementierung erforderlich ist. Bei der Ermittlung der Gesamtkosten für den Personalaufwand sollten Sie Prioritäten wie Schulung, Weiterbildung, Tests, Projektmanagement, Change Management, möglicherweise benötigte Zeitarbeitskräfte und die Unterstützung durch externe Anbieter berücksichtigen.
Sobald Sie jeden dieser Faktoren sorgfältig abgewogen haben und sich darüber im Klaren sind, dass mit jedem einzelnen möglicherweise versteckte Kosten verbunden sind, wird Ihnen der Prozess der Budgetfestlegung klarer werden.
4 wichtige Schritte zur Kostenkalkulation Ihres ERP-Budgets
1. Kauf begründen
Zu den zahlreichen Gründen für die Einführung eines neuen ERP-Systems gehört die Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, die Business Intelligence zu verbessern, den „Order-to-Cash“-Zyklus zu beschleunigen und die Personalkosten zu senken. Um diese Vorteile überzeugend darzustellen, benötigen Sie eine fundierte Prognose zur Kapitalrendite (ROI).
Holen Sie die Tabellen hervor, in denen Sie die Investitionen der einzelnen Abteilungen für den Umzug berechnet haben. Nutzen Sie dann ein Business-Intelligence-Tool oder Berichtsmodule, um anhand Ihrer aktuellen Daten Prognosen zu erstellen. Wenn Ihre Fertigungsteams die Produktionszeit für jedes Produkt um eine Stunde verkürzen könnten, wie viel würden Sie dadurch insgesamt einsparen? Wenn Ihr Lagerbestand entlang der gesamten Lieferkette reduziert würde, wie viel würden Sie jährlich an zusätzlichen Lager- und Versandkosten einsparen? Tragen Sie diese Prognosen in Ihre Budgetierungs-Tabelle ein.
2. Finden Sie Ihr optimales Preismodell
In diesem Bereich ist es entscheidend, dass Sie darauf achten, was für Ihr Unternehmen wirklich sinnvoll ist. Die Antwort fällt für jedes Unternehmen und jede Branche anders aus. Jeder ERP-Anbieter hat seine eigenen Preismodelle und Optionen, doch hier sind die beiden gängigsten.
Unbefristete Lizenzierung
Dadurch kann Ihr Unternehmen die Software auf eigenen Servern vor Ort hosten. Für große Unternehmen kann dies eine hervorragende Option sein, für kleine und mittelständische Unternehmen kann die Verwaltung jedoch schwierig sein, wenn die erforderliche Infrastruktur fehlt. Unbefristete Lizenzen sind sowohl für Cloud- als auch für On-Premise-Lösungen erhältlich.
Abonnementlizenzierung (SaaS)
Dieses Kostenmodell ist für Cloud-Installationen verfügbar und erfreut sich vor allem bei kleineren Unternehmen Beliebtheit, die auf eine Unternehmenslösung hinwachsen möchten, oder bei solchen, die mehr Flexibilität und niedrigere Einstiegskosten benötigen. Es sind keine Investitionen in die Infrastruktur und keine Lizenzgebühren im Voraus erforderlich. Die Abonnementgebühren richten sich nach der Anzahl der Nutzer, dem Transaktionsvolumen oder dem Jahresumsatz.
3. Wählen Sie (nur) die Funktionen aus, die Sie benötigen
Wenn Sie sich erst einmal alle verfügbaren Funktionen eines neuen ERP-Systems ansehen, werden Ihnen viele davon spannend erscheinen – doch denken Sie daran, dass jede dieser Funktionen mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Achten Sie darauf, sich nicht von Funktionen blenden zu lassen, die Sie niemals nutzen werden. Wählen Sie nur die unverzichtbaren Funktionen aus, die Sie sofort benötigen – wie Fertigung, Buchhaltung und Bestandsverwaltung –, sowie diejenigen, die Sie aufgrund des prognostizierten zukünftigen Wachstums voraussichtlich benötigen werden und deren nachträgliche Integration später kostspielig sein könnte.
4. Berechnung der Installationskosten
Ob Sie sich für ein On-Premise- oder ein Cloud-Modell entscheiden, hat großen Einfluss auf Ihre Installationskosten. Nachdem Sie Ihre Infrastruktur geprüft haben, um festzustellen, ob sie für den Betrieb der Software geeignet ist, und die Kosten für eine Erweiterung oder die Umstellung auf ein cloudbasiertes System ermittelt haben, sollten Sie Informationsanfragen (RFIs) an Ihre Anbieter richten, um sich ein klareres Bild von den tatsächlichen Implementierungskosten zu verschaffen.
Kehren Sie zu den Stellen zurück, an denen Sie diese versteckten und vergessenen Kosten berechnet haben, wie z. B. Schulungen (müssen Sie ein Lernmanagementsystem oder eine Plattform zur Mitarbeiterbindung einführen, um Ihre Nutzer zu schulen?), Anpassungen direkt durch den ERP-Anbieter und die Datenkonvertierung entweder durch Ihre internen IT-Ressourcen oder durch den ERP-Anbieter, und halten Sie diese Angaben griffbereit, um sie mit den Angeboten der Anbieter zu vergleichen. Es empfiehlt sich, in Ihre ROI-Prognose ein Kontingenzbudget von 10 % einzukalkulieren, um unvorhergesehene Kosten wie diese abzudecken.
Endgültigen Haushalt aufstellen
Wenn Sie so weit gekommen sind, ist es an der Zeit, Angebote von Anbietern einzuholen.
Achten Sie auch hier darauf, dass Sie über eine solide ROI-Prognose verfügen, während Sie die Kosten ermitteln und Ihr Budget zusammenstellen. Nutzen Sie unseren einfachen ROI-Rechner → , um ein besseres Verständnis dafür zu erhalten, was Sie erwarten können.
Behalten Sie den Grund im Hinterkopf, warum Sie ernsthaft über die Anschaffung eines ERP-Systems nachdenken. Ihr Unternehmen möchte Prozesse optimieren, die Produktivität steigern, die Datennutzung verbessern, Personalkosten senken und den Gewinn steigern. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung Ihres ERP-Budgets, wie wichtig es ist, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens zu antizipieren, Ihre derzeitige Infrastruktur realistisch einzuschätzen und unvorhergesehene Kosten einzuplanen.
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