Si vous envisagez d'acquérir un progiciel de gestion intégré (ERP), c'est probablement en raison de l'un des deux scénarios suivants :
- Votre entreprise a dépassé les capacités de votre logiciel actuel, ou
- Votre entreprise est déjà assez grande, mais elle se contente jusqu'à présent de solutions informatiques bricolées. Dans ces deux cas de figure, vous êtes probablement confronté à plusieurs systèmes logiciels distincts qui ne communiquent pas entre eux et qui limitent la visibilité globale sur les besoins métier de l'entreprise.
Vous recherchez une solution simple et rationalisée permettant de regrouper l'essentiel de vos fonctionnalités logicielles au sein d'un seul et même progiciel, mis en œuvre et géré par un seul prestataire. Une fois que vous avez pris la décision de mettre en place un ERP, l'établissement d'un budget peut sembler quelque peu intimidant. Mais cela n'a pas lieu d'être.
Malgré son ampleur considérable, le processus d'établissement d'un budget pour l'achat d'un ERP est similaire à celui de tout autre achat. Vous devrez dresser l'inventaire de tous les services concernés par l'ERP — production, ressources humaines, comptabilité, opérations, chaîne d'approvisionnement, finances, paie —, puis décomposer l'ensemble en étapes gérables.
3 éléments clés à prendre en compte dans votre budget ERP
1. Aspects techniques
Lorsque l'on aborde la question des coûts techniques, on prend en compte des éléments tels que les logiciels, le matériel informatique, les bases de données, le système d'exploitation, les interfaces, les personnalisations, la validation du système (si votre secteur d'activité est réglementé), le réseau et les communications techniques, l'hébergement, ainsi que la maintenance et l'assistance. Interrogez vos équipes techniques afin de cerner les types de logiciels et de matériel qu'elles utilisent actuellement, puis consignez toutes ces informations dans un tableur ou un fichier centralisé.
2. Migration des données
Comme c'est souvent le cas pour les projets d'envergure, certains coûts peuvent facilement passer inaperçus. Dans le cadre d'une migration de données, il est important de ne pas sous-estimer les coûts liés à l'extraction des données des anciens systèmes, au nettoyage et à la validation des données, ainsi qu'à leur intégration dans le nouveau système. Renseignez-vous auprès de vos équipes informatiques pour obtenir des précisions sur les coûts liés aux logiciels et au matériel, ainsi que sur les coûts de main-d'œuvre et les éventuels coûts cachés liés au fait de détourner des développeurs et des techniciens d'autres tâches essentielles à l'activité.
3. Ressources humaines
Il est compréhensible que les coûts liés à la main-d'œuvre soient moins évidents, mais il est important de prévoir à la fois le soutien interne et externe nécessaire à la sélection et à la mise en œuvre du progiciel de gestion intégré (ERP). Lorsque vous calculez le coût total des ressources humaines, pensez à des priorités telles que la formation, les tests, la gestion de projet, la gestion du changement, le recours éventuel à du personnel temporaire et l'assistance fournie par des prestataires externes.
Une fois que vous aurez soigneusement pris en compte chacun de ces facteurs et que vous aurez pris conscience qu'ils peuvent comporter des coûts cachés, la définition de votre budget vous paraîtra plus claire.
4 étapes essentielles pour le calcul des coûts de votre budget ERP
1. Justifier l'achat
Parmi les nombreuses raisons de mettre en place un nouveau système ERP, on peut citer la possibilité d'augmenter la productivité, d'améliorer l'analyse décisionnelle, d'accélérer le cycle « de la commande à l'encaissement » et de réduire les coûts de main-d'œuvre. Pour mettre en avant ces avantages, vous devrez disposer d'une projection solide du retour sur investissement (ROI).
Sortez les feuilles de calcul dans lesquelles vous avez évalué les investissements par service liés au déménagement. Utilisez ensuite un outil de veille stratégique ou des modules de reporting pour établir des projections à partir de vos données actuelles. Si vos équipes de production parvenaient à réduire d’une heure le temps de fabrication de chaque produit, quel serait le montant total des économies réalisées ? Si vos stocks étaient réduits à tous les niveaux de votre chaîne d’approvisionnement, combien économiseriez-vous chaque année en frais supplémentaires d’entreposage et d’expédition ? Intégrez ces projections dans votre feuille de calcul budgétaire.
2. Trouvez votre modèle tarifaire optimal
C'est un domaine dans lequel il est essentiel que vous vous concentriez sur ce qui est réellement pertinent pour votre entreprise. La réponse varie d'une entreprise à l'autre et d'un secteur à l'autre. Chaque fournisseur d'ERP propose ses propres modèles tarifaires et options, mais voici les deux plus courants.
Licence à durée indéterminée
Cela permet à votre entreprise d'héberger le logiciel sur ses propres serveurs, sur site. Cette option peut s'avérer idéale pour les grandes entreprises, mais pour les petites et moyennes entreprises, elle peut s'avérer difficile à gérer en l'absence d'une infrastructure adaptée. Les licences perpétuelles sont disponibles aussi bien pour les solutions cloud que pour les solutions sur site.
Licence par abonnement (SaaS)
Ce modèle tarifaire est disponible pour les installations dans le cloud et est particulièrement prisé par les petites entreprises qui souhaitent évoluer vers une solution d'entreprise, ou par celles qui ont besoin de plus de flexibilité et d'un coût d'entrée réduit. Il n'est pas nécessaire d'investir dans une infrastructure ni de payer des frais de licence initiaux. Les frais d'abonnement sont calculés en fonction du nombre d'utilisateurs, du volume de transactions ou du chiffre d'affaires annuel.
3. Choisissez (uniquement) les fonctionnalités dont vous aurez besoin
Lorsque vous commencerez à passer en revue toutes les fonctionnalités disponibles d’un nouvel ERP, beaucoup d’entre elles vous sembleront séduisantes, mais n’oubliez pas que chacune d’entre elles entraîne un coût supplémentaire. Veillez à ne pas vous laisser convaincre par des fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais. Choisissez uniquement les fonctionnalités indispensables dont vous avez besoin immédiatement, telles que la production, la comptabilité et la gestion des stocks, ainsi que celles dont vous prévoyez d’avoir besoin compte tenu de votre croissance future, car leur intégration ultérieure pourrait s’avérer coûteuse.
4. Calculer les coûts d'installation
Le choix entre un modèle sur site et un modèle dans le cloud aura une incidence considérable sur vos coûts d'installation. Après avoir évalué votre infrastructure pour déterminer si elle est capable d'héberger le logiciel et estimé les coûts d'extension, ou après avoir décidé d'opter pour un système dans le cloud, vous devrez lancer des demandes d'informations (RFI) auprès de vos fournisseurs afin d'obtenir une idée plus précise des coûts réels de mise en œuvre.
Revenez sur les coûts cachés et souvent oubliés que vous aviez calculés, tels que la formation (devrez-vous mettre en place un système de gestion de la formation ou une plateforme d’engagement des collaborateurs pour aider à former vos utilisateurs ?), la personnalisation effectuée directement par le fournisseur de l’ERP, et la conversion des données, qu’elle soit réalisée par vos ressources informatiques internes ou par le fournisseur de l’ERP, et gardez ces éléments à portée de main pour les comparer aux offres des fournisseurs. Il est judicieux d’intégrer une marge de sécurité de 10 % dans vos prévisions de retour sur investissement afin de couvrir des coûts imprévus tels que ceux-ci.
Établir le budget définitif
Maintenant que vous en êtes arrivé là, il est temps d'entamer le processus de demande de devis auprès des fournisseurs.
Encore une fois, assurez-vous de disposer d’une prévision de retour sur investissement solide tout au long du processus d’évaluation des coûts et d’élaboration de votre budget. Utilisez notre simple calculateur de retour sur investissement → pour mieux cerner ce à quoi vous pouvez vous attendre.
Gardez à l'esprit les raisons qui vous poussent à envisager sérieusement l'acquisition d'un progiciel de gestion intégré (ERP). Votre entreprise cherche à rationaliser ses processus, à accroître sa productivité, à optimiser l'utilisation des données, à réduire ses coûts de main-d'œuvre et à augmenter ses bénéfices. Lorsque vous établissez votre budget ERP, veillez à anticiper les besoins actuels et futurs de votre entreprise, à faire preuve de réalisme quant à votre infrastructure actuelle et à prévoir des coûts imprévus.
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